Kanban - Board und Methode einfach erklärt

Kanban ist eine effektive Methode des agilen Aufgabenmanagements um Engpässe zu vermeiden

Kanban ist eine Technik im Workflow Management, um Arbeitsabläufe zu optimieren, indem Work in Progress limitiert wird, wodurch die Durchlaufzeiten verkürzt und Engpässe sichtbar gemacht und dadurch schnell behoben bzw. zukünftig vermieden werden können.

• Was ist Kanban?
• Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?
• Anwendung: Visualisieren mit dem Kanban-Board
• Kanban-Board online mit InLoox
• Was sind die Vorteile von Kanban?
• Welche Herausforderungen stecken in Kanban?
• Unterschied Kanban vs Scrum

Was ist Kanban?

Kanban wird in zwei Kontexten als Methode verwendet: in der Produktion und im Arbeits- bzw. Projektmanagement.

Der Ursprung des Wortes und der methodischen Anwendung liegt in Japan und China. Das Wort "Kanban" heißt im Japanischen und Chinesischen soviel wie Karte oder Signalkarte. Kanban ist ursprünglich eine Produktionsprozesssteuerung-Methode, die 1947 von Taiichi Ohno (Taiichi Ōno) beim japanischen Autohersteller Toyota entwickelt wurde. Ziel dieses Planungssystem ist es, jede Fertigungs-/Produktionsstufe entlang der Wertschöpfungskette optimal zu steuern. Dabei wird ein großes Augenmerk auf die Vermeidung von Engpässen gelegt, die den Produktionsprozess verlangsamen könnten. Ziel ist es, schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen. 

Im Laufe der Zeit wurde Kanban ein effizientes Werkzeug in einer Vielzahl von Produktionssystemen, um schließlich Anfang der 2000er im IT-Projektmanagement als Arbeitsmanagement-Methode besonders im agilen Aufgabenmanagement der Software-Entwicklung eingesetzt zu werden.

Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

David J. Anderson hat das Konzept seit 2007 auf die IT übertragen und Kanban so als schnelle und effiziente Methode des Aufgabenmanagements auch im  Projektmanagement etabliert. Seine Idee war einfach: das Prinzip der Vermeidung von Engpässen aus der Produktion durch das Herunterbrechen auf kleine Aufgaben-Einheiten und der Limitierung von Work in Progress in der Softwareentwicklung anzuwenden. Sein Ziel war genau wie bei Toyota: kürzere Durchlaufzeiten erreichen, um schneller zu werden. 

Prinzipien und Praktiken in Kanban

Anderson entwickelte 6 Prinzipien und 6 Praktiken für die Anwendung von Kanban in Unternehmen und Teams (Quelle). Denn obwohl seine Idee und sein Ziel einfach klangen, erkannte er, dass es formulierte Richtlinien braucht, damit Menschen die Kanban-Methode umsetzen können.

Die 6 Prinzipien hat er in zwei Kategorien eingeteilt:

3 Change-Management Prinzipien:

1. Fange mit dem an, das du jetzt gerade machst. (Start with what you do now.)
2. Einigt euch darauf, Verbesserungen durch Weiterentwicklung zu erreichen. (Agree to pursue improvement through evolutionary change.)
3. Fördert eine proaktive Mentalität, die Vorreiter auf allen Ebenen in ihrem Tun unterstützt. (Encourage acts of leadership at all levels.)

3 Service-Delivery Prinzipien

1. Versteht die Bedürfnisse und Erwartungen eurer Kunden und konzentriert euch darauf. (Understand and focus on customer needs and expectations.)
2. Strukturiert die Arbeit, aber lasst den Leuten Freiraum sich selbst zu organisieren. (Manage the work; let people self-organize around it.)
3. Nehmt regelmäßig eure Dienstleistungen und deren Richtlinien unter die Lupe um die Ergebnisse zu verbessern. (Regularly review the network of services and its policies in order to improve outcomes.)

Diese Prinzipien in der Praxis anzuwenden bedingen ein klares "Ja" zur Kanban-Management-Methode im Team bzw. im ganzen Unternehmen. Denn gerade die Change-Management Prinzipien tragen großes Konfliktpotenzial in sich, wenn sie auf starre Hierarchien und festgefahrene Prozesse treffen. Generell bedingt die Kanban Arbeitsmanagement-Methode eine offene, fehlertolerante und wertschätzende Unternehmenskultur.

Die 6 Praktiken für Kanban sind:

1. Visualisiere (Visualize)
2. Begrenze die Anzahl der Aufgaben "in Bearbeitung" (Limit work in progress WiP)
3. Steuere den Arbeitsfluss (Manage flow)
4. Mache Regeln öffentlich und eindeutig (Make policies explicit)
5. Führe Feedback-Schleifen in den Arbeitsprozess ein (Implement feedback loops)
6. Verbessert (euch) gemeinsam, entwickelt (euch) gemeinsam weiter (Improve collaborativley, evolve experimentally)

Etwas, das in diesen Prinzipien und Praktiken nicht explizit genannt wird, aber elementar für den Erfolg von Kanban ist: die Anforderungen bzw. der Umfang (Scope) der Aufgaben sollten möglichst so begrenzt sein, dass die zuständige Person die Aufgabe in einem vernünftigen Zeitrahmen erledigen kann.

Wenn die Prinzipien und Praktiken von Kanban im Projektmanagement angewendet werden, führt das unweigerlich zu Veränderungen in der Arbeitsweise. Das kann bedeuten, dass sich der Arbeitsablauf ändert, dass eine Software für die Visualisierung gebraucht wird oder dass mehr Transparenz bei Entscheidungen vom Team eingefordert wird. Daher kann Kanban eigentlich nicht im Projektmanagement ohne organisatorische Veränderung im Team bzw. Unternehmen angewendet werden

Anwendung: Visualisieren mit dem Kanban-Board

Das Kanban-Board hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

Nicht begonnen (To Do) In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.

In Bearbeitung (In Progress) Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.

Erledigt (Done) Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

_{Bild: Klassisches Kanban-Board mit den drei Spalten "Nicht begonnen", "In Bearbeitung", "Erledigt" in InLoox Web App}

David Anderson empfiehlt, die Menge an Aufgaben, an denen parallel gearbeitet wird, zu begrenzen. Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine „Station“ (meist eine Person aus dem Projektteam) ziehen darf und den Status "in Bearbeitung" ("in progress") bekommt, wird also limitiert.

Dabei entsteht ein Pull-System, d.h. jede Person zieht sich aktiv eine neue Aufgabe aus dem Aufgabenpool mit dem Status "Offen" ("to do"), wenn die vorherige abgeschlossen ist. Das gesamte Team arbeitet also nach diesem Hol-Prinzip die Aufgaben der Spalte To-Do ab.

Die Kapazität der einzelnen Personen bzw. Entwickler muss dazu aber vorab festgelegt werden, denn meist stehen mehr Aufgaben an, als das Team zeitgleich bewältigen kann. Das System baut also auf eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Kanban-Aufgaben und soll so schlank und agil bleiben. Die Priorisierung wird im Team besprochen und ist für alle klar. Idealerweise wird die Priorisierung schriftlich dokumentiert, sodass auch für neue Teammitglieder die Regeln transparent sind.

Zwangsläufig entstehen Flaschenhälse (bottlenecks) bzw. Engpassstellen, an denen sich die Arbeit staut (erkennbar an einer größeren Menge von Kanban-Karten mit Status "in Bearbeitung" bei einer Person oder einem Teilprojektteam). Diese Stellen zeigen Optimierungspotenzial im System auf: Sie erfordern zusätzliche Ressourcen oder aber eine Umschichtung von Aufgaben.

Im Gegensatz zu einem eher linearen Gantt-Diagramm ist die Kanban-Methode inkrementell, d. h. in den meisten Fällen kann ein Projekt erst dann vorankommen, wenn abhängige Aufgaben abgeschlossen sind. Dies fördert die Verantwortlichkeit und Produktivität der Mitarbeiter und bedeutet, dass Fehler nicht das gesamte Projekt gefährden, wenn sie doch einmal passieren.

Da die Aufgabentafel von mehreren Personen gemeinsam genutzt und bearbeitet wird, bleiben die Projektziele außerdem stets im Blick, und kleinere Fragen können durch Abstimmung zwischendurch schnell geklärt werden.

Kanban-Board online mit InLoox

In InLoox können alle Team-Mitglieder auf das online Kanban-Board zugreifen. Das Aufgabenmanagement mit Kanban-Boards bietet wesentliche Funktionen wie die Erstellung/Zuweisung von Aufgaben, die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dokumenten, die Terminierung von Aufgaben und die Möglichkeit, Kommentare abzugeben.

Im Gegensatz zu Kanban-Boards die für die Softwareentwicklung oder den IT-Support genutzt werden und meistens mit einer Coding-Plattform verbunden sind, setzt InLoox das Kanban Board in den Projektkontext. Das bedeutet, dass agiles Workflow-Management mit einer Gesamt-Projektplanung kombiniert werden kann. Somit können Teams und Unternehmen, die Wasserfall-Gantt-Pläne oder Projektpläne nach Stage-Gate® nutzen ihr Projektabläufe mit Kanban beschleunigen.

Weitere Vorteile von InLoox Kanban-Boards sind:

• Flexible Benutzerrollen und Berechtigungen (Lesen/Schreiben)
• Visuell basierte Projektmanagement-Software
• Einbettung in den Projektkontext und Fälligkeitstermine
• Einfach durchzuführende Workflow-Änderungen bei Bedarf, ohne vorherige Arbeit zu negieren
• Teamweiter Zugriff auf Dokumente, Dateien und Projektaktualisierungen
• Gleichmäßigere Verteilung des Arbeitsaufkommens durch Ressourcenauslastungsübersicht
• Funktioniert mit einer Vielzahl von Projekten und Prioritäten

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Was sind die Vorteile von Kanban?

• Flexibilität: Kanban ist an sich flexibel und führt auch zu mehr Flexibilität in den Teams und Unternehmen, wo es praktiziert wird. Das ist besonders in einem schnelllebigen Umfeld von Vorteil.
• Anpassungsfähig: Die Flexibilität führt dazu, dass Kanban-Teams schneller auf Änderungen reagieren können und anpassungsfähiger sind.
• Transparenz: Die Richtlinie, alle Arbeit transparent zu machen und zu visualisieren ermöglicht einen Überblick für alle involvierten Personen. Das führt auch zu mehr Effizienz, da Doppelarbeit vermieden wird.
• Produktivität: Das Ziel von Kanban, die Durchlaufzeiten zu verringern führt unweigerlich zu einer höheren Produktivität.
• Kontinuierliche Verbesserung: Der Fokus auf inkrementelles Arbeiten mit Feedback-Schleifen ermöglicht einen Lernprozess, der leichter zu Verbesserungen führt.

Welche Herausforderungen stecken in Kanban?

Es gibt natürlich auch Nachteile in Kanban, bzw. müssen Teams auf einige Dinge achten.

• Visualisierung: Der Vorteil von Kanban, Arbeit sichtbar zu machen kann gleichzeitig auch Herausforderung sein. Denn: wie soll die Arbeit sichtbar gemacht werden? Post-its an der Wand oder doch eine Software nutzen? Wenn ja, welche? Der Schritt in Richtung Kanban-Implementierung kann auch ein Schritt in die Digitalisierung sein und dementsprechend etwas umfangreicher werden.
• Teamdisziplin: Damit das Pull-Prinzip funktioniert, müssen alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabe benötigt werden auf der Kanban-Karte stehen. Die Informationen dürfen nicht in den Köpfen der Teammitglieder stecken, sondern müssen zentral zugänglich sein.
• Verantwortlichkeiten: Da es in Kanban keine vorgeschriebenen Rollen gibt und auch keine vorgeschriebenen Regeln, welche Arbeiten unter welchen Umständen zu priorisieren sind, kann es besonders am Anfang im Team zu Diskussionen führen, wer was wann entscheidet.

Unterschied Kanban vs Scrum

Grob gesagt ist Kanban eine Arbeitsmanagement-Methode, während Scrum ein Projekt- und Produktmanagement-Framework ist, die den Projektkontext braucht. Kanban kommt ohne Projektbezug aus, da es weniger um Prozesse und Abläufe als um die Art und Weise, wie Arbeit allgemein strukturiert wird und sich Teams organisieren, geht. Es ist flexibler und kommt ohne definierte, hierarchisch organisierte Vorgesetzte aus. Im Scrum sind hingegen die drei Rollen Product Owner, Scrum-Master und Scrum-Team Pflicht.

Man könnte sagen, dass Personen, mit Kanban-Mentalität die Scrum-Methode im Projektkontext umsetzen können, jedoch ist es keine Voraussetzung. Scrum ist also eine mögliche Implementierungsweise von Kanban. Mittlerweile hat sich der Begriff Scrumban etabliert, um die Verheiratung der Kanban-Herangehensweise mit der Scrum-Methode zu beschreiben.

Sowohl Kanban als auch Scrum sind schlanke und agile Methoden bzw. Frameworks und funktionieren nach dem Pull-Prinzip, setzen auf Transparenz, Schnelligkeit und kontinuierliche Verbesserung (Kaizen). Sie basieren auf sich selbst organisierenden Teams, dem Herunterbrechen von Anforderungen in kleine Einheiten und begrenzen das Work in Progress (WiP).

Einige Unterschiede zwischen Kanban und Scrum haben Henrik Kniberg und Mattias Skarin (Quelle) herausgearbeitet:

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