Projektmanagement Tool für erfolgreiche Teams

Wir haben für die Nutzer von Microsoft Outlook und den Microsoft Office-Programmen mit InLoox ein Projektmanagement Tool entwickelt, das als Erweiterung und Ergänzung der vorhandenen Programme fungiert – ohne zusätzlichen Aufwand.

Durch die Verwendung der vertrauten Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook ist es nicht nötig, sich in neue Programmstrukturen oder –layouts einzuarbeiten. Die Vorteile sind klar ersichtlich: Vorhandene Daten und Dokumente können problemlos und zeitsparend übertragen und durch das InLoox PM Projektmanagement Tool betreut werden. So können E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und Outlook-Aufgaben direkt für das Projektmanagement verwendet werden.

Das Projektmanagement Tool fungiert als bewährte Interaktionsplattform

Projektmanagement-Tool InLoox testen

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Alle Leistungen von Outlook können Sie mit unserer Software optimieren: Neben einer verbesserten Kommunikation zwischen allen Beteiligten an einem Projekt ist auch die übersichtliche Terminplanung durch das InLoox PM Tool eines der Argumente für das Programm.

Sämtlichen Teammitgliedern werden alle relevanten Informationen über Vorgaben und Änderungen in der standardisierten Projektform zur Bearbeitung bereit gestellt. So werden Austausch und Kommunikation zuverlässig und transparent.

Besonders für Projektleiter bietet InLoox Vorteile: Das Projekt kann zu jeder Zeit vollständig überblickt werden, wodurch eine ständige Kostenkontrolle möglich ist. Von der Angebotserstellung über die Budgetierung bis hin zur Abrechnung kann der Geldfluss fortwährend überwacht werden.

Kalkulationen können mit nur einem Mausklick in Excel übertragen werden, da alle InLoox PM-Daten fließend kompatibel mit anderen Microsoft Office-Formaten sind.

Dadurch wird vor allem die Dokumentation des Projektes vereinfacht: Statusberichte, E-Mails, Angebote, Briefe, Tabellen - alles lässt sich in die benötigten Funktionen übertragen.

InLoox auch für Web und Smartphone

Für Alle, die lieber webbasiert arbeiten möchten, gibt es die Online-Projektsoftware InLoox PM Web App. Das browserbasierte Tool kann selbstständig oder in Kombination mit InLoox für Outlook genutzt werden. Anwender mit Universal User-Zugang zu InLoox können außerdem ohne Zusatzkosten die InLoox Mobile Apps für iPhone und Android-Geräte nutzen.Folgende Punkte sollten Sie also bei der Auswahl eines Projektmanagement Tool allgemein beachten:

Dimensionierung: Achten Sie darauf, dass das Projektmanagement Tool für Ihre Bedürfnisse richtig dimensioniert ist. Etliche Tools sind für Projektmanagement-Profis und hauptberufliche Projektleiter konzipiert - entsprechend überladen und schwer verständlich sind sie daher für "normale" Mitglieder des Projektteams.
Überblick: Eine Projektmanagement-Software sollte Ihnen eine gute Übersicht über die Aspekte Ihrer Projekte, geben, die für Sie wichtig sind. Manche Lösungen legen den Fokus nur auf Projektplanung oder die Projektkommunikation. Doch auch die Ressourcenauslastung und die Budgetierung spielen eine wichtige Rolle für das Gelingen eines Projektes.
Intuitive Bedienbarkeit: Die Nutzerakzeptanz ist ein entscheidender Faktor bei der Einführung eines Projektmanagement Tools. Wird die Software nicht in den Projektalltag integriert und von den Mitarbeitern regelmäßig aktiv genutzt, lohnt es sich nicht, diese Investition zu machen.
Anpassbarkeit: Prüfen Sie, ob sich die Software an die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anpassen lässt. Lassen sich z.B. Abteilungs- oder Dateiordnersysteme in der Software nachbilden oder eigene Felder für abteilungsrelevante Kennzahlen erstellen, ist das ein klarer Pluspunkt.

InLoox PM wird diesen Anforderungen gerecht. Nutzen Sie InLoox auch in Ihrem Unternehmen - die klaren Datenstrukturen bieten einen deutlichen Zeitvorteil! Mit einem optimal angepassten Projekt Tool wird die Reaktionszeit verringert. Durch diese Flexibilität haben sie einen klaren Vorteil bei den Kunden. Innerhalb des Teams werden sich die Benachrichtigungszeiten verringern, die Kostenstruktur kann angepasst werden, eine schnelle Umsetzung von Besprechungsergebnissen ist gewährleistet – all das bietet Inloox.

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck mit unserem Funktionsüberblick und, indem Sie unser Projektmanagement Tool als Demo-Version nutzen - die praxisnahe Vielseitigkeit wird auch Sie überzeugen. Die Testversion endet automatisch - Sie gehen damit keine Verpflichtungen ein.

Das leistungsstarke Projektmanagement-Tool von InLoox

InLoox bietet seinen Kunden ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das zahlreiche Vorzüge gegenüber anderen Anwendungen bietet. Die Kollaborations-Plattform hilft Projektteams dabei im Rahmen einer Organisation Projekte zu planen, zu steuern und Ressourcen effizient einzusetzen. Das ermöglicht Ihnen eine Steigerung der Produktivität und einen erfolgreichen Abschluss von Projekten.

Projekte mit einer sehr geringen Komplexität erfordern oft nur eine einfache Checklist mit den abzuarbeitenden Aufgaben, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Gerade in einer sich immer schneller ändernden Umwelt benötigt man für anspruchsvolle Aufgaben ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool.

Bei der Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools für das eigene Unternehmen oder die eigene Abteilung, haben Manager die Qual der Wahl. Der Markt bietet zahlreiche Lösungen, die dem Kunden alle ihren ganz eigenen Mehrwert liefern. Die Tools unterscheiden sich in erster Linie im Umfang ihrer Funktionen. Was für Ihre Entscheidung ausschlaggebend sein sollte, ist jedoch nicht die Anzahl der Funktionen. Viel mehr sollte der Funktionsumfang der Software exakt den Bedürfnissen des Users entsprechen.

InLoox bietet seinen Kunden eine Software-Lösung, die dazu in der Lage ist, einer hohen Komplexität von Projekten gerecht zu werden. Durch eine durchdachte Auswahl an Funktionen wird dem Kunden ein umfangreiches Tool geboten, welches dennoch übersichtlich und intuitiv zu bedienen ist. Die Software, welche als cloudbasierte und lokalinstallierte Lösung erhältlich ist, zeichnet sich im Kern durch folgende Aspekte aus:

Kanban-Board
Gantt-Chart
Ressourcenmanagement
Budgetplanung
Kostenlose Testversion

Welche weiteren Vorzüge Nutzer der InLoox Projektmanagement-Software genießen und wo Unterschiede zu anderen Anwendungen liegen, erläutern wir im Folgenden.

Microsoft Outlook Integration

InLoox steht für die Integration des Projektmanagement-Tools in Outlook. Folglich findet sich der Nutzer auch auf der vertrauten Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook wieder. Die Einarbeitung in neue Programmstrukturen und -layouts wird dadurch hinfällig. Eine intuitive Bedienung ist gerade für Personen, die alltäglich mit Microsoft Outlook arbeiten, gegeben. Weiter können durch die Integration die vorhandenen Daten und Dokumente über das Projektmanagement-Tool von InLoox einfach verwaltet werden. Auch Outlook-Elemente, wie Kalendereinträge, Kontakte und Aufgaben fließen nahtlos in das Projektmanagement mit ein.

Transparenz und Nutzerorientierung

Durch die besagte Projektmanagement-Software behält das gesamte Team zu jedem Zeitpunkt den Überblick. Die übersichtliche und für alle Mitarbeitende einsehbare Terminplanung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen und Änderungen sofort zur Verfügung stehen. Durch die Nutzung der gemeinsamen Plattform werden die Prozesse und Informationen des Projekts für alle transparent und die Kommunikation mit allen Beteiligten wird stark erleichtert. Die Projektübersicht von InLoox ermöglicht es dem Projektleiter darüber hinaus, das verfügbare Budget und die getätigten Ausgaben stets im Blick zu behalten.

Von der Angebotserstellung für den Auftraggeber bis hin zur finalen Abrechnung können alle monetären Prozesse genau nachvollzogen und durch die Software begleitet werden. Weiter können Dokumente aus der Projektmanagement-Anwendung schnell und einfach in alle gängigen Microsoft Office Formate übertragen werden. So lassen sich Kalkulationen per einfachem Mausklick in Excel übertragen und auch die Dokumentation des Projekts wird deutlich erleichtert.

Anwendung für Web und Smartphone

Durch die Online-Projektsoftware InLoox PM Web App wird es den Nutzern ermöglicht, ihre Projekte auch webbasiert zu managen. Wer sich nicht zwischen dem browserbasierten Tool und der Outlook-Integration entscheiden kann, muss keine Kompromisse eingehen: Beide Anwendungen können selbstständig genutzt werden, aber ebenso ist eine Kombination möglich.

Wer darüber einen Universal User Zugang für InLoox besitzt, hat die Möglichkeit, ohne Zusatzkosten auf die Mobile Apps für Apple- und Android-Geräte zurückzugreifen. Somit können Sie auch unterwegs auf Ihre Projekte zugreifen und diese bearbeiten. Örtlich und zeitlich unabhängiges Arbeiten wird durch die Anwendungsvielfalt von InLoox erheblich erleichtert, was letztendlich allen Projektbeteiligten zu Gute kommt.

Voraussetzungen für ein gutes PM-Tool

Um für den Projektalltag im Unternehmen geeignet zu sein, sollten Projektmanagement-Tools gewisse Grundvoraussetzungen erfüllen. Entspricht eine scheinbar passende Software einem der folgenden Aspekte nicht, ist es ratsam, auf andere Alternativen zurückzugreifen.

Hohe Datensicherheit: Viele Unternehmen arbeiten in ihren Projekten mit hochsensiblen Daten, beispielsweise mit Informationen ihrer Kunden. Dementsprechend hätten Defizite in der Datensicherheit schwerwiegende Folgen. Es sollte folglich vor der Entscheidung ausführlich geprüft werden, welche Sicherheitsstandards die entsprechende Projektmanagement-Software erfüllt.
Intuitive Bedienung: Damit ein Projektmanagement-Tool vollständig vom Projektteam angenommen wird, muss es einfach zu bedienen sein. Der Benutzer muss sich auf Anhieb zurechtfinden können, eine umfangreiche Einarbeitungsphase sollte hinfällig sein. Die Software selbst sollte den Projektbeteiligten dienen und nicht noch eine weitere Herausforderung darstellen.
Engagierter Kundenservice: Falls es während eines Projekts zu einer softwarebedingten Problematik kommt, was grundsätzlich bei jedem Anbieter auftreten kann, so ist es wichtig, direkt Unterstützung vom Kundenservice zu erhalten. Nur so kann das Problem zeitnah gelöst und eine möglicherweise schwerwiegende Verzögerung des Projekts abgewandt werden.
Anpassbarkeit: Unternehmen sind hochkomplexe und individuelle Konstrukte. Es erscheint naheliegend, dass ein generisches Tool dem kaum gerecht werden kann. Es ist wichtig, dass der Softwareanbieter die Anwendung individuell auf unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen kann. Nur so kann das Unternehmen einen maximalen Nutzen aus dem Projektmanagement-Tool ziehen.
Integrationsfähigkeit: Ein Projekt hat im Normalfall nicht nur unternehmensinterne Anspruchsgruppen. Auch Auftraggeber, Lieferanten, externe Dienstleister, etc. sind oftmals in Projekte involviert. Es ist sinnvoll, auch diesen als Gastnutzer einen Einblick in das Projekt zu verschaffen.

InLoox, Asana und Trello im Vergleich

Wer im Begriff ist, sich eine Projektmanagement-Software anzuschaffen und dabei eine durchdachte Entscheidung treffen will, steht vor einer schwierigen Aufgabe. Auf dem Markt gibt es schließlich eine Vielzahl möglicher Optionen, von sehr simplen, generischen Tools, bis hin zu sehr spezialisierten Anwendungen mit großem Funktionsumfang. Einige der bekanntesten Anbieter haben wir für Sie im Folgenden aufgelistet:

InLoox
Asana
Trello
Excel
Google-Tools

Im Anschluss vergleichen wir die Projektmanagement-Lösung von InLoox mit den Produkten von Asana und Trello. Diese beiden Anbieter stellen Tools zur Verfügung, die relativ weit verbreitet sind und sich großer Beliebtheit erfreuen. Warum das so ist und welchen Mehrwert InLoox dennoch im Vergleich bieten kann, erläutern wir im Folgenden.

InLoox

Wie bereits erläutert bietet InLoox einen breiten Funktionsumfang, mit dem sich auch komplexe Projekte effektiv managen lassen. Die cloudbasierte oder lokalinstallierte Software bietet eine flexible und bewährte Lösung für die Planung und Durchführung von Projekten. Alle relevanten Projektmanagement-Aufgaben werden auf einer zentralen Plattform, die sich dank der Outlook-Benutzeroberfläche intuitiv bedienen lässt, vereint. Durch die Vereinfachung und Beschleunigung von Projektprozessen profitieren alle Beteiligten gleichermaßen. Die Software begleitet somit den gesamten Projektlebenszyklus, von den ersten Planungen bis hin zur Dokumentation.

Asana

Das von zwei ehemaligen Facebook-Mitarbeitern gegründete Unternehmen bietet seinen Kunden ein Tool, das den Fokus auf reibungsloses Teamwork legt. Verfügbar sind eine browserbasierte Anwendung und eine Mobile App. Um eine lockere Atmosphäre in den Arbeitsalltag zu bringen, verwendet Asana gerne Gamification-Features, die darüber hinaus die Motivation erhöhen sollen. Asana erleichtert seinen Nutzern den Unternehmensalltag durch die Strukturierung von Aufgaben, das Setzen von Deadlines und viele weitere Features, beispielsweise die Automatisierung von Routineaufgaben. Durch die zahlreichen Funktionen können Teams bei der Abarbeitung von Aufgaben viel Zeit sparen. Während Asana hervorragend dabei hilft, Aufgaben im Team zu managen, stößt die Anwendung jedoch bei komplexen Projektmanagement an seine Grenzen. Steht beispielsweise eine komplexe Optimierung interner Produktionsprozesse im Raum, ist es ratsam, auf subtilere Tools zurückzugreifen. Engineering Teams ziehen folglich nur einen begrenzten Nutzen aus dieser Software, für kreative Teams hingegen kommt Asana definitiv in Frage. Einer sehr hohen Usability und einem optisch ansprechenden, verspielten Design stehen bei Asana eine begrenzte Eignung für komplexe Projekte gegenüber. Funktionen, die eine höhere Projektkomplexität zulassen, wie beispielsweise eine Gantt-Chart, würden dieses Tool noch abrunden.

Trello

Ein weiterer Anbieter, der bei Projektmanagement-Software sehr viel Wert auf eine beispiellose Usability legt, ist Trello. Es handelt sich hierbei um eine Kanban-basierte Anwendung, die ihren Fokus darauf legt, das unternehmensinterne Task-Management zu optimieren. Auch Trello ermöglicht es, Workflows zu optimieren und Kommentare, Deadlines oder Anhänge mit den Aktionskarten des Kanban-Boards zu verknüpfen. Wie bei Asana wird auch hier der Fokus auf ein optisch ansprechendes Erscheinungsbild und eine unkomplizierte, schlanke Bedienung gelegt, was ein weiteres Mal die Eignung der Software für komplexe Projekte einschränkt. Genauer trifft das Tool beispielsweise bei Reporting-Funktionen und der Projektverfolgung auf seine Grenzen. Für Einzelpersonen oder kleine Teams, die eine begrenzte Anzahl kreativer Projekte abwickeln, ist Trello äußerst nützlich. Eine große Anzahl möglicher Integrationen bieten einen zusätzlichen Mehrwert. Letztendlich gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Projektmanagement-Tools, die allesamt ihre Daseinsberechtigung haben. Verschiedene Kundenbedürfnisse erfordern verschiedene Produkte. Und in diesem Punkt unterscheidet sich InLoox von Anbietern wie Asana oder Trello. Während diese beiden Anbieter mit ihrer Software hervorragend eine einfache Aufgabenabwicklung in relativ simplen Projekten ermöglichen, stellt InLoox Projektteams die Kapazitäten bereit, die benötigt werden, um auch hochkomplexe Projekte erfolgreich umzusetzen. Erwähnenswert im Kontext der Datensicherheit ist zudem, dass die bei der Cloud-Version von InLoox anfallenden Daten vollständig in deutschen Microsoft-Rechenzentren gespeichert werden. Diese unterliegen folglich deutschen Sicherheitsstandards und sind somit umfassend rechtskonform. Asana und Trello nutzen für die Datenspeicherung hingegen Rechenzentren in den USA, welche somit weniger strengen Auflagen unterliegen.

Microsoft Excel als PM-Tool

Excel ist ein mächtiges Tabellenkalkulationstool aus dem Hause Microsoft, das sich zurecht sehr großer Beliebtheit erfreut. Aufgrund dessen und dadurch, dass die Anwendung auf nahezu jedem Unternehmensrechner zu finden ist, nutzen viele Teams Excel nicht nur als Kalkulations-, sondern auch als Projektmanagement-Tool. Wenn man sich jedoch mit den Anforderungen beschäftigt, die Projektmanagement-Software erfüllen sollte, wird man sehr schnell bemerken, dass Excel hierfür keinesfalls geeignet ist. Der wohl bedeutendste Nachteil ist die mangelnde Sicherheit der Projektdaten. Wird eine Excel-Tabelle im standardmäßigen Dateiformat abgelegt, ist diese leicht angreifbar. Daten können vergleichsweise einfach geändert, gelöscht oder gestohlen werden. Die Bearbeitung von Worksheets kann zwar durch einen Passwortschutz eingeschränkt werden, was aber bei sensiblen Projektdaten keinesfalls ausreichend ist. Systematische Kontrollen sind in der Anwendung nicht vorgesehen und eine manuelle Prüfung ist praktisch kaum umsetzbar. Alleine aus Datenschutzgründen ist die Nutzung von Excel als PM-Tool äußerst bedenklich. Darüber hinaus ist die Microsoft-Anwendung sehr fehleranfällig. Nahezu jede Excel-Tabelle enthält in irgendeiner Form mindestens einen Fehler, der auf den Benutzer zurückzuführen ist. In vielen Fällen bleiben diese ohne wirkliche Folgen. Aber schwerwiegende Fehler können im Nachgang zu sehr hohen Kosten führen. Weiter werden Excel-Dateien schnell sehr unübersichtlich. Bei vielen parallel laufenden oder sehr komplexen Projekten kann dies zu Problemen führen. Die Bearbeitung durch mehrere User verschärft dieses Problem. Generell ist das Tool nicht für mehrere Benutzer ausgelegt. Missverständnisse und doppelte Planungen gehören damit zum Alltag. Außerdem ermöglicht Excel kein Rechte-Management. Verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Bearbeitungs- und Ansichtsrechten können nicht vergeben werden, jeder Projektbeteiligte ist somit gleichgestellt. Zuletzt erfordert die Nutzung von Excel spezielle Kenntnisse. Das Programm ist bei Nutzung eines erweiterten Funktionsumfang nicht sehr intuitiv und setzt voraus, dass sich User umfassend damit auseinandergesetzt haben. Darunter leidet schließlich auch die Nutzerakzeptanz. Folglich sollten Projektleiter die Finger von Microsoft Excel als Projektmanagement-Tool lassen, um eine sichere, effiziente und strukturierte Projektarbeit sicherzustellen.

Google-Tools im Projektmanagement

Neben Microsoft bietet auch ein weiterer Tech-Riese aus den Vereinigten Staaten ein breites Angebot an Office-Anwendungen für den Arbeitsrechner. Im Jahr 2006 brachte Google mit Sheets ein Konkurrenzprodukt zu Microsoft Excel auf den Markt. Dieses ist bei Weitem nicht so stark im Unternehmensalltag etabliert, wird aber dennoch in vielen Fällen als Projektmanagement-Tool genutzt. Sowohl im Funktionsumfang, als auch im Bezug auf die Nachteile gegenüber herkömmlicher Projektmanagement-Software, ist Google Sheets seinem Konkurrenzprodukt von Microsoft sehr ähnlich:

Datenschutzbedenken
Fehleranfälligkeit
Unübersichtlichkeit
Fehlendes Rechte-Management
Voraussetzung spezifischer Kenntnisse

Letztendlich sollten Sie also im Projektmanagement grundsätzlich auf Tabellenkalkulationsprogramme als zentrale Software verzichten. Eine Investition in eine für Sie passende Projektmanagement-Software wird sich definitiv auszahlen.

Nutzen auch Sie die Vorteile einer Projektmanagement Software mit InLoox!