Projektplanung Software führt alle verteilten Informationen zu einem Projekt an einem zentralen Ort zusammen: Von der Zeitplanung über Budgetplanung, Ressourcenverwaltung und Arbeitspaketen bis hin zu den zugehörigen Projektdokumenten stehen alle Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung und müssen nicht erst aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden.
Anders als in To-Do-Listen erhalten die Nutzer jederzeit einen Echtzeit-aktuellen Überblick über ihr Projekt, wobei Projektinformationen interaktiv verknüpft sind. Wenn beispielsweise ein Teammitglied ein Arbeitspaket als erledigt markiert hat, wird dies automatisch in den Projektplan kommuniziert. So sehen die Teammitglieder in der Projektplanung Software jederzeit den aktuellen Projektfortschritt und müssen nicht auf Basis veralteter Informationen Entscheidungen treffen.
Am Beginn eines jeden Projektes sollte ein konkretes Projektziel stehen. In einem Projektauftrag, einem Anforderungskatalog oder Lastenheft werden die gewünschten Projektergebnisse konkretisiert.
Die Projektplanung beschreibt dann detailliert, auf welchem Weg die Projektziele erreicht werden sollen. Folgende Elemente sollten in eine Projektplanung Software Eingang finden:
Die Projektplanung ist während der Durchführung des Projektes immer wieder Änderungen unterworfen. Im Rahmen der Projektsteuerung werden immer wieder Anpassungen vorgenommen. Ziele und Anforderungen ändern sich, Vorgänge dauern länger als erwartet oder Ressourcen stehen nicht wie geplant zur Verfügung. All das kann eine Planänderung notwendig machen. Gerade bei komplexen Projekten und umfangreichen Plänen kann eine Änderung zahlreiche weitere Änderungen an der Projektplanung nach sich ziehen.
Wird ein Projekt ohne Projektplanung Software geplant, kann ein Projektleiter spätestens dann sehr leicht den Überblick verlieren. Projektplanung Software unterstützt Projektleiter, Teams und externe Partner bei allen genannten Teilaufgaben der Projektplanung.
Anwender von Projektplanung Software sollten zunächst für sich klären, ob sie die Lösung auf ihrem eigenen Server betreiben oder sie als Service in der Cloud beziehen möchten. InLoox beispielsweise bietet beide Möglichkeiten: Die Projektplanung Software-Lösungen werden sowohl im klassischen Lizenzmodell angeboten als auch als gehostete Mietlösung mit flexibler Laufzeit. Cloudlösungen bieten sich vor allem für kleinere Teams, Freiberufler und alle an, die umgehend und ohne Aufwand eine eigene Projektplattform starten möchten.
Außerdem können Nutzer bei der Projektplanung Software InLoox wählen, ob sie ihre Projekte direkt in Microsoft Outlook planen möchten oder in ihrem bevorzugten Web-Browser. Die Outlook-integrierte und die browserbasierte Variante können auch mühelos miteinander kombiniert werden, da beide Produkte auf derselben Datenbank arbeiten.
Projektmanagement integriert in Microsoft Outlook ist besonders komfortabel, da Outlook-Elemente wie Kalender, Aufgaben, E-Mails oder Kontakte zugleich für Projekte genutzt werden können. Online-Projektplanung Software dagegen ist besonders flexibel und gut für mobile Teammitglieder geeignet, da sie plattform- und geräteunabhängig ist. Mit Hilfe einer Projektmanagement-App können Änderungen am Projektplan auch von unterwegs aus am Smartphone verfolgt werden.
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Neu auf dem InLoox Blog: Die InLoox Work-Life-Balance-Studie 2015: Ist der Chef schuld am Burnout?
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