Das Wissensmanagement, abgekürzt mit WM (auf Englisch: knowledge management, KM) umfasst alle in einer Organisation ausgeführten operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf das Erfassen und Verfügbarmachen von Wissen als Wettbewerbsfaktor abzielen.
Der englische Begriff Knowledge Management etablierte sich Ende der 1980er Jahre im Umfeld internationaler Unternehmensberatungen und entwickelte sich in den 1990er Jahren zu einer eigenständigen Managementdisziplin. Zu den Pionieren des Fachgebiets zählen Karl M. Wiig, Thomas H. Davenport und Laurence Prusak.
Mit dem Begriff Wissensmanagement werden im heutigen Verständnis das systematische Erfassen, Organisieren, Teilen und Nutzen von Wissen bezeichnet. Es umfasst alle organisatorischen Strategien und Maßnahmen, die sicherstellen, dass Mitarbeitenden das benötigte Wissen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung steht und dadurch die Leistungsfähigkeit sowie die Effektivität der Organisation gesteigert werden.
Ziel ist es, Erfahrungen einzelner Personen als Erkenntnisse, Best Practices oder Lessons Learned zu bündeln und dauerhaft in der Organisation zu verankern. Gleichzeitig fördert Wissensmanagement einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Mitarbeitenden, Stakeholdern, Prozessen und Technologien und gewährleistet den langfristigen Zugang zu gewonnenen Erkenntnissen. Dadurch wird implizites und explizites Wissen für die kontinuierliche Verbesserung nutzbar gemacht und sichergestellt, dass wertvolles Wissen auch beim Ausscheiden von Mitarbeitenden im Unternehmen erhalten bleibt.
Das ist Wissensmanagement:
| WAS | WIE | WARUM |
| Wissen erfassen | schriftlich festhalten als Lessons Learned, Retrospektiven, Interviews, Transkripten von Online Meetings oder Projekt(phasen)abschlussberichten | Erfahrungswissen sichern und verhindern , dass Erkenntnisse verloren gehen oder mehrfach erarbeitet werden müssen |
| Wissen organisieren | strukturiert, kategorisiert und zentral in Wissensdatenbanken, Wikis oder Dokumentenmanagement Systemen ablegen | Wissen und Informationen durchsuchbar und schnell auffindbar machen; langfristigen, einheitlichen Zugriff auf Unternehmenswissen gewährleisten |
| Wissen teilen | Wissen über Workshops, Schulungen , Mentoring, Communities of Practice, Kollaborationsplattformen oder regelmäßigen Erfahrungsaustausch weitergeben | Durch Wissensaustausch Silos abbauen, Fehlerkultur aufbauen und sicherstellen, dass Erfahrungen organisationsweit produktiv genutzt werden können |
| Wissen nutzen | Erkenntnisse in Entscheidungen, Projekte, Aufgaben, Prozesse, Standards und Best Practices einfließen lassen und kontinuierlich weiterentwickeln | Fehlerkultur leben, bewährte Vorgehensweisen wiederverwenden, Innovation fördern und die Leistungsfähigkeit des Unternehmens nachhaltig steigern |
LESETIPP Was ist Wissen? Welche Arten von Wissen gibt es? Lesen Sie dazu Wissensmanagement: Was bedeutet Wissen für Ihr Unternehmen.
Im Projektmanagement-Kontext bedeutet das, Projekterfahrungen, bewährte Vorgehensweisen und gewonnene Erkenntnisse systematisch über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg zu erfassen, zu dokumentieren, zu teilen und wiederzuverwenden. Dazu werden Erkenntnisse aus der Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten systematisch dokumentiert, bewertet und für zukünftige Vorhaben verfügbar gemacht. Dadurch werden sowohl das dokumentierte Wissen aus Projekten als auch das Erfahrungswissen der Projektbeteiligten für zukünftige Projekte nutzbar gemacht. So können Fehler vermieden, bewährte Vorgehensweisen übernommen und Projekte kontinuierlich effizienter und erfolgreicher durchgeführt werden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass wertvolles Projektwissen auch nach dem Projektabschluss oder beim Ausscheiden von Projektbeteiligten im Unternehmen erhalten bleibt.
Der organisatorische Rahmen für ein wirksames Wissensmanagement wird im besten Fall von einem Project Management Office (PMO) geschaffen. Es stellt sicher, dass Erfahrungen aus Projekten systematisch erfasst, bewertet, geteilt und wiederverwendet werden. Es fungiert als Befähiger (engl.: Enabler, Facilitator) indem es durch geeignete Prozesse, Methoden, Standards und Werkzeuge für das Wissensmanagement bereitstellt, deren Anwendung fördert und die Projektteams bei der Sicherung und Weitergabe von Wissen unterstützt. Darüber hinaus sorgt das PMO dafür, dass Erkenntnisse aus Lessons Learned, Retrospektiven oder Projektabschlussberichten nicht isoliert in einzelnen Projekten verbleiben, sondern in Best Practices, Vorlagen und Projektmanagement-Standards einfließen und so für zukünftige Projekte organisationsweit nutzbar werden.
Das PMO ist also nicht der "Besitzer" des Wissens - dieses entsteht in den Projekten. Das PMO schafft die Voraussetzungen dafür, dass dieses Wissen nachhaltig für die gesamte Organisation erhalten bleibt, weiterentwickelt wird und daraus Innovation entstehen kann.
LESETIPP Blogartikel-Serie Projektmanagement-Office: Von Definition über Aufbau eines PMO bis hin zur agilen Transformation.
Der zentrale Mehrwert von Wissensmanagement liegt darin, individuelles Erfahrungswissen in dauerhaft nutzbares Organisationswissen zu überführen. Dadurch wird Wissen von einzelnen Personen, Projekten oder Situationen entkoppelt und kann für zukünftige Entscheidungen, Prozesse und Vorhaben wiederverwendet werden. Unternehmen vermeiden so wiederkehrende Fehler, sichern bewährte Vorgehensweisen, beschleunigen Entscheidungen und schaffen die Grundlage für kontinuierliche Verbesserung. Wissensmanagement macht die Organisation lernfähiger, widerstandsfähiger und unabhängiger vom Wissen einzelner Mitarbeitender.
Erfolgreiches Wissensmanagement ermöglicht außerdem:
Wissensmanagement reduziert also die Abhängigkeit des Unternehmens von Zufall, Einzelpersonen und wiederholtem Erfahrungsverlust, wodurch ein Unternehmen nicht nur „informierter“, sondern lernfähiger, robuster und schneller handlungsfähig wird.
LESETIPP Welche Ziele Hat Wissensmanagement? Warum Sollten Sie Ihr Wissen managen? Lesen Sie dazu Wissensmanagement: Darum sollten Sie Ihr Wissen digital managen.
Die Aufgabe des Wissensmanagements im Projekt besteht darin, die Ressource Information gewinnbringend für den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu nutzen. Da das Wissen bei den Mitarbeitern individuell entsteht, sorgt das Wissensmanagement für dessen Weitergabe an die anderen Projektbeteiligten.
Dabei werden Funktionen erfüllt wie...
Jedes Projekt ist eine Quelle an neuen Erkenntnis und liefert neues Wissen, das durch das Wissensmanagement bearbeitet und strukturiert innerhalb der Organisation verfügbar wird.
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht direkt mit der Taktik des Wissensmanagements zusammenhängt, besteht das Hauptziel darin, die Effizienz des Unternehmens zu steigern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Der Gedanke dahinter ist, dass der Aufbau von Fachwissen in Ihrem Unternehmen und dessen Verbreitung unter den Mitarbeitern. Das Wissen versetzt diese in die Lage fundiertere, schnellere und letztendlich profitablere Entscheidungen zu treffen.
Natürlich gibt es noch eine Reihe weiterer Vorteile. Erfolgreiches Wissensmanagement ermöglicht...
Auch wenn es auf den ersten Blick nicht direkt mit der Taktik des Wissensmanagements zusammenhängt, besteht das Hauptziel darin, die Effizienz der Projektplanung, Projektdurchführung und Projektauswertung zu steigern und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
Der Gedanke dahinter ist, dass der Aufbau von dokumentiertem Fachwissen in Ihrem Unternehmen und dessen Verbreitung unter den Mitarbeitern zur Reduzierung von Planfehlern, Vermeidung von Kostensteigerungen oder Verzögerungen führt. Das Wissen versetzt diese in die Lage fundiertere, schnellere und letztendlich profitablere Entscheidungen zu treffen.
Auch bei Personalwechsel im Projekt ist die aus dem Wissensmanagement resultierende Dokumentation in Form von Lessons Learned, Vorlagen, oder Best Practices ideal, um den nahtlosen Projektablauf zu gewährleisten.
Und schlussendlich dient Wissensmanagement auch der schnelleren und angenehmeren Administration von Projekten: Mitarbeitende starten nicht von Null und können Dank der aus dem Wissensmanagement aus vergangenen Projekten resultierenden Dokumentation wertvolle Zeit sparen.
LESETIPP Wie kann Wissen effizient genutzt werden? Lesen Sie dazu Wissensmanagement: Der Schritt zum intelligenteren Unternehmen.
Wissensmanagement kann in einer Reihe von Branchen unternehmensweit eingesetzt werden. Die Art und Weise, wie Wissensmanagement in Unternehmen implementiert werden kann, hängt jedoch von Faktoren wie Branche und Unternehmensgröße ab.
Wissensmanagement wird in kleinen und großen Unternehmen oft unterschiedlich eingesetzt. Kleine Unternehmen oder Startups müssen sich frühzeitig einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Sie profitieren daher von Wissensmanagement im Unternehmen, indem sie von Anfang an internes Wissen kodifizieren und speichern.
Große Unternehmen - auch solche, die sich auf ihrem Markt seit Jahrzehnten behaupten - nutzen Wissensmanagement-Methoden, um im digitalen Zeitalter, in dem sich das Geschäft ständig und oft ohne Vorwarnung ändert, schnell zu handeln. Ohne ein zuverlässiges System zur Speicherung von vorhandenem Wissen und zur Sammlung von neuem Wissen wäre es schwierig, auf diese Marktveränderungen zu reagieren.
Sowohl große als auch kleine Unternehmen können von Wissensmanagement profitieren, da es das Wissen, das jeder Einzelne mitbringt, als Wert betrachtet, so dass sich die Mitarbeiter für ihre Fähigkeiten am Arbeitsplatz respektiert fühlen.
Wer Wissensmanagement in einer bestimmten Abteilung einführen möchte, kann es auch auf Teilbereiche zuschneiden. Wissensmanagement wird am häufigsten in den Bereichen IT/Informationssysteme und -wissenschaft, Projektmanagement, Organisationsmanagement, Betriebswirtschaft, Vertrieb und Customer Success Management, Personalmanagement, Content Management oder für den persönlichen Gebrauch eingesetzt.
Dem Wissensmanagement liegt die Theorie zugrunde, dass die Belegschaft so gut wie möglich ausgebildet und qualifiziert sein muss, um die besten Geschäftsentscheidungen treffen zu können.
Eine Möglichkeit, eine gut ausgebildete - und ständig lernende - Belegschaft zu gewährleisten, ist die Förderung des organisatorischen Lernens, was Unternehmen durch die Einführung von Wissensmanagement erreichen können. Dieses Verfahren stellt nicht nur sicher, dass vorhandenes Wissen (sowohl explizite als auch implizite Formen) kodifiziert und gespeichert wird, sondern auch, dass es an andere Mitarbeiter weitergegeben werden kann, so dass die Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten weiter ausbauen können. Das verhindert den Aufbau von Wissenssilos und schafft eine breite Basis der Zusammenarbeit.
In der Fachliteratur haben sich drei grundlegende Ansätze des Wissensmanagements etabliert: ein technikzentrierter, ein menschenzentrierter und ein organisationsorientierter Ansatz. Das sogenannten TOM-Modell, für das Wissensmanagement von dem MTO-Ansatz (Mensch, Technik, Organisation) aus der Arbeitspsychologie von Hans-Jörg Bullinger et. al entwickelt, entscheidet, ob der Schwerpunkt auf den unterstützenden Technologien, den organisatorischen Prozessen, oder dem Menschen bei der Implementierung des Wissensmanagements liegt.
Konzentriert sich auf die Technologie, die die Wissensspeicherung und -übertragung erleichtert, und zielt darauf ab, Technologiesysteme zu schaffen, die den Wissensaustausch fördern.
Interessiert sich dafür, wie die Organisationsstruktur und die Prozesse den Wissensaustausch und das organisatorische Lernen ermöglichen und fördern. Dieses Konzept umfasst die Produktionsprozesse, die Organisationshierarchie und den kulturellen Rahmen.
Im Mittelpunkt stehen die Menschen, die Beziehungen und die Art und Weise, wie Menschen Lerngemeinschaften und andere informelle Formen des Wissensaustauschs bilden. Diese Idee ist auch als ökologische WM-Theorie bekannt.
Welcher Ansatz primär und welche beiden anderen Ansätze sekundär für Sie sind, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen derzeit funktioniert. Organisationsstruktur, Politik, Managementstil und bestehende Prozesse bilden den Rahmen für eine praktikable Implementierung.
Unabhängig davon, welchen primären Ansatz Sie wählen, wird die Implementierung jedoch unweigerlich Auswirkungen auf die Mitarbeiter, die Technologie und die Prozesse in Ihrem Unternehmen haben. Daher sollten Sie bei der Umsetzung einer Wissensmanagement-Strategie alle drei Bereiche im Auge behalten.
Abgesehen von den theoretischen Ansätzen gibt es einige gängige taktische Methoden für den Umgang mit Wissen. Zu den gängigen Strategien gehören:
Beim Speichern von Wissen geht es darum, Wissen in einem zuverlässigen Speichersystem zu sammeln, zu kodifizieren und zu pflegen. Dies ist ein guter erster Schritt, aber ein erfolgreiches Wissensmanagement erfordert auch ein System zur Verbreitung des gespeicherten Wissens.
Der Unterschied zwischen diesen Strategien ist ähnlich wie im vorherigen Beispiel. Kodifizierung ist jede Aktivität, bei der Wissen gesammelt wird (Erstellung und Pflege von Datenbanken, Inhaltsarchitektur, Schulung zur Unterstützung von Softwarespeichersystemen) und ein Bewusstsein für diese Sammelsysteme geschaffen wird. Personalisierung bedeutet, Menschen mit diesem kodifizierten Wissen zu verbinden, indem man Lerngemeinschaften bildet, aktive Diskussionen und den Wissenstransfer fördert und die Interaktion zwischen Gruppen erleichtert.
Hierbei handelt es sich um zwei gegensätzliche Strategien. Bei einer Push-Strategie kodiert der Einzelne aktiv sein Wissen, um es anderen zur Verfügung zu stellen. Bei einer Pull-Strategie suchen die Teammitglieder Experten auf, um sie um die Weitergabe von Wissen zu bitten, so dass Sie Wissen nur bei Bedarf weitergeben.
Dieses Modell für Wissenstransfer und -strategie wurde erstmals 1996 von Nonaka und Takeuchi vorgeschlagen und gilt als Eckpfeiler der Wissensmanagementtheorie. Es umreißt die vier verschiedenen Arten des Wissenstransfers: Socialisation, Externalisation, Combination, Internalisation.
Stillschweigend zu stillschweigend, wobei das Wissen intuitiv durch Beobachtung, Anleitung und Übung übertragen wird.
Tacit to explicit, wobei intuitives, nicht greifbares Wissen kodifiziert wird, um es zu lehren. Diese Art des Wissenstransfers ist die schwierigste, da sich implizites Wissen nur schwer in verdauliche Richtlinien aufschlüsseln lässt.
Explizit zu explizit, wobei kodifiziertes Wissen übertragen oder mit anderem kodifizierten Wissen kombiniert wird. Diese Art des Wissenstransfers ist die einfachste.
Explizites zu implizitem Wissen, bei dem eine Organisation kodifiziertes Wissen befolgt und praktiziert, so dass es intuitiv wird.
Die Methoden, oder Werkzeuge, die sich im Feld des Wissensmanagements seit den 1990er Jahren entwickelt haben sind mannigfaltig. Einige zielen darauf ab, Wissen zu erheben, andere, dieses Wissen zu teilen und manche sind dazu entwickelt worden, um Wissen digital zugänglich zu machen.
Die nachfolgende Auflistung an Wissensmanagement Methoden ist nicht abschließend, soll aber exemplarisch durch die Kategorisierung nach dem Bausteinmodell nach Probst und dem TOM-Modell nach Bullinger dabei helfen, für die Organisation passende Methoden zum Management von Wissen auszuwählen.
Zuordnung: Wissensprozesse: Entwickeln, Verteilen, Nutzen | Gestaltungsdimension: Mensch
Ein Barcamp unterstützt vor allem den Wissensaustausch und die Wissensentwicklung, da die Teilnehmenden ihr Know-how gemeinsam erarbeiten und direkt miteinander teilen. Die Methode ist überwiegend der Gestaltungsdimension Mensch zuzuordnen und fördert den organisationsübergreifenden Wissenstransfer sowie die Erreichung der Unternehmensziele durch den offenen Austausch von Erfahrungen.
Zuordnung: Wissensprozesse: Verteilen, Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation
Best Practices dienen der Identifikation, Dokumentation und Verbreitung bewährter Vorgehensweisen, damit vorhandenes Know-how mehrfach genutzt werden kann. Die Methode ist vor allem der Gestaltungsdimension Organisation zuzuordnen und unterstützt den Aufbau einer unternehmensweiten Wissensbasis, die als Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen dient.
Zuordnung: Wissensprozesse: Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation, Technik
Checklisten helfen dabei, Wissen zu bewahren und im Arbeitsalltag zuverlässig anzuwenden, indem wichtige Arbeitsschritte und Erfahrungen dokumentiert werden. Sie tragen zur Wissenssicherung bei und reduzieren das Risiko eines Wissensverlusts, insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen oder im Onboarding neuer Mitarbeitender.
Zuordnung: Wissensprozesse: Entwickeln, Verteilen, Nutzen | Gestaltungsdimension: Mensch
Communities of Practice fördern den kontinuierlichen Austausch von Erfahrungswissen sowie die gemeinsame Weiterentwicklung von Know-how innerhalb einer Fachgemeinschaft. Die Methode ist primär der Gestaltungsdimension Mensch zuzuordnen und wird häufig von einem Wissensmanager begleitet, um den Wissensaustausch nachhaltig zu unterstützen.
Zuordnung: Wissensprozesse: Verteilen, Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation
Lessons Learned dienen der systematischen Reflexion abgeschlossener Projekte, um Erfahrungen festzuhalten und für zukünftige Vorhaben nutzbar zu machen. Die Methode unterstützt insbesondere die Wissenssicherung und hilft dabei, einen Wissensverlust nach Projektabschluss oder beim Ausscheiden von Mitarbeitenden zu vermeiden.
Zuordnung: Wissensprozesse: Verteilen, Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation, Technik
Mikroartikel ermöglichen die schnelle Dokumentation kleiner Wissenseinheiten und erleichtern deren Wiederverwendung im Arbeitsalltag. Sie werden häufig in einer Wissensdatenbank oder einem Wiki abgelegt und tragen dazu bei, die unternehmensweite Wissensbasis kontinuierlich zu erweitern.
Zuordnung: Wissensprozesse: Identifizieren, Entwickeln | Gestaltungsdimension: Mensch
Mind Mapping unterstützt die Strukturierung, Entwicklung und Visualisierung von Wissen und erleichtert das Erkennen von Zusammenhängen. Die Methode hilft dabei, vorhandenes Know-how systematisch zu erfassen und kann gemeinsam mit KI-gestützten Anwendungen zur Ideenfindung und Wissensstrukturierung eingesetzt werden.
Zuordnung: Wissensprozesse: Verteilen, Nutzen | Gestaltungsdimension: Organisation, Technik
Newsletter dienen der regelmäßigen Verbreitung relevanter Informationen und unterstützen den organisationsweiten Wissenstransfer. Sie werden per internen E-Mails versendet und können auf neue Inhalte einer Wissensdatenbank oder wichtige Änderungen innerhalb des Unternehmens hinweisen.
Zuordnung: Wissensprozesse: Entwickeln, Bewahren, Nutzen | Gestaltungsdimension: Mensch
Retrospektiven ermöglichen die gemeinsame Reflexion von Arbeitsabläufen und Erfahrungen, um Verbesserungen für zukünftige Projekte abzuleiten. Sie fördern insbesondere die Wissensbewahrung und Wissensentwicklung und gehören vor allem zur Gestaltungsdimension Mensch.
Zuordnung: Wissensprozesse: Identifizieren, Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation, Technik
Die Prozessmodellierung dokumentiert Arbeitsabläufe transparent und macht organisatorisches Wissen langfristig verfügbar. Sie unterstützt insbesondere die Wissensidentifikation, Wissensbewahrung und Wissensnutzung und ist vor allem der Gestaltungsdimension Organisation zuzuordnen.
Zuordnung: Wissensprozesse: Verteilen, Nutzen, Bewahren | Gestaltungsdimension: Organisation, Technik
Wikis ermöglichen die gemeinschaftliche Erstellung, Pflege und Verteilung von Wissen in strukturierter Form. Als zentrale Wissensdatenbank unterstützen sie die Wissenssicherung, erleichtern das Onboarding neuer Mitarbeitender und können mithilfe von KI oder künstlicher Intelligenz bei der Suche nach relevanten Informationen sowie der Pflege der Wissensbasis intelligent unterstützt werden.
Bild: Auszug an Wissensmanagement-Methoden kategorisiert nach dem Bausteinmodell nach Probst und den Gestaltungsdimensionen Technik, Organisation, Mensch. Erstellt mit Unterstützung durch künstlicher Intelligenz, geprüft von einem Menschen. ©InLoox GmbH
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