Prozessoptimierung im PM (3): Lean Project Management

Im letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen die 5-S-Methode vorgestellt, die unter anderem auch im Lean Management Anwendung findet. In diesem Blogbeitrag zur Prozessoptimierung im Projektmanagement vertiefen wir deshalb das Thema Lean Project Management.

Effizienter arbeiten mit Lean Project Management

Projektkosten in den Griff bekommen und die Kommunikation mit dem Kunden optimieren – hier setzt Lean Project Management an. Während Verschwendung vermieden werden soll, wird gleichzeitig der Fokus auf maximale Wertschöpfung für den Kunden gelegt. Kurz zusammengefasst sind dies die Ziele von Lean Project Management:

  1. Erhöhung der Qualität und des Kundennutzen
  2. Vermeidung von Verschwendung (Zeit, Budget, Ressourcen)
  3. Reduzierung der Gesamtkosten

Die „schlanke“ Denkweise dreht sich also nicht nur um das „Eindampfen von Prozessen“, sondern um das strategische Abwerfen von Ballast, um den Kunden einen tatsächlichen Mehrwert zu bieten. So lautet das Grundprinzip des Lean Project Managements:

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Mehr Werte (Value) durch weniger Verschwendung (Waste) schaffen!

"

Verschwendung steht hierbei für jede Art von Ressourcenverbrauch, die nicht zur Zielerreichung des Projektes beiträgt.

Entstehung

Lean Project Management leitet sich aus dem Lean Management ab. Diese Vorgehensweise geht auf den damaligen Produktionsleiter bei Toyota, den Japaner Taiichi Ohno, zurück, dem auch die Erfindung des Kanban zugeschrieben wird. Dem Lean Project Management liegt dieselbe Philosophie wie dem Lean Management zu Grunde: Unnötige Verschwendung von Ressourcen und Zeit zu eliminieren und sich so ganz auf die Bedürfnisse des Kunden und den Wert des angestrebten Produkts auszurichten.

Philosophie & Denkweise des Lean Project Managements

Während des gesamten Projektverlaufs sollte man also immer den Nutzen des Kunden vor Augen haben. Achtung: Hier wird ein gewisses Maß an Flexibilität vorausgesetzt! Denn diese Vorgehensweise führt im Projekt von Zeit zu Zeit zu einer Änderung der Fahrtrichtung. Damit nicht-wertschöpfende Tätigkeiten vermieden werden können, benötigt der Projektleiter hier starkes Durchsetzungsvermögen. Denn im Lean Project Management fokussiert sich das Projektteam viel stärker auf das finale Projektergebnis, als auf die einzelnen Aufgaben. Um alle Projektbeteiligten auf dem neuesten Stand zu halten, ist Visualisierung besonders wichtig. Der Projektstatus kann beispielsweise mit Hilfe einer Projektmanagement-Software einfach visualisiert und aufbereitet werden. Dabei bietet sich die Arbeit über das Kanban-Board oder auch mittels eines ausführlichen Projektplans (Gantt-Charts) an.

Lean Project Management in der Praxis

Nun fragen Sie sich bestimmt, welche Prozesse überflüssig sind und an welchen Punkten Sie in Ihren Projekten Zeit und Geld verschwenden. Das Lean Project Management liefert keine allgemeingültige Ablauffolge, die im Standardfall anwendbar ist. Vielmehr ist es eine Denkweise und damit ein sehr individueller Ansatz zur Prozessoptimierung. Im Lean Project Management werden ebenso klassische Prozesse wie Projektplanung, -steuerung und -abschluss durchlaufen – nur mit einem viel stärkeren Fokus auf einen höheren Kundennutzen! Wie bei vielen anderen Ansätze auch, gilt es das Lean Project Management ganzheitlich auf allen Unternehmensebenen einzuführen.

Die 5 Prinzipien des Lean Project Managements

Die fünf Prinzipien des Lean Managements, die auch auf das Lean Project Management angewandt werden können, bilden gewissermaßen eine Richtschnur. Beachten Sie hier, dass in einigen Projekten die Rolle des Auftraggebers und des Kunden differenziert betrachtet werden muss.

1. Werte identifizieren (Value)

Welche Werte sind relevant für meinen Kunden?

Analysieren Sie welche Aktivitäten im Projekt einen tatsächlichen Mehrwert für den Kunden bzw. Auftraggeber generieren. Werte werden dann geschaffen, wenn die Aktivitäten zur Erreichung des Projektergebnisses beitragen, Risiken reduzieren bzw. vermeiden oder Projektchancen nutzen. Aus Sicht des Kunden wird es Ihnen viel leichter fallen, überflüssige Aufgaben bzw. Prozesse von den tatsächlich Wertschöpfenden zu trennen. In diesem Schritt kann ein Projektstrukturplan sehr hilfreich sein. Anhand dieses Plans können Sie dann schlussfolgern, welche Aktivitäten wirklich Werte kreieren. 

2. Wertstrom identifizieren (Value Stream)

Welche Schritte/Interaktionen führen zu diesen Werten?

Der Wertstrom beschreibt alle Aktivitäten, die zur Herstellung des Produkts oder der Dienstleistung erforderlich sind. Im Projektmanagement sprechen wir hier auch vom Projektprozess. In diesem Schritt geht es darum herauszufinden, welche Schritte bzw. Interaktionen nötig sind, um vom Projektstart bis zum Ende und damit zur Auslieferung des definierten Ergebnisses zu kommen. Dafür werden alle Beteiligten, die Ressourcen und die entsprechenden Schnittstellen analysiert. 

3. Verschwendung Vermeiden & Fluss erzeugen (Flow)

Wie kann durch Weglassen von Ballast ein Fluss erzeugt werden?

Das Flussprinzip bedeutet, den gesamten Projektprozess zu optimieren und nicht nur einzelne Abschnitte zu betrachten. Ballast umschreibt dabei, all das, wofür der Kunde nicht bereit wäre zu bezahlen (z.B. Multitasking, ausufernde und ineffiziente Meetings, fehlende Priorisierung). Wichtig ist es nun, wirklich nur die werterzeugenden Schritte im Projekt zu realisieren und unnötigen Aufwand zu eliminieren. Um diese wertschöpfenden Schritte messbar zu machen, werden die daraus heruntergebrochenen Aufgaben den verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen. Achten Sie hierbei darauf, die Aufgaben wirklich im Sinne der Stärken eines jeden Teammitglieds zu vergeben.

 4. Auf Kundenbedürfnisse reagieren (Pull)

Dem Kunden erlauben Werte & Anforderungen zu definieren

Pull statt Push: Dem Kunden wir der Takt der Arbeit überlassen – Kapazitätsauslastung ist nicht das entscheidende Kriterium, sondern der bestehende Bedarf. Das heißt der Kunde muss in den Flow miteingebunden werden. Der Kunde gibt vor, was genau er für das Projektziel als relevant erachtet und was nicht, um unnötige Arbeit zu vermeiden. 

5. Kontinuierliche Perfektion (Perfection)

Kontinuierliches Streben nach Verbesserung

Damit tatsächlich ausschließlich die angestrebten Projektergebnisse umgesetzt werden, ist es nötig die vorhergehenden vier Prinzipien kontinuierlich zyklisch anzuwenden. Es geht hier also um ständiges Reflektieren und Hinterfragen der Vorgehensweise im Team und gemeinsam mit dem Kunden. 

 

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Prozessoptimierung im PM:

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