Einführung ins PM (11): Phasen-Meilenstein-Plan

Wann und warum lohnt sich ein Phasen-Meilenstein-Plan?

Kurz vor dem Projekt-Kick-Off ist es oft nicht möglich einen detaillierten Projektplan zu erstellen. Denn häufig fehlen zu diesem Zeitpunkt noch wichtige Details. Sie möchten sich dennoch bereits einen groben Überblick verschaffen? Dann ist der Phasen-Meilenstein-Plan – auch Phasenplan genannt – genau die richtige Methode.

Die grobe Planungsmethode gliedert das Projekt anhand von Meilensteinen in zeitlich getrennte Abschnitte (Phasen). Dabei entfällt bewusst der Anspruch auf Detailgenauigkeit und es werden weder Zuständigkeiten noch Budgets oder konkrete Aufgaben miteinbezogen. Der Phasen-Meilenstein-Plan besteht aus lediglich drei Bestandteilen:

• Phasen: Der PMBOK Guide definiert Phasen als eine Reihe logisch zusammenhängender Vorgänge. Jede Phase ist zielorientiert und endet mit einem Meilenstein, dessen Erreichung einen Fortschritt im Projekt markiert.
• Meilensteine: Meilensteine sind wichtige Zwischenziele im Projekt, die einen Projektplan in mehrere Etappen unterteilen.
• Zeitachse: Die Zeitachse dient der zeitlichen Einordnung der Phasen und Meilensteine.

Wie wird ein Phasen-Meilenstein-Plan erstellt?

1. Schritt: Meilensteine definieren

Werfen Sie zuerst einen Blick auf die wichtigsten Entscheidungs- und Orientierungspunkte Ihres Projektes. Welche Zwischenziele markieren den Fortschritt im Projekt und wann sollten diese erreicht werden?  Handelt es sich beispielsweise um ein Messeprojekt, dann wären folgende Meilensteine relevant:

• Messekonzept ist definiert
• Standfläche gebucht & rückbestätigt
• Bestellungen rückbestätigt
• Marketingmaterialien vollständig
• Messeende
• Abschlussmeeting Mitarbeiter

2. Schritt: Projektphasen definieren

Vermutlich haben Sie die Meilensteine bereits automatisch in eine zeitliche Abfolge gebracht. Daraus leiten Sie im nächsten Schritt die einzelnen Phasen ab. Beachten Sie, dass die Meilensteine hier nicht nur das Ende einer Projektphase markieren, sondern von Fall zu Fall auch wichtige Ergebnisse innerhalb einer Projektphase hervorheben. Die im ersten Schritt definierten Meilensteintermine liefern Ihnen dabei bereits eine grobe Dauer für die jeweilige Phase. In unserem Beispiel könnte dies folgendermaßen aussehen: 

• Messekonzept
• Standorganisation
• Vorbereitungen
• Messemarketing
• Veranstaltungsdurchführung
• Nachbereitung

3. Schritt: Visualisierung

Abschließend visualisieren Sie Ihre Ergebnisse auf einer Zeitachse. Dazu nutzen Sie am Besten eine geeignete Projektmanagement-Software. Mit den InLoox Projektmanagementlösungen für Desktop, Web und Mobile bilden Sie Ihren Phasenplan schnell und einfach als Gantt-Chart ab.

Sobald die Projektdetails feststehen, können Sie mit InLoox von Ihrem groben Phasenplan eine detaillierte Terminplanung ableiten und Ihr Projekt Schritt für Schritt erweitern: Phasen in Vorgänge herunterbrechen, Aufgaben ableiten, Ressourcen hinzufügen, usw.

Gibt es eine Vorlage für den Phasen-Meilenstein-Plan?

Laden Sie hier eine InLoox Planungsvorlage für einen einfachen Phasen-Meilenstein-Plan herunter:

>> Download Planungsvorlage Phasen-Meilenstein-Plan <<

• In diesem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie einen Projektplan erstellen: Einen Projektplan erstellen mit InLoox für Outlook
• Hier gibt es eine Anleitung, wie Sie Planungsvorlagen in InLoox für Outlook importieren können: Planungsvorlagen laden, importieren und exportieren
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Lesen Sie auch die anderen Beiträge dieser Reihe:

1. Der Projektsponsor

2. Projektmanager oder Fachexperte?

3. Die 7 W's für Ihren Projektstart

4. Die Earned-Value-Analyse

5. Stakeholder glücklich machen

6. Der Projektlebenszyklus

7. Die verschiedenen PMO-Arten

8. Ansätze für die Projektplanung

9. Projektanalyse Mit PESTLE

10. Was ist ein Netzplan?

12. Was gehört in den Projektstatusbericht?

13. So funktioniert die Rückwärtsplanung im Projekt