Projektmanagement in der Automobilindustrie
Projektmanagement-Software für die Automotive-Branche


Professionelles Projektmanagement ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Automobilindustrie. Das Ziel ist es, dem Kunden innovative und qualitativ hochwertige Produkte zu liefern, dabei gleichzeitig die Kosten und Entwicklungs- und Herstellungszeiten so gering wie möglich zu halten und so die eigenen Marktanteile zu halten bzw. zu erhöhen. Durch die Unterstützung einer Projektmanagement-Software, können Automobilhersteller und -Zulieferer Projekte besser planen, Abhängigkeiten besser steuern und Prozesse effizienter gestalten. So können sie neue Produkte schneller herausbringen und sich so Wettbewerbsvorteile sichern. Doch nicht nur der Wettbewerbsdruck erfordert, dass Automobilhersteller und -zulieferer ihr Projektmanagement professionalisieren, sondern auch Qualitätsvorgaben wie IATF-16949, APQP (Advanced Product Quality Planning) oder VDA 6

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Die Automobil- und Automotiveindustrie ist eine der projektintensivsten Branchen, nicht nur jedes neue Fahrzeug ist ein Projekt, sondern auch jedes Bauteil und Modul, welche für das fertige Modell entwickelt und hergestellt werden müssen, stellen Projekte dar. Die Digitalisierung hat mittlerweile jeden Teil der Gesellschaft durchdrungen. Automobile werden heute anders hergestellt und müssen anderen Anforderungen genügen. Längst ist ein Auto nicht mehr ein reines Transportmittel, das uns von A nach B befördert, sondern ein hochmodernes und technologisch anspruchsvolles Produkt. Für die Hersteller bedeutet das, dass die Entwicklung und Produktion immer komplexer wird – technologisch, sowie organisatorisch. Die Prozesse in der Automobilindustrie sind besonders komplex, da sie nicht nur abteilungsübergreifend, sondern auch unternehmensübergreifend sind. Das erfordert einen hohen Abstimmungs- und Organisationsaufwand. Weshalb technische Kompetenzen allein nicht mehr reichen, um auf dem hartumkämpften Markt bestehen zu können. Denn die Konkurrenten sind längst nicht mehr nur andere Automobilhersteller, sondern auch Technologie-Giganten sind längst dabei eigene Automobile zu entwickeln und zu testen.

Das sind die sieben wichtigsten Gründe, die für professionelles Projektmanagement in der Automobilbranche sprechen:

  • Reduzierung des Projektaufwands
  • Schnellere Durchlaufzeiten und Gewinnsteigerung
  • Erhöhte Transparenz
  • Klare Zuständigkeiten und Verbindlichkeit
  • Steigerung der Termintreue
  • Frühwarnsystem
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Inhalt:

Besonderheiten des Projektmanagements in der Automobilindustrie

Die Beziehung zwischen Hersteller und Zulieferer

Nicht nur die Konkurrenz hat sich verändert, sondern auch die Beziehung zwischen Hersteller und Zulieferer hat sich gewandelt. Dadurch, dass Produktentwicklungszyklen immer kürzer werden und neue Modelle immer schneller auf den Markt gebracht werden, lagern Hersteller immer mehr Schritte an Zulieferer aus. Während Zulieferer früher unabhängige Lieferanten waren, sind sie jetzt strategische Partner, die in jeder Wertschöpfungsstufe eine tragende Rolle spielen. Von der Entwicklung und der Fertigung von Modulen bis hin zur Produktion kompletter Fahrzeuge, nehmen Zulieferer eine wichtigere Rolle als je zuvor ein.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Die Beziehung zwischen Hersteller und Zulieferer

Zulieferer sind längst nicht mehr unabhängige Lieferanten, sondern gehören einem strategischen Partnernetzwerk an. (Grafik: InLoox GmbH basierend auf "Projektmanagement in der Automobilindustrie" von Hab & Wagner, 2017, S. 15)

Längst besteht also nicht mehr eine lineare Beziehung zwischen Hersteller und Lieferanten, sondern es hat sich ein komplexes Netzwerk entwickelt, die eine professionelle Projektplanung und effiziente Kommunikationsprozesse erfordert, damit alle Stakeholder jederzeit auf dem gleichen Informationsstand sind.

Anforderungen der Käufer

Käufer wollen längst nicht mehr ein Auto „out-of-the-box“, sondern möchten Autos, die auf ihre eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es muss die neueste Technologie enthalten und natürlich die größtmögliche Sicherheit und den höchstmöglichen Komfort liefern. Die Herausforderung: Käufer sind nicht im gleichen Maße bereit, mehr für diese Innovationen zu zahlen. Produktlebenszyklen sind in der Technologie-Branche in den letzten Jahrzehnten stetig kürzer geworden. Die Leute tauschen Produkte in immer kürzeren Abständen für neuere Modelle ein. Da ein Fahrzeug eine höhere Investition ist, ist das sogenannte „Shelf Live“ eines Autos natürlich länger als das eines Smartphones, aber dennoch sind Automobilhersteller unter immer höherem Druck in immer kürzeren Abständen neue Modelle und/oder neue Technologien vorzustellen. Dabei müssen Entwicklungs- und Produktionskosten so gering wie möglich gehalten werden und die Qualität muss stetig hoch sein.

Das teuflische Dreieck

Im Projektmanagement nennt man die Beziehung zwischen Kosten, Zeit und Qualität bzw. Umfang oft „Magisches Dreieck“. Das Ziel im Projektmanagement ist es, ein Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets und Zeitrahmens, sowie in der vorgegebenen Qualität fertigzustellen. Diese drei Faktoren stehen dabei in einer Wechselbeziehung. Wenn das Projekt z.B. länger als geplant dauert, so erhöht sich dadurch automatisch das Budget. In der Automobilindustrie wird aus dem magischen Dreieck häufig ein teuflisches Dreieck (Quelle: "Projektmanagement in der Automobilindustrie" von Hab und Wagner, 2017), denn es genügt nicht mehr Fahrzeuge innerhalb der Vorgaben herzustellen, sondern sie müssen mit den geringsten Kosten, in der kürzesten Zeit und mit der höchstmöglichen Qualität produziert werden.

Projektmanagement in der Automobilindustrie

Ein Auto besteht aus vielen Komponenten und die Entwicklung und Herstellung eines jeden Moduls, Bauteils oder Systems stellt ein Projekt dar. Jedes Fahrzeug besteht also aus einer Reihe von Projekten, die zusammen ein großes Ganze ergeben. Das bedeutet auch, dass Projekte eines Herstellers anders sind als Projekte eines Zulieferers.

Für Hersteller ist ein Projekt z.B. das gesamte Fahrzeug bzw. ganz bestimmte Komponenten, deren Entwicklung und Produktion nicht ausgelagert wurden. Für Zulieferer hingegen ist das fertige Fahrzeug kein Projekt, sie liefern nur ganz bestimmte Produkte oder Komponenten und genau diese sind Projekte der Hersteller.

Projekte in der Automobilindustrie sind also vielfältig, doch verlaufen Sie alle ähnlich ab. Projektmanagement ist schließlich eine branchenunabhängige Disziplin und jedes Projekt durchläuft einen ähnlichen Projektlebenszyklus:

Projektmanagement in der Automobilbranche: Der Projektlebenszyklus

Wenn also die Automotivebranche eine so projektintensive Branche ist und es so strenge Qualitätsvorgaben gibt, dann ist das Projektmanagement doch bestimmt stark ausgereift, richtig? Falsch! Paradoxerweise gibt es oft kein professionelles oder nur ungenügendes Projektmanagement. Das bedeutet nicht, dass es keine vordefinierten Prozesse gibt. Natürlich existieren Prozesse, doch das Problem liegt darin, dass diese Prozesse ohne professionelles Projektmanagement häufig ineffizient sind bzw. nicht so effizient sind, wie sie es sein könnten. Die Folge ist, dass Projekte häufig länger als geplant dauern und die Kosten in die Höhe schnellen. Häufig werden Probleme wie Engpässe oder Abhängigkeiten zu spät erkannt, so dass sie nicht rechtzeitig behoben werden können und das führt zu vermeidbaren Verzögerungen.

Die Rolle des Projektleiters

Damit Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können, muss das Projektmanagement und vor allem die Projektleiter eine zentrale Rolle einnehmen. Projektmanagement darf nicht nur als ein unausweichliches Übel angesehen werden, sondern als der Schlüssel zum Erfolg.

Projektleiter in der Automobilindustrie müssen häufig höheren Ansprüchen genügen. Durch die technische Komplexität muss ein Projektleiter in der Automobilbranche neben Projektmanagement-Kenntnissen auch ein tiefes Verständnis für Automobile haben, die Technik die ihnen zugrunde liegt und die ganz speziellen Prozesse. In der Automobilindustrie heißt die Antwort auf die Frage „Brauchen wir einen Projektmanager oder einen Fachexperten (engl. Subject Matter Expert)?“: Beides!

Bei Herstellern und Zulieferern gibt es dabei verschiedene Projektleiterpositionen (Quelle: Hab und Wagner, 2017, S. 34): 

  • Fahrzeug-/Baureihen-Programm Manager
  • Gesamtfahrzeugprojektleiter/-manager
  • Entwicklungs-Projektleiter/-manager
  • Betriebsmittel-/Produktionsanlagen-Projektleiter/-manager
  • Bereichsprojektleiter
  • Funktionsgruppen-Sprecher / Modul-Teamleiter
  • Teilprojektleiter Bereich XY
  • SE-Teamsprecher, etc.
  • Arbeitspaketverantwortliche

Das bedeutet, dass jeder Projektleiter genau wissen muss, was seine Funktion ist und wo seine oder ihre Verantwortlichkeiten liegen.

Projektmanagement und die Linienorganisation

In der Automobilindustrie wird Projektmanagement häufig in die Linienorganisation eingebunden. Die Abteilungen der Linienorganisation übernehmen dabei zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben auch noch Projektaufgaben (Matrixorganisation). In einem Projektorganigramm sieht das in den meisten Fällen so aus: 

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Das Projektorganigramm

Vergrößern Sie die Grafik: Rechtsklick auf die Grafik >> Bild in neuem Tab öffnen (Grafik: InLoox GmbH basierend auf "Projektmanagement in der Automobilindustrie" von Hab und Wagner, 2017, S. 39)

Software-gestütztes Projektmanagement in der Automobilbranche mit InLoox

InLoox unterstützt die Automobilbranche im gesamten Projektlebenszyklus: Von der Konzeption und dem Entwurf bis hin zur Serienentwicklung und -produktion.

Kommunikation

Kommunikation ist eines der wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement und auch eines der häufigsten Gründe, warum Projekte scheitern. Ineffektive Kommunikation führt zu Missverständnissen, Missverständnisse führen zu Doppelarbeiten, Doppelarbeiten führen zu Verzögerungen und Verzögerungen treiben Kosten in die Höhe. Dadurch, dass die Automobilbranche so stark vernetzt ist, sowohl innerhalb eines Unternehmens (zwischen den einzelnen Abteilungen), als auch über Unternehmensgrenzen hinaus (zwischen Hersteller und Zulieferer), muss die Kommunikation einwandfrei funktionieren. Jeder Projektbeteiligte muss immer über alle Änderungen, Neuigkeiten und sonstige Informationen im Projekt informiert sein. InLoox informiert Projektbeteiligte automatisch über Neuigkeiten im Projekt per E-Mail. Sie können auch die Projekt- und Aufgabennotiz-Funktion nutzen, um Ihr Team jederzeit auf dem Laufenden zu halten. Sie können auch Externe (z.B. Kunden, Zulieferer, Dienstleister…) einfach über E-Mail-Benachrichtigungen zum Stand des Projektes oder den Fertigstellungsgrad einer Aufgabe informieren.

Ideengenerierung

Nach Eingang des Projektauftrages können Ideen und Konzepte in der Vorphase gesammelt und nach ihrer Realisierbarkeit untersucht und bewertet. Dazu können Sie die Mindmap-Funktion von InLoox nutzen, um erste Ideen zu sammeln und Gedanken zu sortieren. Diese Ideen können mit InLoox dann ganz einfach in Aufgaben umgewandelt werden oder in die Planung kopiert werden. Von der Ideenphase gelangt man so direkt in die eigentliche Projektplanungsphase, ohne „Planungsbrüche“.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Mindmaps in InLoox für Outlook für die Ideengenerierung

Planung Produktionsanlage und Beschaffung

Bevor Sie mit der Serienproduktion starten können, müssen Sie die Produktionsanlage planen. Sind genügend Produktionsstätten vorhanden oder müssen Sie weitere bauen bzw. mieten? Welche Roboter und Laser sollen bzw. müssen eingesetzt werden? Welche vorhandenen Module und Bauteile werden benötigt? Welche müssen extra entwickelt und produziert werden? Hinter all diesen Fragen steckt natürlich immer die Frage: Machen wir (=der Automobilhersteller) das selber oder beauftragen wir einen oder mehrere Zulieferer dafür? Mit InLoox können Sie Beschaffungsprozesse und die Beauftragung von Zulieferern und anderen Dienstleistern auf einer Plattform koordinieren und steuern.

Sie können die Dokumentenverwaltung von InLoox verwenden um Verträge und Rechnungen, Lastenhefte oder auch Änderungsaufträge zu verwalten. Alle relevanten Dokumente und Informationen können dabei mit dem jeweiligen Projektelement verknüpft werden. So haben alle Projektbeteiligte immer Zugriff auf aktuelle Dokumente und Projektinformationen.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Dokumentenmanagement in InLoox für Outlook

Projektzeitplanung

Bevor es zur Produktion, geschweige denn dem Verkauf der neuen Fahrzeuge kommt, müssen sehr viele Design-, Konstruktions- und strategische Planungsschritte durchgeführt werden. Oft finden diese parallel statt. Sie können in InLoox ganz einfach detaillierte Projektzeitpläne erstellen und im Gantt-Chart visualisieren und alle Schritte von der strategischen Planung, der Prototypen-Entwicklung bis hin zur Serienproduktion können damit abgebildet und gesteuert werden. Dabei können Sie wichtige Meilensteine festhalten und Abhängigkeiten zwischen Projektelementen darstellen. Projekte in der Automobilindustrie haben sehr viele Abhängigkeiten und Einschränkungen, innerhalb des Projektes aber auch zwischen (Teil-)Projekten. Mit InLoox können Sie diese Abhängigkeiten ganz einfach abbilden und können so zeitnah auf Abweichungen von der Planung reagieren und etwaige Verzögerungen gleich vorbeugen. Entscheiden Sie außerdem, ob Sie eine Vorwärts- oder Rückwärtsplanung durchführen wollen und ordnen Sie Aufgaben direkt den Vorgängen und Meilensteinen zu. So sind Verantwortlichkeiten, sowie Start- und Enddatum immer klar ersichtlich und nachvollziehbar. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Automobilprojekte termintreu abgeschlossen werden, können Sie die Terminarbeit-Funktion aktivieren. Sie sehen dann auf einen Blick, wenn Projektelemente außerhalb des geplanten Projektende stehen.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Projektzeitplanung mit dem Gantt Chart in InLoox für Outlook

Für eine effektivere Projektplanung können Sie auch individuelle Arbeitszeit- und Feiertagskalender in InLoox hinterlegen. InLoox berücksichtigt diese Zeiten bei der Planung und Berechnung der Projektdauer automatisch. Sie müssen so nicht mehr Zeiten manuell berechnen, je nach Verfügbarkeit von Ressourcen.

Multiprojektmanagement

Auch Multiprojektmanagement ist mit InLoox möglich. Bei Herstellern und Zulieferern laufen viele Projekte parallel, die in vielen Fällen in Abhängigkeit miteinander stehen und alle wollen optimal gesteuert und kontrolliert werden. Sie können Projektgruppen erstellen, die miteinander in Abhängigkeit stehen.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Multiprojektmanagement mit Projektgruppen in InLoox für Outlook

Änderungen in den einzelnen Projekten werden im Gesamtprojektplan (= Projektgruppe) übernommen. Es ist auch möglich wichtige Meilensteine in anderen Projekten zu veröffentlichen, so dass z.B. auch Abhängigkeiten zwischen Abteilungen und Teams (siehe Matrixorganisation) abgebildet und gesteuert werden können. Dauert zum Beispiel die Produktion und Lieferung eines Bauteils länger, so verschieben sich die nachfolgenden Schritte der Produktion. Mit dem Gesamtprojektplan haben Sie solche Verzögerungen immer im Blick und können besser einschätzen, wann Sie mit dem nächsten Projektschritt fortfahren können.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Multiprojektmanagement mit der Veröffentlichungsfunktion für Projektelemente in InLoox für Outlook

Dashboards und ein starkes Berichtstool ermöglichen es Ihnen über alle Projekte hinweg Kennzahlen und Metriken verfolgen. Sie sehen jederzeit welche Projekte gut laufen, also gut in Zeitplan liegen, und welche Ihre Aufmerksamkeit benötigen. InLoox bietet Ihnen einige projektübergreifende Standard-Dashboards, wie z.B.:

  • Aufgabenübersicht
  • Fertigstellungsgrad %
  • Meilensteintrendanalyse
  • Plan-/Ist-Vergleich
  • Zielabweichung

Diese Dashboards können Sie mit dem Dashboard-Designer individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen oder auch ganz neue Dashboards erstellen.

Aufgabenmanagement

Im Kanban-Board haben Sie immer den Überblick darüber wer was bis wann machen muss. Erstellen Sie einfach eine Aufgabenliste für das gesamte Projekt und delegieren Sie Aufgaben an Projektmitarbeiter. Über die Aufgabennotizen können Projektleiter oder Abteilungsleiter (z.B. Konstruktionsleiter, Entwicklungsleiter, Fertigungsleiter…) dem Team genaue Anweisungen und Feedback geben. So stellen Sie eine effizientere Projektkommunikation her. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, können Mitarbeiter diese direkt als erledigt markieren. Wenn die erledigte Aufgabe einem Vorgang im Projekt zugewiesen wurde, passt InLoox den Projektfortschritt automatisch an.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Agiles Aufgabenmanagement mit dem Kanban Board mit InLoox für Outlook

Auslastung und Ressourcenverteilung

Eines der größten Herausforderung im Projektmanagement ist die effiziente Verteilung von beschränkten Ressourcen. Diese Ressourcen können Maschinen und finanzielle Mittel sein, aber natürlich die Projektmitarbeiter. In der Automobilindustrie wird Projektarbeit häufig zusätzlich zu den täglichen Aufgaben der Linienorganisation erledigt, so dass die korrekte Ressourcenverteilung zu den wichtigsten Aufgaben des Projektleiters gehört. InLoox ermöglicht es Ihnen auf Ihre Exchange-Kontakte und den Exchange-Kalender zuzugreifen. So haben Sie einen vollständigen Einblick über die tatsächliche Auslastung Ihres Projektteams. So können Sie Aufgaben effizienter verteilen und können auch bei Urlauben und anderen Fehlzeiten sicher sein, dass die Produktion ohne Unterbrechung weiterläuft und es nicht zu kostspieligen Verzögerungen kommt

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Auslastung und Ressourcenverteilung mit InLoox für Outlook

Eine Herausforderung bei der Verteilung von Aufgaben im Bereich Automotive ist es auch, dass die richtigen Ressourcen, d.h. die mit den benötigten Fähigkeiten an den richtigen Stellen eingesetzt werden.Sie können in den InLoox Optionen Fertigkeiten anlegen und diese den Ressourcen zuordnen, die diese Fähigkeiten besitzen. Die Fähigkeiten können sehr spezifisches Fachwissen sein, wie z.B. Quantenphysik, oder auch einfach nur Fremdsprachenkenntnisse oder sonstige Talente. Besonders bei Neuinnovationen können sehr spezifische Kenntnisse, auch komplett fachfremde, bei der Entwicklung neuer Ideen helfen. Mit InLoox können Sie schnell und einfach die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit und an der richtigen Stelle einsetzen.

Budgetplanung

Sie können in InLoox geplante Ausgaben für Bauelemente, Module, Maschinen und Lieferanten in InLoox hinterlegen. Wenn die Kosten dann tatsächlich anfallen, können Sie diese direkt in InLoox eintragen und haben immer einen sauberen Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Ausgaben und Kosten. Das geplante Projektbudget beinhaltet auch automatische Zeit- und Aufwandsschätzungen des Projektleiters. Erfasst die zugeteilte Ressource dann seine oder ihre tatsächlich aufgewendete Zeit, können Sie diese Daten als Erfahrungswerte für zukünftige Projekte nutzen.

Projektmanagement in der Automobilindustrie: Budgetplanung mit InLoox für Outlook

Vorteile einer Projektmanagement-Software für Projekte im Bereich Automotive

  • Effizientere Kommunikation
  • Alle Projektbeteiligten sind immer auf dem gleichen Informationsstand
  • Höhere Termintreue: Projekte können rechtzeitig und innerhalb des vorgegebenen Budget- und Zeitrahmens und unter Einhaltung hoher Qualitätsstandards abgeschlossen werden
  • Qualitätsmanagement: Qualitäts-Prozesse können detailliert dargestellt werden
  • Beschleunigung von Entscheidungen
  • Abhängigkeiten können besser kontrolliert und Probleme können so frühzeitig erkannt und behoben werden
  • Effizientere Arbeitsprozesse (z.B. bei der Bearbeitung von Änderungsaufträgen, Bedarfsmeldungen, Dokumentenmanagement, etc.)
  • Engpässe werden von vornherein identifiziert und vermieden
  • Effizienterer Workflow

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Sie möchten InLoox unverbindlich kennenlernen? Dann testen Sie die Projektmanagement-Software für 30 Tage kostenlos im vollen Funktionsumfang. Wenn Sie erst einmal mit den wichtigsten Grundfunktionen ins Projektmanagement einsteigen möchten, dann nutzen Sie unsere kostenlose Starter-Edition. Mit InLoox Starter planen kleinen Teams ihre Projekte und Aufgaben unkompliziert und flexibel online. 

 

Leseempfehlung:

Hab, Gerhard & Wagner, Reinhard (2017): "Projektmanagement in der Automobilindustrie", Springer Gabler Verlag

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Die Projektmanagement-Software von InLoox unterstützt Sie dabei Projekte in der Automobilindustrie während des gesamten Projektlebenszyklus‘ zu planen, steuern und kontrollieren. InLoox ist verfügbar als Outlook-integrierte Desktop-Applikation (InLoox für Outlook), als browser-basiertes Online-Tool (InLoox Web App) und als native Mobile App für iOS und Android. So hat jedes Projektmitglied – vom Einkauf bis zum Produktionsleiter – immer das richtige Projekt-Werkzeug zur Hand.
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