Einführung ins PM (8): Ansätze für die Projektplanung

Das Projektmanagement hat sich seit seinen modernen Anfängen in den 1950er-Jahren stark verändert. Während die traditionelle Wasserfall-Methode lange Zeit die Disziplin beherrschte und auch heute noch weit verbreitet ist, hat sich eine andere Methodik herausgebildet: Agiles Projektmanagement. Auch die Art und Weise, wie Projektentscheidungen getroffen werden hat sich geändert. Während die Top-Down-Planung in vielen Unternehmen immer noch weit verbreitet ist, wird auch die Bottom-Up-Planungsmethode immer häufiger eingesetzt. 

Projekte von oben nach unten planen  

Top-down ist nach wie vor ein weit verbreiteter Ansatz in der Projektplanung. Es bedeutet, dass alle Entscheidungen und Ziele vom oberen Management kommen, das diese dann an den Projektleiter kommuniziert, der wiederum die Ziele an das Projektteam kommuniziert. Für die Projektdurchführung bedeutet dies, dass der Projektleiter zunächst einen Projektplan erstellt und dann entscheidet, welche Aktivitäten und Aufgaben das Team zu erledigen hat.  

Vorteile 

Der Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Entscheidungen sehr schnell getroffen und umgesetzt werden können. Dies ist besonders wichtig, wenn die Zeit begrenzt ist. Ein weiterer Vorteil der Top-Down-Projektplanung ist, dass die Projektziele mit den strategischen Zielen der Organisation in Einklang gebracht werden, da das obere Management die Richtung vorgibt.  

Nachteile 

Die Top-Down-Projektplanung hat einen großen Nachteil: Da das Team nicht an der Projektplanung beteiligt ist, fühlen sie sich vielleicht ausgeschlossen und können ihre Meinung nicht äußern. Darüber hinaus ist effektive Kommunikation die Voraussetzung für die Planung von Top-Down-Projekten. Unspezifische Anforderungen und Erwartungen können Missverständnisse auslösen, die letztlich zum Scheitern des Projekts führen können. Denken Sie daran, dass das Team nicht an der Planung beteiligt ist und daher die Details des Projekts nicht kennt. Es liegt in der Verantwortung des Projektleiters, die Ziele des oberen Managements zu kommunizieren.

Projekte planen - Bottom-up  

Bottom-up-Projektplanung bedeutet, dass das Team die Projektziele und die entsprechenden Aufgaben identifiziert, die dann in verschiedene Aktivitäten und Aufgaben unterteilt werden. Basierend auf den identifizierten Aufgaben erstellt der Projektleiter einen Projektplan und einen Zeitplan.

Vorteile 

Der Vorteil der Bottom-up-Planung besteht darin, dass die Teammitglieder, d.h. die Personen, die aktiv am Projekt mitarbeiten, bei der Projektplanung mitwirken und Entscheidungen gemeinsam getroffen werden. Dies verbessert die Teamkommunikation und den Teamzusammenhalt und es gibt dem Team mehr Verantwortung. Dadurch werden sie motiviert, ihr Bestes zu geben, um die Projektziele zu erreichen. Da das Team die Aufgaben erledigt, weiß es am besten welche Aufgaben wichtig sind und wie groß der Aufwand ist. Das führt zu einem detaillierteren Projektplan mit einem möglicherweise genaueren Zeitplan.  

Nachteile 

Da der Projektplan sehr viel detaillierter ist, ist die Planungsphase im Vergleich zum Top-Down-Ansatz wesentlich aufwändiger. Eine Bottom-up-Planung ist daher für zeitkritische Projekte nicht geeignet. Auch erfordert die Bottom-up-Planung einen klar definierten Umfang und Kontrollprozess, sonst besteht die Gefahr, dass das Projekt außer Kontrolle gerät.  

Top-Down oder Bottom-Up? 

Welcher Ansatz ist jetzt aber besser? Wie Sie sehen, hat jeder Ansatz seine Vor- und Nachteile. Es gibt mehrere Faktoren, die Sie bei der Entscheidung für den einen oder anderen Ansatz berücksichtigen müssen. Ob Bottom-Up- oder Top-Down-Planung das Richtige für Sie ist, hängt unter anderem von folgendem ab:

  • Organisationsstrategie und -struktur
  • Teamkultur
  • Zeitempfindlichkeit des Projekts

Am besten ist es, ein Gleichgewicht zwischen den beiden Ansätzen zu finden. Zum Beispiel kann sich das obere Management vom Team beraten lassen, um das Ziel des Projekts zu identifizieren, hat aber die Macht, die endgültige Entscheidung zu treffen.