Autorin: Linh Tran | Letzte Aktualisierung: Mittwoch, 15. Dezember 2021 | Lesedauer: 10 min.
Bauprojekt-Management Software ist eine Lösung für Baufachleute und Bauunternehmen, um Bauprojekte zu steuern. InLoox Bauprojekt-Management Software ermöglicht die volle Kontrolle über Bauprojekte durch die Automatisierung aller Aspekte des Bauprojekt-Lebenszyklus. Viele Bauunternehmen arbeiten immer noch mit Excel-Makros und Karteisystemen, um ihre Projekte zu verwalten; doch der Einsatz branchenspezifischer Projektmanagement-Software wird immer wichtiger. Unsere Bausoftware bietet integrierte Projektmanagement-Module, die den führenden Stand-alone Projektmanagement-Systemen in nichts nachstehen. Diese Baumanagement-Software ist der einfachste Weg, um die zeitkritische Baudokumentation zu optimieren, die den täglichen Fortschritt der Arbeit beeinflusst.
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Inhalt
Bauprojekte stehen einigen Herausforderungen gegenüber – manche dieser Herausforderungen gibt es schon seit Jahrhunderten, andere hingegen sind neu für die Industrie. Knappere Budgets und strengere Regulierungen setzen Bauprojektleiter und Projektteams enorm unter Druck. Eine Projektmanagement-Software kann dabei helfen, Bauprojekte schneller und erfolgreicher abzuschließen.
Bild: Detaillierte Projektplanung für Bauprojekte in InLoox für Outlook - Sammelvorgänge, Vorgänge, Abhängigkeiten und Einschränkungen können im Gantt-Diagramm visualisiert werden.
Bauprojektmanagement ist eine sehr ergebnisorientierte Disziplin, bei der die Faktoren Zeit und Kosten im Vordergrund stehen. In den letzten Jahren sind Finanzinstitute weniger risikobereit, so sind Budgets für Bauvorhaben viel knapper geworden, als vorher. Auch einige gescheiterte Bauprojekte, deren Fertigstellung jeglichen Zeitplan und jegliches Budget gesprengt haben, haben die gesamte Branche verunsichert. Das bedeutet, dass es noch viel wichtiger geworden ist, Bauprojekte gleich beim ersten Anlauf erfolgreich abzuschließen, d.h. pünktlich und innerhalb des vorgegebenen Budgetrahmens – und dabei die Qualität des Endproduktes nicht außen vor zu lassen. Um dies zu erreichen müssen Bauprojektleiter im gesamten Projektablauf stets einen Überblick über alle wichtigen Daten und Metriken, sowie Deadlines und Meilensteine haben. Eine detaillierte Projektanalyse und Projektplanung ist das A und O, um das Projekt unter Einhaltung der vorgegebenen Parameter abzuliefern.
"Dank InLoox PM können wir den gesamten Projektablauf dem Kunden einfach und strukturiert präsentieren. Damit haben wir ein wirksames Akquisitionsinstrument, das uns von der Konkurrenz abhebt.
Laurent Brückner | Gründer & Geschäftsführer | Brückner Architekten
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Erfahren Sie mehr über den Einsatz von InLoox bei Brückner Architekten: Zum Anwenderbericht »
Bevor das Bauprojektmanagement als eigene Disziplin anerkannt wurde, haben Architekten die Rolle des Bauprojektleiters als Teil ihres Aufgabenbereiches angenommen. Mit der zunehmenden Komplexität kommerzieller Bauprojekte, wuchs die Nachfrage nach speziell ausgebildeten Projektmanagern, die sich im Bereich Bauprojektmanagement auskennen. Ein Bauprojektleiter sollte aber nicht nur Kenntnisse im Baubereich haben, sondern auch allgemeine Projektmanagement-Fähigkeiten besitzen.
Projektumfang (Scope), Budget und Zeitplan (siehe Magisches Dreieck)Wie der Name schon sagt, sind Bauprojektleiter zuständig für die Leitung, Planung und Steuerung von Bauprojekten und verantwortlich für den erfolgreichen Projektabschluss. Der Aufgabenbereich ist dabei sehr umfänglich. Bevor der erste Spatenstich überhaupt fällt, ist es die Aufgabe des Bauleiters den Projektantrag genau zu analysieren. Zur Analyse gehören die Projektkosten-Analyse, Risikoeinschätzung und Aufwandsschätzung. Basierend auf diesen Daten, erstellt der Bauprojektmanager einen detaillierten Projektplan, der auch Projektmeilensteine beinhaltet. Zur Projektplanung gehört außerdem das Festlegen von genauen Projektzielen und -vorgaben direkt zu Beginn des Bauprojektes. Diese sind:
Diese Bauprojektziele werden am Anfang eines Bauvorhabens definiert, aber der Bauprojektleiter wird diese im Projektverlauf mehrmals anpassen müssen, um unvorhergesehene Risiken oder Ressourcenengpässe entgegenzuwirken (Änderungsmanagement).
Erfolgreiche Bauprojekte beginnen immer mit einem detaillierten Projektplan. Es liegt in der Natur der Sache, dass ein kommerzielles Bauvorhaben immer einen vorgegebenen Zeitrahmen haben und relativ viele Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitsschritten und Vorgängen existieren. Durch die Komplexität eines solchen Projektes, ist es für jeden Projektmanager – egal wie gut seine Projektmanagement-Kenntnisse sind – schwierig den Überblick über alle Aufgaben, Termine und Ressourcen zu behalten. Besonders schwierig ist es, da eine kleine Änderung an einem Element dazu führen kann, dass sehr viele andere Elemente ebenfalls davon betroffen sind, aufgrund der vielen zeitlichen und logischen Abhängigkeiten zwischen den Elementen. In solchen Fällen kann eine Bauprojektmanagement-Software dabei helfen den Überblick zu behalten. Idealerweise sollte diese Software-Lösung eine Gantt-Diagramm-Funktion besitzen, mit der man den Bauprojektplan darstellen kann und so den Fortschritt von Aufgaben, Terminen und Ressourcenkapazitäten stetig verfolgen kann.
Bei einem Bauprojekt ist es besonders wichtig potentielle Probleme noch bevor sie auftauchen zu erkennen. Eine Bauprojektmanagement-Software kann als Warnsystem dienen und ermöglicht es dem Projektleiter potentielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und gegenzusteuern. So kann von vornherein verhindert werden, dass unvorhergesehene Probleme das Projekt ernsthaft gefährden. Es muss aber auch betont werden, dass selbst die sorgfältigste Projektplanung nicht alle Risiken erkennen kann, denn manche Risiken werden erst sichtbar, wenn man den Projektplan bereits erstellt hat. Der vollständige Bauprojektplan ermöglicht es dem Projektleiter schon in der Planungsphase zu erkennen, welche Projektphasen besondere Risiken bergen, d.h. welche einen direkten Einfluss auf den pünktlichen Projektabschluss haben. Der Bauprojektleiter hat so genügend Zeit, um eine Lösung und einen Aktionsplan zu entwickeln, mit denen solche Herausforderungen gemeistert werden können. Eine gute Methode um kritische Projektelemente zu identifizieren ist z.B. der Kritische Pfad (siehe auch Netzplan).
Bauprojekte sind sehr komplexe Vorhaben. Um der Komplexität Herr zu werden, ist es ratsam das Projekt in kleinere, einfacher zu steuernde Vorgänge zu teilen. Jedem Vorgang werden Aufgaben zugeordnet. Der Projektleiter kann diese Aufgaben dann den richtigen Mitarbeitern des Bauprojektes zuweisen und Projektzwischenziele können so effizient und effektiv erreicht werden. Eine Bauprojektmanagement-Software hilft nicht nur dem Projektmanager bei der Koordination und Steuerung der Aufgaben, es hilft den Projektmitarbeitern auch dabei Verantwortlichkeiten nachzuvollziehen. Jeder Projektbeteiligte weiß genau, was in einer bestimmten Projektphase zu tun ist und das gesamte Projektteam kann so effizienter auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Es ist ratsam eine Feedbackschleife auf Aufgabenebene einzurichten, so dass die Mitarbeiter bei Unklarheiten oder Problemen direkt mit dem Bauprojektleiter kommunizieren können – oder auch einfach nur um dem Projektmanager ein Statusupdate zu geben oder zu melden, dass die Aufgabe erledigt wurde. Studien haben gezeigt, dass es die Mitarbeitermotivation enorm steigert, wenn sie aktiv am Projekt mitwirken können und wenn ihre Vorschläge und Wünsche gehört werden. Dies wiederum führt dazu, dass sie bessere Resultate liefern.
Projektmanager steuern und kontrollieren nicht nur den Bauprozess, sie sind auch für die Projektkommunikation und den Informationsfluss im Projekt zuständig. Bauprojektleiter müssen sicherstellen, dass jeder Projektbeteiligte (siehe Stakeholder) alle relevanten Projektinformationen hat, um die Projektziele zu erreichen. Im Vergleich zu anderen Projektmanagern, müssen Bauprojektleiter mit einer zusätzlichen Komplexität rechnen: verteilte Projektteams. Deshalb ist es sinnvoll eine Lösung zu haben, die die gesamte Projektkommunikation und projektbezogene Informationen auf einer Plattform konsolidiert. Effektive Projektkommunikation und Projektzusammenarbeit kann den Unterschied zwischen Projekterfolg bzw. -misserfolg ausmachen. Eine Bauprojektmanagement-Software sollte daher auch ein Dokumentenmanagement bzw. ein Dokumentenverwaltungs-Modul anbieten. So können alle Projektmitarbeiter jederzeit auf wichtige projektbezogene Dokumente zugreifen und diese wenn nötig bearbeiten oder aktualisieren. Projektdokumente liegen alle auf einer Plattform und es entsteht kein Versionschaos und man hat mehr Nachvollziehbarkeit.
Grafik: Die Bauprojektmanagement-Phasen
Die Projektmanagement-Software von InLoox unterstützt Sie in fast allen Phasen eines Bauprojektes. Benutzen Sie zum Beispiel das integrierte Mindmapping-Tool um Ideen zum Projekt zu sammeln. So gehen keine Ideen und Details verloren und man kann auch nach Projektbeginn immer wieder auf die Mindmap zurückgreifen. Sie können die Mindmap auch direkt in die Planung oder aus der Mindmap heraus Aufgaben generieren. Aus Ideen werden so direkt Planungselemente und es gibt einen nahtlosen Übergang von der Ideengenerierung zur eigentlichen Projektplanung. Sehen Sie sich an, wie die Mindmap-Funktion von InLoox funktioniert: Zum Video »
Mit Gantt-Planung von InLoox können Sie einfach einen detaillierten Projektplan erstellen und können wichtige Deadlines, kritische Meilenseine und Abhängigkeiten darstellen. Wenn sich ein Element verschiebt, werden alle nachfolgenden Elemente automatisch angepasst, je nachdem welche Einschränkungen und Abhängigkeiten Sie definiert haben – Sie müssen also keine mühsamen manuellen Änderungen am Projektplan machen. So können Projektleiter einen detaillierten Ausführungsplan erstellen, der eine minutiöse Planung ermöglicht. Dank des Projektplans können Sie sehen, wie sehr Ihre Ressourcen ausgelastet sind und ob Planung und Realität miteinander übereinstimmen. Sie können sich im Gantt-Diagramm auch den kritischen Pfad anzeigen lassen, so erkennen Sie bei welchen Elementen es keine Verzögerungen geben kann, wenn das Projekt nach Plan abgeschlossen werden soll. In diesem Video zeigen wir, wie Sie einen Projektplan in InLoox für Outlook erstellen: Zum Video »
Im Kanban-Board können Sie eine Aufgabenliste für das Projekt erstellen – oder Aufgaben aus der Mindmap hineinkopieren. Sie können Aufgaben an Ihre Projektmitarbeiter delegieren und ihnen über die Aufgabenbeschreibung oder die Aufgabennotiz-Funktion klare Anweisungen übermitteln. Mitarbeiter können die Notizen nutzen, um dem Bauprojektleiter Feedback oder Status-Updates zu geben. Die Notiz-Funktion ist daher ein sehr starkes Tool, welches eine effizientere Projektkommunikation fördert. Wurde eine Aufgabe erledigt, können Mitarbeiter diese direkt als erledigt markieren bzw. in die Erledigt-Spalte des Kanban-Boards verschieben und dies wird sofort für alle im Projekt sichtbar.
Bild: Effizientes Aufgabenmanagement im Bauprojektmanagement mit InLoox - Aufgaben erstellen und den jeweiligen Ressourcen zuweisen.
InLoox berechnet das geplante Budget automatisch basierend auf den Zeit- und Aufwandsschätzungen des Projektleiters für Aufgaben und Vorgänge. Zusätzlich dazu, können Sie auch geplante Ausgaben für Materialien, Maschinen, Werkzeug und Lieferanten in InLoox festhalten. Fallen die Kosten dann tatsächlich an, können Sie dies in InLoox eintragen und behalten so immer den Überblick über tatsächliche und geplante Kosten und können einen Soll-Ist-Vergleich für Ihr Bauprojekt erstellen.
Mit InLoox können Sie Beschaffungsprozesse für Baumaterial und die Beauftragung von Dienstleistungsunternehmen und Lieferanten auf einer Plattform koordinieren und steuern. Erstellen Sie Aufgaben für jeden Kauf/Auftrag und delegieren Sie die Beschaffungsaufgabe an Ihren Einkauf bzw. einem bestimmten Mitarbeiter. Über das Kanban-Board behalten Sie und Ihr Team den Überblick über den Lieferstatus von bestellten Materialien.
Benutzen Sie die Dokumentenverwaltung von InLoox um projektbezogene RFIs (Request for Information), Verträge, zusätzliche Informationen des Architekten und Änderungsaufträge zu verwalten. Alle relevanten Dokumente und Informationen sind auf einer Plattform verfügbar und alle Projektbeteiligte haben immer Zugriff auf aktuelle Dokumente und Projektinformationen.
InLoox hilft Bauprojektleitern dabei den Projektfortschritt zu verfolgen, geplante und tatsächliche Ausgaben im Blick zu behalten und Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu eliminieren. Die Projektarbeit wird außerdem dadurch erleichtert, dass alle Projektinformationen auf einer Plattform verfügbar sind und man sich diese nicht mühsam aus vielen verschiedenen Quellen zusammensuchen muss. Eine Bauprojektmanagement-Software wie InLoox unterstützt Sie auch, in dem es als Frühwarnsystem fungiert. Projektleiter können so schnell – und vor allem frühzeitig – agieren und Verzögerungen bzw. Budgetüberschreitungen verhindern.
Bild: Ein genauer Ausführungsplan in InLoox unterstützt Sie dabei den Fortschritt Ihres Projektes zu verfolgen und einen Soll-Ist-Vergleich zu ziehen.
Die genaue Planung ermöglicht es Ihnen Engpässe und Verzögerungen zu erkennen und darauf zu reagieren, damit das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Wenn man sieht, dass es Planabweichungen gibt, kann man entweder weitere Kapazitäten zur Verfügung stellen, oder mit dem Auftraggeber sprechen und den Endtermin nach Hinten verschieben.
Zeiterfassung ist im Bauprojektmanagement ein wichtiges Thema. Zum einen für das wirtschaftliche Controlling, um zu wissen welche Tätigkeiten in welcher Leistungsphase aufgewendet wurden. Und zum anderen, um Arbeitsaufwände beim Auftraggeber nachzuweisen und in Rechnung zu stellen. Projektmitarbeiter können mit InLoox Ihre Zeiten direkt auf Aufgaben und Projekte verbuchen, entweder direkt aus Outlook, oder auch von unterwegs über InLoox Web App oder InLoox Mobile App. Die Zeiterfassung von InLoox ermöglicht es Projektmitarbeitern Ihre tatsächlichen Arbeitsaufwände festzuhalten und es dem Bauleiter mitzuteilen. Projektleiter behalten dabei den Überblick über die Arbeitskosten und Ressourcenkapazitäten. Wenn Projektmitarbeiter ihre Zeiten diszipliniert erfassen, kann der Projektmanager darauf basierend Aufwände für zukünftige Projekte besser schätzen und das führt zu einer höheren Termintreue.
Auch Externe, Partner, und Auftraggeber können in InLoox eingebunden werden und über Projektupdates und andere wichtigen Projektinformationen auf dem Laufenden gehalten werden. Generieren Sie aussagekräftige Projektberichte und teilen Sie diese direkt mit allen relevanten Projektbeteiligten.
Sobald das Bauprojekt abgeschlossen wurde und an den Auftraggeber erfolgreich übergeben wurde, stellt Ihnen InLoox alle relevanten Informationen für die finale Projektdokumentation direkt zur Verfügung. Sie müssen keine Belege, Dokumente oder sonstige Informationen zusammensuchen – es steht Ihnen alles schon in einer Plattform zur Verfügung. Stattdessen können Sie sich gleich Ihrem nächsten Bauprojekt widmen!
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