Der Begriff Aufwand im Projektmanagement umfasst alle Kosten, die in eine Aufgabe, ein Projekt, ein Programm, ein Projektportfolio oder einen Teil eines Projekts einfließen. Diese Aufwände können sein:
Die Aufwände im Projekt werden mittels einer Aufwandsschätzung zu Projektbeginn grob ermittelt. Im Laufe des Projekts wird eine kontinuierliche Aufwandserfassung gemacht, um die tatsächlichen Aufwände wie Arbeitszeit, Ausgaben für Geräte oder eingekaufte Dienstleistungen, oder Infrastruktur-Kosten zu erfassen und den geschätzten Aufwänden gegenüberzustellen.
In der Projektmanagement-Praxis wird der Begriff Aufwand häufig synonym mit "Arbeitsaufwand" - also Zeit - verwendet. Da bekanntlich Zeit Geld kostet, wird im deutschsprachigen Raum der Begriff nicht losgelöst von monetären Ausgaben betrachtet.
Dass der Begriff im Projektmanagement nicht einheitlich definiert ist, zeigt der Blick in den PMBOK Guide, die PRINCE2 Richtlinie und die DIN-Vorgaben:
Im Englischen gibt es den Begriff "effort", der dem zeitlichen Aufwand entspricht, und den Begriff "cost(s)", was sich ausschließlich auf die monetären Ausgaben bezieht. Daneben gibt es noch den Begriff "resources" der eher allgemein verstanden wird und dem deutschen Begriff Aufwand am nächsten kommt.
So ähnlich sieht es auch die DIN 69901-5:2009-1 "Projektmanagement - Projektmanagementsysteme - Teil 5: Begriffe". Hier wird Aufwand mit den im Projekt eingesetzten Ressourcen, also allen notwendigen Mitteln wie Zeit, Geld, Geräte, Personen, gleichgesetzt.
Häufig sind Definitionen in der Praxis zwar eine gute Basis. Aber es zeigt sich schnell, dass eine klare, den eigenen Bedürfnissen entsprechende Verwendung des Begriffs notwendig ist. Eine sinnvolle Einordnung kann so aussehen:
Aufwand wird als geschätzte Arbeitszeit verstanden. Dieser Aufwandsschätzung steht die tatsächlich erbrachte Arbeitszeit gegenüber. Beiden wird ein monetärer Wert in Personenstunden zugewiesen. Damit lassen sich sofort die Kosten abschätzen und dann in realem Wert gegenrechnen. Für den geschätzten Aufwand kann auch der Begriff "Bedarf" verwendet werden. Wenn Aufwand mit Arbeitsaufwand (Arbeitszeit) gleichgesetzt wird, sollten weitere Kosten wie Verbrauchsmaterial, Gerätenutzung oder Infrastrukturausgaben gesondert erfasst und abgerechnet werden, um Missverständnisse bei der Kostenkalkulation von Projekten zu vermeiden.
Gerade in Branchen die nur Personalkosten (Personenstunden) beim Kunden in Rechnung stellen, ist die Verwendung des Begriffs Aufwand im Sinne von Arbeitsaufwand (Zeit) völlig legitim. Auch wenn es darum geht, eine bessere Terminplanung und Ressourcenplanung zu erzielen - also den Fokus auf die erforderliche Zeit zur Erledigung zu legen - ist es nützlich den Begriff Aufwand in diesem Sinn zu verwenden. Effizient und effektiv zu arbeiten ist schließlich im Sinne aller Projektbeteiligten.
Es empfiehlt sich also im Team oder Unternehmen klar zu kommunizieren, was unter dem Begriff Aufwand verstanden wird und das am besten bei Projektstart festzulegen und zu dokumentieren.
Die Unterscheidung zwischen Dauer und Aufwand ist sehr einfach: Sie haben zur Erledigung der Aufgabe ab heute bis zum Ende des Monats Zeit - das ist die Dauer. Sie benötigen für die Erledigung der Aufgabe 3 Stunden - das ist der Aufwand. Dieser Unterschied wird dann sehr relevant, wenn Sie in der Projektplanung mit Gantt-Diagrammen und Abhängigkeiten zwischen Vorgängen, Projektphasen oder Projekten zu tun haben. Denn dann wird es zu Verzögerungen kommen, wenn sich herausstellt, dass Sie bei der Aufwandschätzung daneben lagen und die Dauer überschreiten. Oder wenn Sie zu spät mit der Aufgabe beginnen und sie nicht innerhalb der Dauer erledigen können.
Im betriebswirtschaftlichen Sinne versteht man unter Aufwand eine Wertgröße. Damit ist ein bewerteter Verbrauch des Eigenkapitals eines Unternehmens in einer bestimmten Abrechnungsperiode gemeint. Die Aufwandskosten zeigen die Aufwendungen eines Unternehmens wie Löhne und Gehälter, Abschreibungen, Büromaterial oder Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe. Die Ertragskosten zeigen die von einem Unternehmen erzielten sämtlichen Erträge wie Leistungsbringungen, Zins- oder Mietennahmen.
Nicht alle Ausgaben sind gleich Aufwände. Der Aufwand bedeutet den Einsatz von Gütern oder Dienstleistungen während eines Abrechnungszeitraums. Der Aufwand ist also eine Vermögensminderung und dient in der Betriebswirtschaftslehre nicht unbedingt immer der Produktherstellung. Er wird gegenüber den Einträgen auf der Soll-Seite des Erfolgskontos gebucht und zum Gewinn oder Verlust des Unternehmens aufgerechnet.