PMO (Project Management Office) einfach erklärt

Projektübergreifende Organisationseinheit zur Pflege des Projektmanagementsystems

Das Management und die strategische Ausrichtung von Projekten und Projektportfolios sowie die Entwicklung von Best Practices für Planung, Durchführung und Controlling von Projekten – dies sind die Kernaufgaben eines Project Management Office (PMO). Besonders wenn es um die Anwendung von Projektmanagement-Methoden und den Einsatz von Projekt- und Portfoliomanagement-Software oder KI-Tools geht, übernimmt das PMO eine zentrale Vorreiterrolle.

Was ist ein PMO? Definition von Projektmanagement Office
Was macht ein PMO? Die 6 Kernaufgaben
Welche PMOs gibt es? Die PMO-Typen
Wie implementiert man ein PMO? Die 4 Phasen des PMO-Aufbaus
Wie misst man der Erfolg eines PMO? Sinnvolle KPIs

Definition Project Management Office (PMO): Was ist ein PMO?

Abhängig vom Projektmanagement-Framework kann das PMO stärker direktiv, unterstützend oder kontrollierend ausgerichtet sein. Manche Frameworks definieren das PMO nicht als dauerhafte Funktion, sondern als temporäre, projektspezifische Einheit.

So verwenden beispielsweise PRINCE2 und ISO 21502 den Begriff „Project Office“, während der europäische PM²-Standard es als „Project Support Office (PSO)“ bezeichnet.

Wichtig ist: Das PMO managt nicht einzelne Projekte und fungiert auch nicht als Projektassistenz. Stattdessen ist das Projektmanagement Office ein methodischer und struktureller Enabler, der Mitarbeitende in der gesamten Organisation befähigt, eigenständig bestmögliche Projektergebnisse zu erzielen.

Um diese Rolle zu erfüllen, agiert ein PMO in drei klar definierten Funktionen:

Direktiv: Festlegung und Durchsetzung zentraler Projektmanagement-Standards, Methoden und Prozesse.
Unterstützend: Bereitstellung von Beratung und Schulungen zu PM-Methoden und -Software; Vorlagen und Tools anbieten.
Kontrollierend: Sicherstellung der Einhaltung von Standards und Management des Leistungsreportings.

PM Framework	PMO Definition	Fokus	Zeitrahmen
PMBoK Guide	Eine Managementstruktur, die die projektbezogenen Steuerungsprozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Methoden, Werkzeugen und Techniken erleichtert.	direktiv unterstützend	permanent
PRINCE2	Ein zeitlich befristetes Büro, das eingerichtet wurde, um die Umsetzung einer bestimmten Veränderungsinitiative zu unterstützen, die als Projekt durchgeführt wird. Wenn es eingesetzt wird, übernimmt das Projektbüro die Verantwortung der Projektunterstützungsfunktion.	unterstützend	temporär
IPMA ICB 4.0	Definiert die Strategie und die Ziele für alle Projektmanagement-bezogenen Entwicklungsvorgänge, unterstützt die Entwicklung durch Coaching, Mentoring oder Training und ermöglicht die Entwicklung kollektiver oder organisationaler Kompetenzen durch gemeinsame Aktivitäten aller an Projekten und Programmen beteiligten Personen. Externe Experten wie Berater und Coaches können hinzugezogen werden, um die bestehenden Erfahrungen optimal zu nutzen.	direktiv unterstützend kontrollierend	permanent
PM²-Standard	Ein Project Support Office (PSO) ist eine organisatorische Einrichtung, die Dienstleistungen zur Unterstützung des Projektmanagements anbietet. Diese können von der Bereitstellung einfacher Unterstützungsfunktionen bis hin zur Verknüpfung von Projekten mit strategischen Zielen reichen.	direktiv unterstützend kontrollierend	permanent oder temporär
ISO-21502	Projektbüros können eine Vielzahl von Tätigkeiten zur Unterstützung des Projektleiters und des Projektteams ausführen, u. a. Analyse; Festlegung und Verwaltung der Governance; Standardisierung von Projektmethoden und -prozessen; Projektmanagement-Schulungen; Planung und Überwachung; Informationsmanagement; Bereitstellung administrativer Unterstützung. (...) Darüber hinaus kann ein Projektbüro mehrere Projekte unterstützen, mit einem Programm- oder Portfoliomanagementbüro kombiniert werden oder die Funktionen des Programm- oder Portfoliomanagementbüros (Programm bzw. Portfolio Management Office) übernehmen.	direktiv unterstützend kontrollierend	permanent oder temporär

6 Kernaufgaben: Was macht ein PMO?

PMOs übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben innerhalb eines Unternehmens. Ist ein PMO sowohl direktiv, unterstützend als auch kontrollierend ausgerichtet, lassen sich die wichtigsten Aufgaben und Funktionen eines Projektmanagement Office in sechs Kernverantwortlichkeiten zusammenfassen.

Die ersten vier Aufgaben stellen sicher, dass projektübergreifendes Management nicht zufällig oder individuell erfolgt, sondern klaren Regeln und Richtlinien folgt. Sie bilden die Grundlage für ein effektives Multiprojektmanagement und sind essenziell für das strategische Portfoliomanagement.

1. Einhaltung von Richtlinien (Governance)

Das PMO definiert den Rahmen für Projektmanagement im gesamten Unternehmen mit einem Fokus auf Governance und Regulierung. Beispielsweise definiert das PMO Projektrollen, etabliert Projektgenehmigungsrichtlinien, definiert PM-Standards und Prozesse oder richtet sogar Lenkungsausschüsse ein. Damit verfolgt das PMO das Ziel, ein unternehmensweites, verantwortungsvolles und konsistentes Projektmanagement zu etablieren.

2. Standardisierung von Methoden und Prozessen

Das PMO entwickelt und unterstützt die operative Projektarbeit durch klar definierte PM-Methoden und -Prozesse. Das beinhaltet die Entwicklung von standardisierten Prozessen für Projektplanung genauso wie für das Risikomanagement, aber auch eine Harmonisierung von Projektansätzen wie Wasserfall, agil oder hybrid. Das PMO unterstützt Projektteams bei der Einführung und Anwendung dieser Standards und will damit eine höhere Effizienz, Vergleichbarkeit und Qualität in der Projektarbeit erreichen.

3. Ressourcenkoordination

Das PMO behält den Überblick über verfügbare personelle und materielle Ressourcen, um fundierte Entscheidungen bei der Allokation von Personal, Maschinen oder finanziellen Mitteln zu ermöglichen. Dafür erstellt eine unternehmensweite Ressourcenübersicht und unterstützt Projektteams beim Ressourcenmanagement. Engpässe sollen so frühzeitig erkannt und ausbalanciert werden.

4. Aufbau von Bericht-Standards (Reporting)

Das PMO entwickelt eine standardisierte Reporting-Struktur und erstellt Statusberichte, KPIs und Risikodaten für das gesamte Projektportfolio. Für Projektberichte erstellt das Projektmanagement Office Vorlagen, es erstellt Dashboards in Projektmanagement-Tools und unterstützt bei Reviews oder Eskalationsprozessen. Damit sollen Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen zur Verfügung gestellt werden.

Die nächsten zwei Aufgaben fördern die Professionalisierung durch kontinuierliche Abstimmungsprozesse zwischen Entscheidungsebene und operativer Ebene. So wird die strategische Ausrichtung im gesamten Unternehmen sichergestellt.

5. Projektunterstützung

Das PMO ist Ansprechpartner für methodische und organisatorische Fragen und bietet gezielte Unterstützung durch Schulungen, Moderation von Kick-off-Meetings oder Vorlagen. Das Project Management Office bietet Schulungen zu PM-Methoden, PM-Software und Planungspraktiken an oder führt diese sogar durch. Damit soll der Projektmanagement-Reifegrad kontinuierlich erhöht und die Qualität der Projektergebnisse verbessert werden.

6. Strategische Ausrichtung fördern

Das PMO unterstützt Führungskräfte dabei, Projekte und Portfolios konsequent an strategischen Prioritäten auszurichten, indem es Projekte mit den Unternehmenszielen verknüpft. Dabei kann das PMO zu einem Program- oder Portfolio-Management-Office weiterentwickelt werden. In kontinuierlicher Abstimmung mit der Unternehmensführung, mit dem Projekt-Controlling und dem Qualitätsmanagement stellt das PMO sicher, dass nur jene Projekte durchgeführt werden, die mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen.

>> Die detaillierten Aufgaben eines Projektmanagement Office (PMO) lesen Sie hier nach.

PMO-Typen: Welches PMO passt zu Ihnen?

Die Art des PMO hängt vom PM-Reifegrad Ihrer Organisation ab. Idealerweise wächst das PMO parallel zum Reifegrad des operativen Projektmanagements. Ein hochentwickeltes PMO in einer Organisation mit niedrigem Reifegrad führt häufig zu Reibungen und demotiviert die Teams.

^{Bild: Der Projektmanagement-Reifegrad bestimmt den Einfluss und die strategische Ausrichtung des Unternehmens. ©InLoox GmbH}

Abhängig vom Typ ist das PMO an verschiedenen Stellen im Organigramm des Unternehmens angesiedelt.

^{Bild: Position im Organigramm in Abhängigkeit vom PMO-Typ. ©InLoox GmbH}

Ein PMO kann sich mit steigendem Projektmanagement-Reifegrad zu einem Program- oder Portfolio-Management-Office entwickeln. Das „P“ in PMO wandelt sich so von „Project“ über „Program“ zu „Portfolio“.

^{Bild: Der Projektmanagement-Reifegrad bestimmt den Einfluss eines PMO auf die Unternehmensstrategie. ©InLoox GmbH.}

>> Die detaillierte Beschreibung der unterschiedlichen Typen des PMO lesen Sie hier nach.

PMO-Implementierung: 4 Phasen zum Aufbau eines Projektmanagement Office

Die Einführung eines PMO ist selbst ein Projekt und sollte auch so gemanagt werden.

Die 4 Phasen sind:

^{Bild: Die 4 Phasen der PMO-Implementierung. ©InLoox GmbH.}

Phase 1: Analyse – Durchführung einer Ist-Analyse der aktuellen Projektmanagement-Praktiken zur Bewertung des PM-Reifegrads.
Phase 2: Konzeption – Auf Basis der Analyse ein PMO-Konzept mit Zielen, Rollen, Services und KPIs entwickeln, das zu den Unternehmensbedürfnissen passt.
Phase 3: Implementierung – Schrittweise Umsetzung des PMO-Konzepts, begleitet von klarer Kommunikation für alle Stakeholder.
Phase 4: Übergang in den Regelbetrieb mit kontinuierlicher Optimierung – Nach erfolgreicher Implementierung übernimmt das PMO-Team die volle Verantwortung und baut den PMO-Reifegrad durch stetige Optimierung weiter aus.

Erfolgsfaktoren beim Aufbau eines PMO

Klare Mandate & Ziele
Unterstützung durch das C-Level
Transparente Kommunikation
Fokussierter Start
Messbare Ergebnisse

Stolpersteine beim Aufbau eines PMO

Unklare Zuständigkeiten
Fehlende Akzeptanz
Überregulierung
Hohe Anfangskomplexität
Mangelnde Transparenz & Inflexibilität

>> Das detaillierte Vorgehen zum Aufbau eines PMO lesen Sie hier nach.

Sinnvolle KPIs für ein PMO: Wie misst man den Erfolg eines PMO?

Um den Einfluss des PMO auf Projekte und das Unternehmen zu messen, sollten in der Konzeptphase messbare Leistungsindikatoren definiert werden, die zu den Eigenschaften des PMO passen.

Beispiele für KPIs:

Projektdurchlaufzeiten
Einhaltung von Budgets
Effizienz der Ressourcennutzung
Zufriedenheit der Stakeholder

Die KPIs werden je nach Ausrichtung des Projektmanagement Office definiert und gewichtet. Wenn ein PMO eher unterstützend wirken soll, dann haben die Leistungsindikatoren zur Steigerung der Zufriedenheit der Stakeholder wie z.B. die Qualität der Vorlagen und der Schulungen zu Projektmanagement-Methoden einen höheren Stellenwert für die Erfolgsbewertung des PMO als die Projektdurchlaufzeiten zu senken. Dies zu erreichen wäre Teil der Verantwortung auf Projektleitungs-Ebene.

Die Einrichtung eines PMO erfordert sorgfältige Planung und Abstimmung mit der Organisation, aber die Vorteile sind klar: schnellere Projektdurchführung, gezieltere Ressourcenzuteilung und konsistente Umsetzung strategischer Ziele.

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