Agiles Projektmanagement

Grundidee

Synonym zu „agil“ könnte man auch die Worte „beweglich“ und „lebhaft“ verwenden, denn genau das drückt das Konzept aus: hohe Flexibilität. Statt präziser Vorabplanung aller Teilbereiche eines Projekts wird im agilen Ansatz iterativ vorgegangen, d.h. Schritt für Schritt. Der Fokus liegt dabei auf einer starken Einbeziehung des Teams: die Mitarbeiter organisieren sich größtenteils selbst und bestimmen ihre Aufgaben, während der Projektmanager eher eine Moderatorenrolle annimmt. Es herrschen also flache Hierarchien, jedoch ist deshalb ein hohes Maß an Selbstmotivation gefragt. Diese Grundsätze sind im „Agile Manifesto“ verankert, einem Manifest, das die Grundideen der agilen Software-Entwicklung erstmalig zu Papier gebracht hat.

Vorteile

Das selbstständige Vorgehen in agilen Projekten bedeutet Transparenz: die Rollen sind klar verteilt, jeder hat seinen Zuständigkeitsbereich, der Austausch von Informationen erfolgt sehr leicht und der Fortschritt kann an den abgeschlossenen Arbeitspaketen gemessen werden. Zudem sind in den meisten Projekten zu Beginn noch nicht alle Anforderungen bekannt, oder es ergeben sich neue im Verlauf des Projekts. Das Prinzip der Agilität kann dieses Problem auffangen, während im klassischen Projektmanagement schon vorab Klarheit herrschen muss. Zudem erfordern agile Methoden einen hohen Abstimmungsaufwand und fördern so die tägliche Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit dem Auftraggeber. So umgehen sie einen wichtigen Fallstrick im Projektmanagement – die mangelnde Kommunikation.

Agil vs. Klassisch

Welche Vorgehensweise ist besser, agil oder klassisch? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten – je nach Projekt ist eine andere Methode sinnvoll. Außerdem hängt es auch von der Führungskultur ab: für hierarchische Unternehmen ist das klassische Modell naheliegender, da für agiles Projektmanagement viel Selbstorganisation benötigt wird.

Scrum

Ein weit verbreiteter Ansatz des agilen Projektmanagements ist Scrum. Dabei werden zunächst im sogenannten Produkt-Backlog alle Anforderungen an das Produkt nach Priorität aufgelistet. Dann werden nach und nach Arbeitspakete aus der Liste entnommen und abgearbeitet, im Rahmen von Sprints. Am Ende eines solchen Sprints steht ein Produkt-Inkrement, also ein funktionsfähiges Zwischenergebnis.

Bei Scrum geht es darum, schon während des Projektablaufs aus Fehlern zu lernen und nicht erst nach dessen Abschluss alles Revue passieren zu lassen. Deshalb findet am Ende eines jeden Sprints eine Retrospektive statt: in diesem Meeting wird die bisherige Arbeitsweise noch einmal besprochen, um Verbesserungsmaßnahmen für zukünftige Sprints und Projekte zu erheben.

Im Rahmen von sogenannten Daily Scrums wird täglich der Ablauf in einem kurzen Zeitfenster, wenn möglich nicht länger als 15 Minuten, besprochen. So wird Fortschritt sichtbar gemacht und alle Mitarbeiter auf den neuesten Stand gebracht. Um nicht abzuschweifen und so Ziel und Zweck des Meetings nicht zu verfehlen, ist es sinnvoll, vorab einen Moderator zu ernennen.

Kanban

Auch Kanban gehört zu den agilen Methoden. Dabei wird der Arbeitsfluss mithilfe von Aufgabenkarten in Tabellenform visualisiert. Jede Karte, die eine zu bearbeitende Aufgabe enthält, wird dann je nach Bearbeitungsstatus einer Spalte zugeordnet: „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“. Das Kanban-Board kann entweder virtuell, also digital in einer Projektmanagement-Software, oder real als Whiteboard mit Klebezetteln bestehen. Die Vorteile von Kanban bestehen darin, dass die Methode sehr leicht umzusetzen ist und ein hohes Maß an Transparenz bietet.