Projektzeiterfassung: Definition, Vorteile & Beispiele
Tipps und Infos rund um das Thema Zeiterfassung in Projekten

Wenn es um das Thema Zeiterfassung in Projekten und Zeiterfassungssysteme geht, entstehen oft heftige Diskussionen in Organisationen. Dabei fallen nicht selten die zahlreichen Vorteile der Projektzeiterfassung unter den Tisch: 

  • Termintreue
  • genaue Entwicklungs- und Lieferzeiten
  • Weiterberechnung der tatsächlichen Aufwände an den Kunden
  • gut ausgelastete, motivierte und gleichzeitig nicht überarbeitete Mitarbeiter  

Heutzutage wird der Wettbewerb nahezu in allen Branchen deutlich stärker. Um zukunftsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen eine kurze Time-to-Market, die besten Mitarbeiter und durchdachtes wirtschaftliches Handeln. Genau hier setzt die Projektzeiterfassung an und kann Unternehmen helfen, in den heutigen, hart umkämpften Märkten Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Mit der Erfassung und Dokumentation des Arbeitsaufwandes einer spezifischen Aufgabe erzielen Organisationen nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern können auch ihre strategischen Planungen optimieren und die Überlastung ihrer Mitarbeiter vermeiden. Wie Projektzeiterfassung definiert wird und sinnvoll umgesetzt werden kann, erfahren Sie in den nachfolgenden Inhaltspunkten. 

Inhalt

  1. Was ist Projektzeiterfassung?
  2. Warum ist projektbezogene Zeiterfassung sinnvoll?
  3. Gibt es Praxisbeispiele zum Tracking mit einem Zeiterfassungssystem?
  4. Wie funktioniert Zeiterfassung in Projekten mit der Projektmanagement-Software InLoox?

1. Was ist Projektzeiterfassung?

Bei der projektbezogenen Zeiterfassung geht es um die Erfassung des Arbeitsaufwands für bestimmte Projekte beziehungsweise Aufgaben. Die für eine Tätigkeit benötigte Arbeitszeit wird also auf ein bestimmtes Projekt bzw. genauer noch auf eine bestimmte Aufgabe dieses Projektes verbucht. Hierfür kommen meist spezifische Zeiterfassungssysteme oder Projektmanagement-Tools zum Einsatz. 

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Projektzeiterfassung ist die Erfassung des Arbeitsaufwandes für bestimmte Projekte oder Aufgaben.

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Mit der Zeiterfassung für Projekte kann also nachverfolgt werden, wie viel Zeit tatsächlich für die Bearbeitung einer Aufgabe nötig war. Indem dieser Ist-Aufwand dem geplanten Aufwand gegenübergestellt wird, können Projektmanager überprüfen, ob sie bei der Projektplanung realistische Aufwandsschätzungen getroffen haben. Mit Hilfe dieser Erkenntnisse kann dann die Planung und Aufwandsschätzung künftiger Projekte optimiert werden. Darüber hinaus dient die Zeiterfassung in Projekten auch als Aufwandsnachweis gegenüber dem Kunden. Die Projektzeiterfassung hilft Unternehmen also ihre Zeitressourcen effizient zu nutzen.

Zu beachten gilt hier, dass die Projektzeiterfassung nicht der klassischen Arbeitszeiterfassung entspricht, da die klassische Zeiterfassung lediglich Arbeitsbeginn und -ende sowie Überstunden dokumentiert. Mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung ist also keine Aussage möglich in welche Aktivitäten die Arbeitszeit tatsächlich investiert wurde. Ohne exakter Zeiterfassung können Projekte nicht detailgenau geplant und Kosten nicht realitätsgetreu kalkuliert werden, um sie dann intern oder an den Kunden zu verrechnen.

2. Warum ist projektbezogene Zeiterfassung sinnvoll?

Zeiterfassung als strategische Planungskomponente

Mit Hilfe von Zeiterfassung lassen sich Zeiten und Aufwände in Projekten besser schätzen. Betreibt man Projektzeiterfassung aus strategischen Gründen geht es nicht um die operative Frage „wer macht was bis wann“, sondern darum herauszufinden, ob die Arbeitszeit in die richtigen Dinge investiert wird. Besonders bei Abteilungen, die auch interne Dienstleistungen liefern, ist es hilfreich zu wissen, in welche Tätigkeiten die Arbeitszeit tatsächlich fließt. Wo wird für wen wie viel gearbeitet? Diese Kernfrage beschäftigt vor allem Querschnittsabteilungen, wie zum Beispiel IT, Entwicklung oder Logistik. Es gilt herauszufinden, wie viel Zeit zum Beispiel Entwickler mit internen Supportleistungen und Wartungsaufwänden verbringen. Dieser ermittelte Zeitaufwand steht dann letztlich nicht zur Verfügung, um in Kernprojekte und -aufgaben der Abteilung zu fließen, und muss deshalb langfristig berücksichtigt werden. Ist dieser Anteil zu hoch, dann können Maßnahmen entwickelt werden, um die internen Leistungen zu reduzieren oder zu beschränken.

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Aus strategischer Sicht dient die Zeiterfassung der Frage: Wird die Zeit in die richtigen Dinge investiert - also wo wird für wen wie viel gearbeitet?

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Indem man aus vergangenen Projekten lernt, wie viel Zeitaufwand in bestimmte Aufgaben fließt und wie lange bestimmte Prozesse dauern, kann diese wertvolle Information beim Planen künftiger Projekte berücksichtigt werden. Wenn zum Beispiel Maschinenbauer Ihre Entwicklungs- und Konstruktionsprozesse umfassend mit einer Projektmanagement-Lösung abbilden und die Zeitaufwände hierzu konsequent erfassen, dann können auf lange Sicht die Entwicklungs- und Produktionszeiten für neue Maschinen genaustens hervorgesagt werden. Unternehmen gewinnen mit Projektzeiterfassung deutlich mehr Planungssicherheit und Projektmanager können besser einschätzen, wie sich neue große Aufträge auf die Kapazität ihrer Mitarbeiter und andere Projekte auswirken.

Zeiterfassung als wirtschaftlicher Vorteil

Projektzeiterfassung zahlt sich darüber hinaus besonders für Dienstleister und all jene Unternehmen aus, die auf Honorarbasis arbeiten. Denn sie sind darauf angewiesen, die angefallenen Aufwände zu dokumentieren, um sie anschließend an ihre Kunden weiterberechnen zu können. Wenn Rechnungen ausschließlich basierend auf Schätzungen erstellt werden, kann sich das wirtschaftlich gesehen schnell negativ auswirken. Häufig übersteigen die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden den vorab geschätzten Aufwand um ein Vielfaches. Ohne Dokumentation der investierten Zeit ist es schwierig den zusätzlichen Aufwand und die damit verbundenen Kosten an den Kunden weiterzugeben und Dienstleister bleiben oftmals selbst darauf sitzen.

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Zeiterfassung in Projekten ermöglicht es Dienstleistern und Unternehmen, die auf Honorarbasis arbeiten, die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden an den Auftraggeber weiterzuberechnen. 

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Stattdessen ist es also empfehlenswert mit Hilfe von Zeiterfassungstools, die geleisteten Stunden zu dokumentieren und für die Abrechnung Listen zu exportieren, in denen die Projektbeteiligten ihren tatsächlichen Aufwand bereits für die jeweilige Aufgabe verbucht haben. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter auch die Möglichkeit haben sollten ihre Arbeitszeiten bei Bedarf auch von unterwegs zu verbuchen. Dies ist für Unternehmen umso wichtiger, je mehr etwa Servicetechniker, Handwerker, Berater und freie Mitarbeiter auf Außenterminen unterwegs sind – wie zum Beispiel auf einer Baustelle, in der freien Natur oder beim Kunden vor Ort.

Zeiterfassung für mehr Motivation im Projektteam

Positive Grundstimmung

Häufig ist bereits die Erfassung der grundlegenden Arbeitszeiten in großes Diskussionsthema in Firmen und Betriebsräten. Noch kritischer werden die Ansichten, wenn es um die Projekt- bzw. Aufgaben-bezogene Erfassung von Arbeitszeiten geht. Dabei kann diese Form der Zeiterfassung zur Motivation der Mitarbeiter und einer positiven Grundstimmung im Projektteam beitragen. Eine wichtige Grundvoraussetzung dafür: die erfassten Aufwände nicht zur Kontrolle und Beurteilung der Leistung einzelner Mitarbeiter heranziehen!

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Projektzeiterfassung macht versteckte Aufwände sichtbar und hilft so Zeitaufwände künftig besser zu schätzen. 

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Es ist keine Seltenheit, dass ein Projekt länger dauert und mehr kostet als erwartet. Während jedes Vorhaben über einen Arbeitsanteil an klar ersichtlichen Zeitaufwänden verfügt, der in zuvor definierte Vorgänge und Aufgaben fließt, entstehen zusätzlich „unsichtbare“ Zeitaufwände. Von diesen weiß oft selbst der Projektleiter nicht, auf welche Aufgaben die Zeit fällt. Das Problem dahinter: die versteckten Zeitaufwände werden vorab weder einkalkuliert noch weiß man genau welchen Anteil am Gesamtaufwand sie ausmachen. Das können zum Beispiel unzählige Abstimmungstelefonate, nervtötender E-Mail-Verkehre oder endlose Feedback-Schleifen mit dem Kunden sein. Diese Zeitaufwände tauchen nirgends auf und Teammitglieder sind gestresst, weil sie länger für ihre Aufgaben brauchen als veranschlagt. Um diese Zeitaufwände sichtbar zu machen, sollten alle Mitarbeiter ein Zeiterfassungssystem nutzen, indem sie sämtliche Zeitaufwände, in das Projekt fließen genauestens dokumentieren und verbuchen. Auf diese Weise werden plötzlich die tatsächlichen Aufwände für jedes Telefonat und jedes E-Mail sichtbar.

Die meisten Teammitglieder sind motivierter, wenn sie wissen, dass ihr Beitrag am Arbeitsergebnis für die Führungskraft und das Team sichtbar ist. Ein Tool für die Projektzeiterfassung macht auch diese Beiträge zum Projekterfolg sichtbar und verhindert, dass Mitarbeiter die Lust an der Arbeit verlieren, weil ein Teil ihrer Leistung ohnehin nicht bemerkt und damit auch nicht honoriert wird.

Überlastung vermeiden

Mit granularer Projektzeiterfassung kann außerdem die Grundlast der einzelnen Mitarbeiter ermittelt werden. Hierfür empfiehlt es sich zum Beispiel ein Projekt im PM-Tool zu erstellen, indem alle Mitarbeiter ihre Zeiten für alltägliche Aufgaben verbuchen. Auf diese Weise erhält man die Grundlast der Mitarbeiter und kann sie darauf basierend in die Projekte einteilen, ohne sie zu überlasten.

Darüber hinaus werden auch die Schätzungen, die in Planungen für Aufgaben aufgestellt werden, zunehmen genauer. Meldet der Mitarbeiter die tatsächliche Zeit zurück, kann damit die Aufwandsschätzung für wiederkehrende oder ähnliche Aufgaben nach und nach immer genauer an die Realität angepasst werden. So kämpfen Mitarbeiter immer weniger mit Aufgaben, für die sie zu wenige Zeit eingeräumt bekommen haben, und sie haben die Möglichkeit den Vorgesetzen die tatsächliche Arbeitszeit für bestimmte Aufgaben realitätsgetreu widerzuspiegeln.

3. Gibt es Praxisbeispiele zum Tracking mit einem Zeiterfassungssystem?

Maschinenbau: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG

Motiv Rundstrickmaschine ©Mayer & Cie. GmbH & Co. KG

Rundstrickmaschine ©Mayer & Cie. GmbH & Co. KG

Mit Hilfe der Projektmanagement-Software InLoox weiß der Marktführer für Rundstrickmaschinen Mayer & Cie. mittlerweile sehr genau, welcher Zeitrahmen für die Entwicklung neuer Maschinen angesetzt werden muss und wie lange die Prozesse dauern. Das Unternehmen hat seine strategischen Projekte mit InLoox umfassend abgebildet und konnte so im Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermitteln. Nachdem sechs Projekte mit InLoox durchgeführt wurden, besteht eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich darin, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Entwicklungs- und Konstruktionsleiter Zoran Raic „nahe an der Realität sind“. So nahm man früher beispielsweise an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde.

Kompletten Erfahrungsbericht von Mayer & Cie. lesen

Architektur- und Bauwesen: Brückner Architekten GmbH

Penthouse Elbphilharmonie Hamburg ©Brückner Architekten GmbH

Rendering Penthouse Elbphilharmonie Hamburg © Brückner Architekten GmbH

Generalplaner und Spezialist für hochwertigen Innenausbau, Brückner Architekten, nutzt InLoox unter anderem für das wirtschaftliche Controlling, um festzustellen, wie viel Zeit für welche Aufgabe und wann in der jeweiligen Leistungsphase aufgewendet wurde. Das Unternehmen arbeitet teilweise auch auf Honorarbasis und profitiert hier von der Dokumentation über InLoox, die den benötigten Nachweis über die erbrachten Tätigkeiten und damit die Weiterberechnung von Zeithonoraren ermöglicht.

Kompletten Erfahrungsbericht von Brückner Architekten lesen

4. Wie funktioniert Zeiterfassung in Projekten mit der Projektmanagement-Software InLoox?

Die Projektmanagement-Software InLoox hilft Einzelanwendern, Teams und verteilten Arbeitsgruppen, ihren Projektalltag effizient zu meistern. InLoox unterstützt sie bei der Planung, Dokumentation, Budgetierung und Durchführung ihrer Projekte und bietet ein umfassendes Zeiterfassungstool. Erfassen Sie Projektzeiten integriert in Outlook, online in Ihrem Webbrowser und unterwegs per mobiler Zeiterfassung auf Ihrem Smartphone – mit InLoox Mobile App. Sie können auch alle drei Möglichkeiten kombinieren.

Die Zeiterfassung in InLoox unterstützt Sie in verschiedenen Anwendungsfällen:

  • Realitätsgetreue Zeitaufwände für projektbezogene oder persönliche Aufgaben erfassen
  • Arbeitszeiten zur späteren Weiterbrechnung erfassen
  • Tätigkeiten dokumentieren

Projektzeiterfassung mit Stoppuhr

Sie können Zeiterfassungseinträge einfach bequem in Ihren Projekten anlegen oder direkt den Aufwand für die Durchführung einer Tätigkeit mit der InLoox Stoppuhr tracken. Mit der integrierten Stoppuhr in InLoox für Outlook können Teammitglieder aufgewendete Zeiten für die Aufgabenerledigung genau verfolgen. Sobald sie mit der Arbeit an einer projektbezogenen Aufgabe beginnen, können sie die Stoppuhr einfach starten. Wenn sie die Aufgabe beendet haben, können sie die erfasste Zeit direkt in der entsprechenden Projektaufgabe speichern. So müssen sie ihre Arbeitszeiten nicht mehr schätzen und können sich auf die Fertigstellung der Aufgaben konzentrieren.

InLoox feature: Time tracking - Track your time automatically with the integrated stopwatch (in the task sidepanel) and save your time tracking entry directly after you have finished the task.

Zeiterfassung integriert in Outlook

Sie müssen keine langen Excel-Listen mehr aktualisieren und alle Informationen manuell hinzufügen. InLoox kann die wichtigsten Informationen aus Outlook automatisch übernehmen, z.B. aus Kalendereinträgen, Aufgaben oder E-Mails. Das macht die Dokumentation Ihres Aufwands einfacher und konsistenter – was z.B. wichtig für die Abrechnung ist. Durch die nahtlose Outlook-Integration sind die Zeiterfassungsmöglichkeiten jederzeit schnell erreichbar und sorgen so für einen reibungslosen Ablauf.

Übersichtlicher und einfacher Plan-Ist-Vergleich

Vergleichen Sie die geplante und tatsächliche Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wurde. So können Sie die geplanten Ausgaben (geschätzter Aufwand für die Erledigung einer Aufgabe) und die tatsächlichen Ausgaben (tatsächliche Zeit, die für die Erledigung der Aufgabe aufgewendet wurde und über die Zeiterfassung erfasst wurde) miteinander vergleichen. Wenn die Teammitglieder ihre Zeit konsequent erfassen, kann der Projektmanager bessere Schätzungen für zukünftige Projekte vornehmen. Bessere Schätzungen führen zu einer besseren Projektplanung.

InLoox feature: Time tracking - Compare planned effort with actual effort spent on tasks to make your planning more accurate.

Mobile Zeiterfassung per App

Gerade, wenn man viel unterwegs ist, ist es hilfreich auf ein Zeiterfassungstool zu setzen, das über alle Geräte und damit jederzeit und von jedem Ort aus verfügbar ist. Denn, wenn Sie nicht gewissenhaft auf die Uhr schauen, dann können Sie spätestens am nächsten Tag, wenn Sie Ihre Zeiten nachtragen müssen, den Aufwand nur noch schätzen. InLoox bietet Ihnen zwei Möglichkeiten für die Zeiterfassung von unterwegs: online im Browser über die InLoox Web App oder am Smartphone mit InLoox Mobile App. So sind Sie auch unterwegs immer auf dem neuesten Stand und können angefallene Zeitaufwendungen direkt in Ihren Projekten hinterlegen.

InLoox Mobile App für iOS und Android: Zeiten bequem von unterwegs erfassen und auf Projektaufgaben verbuchen

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  • Projektplaner
  • Projektcontroller
  • Projektmitarbeiter
  • Vertrieb / Marketing
  • Produktion
  • IT / (IT-) Support
  • Controlling
  • Qualitätssicherung
  • Geschäftsführung
  • Geschäftspartner (Freelancer, Externe)

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