Projektplanungssoftware

Wie kann Sie Projektplanungssoftware unterstützen?

Projektplaner kämpfen häufig mit vielen verteilten Informationen zu einem Projekt, die sie zusammenführen müssen, um einen transparenten Projektplan erstellen zu können. Eine Software für Projektplanung kann dabei helfen sämtliche Informationen – von den Budgets, über die Ressourcenauslastung und Aufgaben bis hin zu den relevanten Dokumenten – mit wenigen Klicks zur Verfügung zu stellen, ohne diese erst aus verschiedenen Systemen zusammentragen zu müssen.

Im Gegensatz zu einfachen To-Do-Listen erhalten Projektplaner mit Hilfe einer Software jederzeit einen Überblick über ihr Projekt in Echtzeit, wobei die einzelnen Informationen interaktiv verknüpft sind. Erledigt beispielsweise ein Teammitglied eine Aufgabe und markiert diese als erledigt, wird dies automatisch im Projektplan aktualisiert. Alle Teammitglieder haben auf diese Weise jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektfortschritt und können Entscheidungen immer auf Basis tagesaktueller Daten treffen.

Projektplanung mit Projektplanungssoftware

Am Beginn eines jeden Projektes sollte ein konkretes Projektziel stehen. In einem Projektauftrag, einem Anforderungskatalog oder Lastenheft werden die gewünschten Projektergebnisse konkretisiert.

Die Projektplanung beschreibt dann detailliert, auf welchem Weg die Projektziele erreicht werden sollen. Folgende Elemente sollten in eine Projektplanungssoftware Eingang finden:

Aufgabenplanung
Zeitplanung
Ressourcen
Budgetplanung
Kommunikationsplanung

1. Aufgabenplanung

Die übergeordneten Ziele eines Projektes werden in zeitlich und inhaltlich überschaubare Einzelvorgänge heruntergebrochen. Inhaltlich zusammengehörige Vorgänge können in sog. Sammelvorgängen zusammengefasst werden, um den Projektplan übersichtlicher zu gliedern. Zu jedem einzelnen Vorgang können Sie in der Projektmanagement-Software InLoox PM Arbeitspakete, also Aufgaben, an die Mitglieder des Projektteams vergeben. So stellt die Projektplanung Software jederzeit klar, was von wem bis wann zu erledigen ist.

2. Zeitplanung

Für jeden Vorgang sollte ein zeitlicher Rahmen definiert werden. Dabei ist es nicht nur wichtig, Vorgänge in eine sinnvolle logische und zeitliche Reihenfolge zu bringen, sondern auch die Termine für Meilensteine und Deadlines festzulegen. Die Zeitplanung kann zum Beispiel in Form eines Gantt-Diagramms in der Projektplanungssoftware visualisiert werden. Mit InLoox PM wird durch diesen visuellen Überblick die Koordination und Planung Ihrer Projekte erleichtert.

3. Ressourcenplanung

Im Rahmen der Projektplanung ist es auch wichtig, sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Ressourcen zu verschaffen. Ressourcen können Mitarbeiter, Räume, Maschinen, Infrastruktur, Software u.v.m. sein. Diese sollten mit den anstehenden Aufgaben möglichst gut ausgelastet, aber nicht überlastet sein. Bei InLoox PM werden dabei nicht nur Projektverpflichtungen, sondern auch sonstige Kalendertermine bei der Belegung von Ressourcen berücksichtigt.

4. Budgetplanung

Neben der Qualität der Ergebnisse und der zur Verfügung stehenden Zeit sind die Projektfinanzen natürlich ein entscheidender Faktor. In der Budgetplanung wird festgelegt, welche finanziellen Mittel zur Verfügung stehen, welche Einnahmen und Ausgaben zu erwarten sind und wie diese verteilt werden sollen. Ausgehend von einer Aufwandschätzung für die einzelnen Vorgänge und den individuellen Stundensätzen der Projektmitarbeiter kann die zugehörige Personalkostenplanung in der Projektplanungssoftware erstellt werden.

5. Kommunikationsplanung

Ein Projekt lebt vom optimalen Informationsfluss zwischen den Projektbeteiligten. Um dies zu gewährleisten, müssen zunächst Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten klar definiert werden. Zum einen müssen die Projektleiter den Überblick über die Projektlandschaft behalten und den aktuellen Fortschrittsgrad stets im Auge haben, zum anderen müssen die Teammitglieder stets über aktuelle Änderungen informiert werden. Mit Hilfe von Projektplanungssoftware können viele Kommunikationsaufgaben automatisiert werden. So werden Projektbeteiligte weder mit Informationen überflutet noch verpassen sie wichtige Informationen oder Änderungen. In InLoox PM können Sie feingliedrig konfigurieren, wann und wie Projektbeteiligte automatisch informiert werden sollen - zum Beispiel, wenn es Änderungen an einem Arbeitspaket gibt.

Die Projektplanung ist während der Durchführung des Projektes immer wieder Änderungen unterworfen. Im Rahmen der Projektsteuerung werden immer wieder Anpassungen vorgenommen. Ziele und Anforderungen ändern sich, Vorgänge dauern länger als erwartet oder Ressourcen stehen nicht wie geplant zur Verfügung. All das kann eine Planänderung notwendig machen. Gerade bei komplexen Projekten und umfangreichen Plänen kann eine Änderung zahlreiche weitere Änderungen an der Projektplanung nach sich ziehen.

Wird ein Projekt ohne Projektplanungssoftware geplant, kann ein Projektleiter spätestens dann sehr leicht den Überblick verlieren. Projektplanungssoftware unterstützt Projektleiter, Teams und externe Partner bei allen genannten Teilaufgaben der Projektplanung.

Wie findet man die richtige Projektplanungssoftware?

Anwender von Projektplanungssoftware sollten zunächst für sich klären, ob sie die Lösung auf ihrem eigenen Server betreiben oder sie als Service in der Cloud beziehen möchten. InLoox beispielsweise bietet beide Möglichkeiten: Die Softwarelösungen zur Projektplanung werden sowohl im klassischen Lizenzmodell angeboten als auch als gehostete Mietlösung mit flexibler Laufzeit. Cloudlösungen bieten sich vor allem für kleinere Teams, Freiberufler und alle an, die umgehend und ohne Aufwand eine eigene Projektplattform starten möchten.

Außerdem können Nutzer bei der Projektplanungssoftware InLoox wählen, ob sie ihre Projekte direkt in Microsoft Outlook planen möchten oder in ihrem bevorzugten Web-Browser. Die Outlook-integrierte und die browserbasierte Variante können auch mühelos miteinander kombiniert werden, da beide Produkte auf derselben Datenbank arbeiten.

Projektmanagement integriert in Microsoft Outlook ist besonders komfortabel, da Outlook-Elemente wie Kalender, Aufgaben, E-Mails oder Kontakte zugleich für Projekte genutzt werden können. Online-Projektplanungssoftware dagegen ist besonders flexibel und gut für mobile Teammitglieder geeignet, da sie plattform- und geräteunabhängig ist. Mit Hilfe einer Projektmanagement-App können Änderungen am Projektplan auch von unterwegs aus am Smartphone verfolgt werden.