Einführung ins PM (3): Die 7 W's für Ihren Projektstart

Mit der Blog-Serie  "Einführung ins PM" wollen wir uns immer wieder auf die Grundlagen des Projektmanagements besinnen. Der dritte Teil beschäftigt sich mit dem Projektstart, und wie er auch für Sie gelingt. Dafür sollten Sie sich die 7 W-Fragen stellen: Wo, Was, Wer, Wann, Warum, Wie, Wie viel? 

Warum? Weil es als Projektmanager Ihre Aufgabe ist, eine Struktur zu schaffen, in der Ihr Team ein Projekt erfolgreich umsetzen kann. Es zeigt Stakeholdern und Sponsoren, dass sie Vertrauen in die erfolgreiche Durchführung des Projekts haben können, und ist eine gute Möglichkeit, das Team zu motivieren: Es sieht, dass das Projekt tatsächlich durchführbar ist und kann nach und nach Ergebnisse erkennen.  

Was sind diese 7 W’s genau und wie können sie zu einem erfolgreichen Projektstart beitragen?  

Wo  

Dies ist die erste Frage, die Sie stellen müssen. Analysieren Sie zunächst ihre aktuelle Situation und legen Sie Ihre optimale Ausgangssituation fest:   

  • Wo stehen wir gerade? 
  • Wo wollen wir hin?  

Sind Sie nicht zufrieden mit der aktuellen Situation, arbeiten Sie den Punkt heraus, an dem Sie sagen könnten: "Ja, das ist es. Hier wollten wir sein und jetzt sind wir an diesem Punkt angelangt.“ 

Was  

Definieren Sie anschließend Ihre Ziele und beachten Sie mögliche Stolpersteine auf dem Weg dorthin:  

  • Was wollen wir erreichen?
  • Was brauchen wir?  
  • Was sind die Einschränkungen?  

Es ist wichtig, ein klar definiertes Ziel zu haben, sonst fehlt eine Leitlinie und das Projekt läuft ins Uferlose. Denken Sie daran, sich diese Fragen von Zeit zu Zeit auch während des Projektfortschritts zu stellen.  

Wer  

Nachdem Sie Ihre Ziele geklärt haben, definieren Sie, wer Ihre Stakeholder sind: 

  • Wer ist direkt oder indirekt am Projekt beteiligt? 
  • Wer hat Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projektes und wer profitiert davon?   

Jeder Stakeholder hat unterschiedliche Motive und Interessen, die oft miteinander konkurrieren. Es ist unmöglich, alle Anforderungen zu erfüllen, aber durch die Analyse Ihrer Stakeholder und der Erstellung einer Interessenshierarchie können Sie die für Ihr Projekt wichtigsten identifizieren und wissen, auf welche Stakeholder Sie am meisten eingehen sollen. 

Wann 

Zeit ist ein wichtiger Aspekt im Projektmanagement. Aber es geht nicht nur darum, das Projekt pünktlich abzuschließen, sondern auch um das Timing:  

  • Wann fangen wir an? 
  • Bis wann müssen wir liefern? 

Sie müssen den besten Zeitpunkt für den Projektstart ermitteln und Meilensteine setzen – so können Sie den Projektfortschritt verfolgen und sicherstellen, dass der Zeitplan eingehalten wird. 

Warum  

Manchmal beginnt man ein Projekt mit viel Enthusiasmus und Motivation, aber im Laufe der Zeit verliert man leicht den Grund für den Projektstart aus den Augen. Genau dann sollten Sie die folgenden Fragen für sich beantworten:  

  • Warum ist dieses Projekt wichtig? 
  • Warum ist meine Arbeit an diesem Projekt entscheidend? 

Sollten Sie keine zufriedenstellenden Antworten finden, müssen Sie herausfinden, ob das Projekt nicht möglicherweise bereits gescheitert ist. 

Wie 

Nun, da Sie Ihre Ziele identifiziert und die Gründe für die Umsetzung des Projekts geklärt haben, müssen Sie die Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts klären: 

  • Wie können wir das Projekt erfolgreich umsetzen?  
  • Wie können wir unsere Ziele am effektivsten erreichen? 

Teilen Sie größere Aufgaben in kleinere, überschaubare Aufgaben auf und weisen Sie die Aufgaben den richtigen Teammitgliedern zu.  

Wie viel 

Das letzte Detail, das Sie klären müssen, ist der finanzielle Aspekt:  

  • Wie viel wird das Projekt kosten?  
  • Wie groß ist mein Budget? 

Die Kosten gehören zu den drei Leitgedanken beim Projektmanagement. Das Ziel jedes Projekts ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten und das Projekt innerhalb des vorgegebenen Budgets fertigzustellen. Daher ist es äußerst wichtig, von Anfang an eine genaue Kostenschätzung zu erstellen.