Projektmanagement im Gesundheitswesen
Projektmanagement-Software für Unternehmen im Gesundheitssektor & medizinische Dienste

Das wichtigste Ziel im Gesundheitswesen ist es, den Patienten die bestmögliche Pflege anzubieten. Dabei ist Projektmanagement für das Gesundheitswesen eine wichtige Schlüsseldisziplin, um dies zu erreichen. In der Realität bleibt das Projektmanagement aber häufig auf der Strecke – durch Zeit-, Personal- und Kostendruck. Wie andere Branchen auch stehen Gesundheitsdienstleister unter stetig steigenden Druck Kosten zu senken, gleichzeitig darf die Qualität der Pflege nicht darunter leiden. Eine weitere Herausforderung stellt dabei der Fachkräftemangel dar, welcher im Gesundheitswesen besonders ausgeprägt ist. Die Projektmanagement-Software von InLoox kann Gesundheitsdienstleister dabei unterstützen Prozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren, Kosten zu senken, Risiken frühzeitig zu erkennen, knappe Ressourcen effektiver einzusetzen und Kommunikation effizienter zu gestalten.

Inhalt

Herausforderungen im Gesundheitswesen

Gerade zu Krisenzeiten wie der Covid-19-Pandemie werden die Stärken des deutschen Gesundheitssystems deutlich sichtbar. Doch auch die wachsenden Herausforderungen, denen sich das Gesundheitswesen seit Jahren stellen muss, werden natürlich dadurch noch einmal verschärft.

Das Gesundheitswesen in Deutschland sieht sich ähnlichen Herausforderungen wie andere Branchen gegenübergestellt:

  • Erhöhter Kostendruck
  • Erhöhter Leistungsdruck
  • Erhöhter Wettbewerbsdruck
  • Zunehmender Fachkräftemangel

Aber das Gesundheitswesen hat noch weitere Hürden zu meisten, wie z.B. strengere gesetzliche Vorschriften, strengere Kontrollen und eine Vielzahl an Stakeholdern. Die zu verarbeitenden Patientendaten nehmen stetig zu und dadurch, dass die zu verarbeitenden Daten extrem sensibel sind, müssen diese im Gesundheitswesen besonders sicher gespeichert werden. Das galt auch schon bevor die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist. Auch die digitale Transformation hat schon längst den Gesundheitssektor erreicht – was der Branche natürlich viele Möglichkeiten gibt die Qualität der Behandlungen und Pflege enorm zu verbessern. Gleichzeitig erhöht es aber auch die Erwartungshaltung der verschiedenen Stakeholder, allen voran die Patienten, dass diese Qualitätssteigerung nicht mit höheren Kosten einhergeht. Gesundheitsdienstleister stehen also vor großen Herausforderungen, die häufig miteinander im Kontrast stehen (siehe Teufelsquadrat).

Effizientes Projektmanagement im Gesundheitswesen

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"Bei der Auswahl der passenden Lösung für das Projektmanagement war uns eine einfache Anwendung der Software sehr wichtig. Aufwändige Schulungen für die 300 Anwender im Unternehmen wären zu zeit- und kostenaufwändig gewesen."

− Gerhard Bauer, Geschäftsbereichsleiter IT/EDV/Organisation, Kreiskliniken Esslingen gemeinnützige GmbH 

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Prozessoptimierung & Qualitätsmanagement

Der Druck auf des Gesundheitswesen ist oft durch externe Faktoren bedingt, wie die zunehmend alternde Gesellschaft und der technische Fortschritt, aber ein Teil geht auch auf ineffiziente Prozesse und unnötige Bürokratie zurück. Durch den konstanten Kosten- und Leistungsdruck, wächst der Druck Geschäftsprozesse stetig zu optimieren. Dazu gehört die Optimierung von Arbeitsabläufen, Entwicklung neuer Produkte, Fusionen mit anderen Unternehmen oder der Bau eines neuen Krankenhauses. Mit Methoden wie Lean oder Six Sigma können Gesundheitsdienstleister Arbeitsabläufe optimieren und merkliche Qualitätsverbesserungen, sowie enorme Zeitersparnis erzielen.

Besonders im Gesundheitswesen ist der reibungslose Ablauf von Prozessen wichtig und kann teilweise über Leben und Tod entscheiden. Bei medizinischen Notfällen z.B. sind umfassende und rechtzeitige Notfallbehandlungen unabdingbar und selbst kleine Verzögerungen können fatale Auswirkungen haben. Der Prozess von der Patientenaufnahme bis zur OP muss also so schnell und unbürokratisch ablaufen wie möglich. Solche wiederkehrenden Prozesse, wie z.B. Patientenaufnahme, Stationszuweisung, Diagnose, OP-Antrag, OP-Durchführung, Nachbehandlung etc., können Sie standardisieren und optimieren, um die effiziente medizinische Versorgung der Patienten sicherzustellen. Hierfür können Sie z.B. Planungs- oder Aufgabenvorlagen erstellen, so dass Sie nicht jedes Mal einen neuen Projektplan und alle Aufgaben neu anlegen müssen.

Krankhäuser können es sich häufig nicht leisten, Projekte nicht erfolgreich abzuschließen. Daher ist es wichtig, Projekte nach Ihrer Wichtigkeit und Erfolgschancen zu bewerten. Mit InLoox können Sie dies über Dashboards und Berichte umsetzen. In visuellen Grafiken können Sie direkt sehen, welche Projektarten erfolgreich sind und welche nicht. Mit diesen Daten können Sie zum Einen bewerten, woran es lag das Projekte gescheitert sind und zum Anderen in Zukunft bessere Entscheidungen treffen.

InLoox feature: Dashboards - Keep track of your project portfolio with customized dashboards

Bild 1: InLoox Dashboard "Meilensteintrendanalyse" in InLoox für Outlook

Dokumentation

Die Dokumentation ist eine der wichtigsten Faktoren im Gesundheitswesen. Eine lückenlose und exakte Dokumentation ist enorm wichtig, um eine hochwertige und effektive Betreuung sicherzustellen. Dabei können sich viele Dokumente ansammeln, wie z.B.

  • Dienstpläne
  • Leistungsanforderungen
  • Befunde
  • Arztbriefe
  • Diagnosen- und Therapiedokumente
  • Pflegedokumentation

(Quelle: IT-Projektmanagement im Gesundheitswesen: Lehrbuch und Projektleitfaden - Schattauer Verlag)

Umso wichtiger ist daher ein effektives Dokumentenmanagement, welches sicherstellt, dass alle Dokumente und Informationen immer aktuell sind und auch alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf diese Informationen haben.

In der Realität sieht das aber häufig anders aus. Informationen werden teilweise digital abgespeichert, aber auch physische Dokumente werden immer noch gerne genutzt. Letztere haben den Nachteil, dass Sie schnell verloren gehen können und fehleranfällig sind. Die Informationen liegen also teilweise an unterschiedlichen Orten und es bestehen teils mehrere Kopien. Der Vorteil einer software-gestützten Dokumentation ist, dass alle Dokumente an einem Ort liegen.

InLoox feature: Document management - File and access all project documents in InLoox

Bild 2: Projektbezogenes Dokumentenmanagement in InLoox für Outlook

Wenn eine Klinik zum Beispiel ein neues Bauvorhaben startet, kann das Bauprojekt in InLoox angelegt werden und alle nötigen Unterlagen und Baupläne können direkt in der Software abgelegt werden und auch direkt mit Projektelementen wie Aufgaben, Vorgänge oder Zeiterfassungseiträge verknüpft werden. Auch wichtige E-Mails können direkt im Projekt als Dokument angehängt werden, so dass relevante Informationen zentral organisiert und verwaltet werden können. Ein weiterer Vorteil: Alle Beteiligten haben Zugriff auf aktuelle Informationen und es gibt kein Versions- oder Dublettenchaos.

Projektplanung

Dadurch, dass viele Stakeholder im Gesundheitswesen ihre Interessen durchsetzen wollen, wird jedes Projekt von allen genau unter die Lupe genommen. Für Projektleiter bedeutet das, dass sie unter enormen Druck stehen, Projekte erfolgreich abzuschließen. Damit das gelingt ist eine genaue Planung vom Projektstart bis zum Projektabschluss unabdingbar.

Mit InLoox können alle Projektvorgänge anschaulich in einem Gantt Chart visualisiert werden. Diese Wasserfallplanung kann dann der Klinikleitung und anderen Beteiligten präsentiert werden, so dass diese einen Überblick dazu bekommen, wie lange das Projekt dauern wird und wie viele Ressourcen zur Durchführung gebraucht werden, damit der Zeitplan eingehalten werden kann. Es sollten wichtige Termine und Meilensteine definiert werden, die pünktlich erreicht werden müssen, um das Projekt nicht zu gefährden.

Der Vorteil von Gantt Charts ist, dass man auch Anordnungsbeziehungen, Einschränkungen und Abhängigkeiten darstellen kann. In einem Gesundheitsprojekt können Schritte teilweise erst beginnen, wenn bestimmte Voraussetzungen geschafft sind. Bei Bauvorhaben, z.B. für einen Anbau, muss man erst auf die Baugenehmigung warten. All diese Abhängigkeiten können den pünktlichen Projektabschluss gefährden, so dass man in der Planung darauf vorbereitet sein sollte. Eine Projektmanagement-Software zeigt solche Verzögerungen automatisch an, so dass Projektleiter rechtzeitig reagieren können.

InLoox feature: Gantt charts - Create complex project plans with summary activities, activities and tasks with dependencies and constraints.

Bild 3: Projektplanung mit Gantt-Charts in InLoox für Outlook

Aufgaben und Ressourcenplanung

Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen ist noch ausgeprägter als in anderen Branchen. Es fehlt teilweise an so vielen Fachkräften, dass einige Kliniken keine neuen Patienten aufnehmen können. Das bedeutet, dass das Gesundheitswesen die Ressourcen, die es hat, so effizient wie möglich einsetzen muss. Deshalb ist Ressourcenmanagement ein Schlüsselelement im Gesundheitswesen, die gleichzeitig eine besondere Herausforderung für Gesundheitsdienstleister wie Krankenhäuser darstellt. In einem Krankenhaus hat jede Station bzw. Abteilung verschiedene Verantwortungsbereiche und jeder Mitarbeiter hat eine bestimmte Rolle und damit verbundene Aufgaben. Diese Aufgaben werden häufig durch interne und externe Einschränkungen und Abhängigkeiten bestimmt. Ein gutes Beispiel ist die Vorbereitung für eine Operation. Vor der OP wird der Patient von der OP-Schwester vorbereitet, anschließen leitet der Anästhesist die Narkose ein und erst danach können der leitende Oberarzt und Assistenzarzt mit der OP starten. Die OP kann nur erfolgen, wenn alle diese Schritte durchgeführt werden und wenn der Prozess schon eingeleitet wurde, sollte er nur im äußersten Notfall abgebrochen werden. Das heißt, dass man so schnell wie möglich reagieren muss, wenn es in dieser Kette Abweichungen gibt, z.B. weil eine Ressource durch einen Notfalleinsatz gebunden ist. Eine etwaige Ressourcenknappheit führt zu einer Überlastung einzelner Ressourcen, was die Qualität der Patienten-Pflege stark beeinträchtigen kann. Daher ist eine sorgsame Ressourcenplanung und die Überwachung der Ressourcenauslastung ein sehr kritischer Punkt im Gesundheitswesen.

InLoox feature: Resource management - Assign resources more efficiently thanks to the workload view as you can reassign tasks so your team won't be overworked.

Bild 4: Ressourcenmanagement & Mitarbeiter-Auslastung in InLoox für Outlook

Mit der Projektsoftware von InLoox können Dienstplaner und Stationsleiter die Auslastung aller Mitarbeiter sehen und bei einer Überlastung schnell reagieren und Aufgaben umverteilen. So gewährleisten Sie eine effiziente Ressourcenverteilung und vermeiden Überlastungen und Engpässe.

Für Mitarbeiter hat eine Projektmanagement-Software den Vorteil, dass alle immer genau sehen, wer welche Aufgaben wann macht. Außerdem sieht jeder Mitarbeiter sofort wo sein Aufgabenbereich liegt.

Budgetplanung

Durch den medizinischen und technischen Fortschritt, besonders in den letzten Jahren, konnten wir ein rasantes Wachstum in der Gesundheitsindustrie beobachten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die neu entwickelten Behandlungsmethoden zeichnen sich durch eine extrem hohe Effizienz und Effektivität aus. Doch gleichzeitig sind diese neuen Behandlungsmethoden auch mit hohen Kosten verbunden.

InLoox Feature: Easy project budget planning with graphical budget overviews

Bild 5: Grafische Budgetübersicht "Vergleich geplante und tatsächliche Ausgaben" in InLoox für Outlook

In diesem Beitrag wurde stets davon gesprochen, wie wichtig Kosteneinsparungen für das Gesundheitswesen sind. Um die Kosten zu kontrollieren und so gering wie möglich zu halten, sollten Unternehmen im Gesundheitsbereich die richtigen Projekte implementieren, d.h. die Projekte, die den höchsten Wert für die Organisation generieren und den größten Nutzen stiften. Natürlich ist eine genaue Budgetierung der einzelnen Projekte, die sämtliche potenziellen Kosten adressiert, unverzichtbar. Mit InLoox können Sie detaillierte Budgets erstellen und geplante und tatsächliche Kosten und Einnahmen mit einander vergleichen und deren Einhaltung im Projektverlauf kontrollieren.

Kommunikation

Im Gesundheitswesen ist effektive Kommunikation unverzichtbar, denn Teams arbeiten häufig engverzahnt zusammen. Teams müssen dabei nicht nur innerhalb einer Station oder eines Fachbereichs effektiv zusammenarbeiten, sondern auch krankenhausübergreifend. Je nach dem wie der Gesundheitszustand des Patienten ist, sind verschiedene Behandlungen durch unterschiedliche Fachbereiche zur gleichen Zeit nötig. Oft liegen nicht alle Kompetenzen in einem Krankenhaus, sondern der Patient muss während seiner stationären Behandlung für eine kurze Zeit woanders behandelt werden. Deshalb ist eine Abstimmung zwischen den Ärzten der Fachbereiche unabdingbar, da sichergestellt werden muss, dass z.B. Nebenwirkungen bei gleichzeitiger Verabreichung zweier Medikamente ausgeschlossen werden. Effektive Kommunikation ist also nicht nur ein Schlüsselfaktor für erfolgreiche Projekt- und Zusammenarbeit, sondern auch für die Gesundheit der Patienten.

InLoox Feature: Better project communication and collaboration with task notes

Bild 6: Effiziente Kommunikation mit Aufgabennotizen im Kanban-Board

Sie sollten daher krankenhausübergreifend klare Kommunikationsprozesse und -kanäle definieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Zugriff auf sämtliche relevanten Informationen haben. In InLoox können Sie dazu z.B. die Projekt- und Aufgabennotizen nutzen, um immer kontextbezogen zu kommunizieren. Hier ist es empfehlenswert eine feste Regelung einzuführen, dass Kommunikation nur auf bestimmten Wegen erfolgen darf, so dass eine lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.

Planungsvorlage: Auswahl und Einführung eines Pflegedokumentationssystems

Bild 7: InLoox Projekt-Planungsvorlage "Einführung einers Pflegedokumentationssystems"

Mit unserer kostenlosen Vorlage können Sie die Auswahl und Einführung eines neuen Pflegedokumentationssystems (PDS) planen. Von der Analyse der aktuellen Prozesse, zur Ausschreibung und Auswahl des neuen PDS bis hin zur erfolgreichen Einführung des Systems können Sie den gesamten Projektlebenszyklus mit InLoox abbilden.

Planungsvorlage herunterladen

Vorteile einer Projektmanagement-Software im Gesundheitswesen

  • Zeitsparend
  • Ressourcen können effizient eingesetzt werden
  • Erhöhte Planungssicherheit und Termintreue
  • Beschleunigung von Entscheidungen
  • Echtzeit-aktuelle Informationen
  • Bessere Dokumentenverwaltung
  • Schafft einen effizienteren Workflow für relevante Geschäftsprozesse, so wie Änderungsaufträge, Rechnungsfreigaben und Dokumentenmanagement
  • Sparen Sie Zeit, in dem Sie für wiederkehrende Projekte Planungsvorlagen anlegen
  • Effizientere Kommunikation
  • Alle Projektbeteiligten sind immer auf dem gleichen Informationsstand
  • Höhere Termintreue: Projekte können rechtzeitig und innerhalb des vorgegebenen Budget- und Zeitrahmens und unter Einhaltung hoher Qualitätsstandards abgeschlossen werden
  • Qualitätsmanagement: Qualitäts-Prozesse können detailliert dargestellt werden
  • Abhängigkeiten können besser kontrolliert und Probleme können so frühzeitig erkannt und behoben werden
  • Engpässe werden von vornherein identifiziert und vermieden

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Sie möchten InLoox unverbindlich kennenlernen? Dann testen Sie die Projektmanagement-Software für 30 Tage kostenlos im vollen Funktionsumfang. Wenn Sie erst einmal mit den wichtigsten Grundfunktionen ins Projektmanagement einsteigen möchten, dann nutzen Sie unsere kostenlose Starter-Edition. Mit InLoox Starter planen kleinen Teams ihre Projekte und Aufgaben unkompliziert und flexibel online. 

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