Stakeholderanalyse

Stakeholder und Interessensgruppen analysieren

Die Stakeholderanalyse gehört im Projektmanagement zu den Komponenten der (Projekt)Umfeldanalyse und ist nach der Stakeholder-Identifikation der zweite Schritt im Stakeholdermanagement.

Die Stakeholder-Analyse gibt einen Überblick über den Einflussgrad der relevanten Beteiligten und Interessengruppen im Projektprozess und auf den Projekterfolg. In dieser Analyse werden ihre Interessen und ihre Machtstellung, sowie ihre Motive und Ziele klar definiert. Hierbei werden alle negativen und positiven Einflüsse auf das Projekt untersucht. Die Analyse der Stakeholder gilt als maßgeblicher Erfolgsfaktor, weil sie die Unterstützer und Gegner des Projekts identifiziert, was die Grundlage für die Entwicklung von Strategien und Maßnahmen zum Umgang und der Kommunikation mit den unterschiedlichen Stakeholdern bildet.

Definition der Stakeholder-Analyse

DIN Norm

Nach der DIN 69901-5:2009-01, die sich auf Projektmanagement im Bereich der Projektmanagementsysteme bezieht, wird die Stakeholder-Analyse wie folgt definiert:

Stakeholder-Analyse: "Ermittlung und systematische Untersuchung der Stakeholder und ihrer Beziehungen zueinander sowie zu den Projektzielen, um deren Einfluss auf das Projekt zu bewerten und zu steuern."

PMBOK Guide des Projektmanagement Institute (PMI)

Das Project Management Institute (PMI) bietet in seinem "A Guide to the Project Management Body of Knowledge" (PMBOK Guide) eine umfassende Beschreibung:

Stakeholder Analysis: "Eine Technik zur systematischen Erfassung und Analyse quantitativer und qualitativer Informationen, um festzustellen, wessen Interessen während des Projekts berücksichtigt werden sollten. Dabei werden die Interessen, Erwartungen und der Einfluss der Beteiligten ermittelt und bewertet, wie sie sich auf das Projekt auswirken könnten."

ICB der International Project Management Association (IPMA)

Die International Project Management Association (IPMA) definiert die Stakeholder-Analyse in ihrer ICB (Individual Competence Baseline) wie folgt:

Stakeholder Analysis: "Der Prozess der Identifizierung von Projektbeteiligten, der Analyse ihrer Bedürfnisse und Erwartungen und der Bewertung ihrer Auswirkungen und ihres Einflusses auf das Projekt."

Diese Definitionen unterstreichen, dass die Stakeholder-Analyse ein strukturiertes Verfahren ist, um relevante Interessengruppen zu identifizieren, ihre Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen und deren potenziellen Einfluss auf ein Projekt zu bewerten. Das Ziel ist es, Strategien zu entwickeln, um die Stakeholder angemessen zu managen und so den Projekterfolg sicherzustellen.

Stakeholderanalyse im Projektmanagement

Im Projektmanagement nimmt das Stakeholdermanagement einen hohen Stellenwert ein, da je nach Komplexität und Umfang verschiedene Personen oder Gruppen - die Stakeholder - ein hohes Interesse am Projekt selbst oder den Projektergebnissen haben.

Nachdem in der ersten Phase des Stakeholdermanagements alle möglichen Stakeholder identifiziert wurden, werden mit der Stakeholder-Analyse diese einzeln unter die Lupe genommen, beschrieben, bewertet und gruppiert. Es werden konkret die Ansprüche der einzelnen Stakeholder berücksichtigt und strategisch eingeordnet. Mit dieser Kategorisierung bzw. Klassifizierung der Stakeholder ist man bestens für den nächsten Schritt, die Stakeholder-Strategieentwicklung gerüstet.

Vorgehen in der Stakeholderanalyse

Es gibt viele Beispiele von Stakeholderanalysen, die alle nach dem selben Schema ablaufen: Sie nehmen die identifizierten Stakeholder und ordnen diese in einer Stakeholder-Matrix ein. Diese Matrix kann ganz einfach gehalten sein und nur folgende zwei Fragen beantworten:

1. Ist der Einfluss der Stakeholder hoch oder niedrig?
2. Ist das Interesse am Projekt hoch oder niedrig?

Stakeholder-Kategorisierung

Nachdem Sie diese Fragen für die Analyse beantwortet haben, werden die Stakeholder mittels einer Matrix kategorisiert.

Sie haben zwei Achsen: die X-Achse Interesse und die Y-Achse Einfluss. Wenn Sie die Stakeholder in der Matrix eingeordnet haben, erhalten Sie vier Gruppen:

1. Beobachten: Quadrant links unten mit wenig Einfluss und niedrigem Interesse.
2. Informieren: Quadrant oben links mit wenig Einfluss aber hohem Interesse.
3. Einbinden: Quadrant oben rechts mit hohem Einfluss und hohem Interesse.
4. Zufriedenstellen: Quadrant unten rechts mit hohem Einfluss aber niedrigem Interesse.

Sie können nun außerdem Befürworter, Neutral-Eingestellte und Gegner identifizieren und den Gruppen zuordnen, indem Sie sich fragen, ob die Stakeholder ein hohes, neutrales oder geringes Interesse am Projekterfolg haben:

• Befürworter des Projekts mit hohen Einflussmöglichkeiten sind in der Gruppe Einbinden.
• Befürworter des Projekts mit niedrigen Einflussmöglichkeiten sind in der Gruppe Informieren.
• Neutral eingestellte Stakeholder mit hohen Einflussmöglichkeiten sind in der Gruppe Zufriedenstellen.
• Neutral eingestellte Stakeholder mit niedrigen Einflussmöglichkeiten sind in der Gruppe Beobachten.
• Gegner des Projekts mit hohem Einfluss sind in der Gruppe Einbinden. Diese Stakeholder sind jene, die das größte Risiko für das Projekt darstellen.
• Gegner des Projekts mit niedrigem Einfluss sind in der Gruppe Informieren.

Diese Gruppen müssen in der Entwicklung der Stakeholder-Strategie unterschiedlich behandelt werden und erhalten unterschiedlich viel Aufmerksamkeit. Die Stakeholder-Kommunikation wird ebenfalls unterschiedlich ausfallen.

Dementsprechend können Sie die Stakeholder nun noch weiter kategorisieren, beispielsweise mit Tags:

• Multiplikator - für jene Befürworter und neutral eingestellten Stakeholder mit hohem Einfluss
• Wechselwillig - für alle die mit geringem Aufwand zu Befürwortern gemacht werden können, wie z. B. neutral eingestellten Stakeholder
• Betreuungsintensiv - besonders für Gegner mit hohem Einflussfaktor, da diese den größten negativen Einfluss ausüben können und das größte Risiko darstellen; jedoch auch für einzelne Personen oder Gruppen mit hoher kommunikativer Reichweite

Weitere Methoden für die Stakeholderanalyse

Abgesehen von der oben beschriebenen, sehr einfach gehaltenen Matrix gibt es auch komplexere Methoden, die für komplexere Umfelder geeignet, aber entsprechend aufwändiger sind:

• RACI-Matrix: Diese Methode unterstützt vor allem bei der Identifikation und Kategorisierung interner Stakeholder basierend auf ihren Verantwortlichkeiten im Projekt. In der RACI-Matrix werden die Personen oder Gruppen in Responsible (Zuständig), Accountable (Rechenschaftspflichtig), Consulted (Beratend) und Informed (Informiert) kategorisiert.
• Role Model Canvas: Auch diese Methode von Christian Botta dient primär der Analyse der internen Stakeholder. Das Role Model Canvas hilft, die unterschiedlichen Rollen in Projekten herauszuarbeiten, zu definieren und sich im Projektteam darauf zu verständigen, was eine Person, die eine bestimmte Rolle inne hat, zu tun hat. 
• Netzwerkanalyse: Mit dieser Methode der Stakeholderanalyse können die Beziehungen und Interaktionen zwischen verschiedenen Stakeholdern im Projekt oder der Organisation visualisiert und verstanden werden. Die Netzwerkanalyse macht die Dynamiken und Einflüsse innerhalb des Netzwerks oder einer Personengruppe sichtbar. Sie ist besonders für die Ableitung von Kommunikationsstrategien hilfreich.
• Kraftfeldanalyse: Mit dieser Analyse können die treibenden und hemmenden Kräfte identifiziert werden, welche Veränderungen im Projekt, der Organisation oder einem Prozess beeinflussen. Die Kraftfeldanalyse wurde vom Psychologen Kurz Lewin entwickelt und wird häufig im Change Management im Zuge der Umfeldanalyse und Stakeholder-Analyse eingesetzt

Im Anschluss an die Stakeholderanalyse erfolgt die Entwicklung geeigneter Strategien für den Umgang mit den einzelnen Gruppen. Diese Stakeholder-Strategieentwicklung beeinflusst in der Umsetzung direkt die Stakeholder-Kommunikation.

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