Kontinuierliche Verbesserung durch Kaizen

Auf den ersten Blick klingt schneller und einfacher Erfolg sehr verlockend. Das Problem dabei ist, dass dieser oft nicht lange anhält. „Rom wurde auch nicht an einem Tag erbaut“ – dasselbe gilt für Erfolg. Ein stabiles Geschäftsmodell benötigt viel Geduld und die dazugehörige Denkweise.

Was ist Kaizen?

„Kaizen“ stammt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich übersetzt „die Veränderung zum Besseren“ (kai = Veränderung oder Wandel, zen = zum Besseren). Mehr als eine Methode ist Kaizen eine Philosophie oder eine Geisteshaltung.

Anstatt auf große Veränderungen zu setzen, die den Status Quo auf den Kopf stellen, legt Kaizen den Schwerpunkt auf kleine, stetige Verbesserungen. Außerdem nimmt Kaizen an, dass alles verbessert werden kann, egal wie klein oder groß das Problem ist.

Warum Kaizen?

Einschneidende Veränderungen müssen sich oft dem Widerstand der Mitarbeiter stellen und riskieren deshalb zu scheitern. Es ist einfacher, klein anzufangen und Prozesse im Gesamtsystem nach und nach zu verändern, als alles auf einmal umzukrempeln. So können sich Mitarbeiter Schritt für Schritt mit der neuen Situation vertraut machen und werden nicht überrumpelt.

Kaizen fördert Fortschritt und Weiterentwicklung. Da es viel Wert auf ständige Verbesserung legt, arbeiten Führungskräfte und Angestellte zusammen auf das gemeinsame Ziel von besseren Produkten und Dienstleitungen für die Kunden hin. So trägt Kaizen zu einer höheren Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern bei und kann alle Faktoren des magischen Dreiecks verbessern.

Wie kann Kaizen im Projektmanagement implementiert werden?

Da Kaizen eine verinnerlichte Denkweise ist, bietet es hohe Flexibilität. Man kann es sowohl mit Methoden des Lean PMs als auch mit agilen Arbeitsweisen verbinden. Wie im Projektmanagement, geht es auch im Kaizen um Schritte und Etappen, von denen jeder zum Erfolg eines Projekts beiträgt. Deswegen gestaltet sich die Einbindung von Kaizen in PM-Methoden als eher unkompliziert.

Verändern Sie Ihre Denkweise

Der erste Schritt besteht darin, die richtige geistige Einstellung anzunehmen. Starten Sie Ihren Arbeitstag mit dem Vorsatz, sich zu verbessern. Es geht dabei jedoch nicht darum, der oder die Beste zu sein, sondern „besser als gestern“ zu sein. Mit diesem Ziel vor Augen werden Sie effektiver arbeiten.

Kaizen betrifft aber nicht nur das Individuum, sondern auch das gesamte Unternehmen: Veränderungen und Verbesserungen wirken sich auf die Arbeit eines jeden aus. Deshalb sollte ein Projektleiter sein Team immer in den Entscheidungsprozess miteinbeziehen. Sonst greifen diese möglicherweise auf ältere, weniger effektive Methoden zurück.

Dokumentieren Sie Fortschritte und zeigen Sie Ergebnisse auf

Um festzustellen, ob der Verlauf eines Projekts verbessert wurde, müssen Daten und Maßzahlen verfolgt und ausgewertet werden. Vergleichen Sie die Resultate mit vergangenen und überlegen Sie, ob die Teamleistung vielleicht auch anderweitig gemessen werden könnte. Kaizen wird hier also „analytisch“. Es geht nicht nur darum, über eine Verbesserung der Situation zu sinnieren, sondern konkret etwas umzusetzen anhand eines klaren Plans.

Auf der einen Seite müssen dazu Vorgänge dokumentiert, aber auf der anderen Seite auch Ergebnisse sichtbar gemacht werden. Beobachten Sie Ihre täglichen Tätigkeiten und versuchen Sie herauszufinden, wie Sie dabei Ihre Leistung verbessern könnten. Review-Meetings und Feedback von Seiten des Teams können dabei den Input liefern, den Sie dazu benötigen.

Seien Sie kreativ und offen

Um sich zu verbessern, sollten Sie neugierig für neue Ideen sein. Manchmal ist der Grund für eine stagnierende Leistung der, dass die bisher verwendete Methode einfach nicht die passende ist. Vergessen Sie nicht, dass Kaizen das gesamte Team betrifft und Sie dieses in die Entwicklung neuer Ideen deshalb miteinbeziehen sollten. Doch nicht alle Wünsche können auch konkret umgesetzt werden: Vorschläge müssen deshalb priorisiert und je nach Wichtigkeit für das Projekt ausgewählt werden.

Unter Berücksichtigung dieser Tipps können sie Ihre Arbeitsweise sowie die des gesamten Teams steigern. Denken Sie dabei daran, dass der Status Quo immer verändert werden kann, egal wie gut etwas gerade funktioniert – „auch Perfektion ist verbesserungswürdig“ (Ty Warner).

 

(Text von Linh Tran, übersetzt von Klara Obermair)

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