Definiert ein ausreichendes Minimum an Governance Regeln
Im Projektmanagement-Kontext wird Minimum Viable Governance dann relevant, wenn es darum geht für (Enterprise) Project Governance ein Set an Vorgaben als Leitplanken zu entwickeln, die als Minimalanforderung eingeführt werden. Leicht verständliche Vorgaben, klare Verantwortlichkeiten und einfache Entscheidungswege sind in einem MVG ebenso definiert wie der Umgang mit Risiken.
Hinweis für regulierte Bereiche: In stark regulierten Branchen (z. B. Finanz, Pharma, öffentliche Verwaltung) bleibt MVG anwendbar – das Minimum ist dort jedoch höher (z. B. strengere Freigaben, mehr Nachweise, spezifische Compliance-Checks).
Leitprinzipien eines Mimimum Viable Governance Ansatzes
- Klar: Entscheidungskompetenzen, Prozesse und Eskalationen sind eindeutig. Schlanke RACI-Rollenzuordnung. Pro Entscheidung genau eine verantwortliche (Accountable) Person.
- Schnell: Entscheidungen in Tagen statt Wochen; kurzer Decision-Log statt endloser Sitzungen in Lenkungsausschüssen.
- Nachweisbar: Es gibt kurze, prüfbare Dokumentation (Checklisten, Logs, Support-Tickets). Einseitige Vorlagen für die 7-W-Fragen statt umfassender Handbücher. Funktionstrennung/4-Augen-Prinzip bei risikorelevanten Freigaben.
- Anpassbar: Regeln lassen sich leicht ändern, wenn die Realität sie „überholt“. In Reviews regelmäßig auf Wirksamkeit und Angemessenheit geprüft und angepasst.
Was sollte Minimum Viable Governance abdecken?
Ein MVG sollte folgende Vorgaben, Regeln und Kontrollmechanismen enthalten, um effektiv zu sein:
1. Rollen & Verantwortung
- Geschäftsleitung / Vorstand: Definiert Unternehmensziele
- PMO: Setzt Projektmanagement-Standards
- Projektleitung: Entscheidet operativ je Projekt
- Teammitglieder: Verantwortlich für ihre eigenen Aufgaben
2. Entscheidungs- & Eskalationswege
Kommunikations- und Entscheidungsfluss:
- Team ↔ bespricht sich intern und mit Projektleitung
- Projektleitung ↔ bespricht sich mit (Fach)Bereichsleitung in fachlichen Fragen und mit dem PMO in PM-Fragen
- (Fach)Bereichsleitung und PMO ↔ besprechen sich mit der Geschäftsleitung; bei Bedarf Einbindung Rechtsabteilung (Datenschutz, Compliance)
- Geschäftsleitung ↔ bespricht sich mit dem Vorstand
3. Fixe Termine (Regel-Cadence)
- Daily in Teams mit hoher Liefergeschwindigkeit, max. 15 Minuten.
- Wöchentlicher Jour fixe für Status-Updates in Projekten, max. 30 Minuten.
- Monatlicher Jour fixe für abteilungsübergreifende Projekte
- Quartalsweise ein MVG-Review im PMO
4. Einheitliche Start-Checklisten (Projektplanung)
- Projektsteckbrief mit Pflichtdatenfeldern, die zu den definierten KPIs passen
- Business Case für das Projekt mit Kosten / Zeitplan / Umfang
- Ermittelte Risiken und minimierende Maßnahmen
- Kommunikationsplan für Stakeholdermanagement
- Datenschutz Prüfung durch Checkliste
5. Einheitlicher Status-Report
Enthält die wichtigsten KPIs zur Projektgesundheit:
- Anzahl Aufgaben je Status
- Anzahl Aufgaben je Person
- Burndown-Chart
- Risikomatrix
- Plan-/Ist-Vergleich zu Kosten und Einnahmen
6. Einheitlicher Änderungs-Workflow
- Änderungsanträge über Geldwert X / Umfang X / Zeitraum X → Eskalation an die nächsthöhere Stelle.
- Alles darunter → Entscheidung im Projektteam mit Projektleitung.
Welche Mindestkontrollen sollte ein MVG enthalten?
Folgende Mechanismen sind wichtig und sollten risikoabhängig als Kontrollinstrumente etabliert werden:
- Funktionstrennung (Segregation of Duties, SoD) oder 4-Augen-Prinzip für Produktion/Finanzen/sensible Daten.
- Informationssicherheit & Datenschutz: Datenklassifizierung, Zugriff, Auftragsverarbeitung, Aufbewahrung/Löschung.
- Finanzkontrollen: Budgetfreigaben, Bestellprozesse, Trennung von Bestellung/Abnahme/Zahlung.
- Dokumentenmanagement: Versionierung, Freigabe, Aufbewahrungsfristen.
- Kontinuierliche Verbesserung: Lessons Learned/Retrospektiven in festen Zyklen; Maßnahmen-Tracking.
Wie misst man die Wirksamkeit von Minimum Viable Governance?
Projekte sollten weiterhin schnellst- und bestmöglich geplant, durchgeführt und ausgewertet werden können. Folgende Leistungsindikatoren (KPIs) sollten gemessen werden und sich durch die Einhaltung von MVG verbessern.
- Entscheidungsdauer – sollte sich verringern
- Überarbeitungs- und Hotfix-Rate – sollte sich verringern
- Abweichungen vom Plan – sollten sich verringern
- Termintreue – sollte sich erhöhen
- Transparenz – sollte sich erhöhen
- Kunden- und Stakeholder-Zufriedenheit – sollte sich erhöhen