Die 5 Grundlagen der Kaizen Methode einfach erklärt

Annalena Simonis, Donnerstag, 30. September 2021 | Lesedauer: 5 min.

Die Kaizen Methode ist eine Management-Philosophie, die eine Veränderung zum Besseren anstrebt. Hier werden ihre 5 Grundlagen einfach erklärt!

Die 5 Grundlagen der Kaizen-Philosophie

Was ist die Kaizen Methode?

Die Kaizen Methode ist eine Lebens- und Arbeitsphilosophie, die ihren Ursprung in der japanischen Fertigungstechnik hat, insbesondere in der Automobilindustrie der Nachkriegszeit. Heute gilt diese Denkweise auch in der westlichen Geschäftswelt als ein wichtiger Pfeiler langfristiger Wettbewerbsstrategien.

Im Deutschen wurde das Konzept unter dem Begriff Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) übernommen. In vielen Unternehmen ist die Kaizen-Methode so zu einem wesentlichen Bestandteil des Innovations- und Qualitätsmanagements geworden.

Was bedeutet Kaizen?

Kontinuierliche Verbesserung durch Kaizen

Kaizen steht wörtlich für ständige Veränderung und Verbesserung. Das Wort Kaizen setzt sich aus den japanischen Wörtern Kai (=Veränderung) und Zen (=zum Besseren) zusammen.

Ziel von Kaizen ist es mit vielen kleinen Schritten und Verbesserungen langfristig große unternehmerische Erfolge zu erzielen.

In Japan nennt man dies die "Kunst der kleinen Schritte".

Ziel ist es, keinen Tag ohne irgendeine Art von Verbesserung im Unternehmen verstreichen zu lassen.

Um dies zu erreichen, muss Kaizen von allen Mitarbeitenden verstanden und gelebt werden.

5 Grundlagen der Kaizen Methode

Alle Bereiche des Unternehmens müssen die folgenden fünf Grundlagen der Kaizen Methode auf dem Weg zur kontinuierlichen Verbesserung befolgen.

1. Kundenzufriedenheit

In Kaizen ist der Kunde König. Nur wenn die Kunden zufrieden sind, kann das Unternehmen erfolgreich sein. Dazu gehören sowohl externe als auch interne Kunden.

Der externe Kunde ist der Endverbraucher, der schließlich das fertige Produkt in den Händen hält. Aber auch innerhalb des Unternehmens müssen andere Kollegen, Abteilungen oder Zweige als interne Kunden behandelt werden, um durch interdisziplinäre Zusammenarbeit kontinuierliche Verbesserungen zu schaffen.

2. Qualität

Qualität ist ein hoher Standard in Kaizen und wird kontinuierlich überwacht. Dazu werden definierte Qualitätsindikatoren mit Hilfe von aufwendigen Messverfahren parallel zur Produktion ständig überwacht (Total Quality Management).

3. Prozessorientierung

Kaizen bricht mit dem traditionellen ergebnisorientierten Management. Bei dieser Philosophie stehen die Prozesse im Mittelpunkt. Diese müssen im Unternehmen ständig dokumentiert und verbessert werden. Das gilt für Kernprozesse, wie die Produktion oder die Logistik, aber auch für unterstützende Prozesse, wie dem Personalwesen.

4. Kritik-Orientierung

Alle Mitarbeitende sind aufgefordert, Verbesserungsvorschläge zu machen. Kritik wird in Kaizen als Chance begriffen und daher nicht nur akzeptiert, sondern sogar gewünscht. Die Vorschläge werden auf ihre Umsetzbarkeit geprüft und tragen dann zur Veränderung und Verbesserung bei. So entsteht ein endloser Kreislauf aus Planung (Plan), Durchführung (Do), Kontrolle (Check) und Verbesserung (Act) (PDCA-Zyklus).

5. Standardisierung

Wenn sich eine Veränderung langfristig als Verbesserung erwiesen hat, sollte sie dauerhaft in die Unternehmensprozesse integriert werden. Ziel ist es, einheitliche Standards für Tätigkeiten, Prozesse, Arbeitsplätze etc. zu setzen. Diese Standards ergeben sich aus den umgesetzten Verbesserungen und sollen helfen, Material, Geld und Zeit zu sparen. Verschwendung jeglicher Art soll auf diese Weise minimiert werden. Wenn eine Standardisierung abgeschlossen ist, kann eine neue Verbesserung angestrebt werden.

Um diese 5 Grundlagen der Kaizen Methode umzusetzen, gibt es inzwischen zahlreiche Methoden und Techniken. Wichtig ist, dass Verbesserung überall geschehen kann, egal ob Mensch, Maschine oder Material. Alles kann überprüft und verbessert werden, um die Qualität zu optimieren und Verschwendung zu minimieren. Dabei hilft Ihnen das Projektmanagement-Tool von InLoox.


Beispiel für die Kaizen Methode

In Unternehmen werden die Kaizen-Prinzipien häufig zur Verbesserung von Qualität, Produktivität und Kundenzufriedenheit eingesetzt. Kaizen kann zur Verbesserung jedes Prozesses eingesetzt werden, von der Fertigung bis zur Büroarbeit. Viele Unternehmen nutzen die Kaizen Methode, um ihren Mitarbeitern zu helfen, kreativ über Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Arbeit nachzudenken.

Bei Kaizen geht es darum, dauerhafte Änderungen in Ihrem Verhalten vorzunehmen. Das soll vermeiden, dass es sich nur um vorübergehende Änderungen handelt, von denen Sie sich irgendwann wieder abwenden.

Wenn man versucht, etwas in seinem Leben zu ändern, kann man leicht überfordert werden und aufgeben, bevor man überhaupt richtig angefangen hat. An dieser Stelle kann Kaizen helfen. Indem Sie Ihre Ziele in kleine, überschaubare Schritte unterteilen, erhöht Kaizen die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Plan einhalten und Ihre Ziele erreichen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wollen anfangen, mehr Sport zu treiben. Anstatt sich das Ziel zu setzen, jeden Tag zwei Stunden zu trainieren, was wahrscheinlich weder realistisch noch nachhaltig ist, könnten Sie sich als Kaizen-Ziel setzen, jeden Tag 10 Minuten zu gehen.

Dieses kleine Ziel ist viel leichter zu erreichen und Sie können es im Laufe der Zeit ausbauen. Sobald Sie sich das Gehen zur täglichen Gewohnheit gemacht haben, können Sie die Intensität und Dauer Ihres Trainings schrittweise erhöhen.

Prozess verbessern

Bei Kaizen geht es aber nicht nur darum, Ihre Ziele zu erreichen, sondern auch darum, Ihren Prozess zu verbessern.

Während Sie auf Ihr Ziel hinarbeiten, sollten Sie sich die Zeit nehmen, über Ihre Fortschritte nachzudenken und Bereiche zu identifizieren, in denen Sie sich verbessern können. Das kann alles sein, von der Optimierung Ihrer morgendlichen Routine bis zur Suche nach einer effektiveren Methode zum Lernen für Prüfungen.

Indem Sie Ihren Prozess ständig bewerten und verbessern, erreichen Sie nicht nur Ihre Ziele effizienter, sondern schaffen auch die Voraussetzungen für Ihren zukünftigen Erfolg.

Kaizen wird häufig in Verbindung mit anderen Instrumenten zur Qualitätsverbesserung eingesetzt. In Kombination können diese Werkzeuge Unternehmen zu erstaunlichen Ergebnissen verhelfen.

Meist ist die Lösung vieler Probleme einfach. Man muss es einfach nur machen.

In einer Fabrikhalle waren Materialien bis zu 3 Meter hoch gestapelt. Dies führte zu herabfallendem Material und mehreren Unfällen. Um dieses Problem zu lösen, kamen die Mitarbeiter auf die Idee, die maximale Stapelhöhe im gesamten Arbeitsbereich des Werks zu markieren. Durch diese Verbesserung wurde die Stapelhöhe auf maximal 2 Meter begrenzt. Dadurch wurden alle Sicherheitsrisiken vermieden, weil niemandem mehr etwas aus großer Höhe auf den Kopf fallen konnte. Hier trug zur eine kleine Veränderung zu einer Verbesserung der Sicherheit bei.

Ein weiteres Beispiel, wie die Kaizen Methode zum Erfolg führte ist der Werkzeugkasten eines Mechanikers.

Wenn alle Werkzeuge in einer Kiste sind, verbringt der Mechaniker viel Zeit damit nach dem passenden Werkzeug zu suchen.

Sind die benötigten Werkzeuge an einer Werkbank oder in einem Werkzeugkoffer sinnvoll angeordnet, spart man sich viel Zeit. 

Hier hilft die Kaizen Methode bei der Optimierung des Workflows.


Vorteile der Kaizen Methode

Mit der Kaizen Methode haben Unternehmen einige Vorteile.

#Nr. 1: Verbesserte Qualität

Bei der Kaizen Methode geht es um kontinuierliche Verbesserung. Das ist nur möglich, wenn Mitarbeiter bereit sind, Ihre Arbeitsweise zu ändern. Manchmal bedeutet dies, neue Dinge auszuprobieren, die vielleicht etwas riskant erscheinen. Aber denken Sie daran: Bei Kaizen geht es darum, kleine Veränderungen vorzunehmen, die zu großen Ergebnissen führen. Scheuen Sie sich also nicht, zu experimentieren.

#2 Gesteigerte Produktivität

Wenn Sie die Kaizen-Prinzipien in Ihrem Unternehmen anwenden, können Sie erstaunliche Ergebnisse in Bezug auf die Produktivität erzielen. Sie könnten zum Beispiel damit beginnen, sich das Ziel zu setzen, die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird, um 5 % zu reduzieren. Dann könnten Sie Ihre Fortschritte verfolgen und bei Bedarf weitere Anpassungen vornehmen. Indem Sie kontinuierlich kleine Änderungen vornehmen, können Sie Ihre Produktivität drastisch verbessern.

#3 Höhere Kundenzufriedenheit

Kaizen kann Ihnen auch helfen, die Qualität zu verbessern, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Wenn Sie zum Beispiel ein Hersteller sind, können Sie die Kaizen Methode nutzen, um Mängel an Ihren Produkten zu beseitigen. Oder als Einzelhändler können Sie die Kaizen Methode nutzen, um die Qualität Ihres Kundendienstes zu verbessern. Durch die kontinuierliche Verbesserung der Qualität können Sie erstaunliche Ergebnisse in Bezug auf die Kundenzufriedenheit erzielen.

#4 Verbesserte Arbeitsmoral

Wenn Kaizen-Prinzipien am Arbeitsplatz angewandt werden, fühlen sich die Mitarbeiter befähigt, Änderungen vorzunehmen und zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess beizutragen. Dies kann zu einer besseren Arbeitsmoral und höherer Motivation führen. Und wenn die Mitarbeiter motiviert sind, sind sie eher bereit, produktiv zu sein und qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

#5 Niedrigere Kosten

Kaizen kann Unternehmen auch helfen, Geld zu sparen. Wenn Sie zum Beispiel ein Hersteller sind, können Sie die Kaizen Methode nutzen, um Verschwendung zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Dadurch können Sie mehr Produkte zu niedrigeren Kosten herstellen. Kaizen kann Unternehmen auch helfen, Geld zu sparen, indem es den Bedarf an Nacharbeit und Reparaturen verringert.

#6 Gesteigerte Gewinne

Kaizen kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen, ihre Gewinne zu steigern. Wenn Sie beispielsweise die Kaizen Methode zur Verbesserung der Qualität anwenden, können Sie höhere Preise für Ihre Produkte verlangen. Oder durch die Anwendung von Kaizen-Prinzipien zur Verbesserung der Produktivität können Sie mehr Produkte in kürzerer Zeit herstellen, was wiederum zu höheren Gewinnen führt.

#7 Wettbewerbsvorteil

Wenn Sie die Kaizen Methode in Ihrem Unternehmen anwenden, können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Sie können die Kaizen Methode anwenden, um die Zeit zu verkürzen, die Sie für die Herstellung eines Produkts benötigen. Dadurch könnten Sie Ihre Produkte schneller auf den Markt bringen als Ihre Konkurrenten. Auch im Bezug auf Kundenservice kann Ihnen die Kaizen Methode helfen einen besseren Service als Ihre Konkurrenz anzubieten.

#8 Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Wenn Kaizen-Prinzipien in einem Unternehmen angewandt werden, tragen sie dazu bei, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen. In einer solchen Kultur sind die Mitarbeiter ständig auf der Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Qualität und Produktivität. Und wenn die Mitarbeiter befähigt werden, Veränderungen vorzunehmen, sind sie auch motivierter und produktiver.

#9 Verbesserte Teamarbeit

Kaizen kann auch zur Verbesserung der Teamarbeit am Arbeitsplatz beitragen. Bei der Anwendung der Kaizen Methode werden die Mitarbeiter ermutigt, gemeinsam nach Wegen zur Verbesserung von Qualität und Produktivität zu suchen. Dies kann zu einer verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern führen.

#10 Weniger Abfall

Kaizen kann Unternehmen in vielerlei Hinsicht helfen, den Müll zu reduzieren. Setzen Sie die Kaizen Methode zur Verbesserung der Qualität ein und sie werden weniger fehlerhafte Produkte herstellen. Dadurch können Sie die Abfallmenge in Ihrem Unternehmen senken.

#11 mehr Kreativität und Innovation

Wenn die Kaizen Methode am Arbeitsplatz angewendet wird, fühlen sich die Mitarbeiter befähigt, Änderungen vorzunehmen und zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess beizutragen. Dies kann zu mehr Kreativität und Innovation führen. Und wenn Mitarbeiter kreativ und innovativ sind, kommen sie eher auf neue Ideen, die zur Verbesserung von Qualität und Produktivität beitragen.


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