Prozessoptimierung im PM (2): Die 5S-Methode

Kaizen mit der 5S-Methode

Im letzten Blogbeitrag haben wir Ihnen bereits das Management-Konzept Kaizen vorgestellt. Um diese Denkweise in den Arbeitsalltag zu integrieren, wurden zahlreiche praxistaugliche Methoden entwickelt. Eines dieser Werkzeuge ist die 5S-Methode, mit der Sie in nur fünf Schritten Ihr Arbeitsumfeld optimieren und so eine gute Grundlage für die Anwendung von Kaizen schaffen. Auch im japanischen Lean-Management wird dieser Ansatz verwendet. Ursprünglich an den Produktionsstätten von Toyota entwickelt, kommt die 5S-Methode mittlerweile auch in Dienstleistungs- und Softwareunternehmen zum Einsatz.  

Die Vorteile der 5S-Methode

Mit Hilfe der 5S sollen Chaos und Ineffizienz unternehmensweit schneller entdeckt und beseitigt werden. Die Methode liefert besonders kleineren Unternehmen einen ersten Einstieg in die Prozessoptimierung. Der Vorteil? Schnelle Erfolge und geringe Kosten führen bereits kurzfristig zu einem richtigen Motivationsschub bei den Mitarbeitern. Wenn Sie die Methode nachhaltig im Unternehmen einführen und kontinuierlich einsetzen, werden Sie auch eine Veränderung in der Arbeitshaltung in allen Abteilungen beobachten. 

Ständige Verbesserung mit der 5S-Methode: So funktioniert‘s

Wer kennt es nicht? In jedem Unternehmen finden sich Arbeitsplätze, die vor Unordnung überquellen – chaotische Papierstapel, herumliegende Stifte, Textmarker und Post-Its. Unordnung führt sehr schnell zu Such- oder Wartezeiten und damit auch zur Erhöhung der Kosten. Auch vor dem Hintergrund der Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit, ist Chaos nicht gerade förderlich. Sorgen Sie mit der 5S-Methode für Sauberkeit, Ordnung und Wirtschaftlichkeit am Arbeitsplatz. Auf diese Weise arbeiten Sie tatsächlich effektiver und schaffen eine gute Grundlage für weiterführende Optimierungsprozesse. 

Optimieren Sie Ihr Arbeitsumfeld in nur fünf Schritten:

1. Seiri – Sortieren

Los geht es mit einer Bestandsaufnahme. Nehmen Sie sich etwas Zeit und schauen Sie sich Ihren Arbeitsplatz genau an. Wie sind die Gegenstände angeordnet? Haben Sie alles Wichtige in greifbarer Nähe? Finden Sie sofort alle Unterlagen oder Arbeitsgeräte? Gehen Sie dann einen Schritt weiter und sortieren Sie Ihre Materialien: Nicht benötigte Dinge werden dabei sofort aussortiert. 

2. Seiton – Aufräumen

Überlegen Sie sich nun, wie Sie Ihren Arbeitsplatz und die genutzten Geräte und Materialien sinnvoll gestalten könnten. Ordnen Sie alles so an, dass sich auch Außenstehende sofort zurechtfinden würden. Arbeiten Sie hier mit Beschriftungen und kennzeichnen Sie so beispielsweise Ordner oder Aufbewahrungsboxen. Vor allem im Lager oder in der Produktion sind Markierungen hilfreich, um Dinge langfristig an den gleichen Orten abzulegen. Häufig benötigte Unterlagen ordnen Sie näher am Arbeitsplatz an, als weniger oft benötigte Dinge. Achten Sie auch auf ergonomische Prinzipien! 

3. Seiso – Reinigen

Sauberkeit ist das A und O. Nicht nur, um wichtige Unterlagen nicht zu verschmutzen, sondern auch, um sich am Arbeitsplatz wohl zu fühlen. Auch, wenn bei Ihnen regelmäßig ein Reinigungsdienst für ein gewisses Maß an Grundsauberkeit sorgt, säubern Sie dennoch hin und wieder Ihre persönlichen Dinge. Dafür benötigtes Putzzubehör deponieren Sie direkt in der Arbeit. Für Gemeinschaftsbereiche wie etwa die Küche oder den Aufenthaltsraum, erstellen Sie am besten gemeinschaftliche Reinigungspläne. So ist beispielsweise jede Woche ein anderes Team für die Grundordnung in der Küche zuständig.    

4. Seiketsu – Standardisieren

Entwickeln Sie nun eine nachvollziehbare und verständliche Beschreibung aller Arbeitsabläufe an Ihrem Arbeitsplatz (besonders in der Produktion). In jedem Fall sollten Sie Ihre Vorgehensweise in Phasen Seiri, Seiton und Seiso festhalten. So können diese Grundlagen auch auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche oder ähnliche Tätigkeiten durchgeführt werden, übertragen werden. Bei Bedarf visualisieren Sie bestimmte Prozessabläufe zum besseren Verständnis. Damit die 5S auch langfristig eingesetzt werden, nutzen Sie beispielsweise die „Fünf-Minuten-Regel“. Hier soll sich jeder Mitarbeiter am Tag fünf Minuten Zeit nehmen, um an seinem Arbeitsplatz für Ordnung zu sorgen. 

5. Shitsuke – Bewahren

Ohne Fleiß, kein Preis – Ohne Selbstdisziplin und regelmäßiger Anwendung der 5S wird an den meisten Arbeitsplätzen in nur kurzer Zeit wieder das alte Chaos Einzug halten. Motivieren Sie Ihre Kollegen und berichten Sie von Ihren eigenen Ideen und Fortschritten. Wer an den Ehrgeiz des Teams appellieren möchte, kann auch einen Wettbewerb, um den am effektivsten gestalteten Arbeitsplatz veranstalten. Achten Sie auch darauf, dass neue Mitarbeiter konsequent in die Methode eingearbeitet werden und, dass Ergebnisse aktiv durch die Projektleitung eingefordert werden. Wie in vielen anderen Bereichen auch, ist hier Kontinuität ausschlaggebend. Scheuen Sie jedoch nicht davor zurück, Anpassungen bei veränderten Rahmenbedingungen vorzunehmen. 

 

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Prozessoptimierung im PM: