Projektmanagement

Aufgaben, Methoden und Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

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Kaum ein Beruf ist so vielfältig und branchenübergreifend wie der des Projektmanagers. Das macht das Berufsfeld Projektmanagement zu einem der wohl bekanntesten interdisziplinären Berufsfelder. Projektmanagement-Kenntnisse werden heute in den verschiedensten Branchen und Tätigkeitsfeldern verlangt. Doch was bedeutet Projektmanagement eigentlich und welche Teilbereiche umfasst es?

Definition Projektmanagement

Projektmanagement umfasst alle Aufgaben, die mit der…

  • Planung
  • Steuerung
  • Organisation
  • Kontrolle

von Projekten zu tun haben.

Ein Projekt ist ein einmaliger Prozess sowie eine abgestimmte und gelenkte Tätigkeit, die einen festen Anfangs- und Termin hat und die ein bestimmtes Ziel mit definierten Anforderungen verfolgt.

Das Magische Dreieck des Projektmanagements

Jedes Projekt lässt sich durch die Variablen Zeit, Kosten sowie Inhalt/Umfang abgrenzen. Diese Parameter bilden das „Magische Dreieck des Projektmanagements“. Da alle drei Eckpfeiler auf dieselben Ressourcen zurückgreifen, stehen sie in Konkurrenz zu einander. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es dabei, die drei Faktoren in ein vernünftiges Gleichgewicht zu bringen.

Magisches Dreieck

Quelle: Kessler, Heinrich; Winkelhofer, Georg (2004): Projektmanagement, Berlin/Springer, 4. Aufl., S. 55; Wytrzens, Hans (2010): Projektmanagement. Der erfolgreiche Einstieg, Wien/Facultas, 2. Aufl., S. 25.

Projektteam

Projektmanagement ist in der Regel eine Teamaufgabe. Das Projektteam besteht aus den Teammitgliedern und der Projektleitung. Experten raten eher zu kleineren Teams mit bis zu sieben Teammitgliedern. Die Teammitglieder sollten nicht nur Sach- und Fachkompetenz im jeweiligen Bereich mitbringen, sondern idealerweise auch ein fundiertes Methodenwissen aus dem Bereich Projektmanagement, so dass auch Aufgaben wie die Projektkommunikation oder die Rückmeldung von Projektergebnissen erfolgreich gemeistert werden können. Jedes Teammitglied sollte eine feste Rolle im Team einnehmen und definierte Kompetenzen, Aufgaben und Zuständigkeiten haben.

Bei umfangreichen Projekten kann es sinnvoll sein, das Projekt in mehrere Teilprojekte zu unterteilen, für die dann jeweils ein Teilteam zuständig ist. Berichtet wird aber stets an die Projektleitung des Gesamtprojektes.

Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin hat gegenüber dem Team in vielen Unternehmen nur eine sachliche, aber keine disziplinarische Weisungsbefugnis. Die Hauptaufgabe des Projektleiters ist die Projektsteuerung. Probleme im Projekt können außerdem durch Ressourcenkonflikte entstehen, denn häufig stehen Teammitglieder unter einer Doppelbelastung durch die Arbeit im Projektteam und durch zusätzliche Aufgaben in ihren Abteilungen.

Der weitere Kreis der Projektbeteiligten setzt sich aus den Initiatoren des Projektes, den Auftraggebern, externen Partnern (z.B. Beratern oder Dienstleistern) und den sonstigen Stakeholdern zusammen, zu denen sämtliche Interessengruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens gehören, etwa auch Behörden oder der Betriebsrat.

Laut einer GPM-Studie ist Projektmanagement insbesondere für Frauen ein Tätigkeitsfeld mit einer hohen Arbeitszufriedenheit. Die Arbeit in Projektteams kann für Frauen auch ein wertvoller Karrierepfad sein, um die Probleme in traditionellen Linienorganisationen zu umgehen und so den Aufstieg in Führungspositionen zu schaffen.

Methoden und Vorgehensweisen

Die Methoden bzw. Vorgehensweisen im Projektmanagement lassen sich grob in klassische und agile Ansätze aufteilen, wobei sich die Herangehensweisen klassischer und agil arbeitender Projektmanager oft stark voneinander unterscheiden. Die agilen Methoden stammen ursprünglich aus der Softwareentwicklung, finden aber mehr und mehr Eingang in andere Branchen.

Klassische Vorgehensweisen, wie z.B. das Wasserfall-Modell, der Balkenplanung oder PRINCE2 gehen davon aus, dass eine möglichst präzise Definition der gewünschten Projektergebnisse und eine davon ausgehende, konkrete Vorabplanung aller zum Projekt gehörigen Vorgänge, ihrer logischen Abhängigkeiten und zeitlichen Abfolge sowie aller Termine, Deadlines und Meilensteine die Grundlage für den Projekterfolg sind.

Beispiel eines klassischen Vorgehens: Die Wasserfallplanung

Die Wasserfallplanung

Zu den Prinzipien der Agilität gehört das iterative Vorgehen. In regelmäßigen Abständen erhält der Auftraggeber ein voll funktionsfähiges Zwischenprodukt. So kann der Auftraggeber die Zwischenergebnisse kontrollieren und Rückmeldungen dazu einholen. Auf Basis dieser Erkenntnisse kann der ursprüngliche Plan dann angepasst und am nächsten Zwischenergebnis gearbeitet werden. Zwischenzeitlich können sowohl der Auftraggeber als auch der Auftragnehmer ihre Zielsetzungen überprüfen und sie, falls notwendig, an veränderte Rahmenbedingungen anpassen. Ausgangspunkt ist eine konkrete Produktvision, die aber Raum für Abweichungen zulässt. Die Methode kann nur Erfolg haben, wenn sich alle Beteiligten auf einen sich ändernden – sprich: einen agilen – Plan einlassen.

Beispiel eines agilen Vorgehens: Scrum

Projektmanagement-Methode Scrum in der Übersicht

Aussagen zur „besten“ Methode im Projektmanagement sind in der Regel unseriös. Die Wahl der Methode hängt immer stark von den beteiligten Unternehmen und Stakeholdern, dem jeweiligen Projekt und der aktuellen Situation ab.

Sogenannte hybride Ansätze kombinieren klassische und agile Methoden miteinander. Je nach Projektphase oder Vorgang kann nach dem Werkzeugkastenprinzip der jeweils geeignetere Ansatz gewählt werden.

Projektkommunikation

Die funktionierende Kommunikation im Projektteam ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Es gibt zahllose Möglichkeiten, wie Projektinformationen sinnvoll verteilt werden können. Gerade in größeren Projekten ist dies entscheidend, damit wichtige Fakten nicht in der Informationsflut untergehen oder Informationen die entscheidenden Empfänger nicht erreichen.

Wichtige Kommunikationskanäle sind Status-Meetings mit dem gesamten Projektteam sowie mit den Teilteams, Telefon- bzw. Skype-Konferenzen sowie Projektdokumente, in denen relevante Inhalte festgehalten werden.

Auch Methoden des Wissensmanagements können genutzt werden, wie zum Beispiel sog. Wikis zum Sammeln und Austauschen von Informationen.

Speziell im Bereich Projektkommunikation ist die Unterstützung durch Projektmanagement-Software sehr zu empfehlen, um die Vielzahl an Projektinformationen strukturiert und sinnvoll aufzubereiten und zu verteilen. Eine Projektmanagement-Software, die direkt nahtlos in Microsoft Outlook integriert ist, kann besonders dabei helfen die die Projektkommunikation zu verbessern. 

Projektphasen

Je nach Projektphase und -fortschritt fallen im Projektmanagement unterschiedliche Aufgaben an:

Projektvorbereitung

  • Projektidee
  • Projektziel
  • Projektauftrag
  • Projektbeschreibung
  • Projektumfang (Dauer, Kosten, Personalaufwand, Inhalt)
  • Projektfinanzierung
  • Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen

Projektplanung

  • Aufgabenplanung
  • Zeit- und Terminplanung: Definition von Meilensteine und Fälligkeitsterminen
  • Ressourcenplanung
  • Budgetplanung
  • Risikoanalyse

Projektstart

Projektdurchführung

  • Fortschrittskontrolle
  • Teamführung
  • Leistungsbewertung
  • Controlling

Projektabschluss und Auswertung

  • Abschlussbericht
  • Abschlussmeeting
  • Evaluation
  • Lessons Learned
  • Projektarchivierung

Bedingungen für Erfolg oder Misserfolg von Projekten

Regelmäßig entstehen neue Diskussionen über die hohe Quote gescheiterter Projekte (z.B. durch den Chaos-Report der Standish Group) und die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren im Projektmanagement. Dabei ist die Tatsache, dass von Unternehmensseite ein professionelles Projektmanagement eingerichtet wird, oft schon einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt. Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Projekte „nebenbei“ miterledigt werden, ohne professionelle Steuerung und Kontrolle. Projektmanagement ist in größeren Projekten durchaus ein Vollzeitjob, der nicht „nebenbei“ erledigt werden kann.

Außerdem sollte jedes Projekt ein klares Ziel verfolgen und mit dem Erreichen dieses Ziels einen wichtigen Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen leisten. Dies klingt zwar banal, doch nicht wenige Projekte in Unternehmen werden allein aus Prestige- und Profilierungsgründen initiiert. Auch ständig neue oder geänderte Anforderungen gefährden den Projekterfolg.

Im Rahmen der Projektplanung sollten auch feste Fälligkeitstermine, Budgetgrenzen und sonstige kritischen Werte definiert werden. Sollten diese im Projektverlauf überschritten werden, müssen umgehend Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Hinzu kommen externe Erfolgsfaktoren. Ein Projekt lebt durch die Unterstützung der übergeordneten Hierarchieebenen in einer Organisation. Hat die Unternehmensführung kein Interesse (mehr) am Fortbestehen des Projektes und fehlt der Rückhalt bei wichtigen Stakeholdern, ist der Erfolg maßgeblich gefährdet. Selbstverständlich hängt das Gelingen eines Projektes auch von der Projekt-Infrastruktur ab. Nur wenn relevante Ressourcen, Sachmittel und Räumlichkeiten zur Verfügung stehen, kann das Projektteam sein Potenzial nutzen.

7 Gründe für professionelles Projektmanagement

Die Tatsache, dass von Unternehmensseite ein professionelles Projektmanagement eingerichtet wurde, ist oft schon einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projekt. Dennoch wird Projektmanagement oft einfach unnötige Bürokratie abgestempelt, da Aufgaben ohne die störende Dokumentation doch viel schneller erledigt werden könnten. Darüber wird oft vergessen, dass sich Unternehmen heute mit permanentem Innovations- und Konkurrenzdruck sowie ständigem Wandel konfrontiert sehen. Um sich diesen Herausforderungen zu stellen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, ist eine projektorientierte Unternehmenskultur empfehlenswert.

Folgende Argumente sprechen darüber hinaus für die Implementierung von professionellem Projektmanagement:

1. Reduzierung des Projektaufwandes

Mit der Implementierung von Projektmanagement werden systematische Vorgehensweisen und fest definierte Prozesse im Unternehmen verankert. So können Überarbeitungsschleifen, Doppelarbeiten und Abstimmungsaufwand reduziert werden. Projektmanagement reduziert also den Gesamtaufwand von Projekten.

2. Schnellere Durchlaufzeiten & Gewinnsteigerung

Geringerer Aufwand für die Abwicklung von Projekten schafft gleichzeitig freie Kapazitäten. Als Folge können mehr Projekte in der gleichen Zeit abgewickelt werden, denn geschicktes Multi-Projektmanagement sorgt für schnellere Durchlaufzeiten. Werden mehr Projekte bei gleichbleibenden Mitteln und Ressourcen durchgeführt, trägt dies auch zur Gewinnsteigerung bei.

3. Transparenz

Konsequentes Projektmanagement schafft Transparenz. Dies gilt sowohl intern, als auch extern. Alle Beteiligten können sich jederzeit schnell und einfach einen Überblick zum aktuellen Stand des Projektes verschaffen, denn der Projektverlauf, die Zuständigkeiten und etwaige Verzögerungen des Endtermins werden klar dokumentiert. Auch die Projektziele werden transparent für alle Stake- und Shareholder festgehalten.

4. Klare Zuständigkeiten & Verbindlichkeit

Darüber hinaus können Konflikte wie Macht- und Positionskämpfe reduziert werden. Zu Beginn des Projektes werden die einzelnen Rollen im Projektteam definiert und Aufgaben werden im Idealfall immer genau einer Ressource zugeteilt. Auf diese Weise kann sich keiner hinter den Kollegen verstecken und hoffen, dass „die das schon machen werden“. Jeder Projektmitarbeiter ist verbindlich für seine Aufgaben verantwortlich.

5. Steigerung der Termintreue

Projektmanagement liefert zahlreiche Werkzeuge zur besseren Planung oder dem besseren Steuern, Monitoring und Auswerten, um von Projekt zu Projekt die Termintreue zu erhöhen (z.B. Phasen-Meilenstein-Planung). Termingerechte Abschlüsse verbessern nicht nur das Image, sondern sie erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit für Wiederholungsaufträge und reduzieren Zinsen im Rahmen der Finanzierungskosten.

6. Frühwarnsystem

Viele Methoden des Projektmanagements unterstützen die Früherkennung von Engpässen und Risiken: Projektumfeldanalyse, Risiko-Analyse, Meilensteintrendanalyse usw. Mit Hilfe dieser Werkzeuge haben Projektmanager relevante Risikofaktoren immer im Blick und können rechtzeitig auf Probleme reagieren.

7. Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Strategisches Projektmanagement optimiert und unterstützt die Kernaufgaben zum Fortbestand von Unternehmen: den schnellen und kontinuierlichen Ausbau von Wettbewerbsvorteilen sowie die permanente Verbesserung von Produkten, Prozessen, Dienstleistungen und Technologien.

Softwareunterstützung

Jedes Projekt, an dem mehr als zwei Teammitglieder arbeiten, bringt einen enormen Kommunikations- und Abstimmungsaufwand mit sich. Dieser steigt überproportional je mehr Personen in ein Projekt involviert sind. Regelmäßig tauchen Fragen auf wie:

  • Wer erledigt was bis wann?
  • Welche Arbeitspakete und Vorgänge sind bereits abgeschlossen?
  • Kommt es zu Verzögerungen?
  • Welche Fassung der Projektdokumente ist die aktuelle?

Versuchen Teammitglieder, diese Informationen manuell und individuell zu verteilen, kommt es dabei häufig zu Fehlern: Wenn derartige Informationen nur per Telefon oder E-Mail weitergegeben werden, ist es möglich, dass man Teammitglieder oder Projektpartner übergeht, für die die Information auch wichtig gewesen wäre. Deshalb machen ein gewisser Grad an Automatisierung und übergreifende Projektinformation durchaus Sinn. Projektmanagement-Software kann hier wertvolle Dienste leisten und das gesamte Projektteam im Projektalltag unterstützen. Als zentraler Anlaufpunkt für sämtliche Projekt-Informationen minimiert sie den Abstimmungs- und Koordinationsaufwand um ein Vielfaches – Tag für Tag. Mit Hilfe der geeigneten Softwareunterstützung bleiben auch umfangreiche und komplexe Projekte übersichtlich und das Team kann sich den wichtigen operativen Aufgaben widmen. Daher sind auch immer mehr Projektteams auf der Suche nach Projektmanagementsystemen, die eine Alternative zu MS-Project bieten. Mit Hilfe der geeigneten Softwareunterstützung bleiben auch umfangreiche Projekte übersichtlich und beherrschbar und es bleibt mehr Zeit für die wichtigen operativen Aufgaben.

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