Kanban - Board und Methode einfach erklärt


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Kanban ist eine effektive Methode des agilen Aufgabenmanagements um Engpässe zu vermeiden

Was ist Kanban?

Kanban-Board im Projektmanagement

Kanban ist ursprünglich eine Produktionsprozesssteuerung-Methode, die der japanische Autohersteller Toyota in den 1950er Jahren entwickelte. Ziel dieses Planungssystem ist es, jede Fertigungs-/Produktionsstufe optimal zu steuern. Das Wort "Kanban" stammt ebenfalls aus dem Japanischen und heißt soviel wie Signalkarte.

Dabei wird ein großes Augenmerk auf die Vermeidung von Engpässen gelegt, die den Produktionsprozess verlangsamen könnten. Ziel ist es, schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen.

Im Laufe der Zeit wurde Kanban ein effizientes Werkzeug in einer Vielzahl von Produktionssystemen.


Wie funktioniert Kanban im Projektmanagement?

David Anderson hat das Konzept 2007 auf die IT übertragen und Kanban so als schnelle und effiziente Methode des Aufgabenmanagements auch im Projektmanagement eingeführt.

Kanban-Board online mit InLoox nutzen

Das Kanban-Board hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

Nicht begonnen (To Do) In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.

In Bearbeitung (In Progress) Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.

Erledigt (Done) Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

InLoox Feature: Agile task management with Kanban boards

Grafik: Klassisches Kanban-Board mit den drei Spalten "Nicht begonnen", "In Bearbeitung", "Erledigt" 

David Anderson empfiehlt, die Menge an Aufgaben, an denen parallel gearbeitet wird, zu begrenzen.

Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine „Station“ (meist ein Mitarbeiter, eine Abteilung oder ein Team) ziehen darf, wird also limitiert.

Dabei entsteht ein Pull-System, d.h. jede Arbeitsstation zieht sich aktiv eine neue Aufgabe aus dem Aufgabenpool, wenn die vorherige abgeschlossen ist.

Die Kapazität der einzelnen Stationen muss dazu aber vorab festgelegt werden, denn meist liegen mehr Aufgaben an, als das Team zeitgleich bewältigen kann. Das System baut also auf eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben und soll so schlank und agil bleiben.

Zwangsläufig entstehen Flaschenhälse bzw. Engpassstellen, an denen sich die Arbeit staut (erkennbar an einer größeren Menge von Kanban-Karten bei einer Person oder einem Teilprojektteam). Diese Stellen zeigen Optimierungspotenzial im System auf: Sie erfordern zusätzliche Ressourcen oder aber eine Umschichtung von Aufgaben.

Im Gegensatz zu einem eher linearen Gantt-Diagramm kann man sich das Kanban-System als eine Reihe von projektspezifischen "schwarzen Brettern" vorstellen, zu denen jeder, der dem Projekt zugewiesen ist, beitragen kann. Diese Kanban-Boards sind mit Karten gefüllt (denken Sie an Haftnotizen), die wichtige Informationen über verschiedene Aspekte des Projekts enthalten.

Zusätzlich zum Anheften von Dateien, Notizen oder Fragen an ein benutzerdefiniertes Feld des Kanban-Boards stellen die Benutzer Aktualisierungen zum Fortschritt der Aufgaben bereit, für die sie als Teil des größeren Projekts verantwortlich sind.

Die Kanban-Methode ist inkrementell, d. h. in den meisten Fällen kann ein Projekt erst dann vorankommen, wenn abhängige Aufgaben abgeschlossen sind. Dies fördert die Verantwortlichkeit und Produktivität der Mitarbeiter und bedeutet, dass Fehler nicht das gesamte Projekt gefährden, wenn sie doch einmal passieren.

Da die Aufgabentafel von mehreren Personen gemeinsam genutzt und bearbeitet wird, bleiben die Projektziele außerdem stets im Blick, und kleinere Fragen können durch Chatnachrichten und Kommentare schnell geklärt werden.

Was sind die Vorteile von Kanban-Tools?

Obwohl der Scrum-Prozess eine der beliebtesten Workflow-Management-Methoden ist, bieten Kanban-Systeme einzigartige Vorteile, die sich oft besser für agile Strategien eignen.

Im Gegensatz zu Scrum bietet der Kanban-Prozess mehr Flexibilität und weniger einen starren, stark strukturierten Rahmen.

Darüber hinaus ermöglichen Online-Kanban-Boards eine viel bessere Zusammenarbeit, insbesondere im Vergleich zu Scrum-Systemen, die von einem speziellen Scrum Master betreut werden. Jeder, der die Erlaubnis hat, eine Tafel einzusehen und zu bearbeiten, kann Kommentare und Dateien hinzufügen, den Aufgabenstatus aktualisieren oder zusätzliche Aufgabenlisten erstellen.

Das Kanban-System wird im Allgemeinen auch als besser geeignet für Teams angesehen, die den Fortschritt einzelner Aufgaben im Rahmen eines größeren Gesamtfortschritts sorgfältig überwachen müssen. Kanban-Tafeln helfen Managern und Mitarbeitern, Hindernisse besser zu erkennen, Kunden genauere Terminvorgaben zu machen und eine Überlastung der Mitarbeiter zu vermeiden.

Weitere Vorteile von Kanban sind:

  • Flexible Benutzerrollen
  • Visuell basierte Projektmanagement-Software
  • Aufgabenabhängigkeiten und flexible Fälligkeitstermine
  • Einfach durchzuführende Workflow-Änderungen bei Bedarf, ohne vorherige Arbeit zu negieren
  • Teamweiter Zugriff auf Dateien und Projektaktualisierungen
  • Gleichmäßigere Verteilung des Arbeitsaufkommens
  • Funktioniert mit einer Vielzahl von Projekten und Prioritäten

Kanban-Board online mit InLoox

In InLoox können alle Team-Mitglieder auf das online Kanban-Board zugreifen. Die Kanban-Boards bieten wesentliche Funktionen wie die Erstellung/Zuweisung von Aufgaben, die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien, die Priorisierung von Aufgaben und die Möglichkeit, Kommentare abzugeben.

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