Project Management Office (PMO)

Projektübergreifende Organisationseinheit zur Pflege des Projektmanagementsystems

Das Management und die strategische Ausrichtung von Projektportfolios sowie die Entwicklung von Best Practices für Planung, Durchführung und Controlling von Projekten – dies sind die Kernaufgaben eines Project Management Office (PMO). Besonders wenn es um die Anwendung von Projektmanagement-Methoden und den Einsatz von Projekt- und Portfoliomanagement-Software oder KI-Tools geht, übernimmt das PMO eine zentrale Vorreiterrolle.

• Was ist ein PMO? Definition von Projektmanagement Office
• Was macht ein PMO? Die 6 Kernaufgaben
• Welche PMOs gibt es? Die PMO-Typen
• Wie implementiert man ein PMO? Die 4 Phasen des PMO-Aufbaus
• Wie misst man der Erfolg eines PMO? Sinnvolle KPIs 

Definition Project Management Office (PMO): Was ist ein PMO?

Abhängig vom Projektmanagement-Framework kann das PMO stärker direktiv, unterstützend oder kontrollierend ausgerichtet sein. Manche Frameworks definieren das PMO nicht als dauerhafte Funktion, sondern als temporäre, projektspezifische Einheit.

So verwenden beispielsweise PRINCE2 und ISO 21502 den Begriff „Project Office“, während der europäische PM²-Standard es als „Project Support Office (PSO)“ bezeichnet.

Wichtig ist: Das PMO managt nicht einzelne Projekte und fungiert auch nicht als Projektassistenz. Stattdessen ist das Projektmanagement Office ein methodischer und struktureller Enabler, der Mitarbeitende in der gesamten Organisation befähigt, eigenständig bestmögliche Projektergebnisse zu erzielen.

Um diese Rolle zu erfüllen, agiert ein PMO in drei klar definierten Funktionen:

• Direktiv: Festlegung und Durchsetzung zentraler Projektmanagement-Standards, Methoden und Prozesse.
• Unterstützend: Bereitstellung von Beratung und Schulungen zu PM-Methoden und -Software; Vorlagen und Tools anbieten.
• Kontrollierend: Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Management des Leistungsreportings.

6 Kernaufgaben: Was macht ein PMO?

PMOs übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Ist ein PMO sowohl direktiv, unterstützend als auch kontrollierend ausgerichtet, lassen sich seine wichtigsten Aufgaben und Funktionen in sechs Kernverantwortlichkeiten zusammenfassen.

Die ersten vier Aufgaben stellen sicher, dass projektübergreifendes Management nicht zufällig oder individuell erfolgt, sondern klaren Regeln und Richtlinien folgt. Sie bilden die Grundlage für ein effektives Multiprojektmanagement und sind essenziell für das strategische Portfoliomanagement.

1. Einhaltung von Richtlinien (Governance)

Das PMO definiert den Rahmen für Projektmanagement im gesamten Unternehmen mit einem Fokus auf Governance und Regulierung.

• Definition von Projektrollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswegen
• Etablierung von Genehmigungs-, Priorisierungs- und Kontrollrichtlinien (z. B. regelmäßige Statusberichte)
• Sicherstellung der Einhaltung interner und externer Standards
• Einrichtung von Governance-Gremien wie Lenkungsausschüssen

Ziel: Implementierung eines unternehmensweiten Rahmens für verantwortungsvolles und konsistentes Projektmanagement und Sicherstellung der Einhaltung.

2. Standardisierung von Methoden und Prozessen

Das PMO entwickelt und unterstützt die operative Projektarbeit durch klar definierte PM-Methoden und -Prozesse.

• Entwicklung standardisierter Prozesse für Projektplanung, Projektanfragen, Reporting und Risikomanagement
• Bereitstellung von Vorlagen, Checklisten und Best-Practice-Leitfäden
• Harmonisierung von Projektansätzen (Wasserfall, agil, hybrid)
• Unterstützung der Teams bei der Einführung und Anwendung dieser Standards

Ziel: Höhere Effizienz, Vergleichbarkeit und Qualität in der täglichen Projektarbeit. Standards reduzieren den administrativen Aufwand, sodass Teams sich auf die eigentliche Projektdurchführung konzentrieren und wertvolle Zeit sparen.

3. Ressourcenkoordination

Das PMO behält den Überblick über verfügbare personelle und materielle Ressourcen, um fundierte Entscheidungen bei der Allokation von Personal, Maschinen oder finanziellen Mitteln zu ermöglichen.

• Erstellung einer unternehmensweiten Ressourcenübersicht
• Unterstützung bei Kapazitätsplanung und Verfügbarkeitsprüfungen
• Empfehlungen zur Priorisierung bei Ressourcenkonflikten

Ziel: Engpässe frühzeitig erkennen und Arbeitslasten zwischen Projekten und Linienorganisation ausbalancieren.

4. Aufbau von Bericht-Standards (Reporting)

Das PMO entwickelt eine standardisierte Reporting-Struktur und erstellt Statusberichte, KPIs und Risikodaten für das gesamte Projektportfolio.

• Definition einheitlicher KPIs für alle Projektberichte
• Erstellung von Vorlagen für (Multi-)Projekt-Reportings mit Ampellogik
• Aufbau von Dashboards und Abweichungsanalysen
• Unterstützung von Projekt-Reviews und Eskalationsprozessen

Ziel: Führungskräften eine fundierte Entscheidungsfindung auf Basis von Echtzeitdaten und umsetzbaren Erkenntnissen zu ermöglichen.

Die nächsten zwei Aufgaben fördern die Professionalisierung durch kontinuierliche Abstimmungsprozesse zwischen Entscheidungsebene und operativer Ebene. So wird die strategische Ausrichtung im gesamten Unternehmen sichergestellt.

5. Projektunterstützung

Das PMO ist Ansprechpartner für methodische und organisatorische Fragen und bietet gezielte Unterstützung durch Schulungen, Moderation von Kick-off-Meetings oder Vorlagen.

• Durchführung von Schulungen zu PM-Standards, Projektmanagement-Software und Produktivitätstools
• Methodische Beratung und Weiterentwicklung agiler, hybrider und klassischer PM-Praktiken
• Projektcoaching und Unterstützung in kritischen Phasen

Ziel: Kontinuierliche Qualitätsverbesserung, Erhöhung des PM-Reifegrades und Professionalisierung des Projektmanagements in der gesamten Organisation.

6. Strategische Ausrichtung fördern

Das PMO unterstützt Führungskräfte dabei, Projekte und Portfolios konsequent an strategischen Prioritäten auszurichten, indem es Projekte mit den Unternehmenszielen verknüpft. Dabei kann das PMO zu einem Program- oder Portfolio-Management-Office weiterentwickelt werden.

• Kontinuierliche Abstimmung mit der Unternehmensführung zu Strategie und Innovation
• Abstimmung mit Finanzen/Controlling zu Projekt-KPIs
• Unterstützung bei der Bewertung und Auswahl neuer Projekte auf Basis strategischer Ziele

Ziel: Verbesserung der Bewertung, Auswahl und Priorisierung von Projektideen und Initiativen, um strategische Programme oder Wachstums- und Veränderungsstrategien erfolgreich umzusetzen.

PMO-Typen: Welches PMO passt zu Ihnen?

Die Art des PMO hängt vom PM-Reifegrad Ihrer Organisation ab. Idealerweise wächst das PMO parallel zum Reifegrad des operativen Projektmanagements. Ein hochentwickeltes PMO in einer Organisation mit niedrigem Reifegrad führt häufig zu Reibungen und demotiviert die Teams.

^{Bild: Der Projektmanagement-Reifegrad bestimmt den Einfluss und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. ©InLoox GmbH}

Abhängig vom Typ ist das PMO an verschiedenen Stellen im Organigramm des Unternehmens angesiedelt.

^{Bild: Position im Organigramm in Abhängigkeit vom PMO-Typ. ©InLoox GmbH}

Ein PMO kann sich mit steigendem Projektmanagement-Reifegrad zu einem Program- oder Portfolio-Management-Office entwickeln. Das „P“ in PMO wandelt sich so von „Project“ über „Program“ zu „Portfolio“.

^{Bild: Der Projektmanagement-Reifegrad bestimmt den Einfluss eines PMO auf die Unternehmensstrategie. ©InLoox GmbH.}

PMO-Implementierung: 4 Phasen zum Aufbau eines Projektmanagement Office

Die Einrichtung eines PMO ist selbst ein Projekt und sollte auch so gemanagt werden.

Die 4 Phasen sind:

^{Bild: Die 4 Phasen der PMO-Implementierung. ©InLoox GmbH.}

• Phase 1: Analyse – Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Projektmanagement-Praktiken zur Bewertung des PM-Reifegrads.
• Phase 2: Konzeption – Auf Basis der Analyse ein PMO-Konzept mit Zielen, Rollen, Services und KPIs entwickeln, das zu den Unternehmensbedürfnissen passt.
• Phase 3: Implementierung – Schrittweise Umsetzung des PMO-Konzepts, begleitet von klarer Kommunikation für alle Stakeholder.
• Phase 4: Übergang in den Regelbetrieb mit kontinuierlicher Optimierung – Nach erfolgreicher Implementierung übernimmt das PMO-Team die volle Verantwortung und baut den PMO-Reifegrad durch stetige Optimierung weiter aus.

Erfolgsfaktoren beim Aufbau eines PMO

• Klare Mandate & Ziele
• Unterstützung durch das C-Level
• Transparente Kommunikation
• Fokussierter Start
• Messbare Ergebnisse

Stolpersteine beim Aufbau eines PMO

• Unklare Zuständigkeiten
• Fehlende Akzeptanz
• Überregulierung
• Hohe Anfangskomplexität
• Mangelnde Transparenz & Inflexibilität

Sinnvolle KPIs für ein PMO: Wie misst man den Erfolg eines PMO?

Um den Einfluss des PMO auf Projekte und das Unternehmen zu messen, sollten in der Konzeptphase messbare Leistungsindikatoren definiert werden, die zu den Eigenschaften des PMO passen.

Beispiele für KPIs:

• Projektdurchlaufzeiten
• Einhaltung von Budgets
• Effizienz der Ressourcennutzung
• Zufriedenheit der Stakeholder

Die KPIs werden je nach Ausrichtung des Projektmanagement Office definiert und gewichtet. Wenn ein PMO eher unterstützend wirken soll, dann haben die Leistungsindikatoren zur Steigerung der Zufriedenheit der Stakeholder wie z.B. die Qualität der Vorlagen und der Schulungen zu Projektmanagement-Methoden einen höheren Stellenwert für die Erfolgsbewertung des PMO als die Projektdurchlaufzeiten zu senken. Dies zu erreichen wäre Teil der Verantwortung auf Projektleitungs-Ebene. 

Die Einrichtung eines PMO erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung mit der Organisation, aber die Vorteile sind klar: schnellere Projektdurchführung, gezieltere Ressourcenzuteilung und konsistente Umsetzung strategischer Ziele.

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