TNL Umweltplanung

Projekt- und Ressourcenmanagement bei einem Dienstleister für Umweltfachplanungen:

Angebote strukturiert und orchestriert erstellen, statt nach Bauchgefühl

TNL Umweltplanung kann beim Erstellen der Angebote für seine Beratungsprojekte die Ressourcen und Kapazitäten seiner Beschäftigten mit der Software InLoox exakter planen und standortübergreifend managen. 

TNL Umweltplanung bietet als Dienstleistungen die Beratung und Umsetzung von Umweltfachplanungen an. Diese erstrecken sich von beispielsweise Artenschutz, Bauleitplanung über ökologische Baubegleitung bis hin zu Umweltverträglichkeitsstudien und Verfahrensberatung. Zu den Kunden zählen zumeist öffentliche Auftraggeber, wobei die Aufträge überwiegend aus dem Energiesektor stammen. Sie reichen von kleineren Projekten wie etwa Baumhöhlen- oder Gebäudekontrollen, über Renaturierungsmaßnahmen, Hochwasserschutz bis hin zu sehr großen Vorhaben, beispielweise Umweltfachplanungen von Stromtrassen oder Windkraftanlagen.

Dynamische Arbeitsweise besser strukturieren 

Nachdem TNL in den letzten Jahren stark gewachsen ist, von 50 auf insgesamt 100 Mitarbeiter, stand das Unternehmen vor dem Problem, den Prozess ab der Angebotserstellung neu zu organisieren. 

„Generell ist unser Unternehmen durch eine dynamische Arbeitsweise geprägt. Mit nun weitaus mehr Beschäftigten mussten wir unsere Akquise-Phase im Vergleich zu früher besser strukturieren – anstelle uns wie früher nur auf unser Bauchgefühl zu verlassen. Konkret geht es darum, wer, wann und wofür zuständig ist“, sagt Anton Kohl, der als Umweltplaner neben der Geschäftsführung des TNL-Standorts Buttenheim in Oberfranken, auch für IT-Lösungen und das Projektmanagement verantwortlich ist. 

TNL beschäftigt überwiegend Akademiker, wobei diese aus über 20 verschiedenen akademischen Disziplinen stammen. Dazu zählen unter anderem Biologen, Geographen, Geologen und Kartographen. Das Unternehmen gliedert sich in Fachabteilungen wie etwa Flora, Fauna, Baubegleitung und Kartografie. 

Wie sind wir in den kommenden sechs Monaten ausgelastet, wie im gesamten Jahr? 

„Wenn wir Angebote für Großaufträge erstellen, deren Volumina mehrere Millionen Euro umfassen, müssen wir wissen, ob wir diese schaffen, wer eingebunden ist, und welche Ressourcen wir dafür einplanen und gegebenenfalls auch verschieben müssen, falls dies nötig ist“, sagt Kohl. 

TNL arbeitet an sehr großen Projekten mit und betreut zudem viele kleinere. Die Großprojekte erstrecken sich vielfach auch über einen Planungshorizont von über zehn Jahren, bis sie schließlich in Betrieb genommen werden und binden oftmals fünf bis zehn Leute in den nächsten sechs Monaten des laufenden Planungszeitraums. Sie erfordern eine strukturierte Ressourcenplanung von Arbeitspaketen und -aufträgen, die an kurz- und mittelfristigen Zeiträumen ausgerichtet sein soll. 

Zugleich wollen sämtliche Auftraggeber beziehungsweise Kunden von TNL bereits bei der Angebotserstellung immer früher immer mehr Details wissen; etwa, welche Mitarbeiter im Projektteam sind. ‘Bekannte Gesichter‘ sind gerne gesehen. Die Teams sollen langfristig auch in ihrer Zusammensetzung gleichbleiben. 

In Outlook integrierte und skalierbare Lösung 

TNL setzt für die Ressourcen- und Projektplanung InLoox als Lösung ein, weil sie Kohl zufolge zwei Kriterien erfüllte. Erstens ist sie in Outlook integriert und dadurch intuitiv nutzbar, so dass sich die TNL-Beschäftigten, die alle mit Office Programmen wie Outlook vertraut sind, schnell einarbeiten konnten. Die dynamische Arbeitsweise bei TNL kann ebenfalls damit abgebildet werden. Wenn zum Beispiel ein Projektmitglied in einer bestimmten Woche eine Aufgabe zu erledigen hat, etwa ein Gutachten, das [einen Zeitaufwand von] acht Stunden beansprucht, so ist es wichtig, dass dieses Projekt während des geplanten Zeitraums abgeschlossen wird –wann genau, bleibt dann freigestellt. 

Abb. 1: Ressourcenplanung von Großprojekten: Musterprojekt im Gantt-Diagramm (c)TNL Umweltplanung

Zweitens war und ist es entscheidend, dass die Lösung skalierbar nach der Projektgröße ist. Denn zum Beispiel können während der Spitzenzeiten bei großen Projekten – etwa einzelnen Losabschnitten für Stromtrassen – durchaus bis zu 75 Prozent aller TNL-Beschäftigten eingebunden sein und in einem unterschiedlichen Ausmaß an diesem Projekt mitarbeiten. 

Gleichzeitig lassen sich auch die kleinen Projekte im System berücksichtigen. Hierzu können die Projektverantwortlichen etwa im Kanban für das jeweilige Projekt – zum Beispiel einen Radweg, eine Baumhöhlen- oder eine Gebäudekontrolle – drei bis vier Aufgaben anlegen, um das Angebot zu erstellen.

Abb. 2: Ressourcenplanung von kleineren Projekten: Musterprojekt im Kanban-Board (c)TNL Umweltplanung

Indem die Abteilungsleiter (oder die einzelnen Projektmitglieder) die Ressourcen den jeweiligen Aufträgen zuteilen, lässt sich mit der Lösung nun für jeden Auftrag ein Prozess zusammenfassen, der abteilungsübergreifend ist, beziehungsweise bei dem jedes Gewerk ineinandergreift. TNL-Umweltplanung hat laut Kohl stets rund 140 Projekte laufen. Derzeit nutzen 70 Anwender die Lösung. 

Mithilfe der Ressourcenplanung kann sich die TNL einen Überblick über die Auslastung, die betroffenen Fachbereiche und die Anzahl der eingebundenen Mitarbeiter verschaffen.

Überblick über die Auslastung, transparentere Prozesse 

Da sich die Ressourcenplanung in Arbeitspaket und Vorgang strukturieren lässt, behält die TNL-Geschäftsführung standortübergreifend den Überblick, wer von den Mitarbeitern an welchen Themen arbeitet.

Es lassen sich grundlegende Fragen im Hinblick auf jedes Angebot beantworten: Wer zum Beispiel erstellt wann und wie ein Angebot? Welche Mitarbeiter werden vorgemerkt? So ist im Hinblick auf den Auslastungsgrad zum Beispiel auch ersichtlich, wie intensiv eine Person in den nächsten drei Wochen ausgelastet sein wird. 

Derartige Erkenntnisse kann TNL auch für weitere Entscheidungen nutzen, die für die Mitarbeiter und das Unternehmen gleichsam vorteilhaft sind. Ein Vorteil ist beispielsweise für die Mitarbeiter, dass sie ihre Überstunden geringhalten können. Etwaige Arbeitsüberlastungen lassen sich vermeiden, sofern Spitzenbelastungen absehbar sind. Auch die Urlaubsplanung lässt sich leichter standortübergreifend umsetzen. In dem Maße wie die Auslastung bekannt ist, kann die TNL-Geschäftsführung ihren Mitarbeitern rechtzeitig, langfristig und verlässlich die jeweiligen Urlaubszeiten zusichern.

„Mittlerweile zeigt sich, dass die Entscheidungen im Akquise-Prozess wesentlich transparenter geworden sind, weil wir kalkulieren müssen – vom Mitarbeiter bis hoch zur Geschäftsführung“, sagt Kohl, der zudem Lerneffekte für das Controlling sieht. „Wir können im Controlling feststellen, ob unsere Kalkulationen stimmen oder ob wir sie ändern müssen, falls etwa die Stundenzahlen exorbitant gestiegen sind. Sofern wir unrealistische Annahmen treffen sollten, müssten wir diese dann bei der Kalkulation anpassen und korrigieren.“ 

Künftig geplant: Vorlagen für eine modulare Angebotserstellung und standardisiertes Reporting mit Dashboards 

TNL hat im Herbst 2021 begonnen, seine Lösung für Ressourcenplanung auszubauen. Geplant ist laut Kohl, nachdem die Tests erfolgreich abgeschlossen sind, Vorlagen für das Management zu erstellen, mit denen sich neue Projekte im vollen Umfang aufsetzen lassen. TNL wird dann über Vorlagen für alle Arbeitspakete und Vorgänge verfügen, die das komplette Firmenportfolio abbilden. Aus rund 150 Vorlagen des gesamten Leistungsspektrums werden die Anwender dann modular auswählen können, um spezifische Angebote zu erstellen. 

Darüber hinaus ist geplant, den Einsatz von Dashboards auszubauen. Projektleiter sowie Abteilungsleiter sollen damit jeweils in einem einheitlichen Format Informationen über die Auslastung und die Mitarbeiterplanung an die Geschäftsführung von TNL Umweltplanung berichten können.