Das war der InLoox Insider Tag 2019 in Berlin

Wir bringen Projektmanagement wieder nach Berlin!

Nach der erfolgreichen Premiere des InLoox Insider Tages im vergangenen Jahr in Berlin, ging der Event 2019 in die zweite Runde. Erneut wurden wir von der Hauptstadt mit herrlichem Frühlingswetter begrüßt. Bei traumhaftem Sonnenschein und fast sommerhaften Temperaturen trafen sich knapp 80 Teilnehmer – Kunden, Partner und Interessenten – bei Microsoft Berlin zu abwechslungsreichen Vorträgen, spannenden Workshops, zum Austausch rund um Projektmanagement und, um sich neue Impulse von den „InLooxianern“ und anderen InLoox Nutzern zum Arbeiten mit der Projektmanagement-Software zu holen.

Willkommen beim InLoox Insider Tag 2019 (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Willkommen beim InLoox Insider Tag 2019 (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Auch dieses Jahr wurde der beliebte Event in Berlin wieder begeistert angenommen. Ursprünglich initiiert in München, hat der InLoox Insider Tag mittlerweile Tradition. Auf Wunsch von Kunden und Anwendern hin, denen die Anreise nach München zu weit war, feierten wir 2018 mit dem InLoox Insider Tag bei Microsoft Berlin Weltpremiere. Mit dem erneuten Erfolg ist klar, der Event soll auch in Berlin eine feste Größe für unsere Kunden, Partner und Interessenten werden. Wir kommen wieder – keine Frage!

Alle, die nicht bis nächstes Jahr warten möchten, sollten sich den 7. November 2019 rot im Kalender markieren. Denn dann steht natürlich auch wieder der traditionelle InLoox Insider Tag in München auf dem Programm.

Microsoft Atrium (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Microsoft Atrium (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Wie jedes Jahr konnten die Teilnehmer viele neue Ideen und Anregungen mit nach Hause nehmen. Neben den allseits beliebten Vorträgen – von InLoox Anwendern und InLoox Account Managern – regte auch wieder ein Workshop zum Austauschen und Vernetzen an. Dabei stehen immer die beiden wichtigen Fragen im Fokus, wie kann ich InLoox besser nutzen und was kann ich von anderen Anwendern für meine tägliche Arbeit lernen? In diesem Jahr gingen wir auch noch einer weiteren spannenden Fragestellung auf den Grund: Wie sehen die Schritte zur erfolgreichen Implementierung von InLoox aus und worauf muss ich dabei achten?

Eröffnung des 5. InLoox Insider Tags durch InLoox Gründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Eröffnung des 5. InLoox Insider Tags durch InLoox Gründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Bei der Eröffnung ließ InLoox Gründer und Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel die Geschehnisse seit dem letzten Insider Tag in Berlin Revue passieren. Neben dem Release von InLoox 10 sowie unserem Büroumzug, stellte er auch unsere neue Plattform für InLoox-Feature-Wünsche vor. Wir haben uns die Anregungen von vergangenen Veranstaltungen zu Herzen genommen und diese neue Plattform zum Austausch ins Leben gerufen: Auf contribute.inloox.com können Sie ab sofort Ihre Verbesserungsvorschläge für InLoox einstellen und den Ideen anderer Nutzer Ihre Stimme geben.

Interaktive Kurzumfrage mit Mentimeter (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Interaktive Kurzumfrage mit Mentimeter (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Bei jedem InLoox Insider Tag gibt es mindestens ein Novum: Dieses Jahr wurde die Veranstaltung zum allerersten Mal mit dem interaktiven Tool Mentimeter eingeleitet. Die Teilnehmer gaben über den Webbrowser am Smartphone in Echtzeit Rückmeldung auf einige ausgewählte Fragen wie beispielsweise: „Ihr wievielter InLoox Insider Tag ist das heute?“. Neben zahlreichen Erstbesuchern, waren auch vier treue InLoox Fans mit dabei, die bereits zum fünfen oder vierten Mal einen InLoox Insider Tag besuchten – Hut ab und herzlichen Dank für die Treue!

 

Das Highlight: InLoox im Einsatz bei ISG Intermed Service GmbH & Co. KG.

Borris Hoffmeister, IT Security- und Prozess Manager, ISG Intermed Service GmbH & Co. KG (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Borris Hoffmeister, IT Security- und Prozess Manager, ISG Intermed Service GmbH & Co. KG (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Die ISG Intermed Service GmbH & Co. KG mit Sitz in Geesthacht zählt zu den führenden Anbietern von Praxis- und Sprechstundenbedarf, sowie Services im Bereich Hygiene- und Qualitätsmanagement. Im diesjährigen Praxisvortrag gab Dipl.-Ing. Borris Hoffmeister, IT Security- und Prozess-Manager bei Intermed, Einblicke in die Nutzung von InLoox als Aufgabenmanagement-Tool. Das Spannende daran? Intermed arbeitet nicht klassischerweise mit dem in Outlook integrierten Client, sondern nutzt ausschließlich InLoox Web App. Während des praxisnahen Vortrags von Herrn Hoffmeister, erhielten die Teilnehmer also einmal ganz neue Einblicke und Impulse, wie man InLoox im Alltag nutzen kann. 

InLoox Web App wird bei Intermed in der Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen zur Verbesserung und Vermarktung von Dienstleistungen zum Aufgabenmanagement genutzt. Intermed setzt dabei intensiv das Kanban-Board in Zusammenhang mit den Listen in InLoox Web App ein. Die Status wurden dabei angepasst:

InLoox im Einsatz bei ISG Intermed

InLoox im Einsatz bei ISG Intermed

Im Laufe der Woche können Projektmitarbeiter ihre Ideen in der Spalte „Ideen“ sammeln und im wöchentlichen Jour-Fix-Meeting geht das gesamte Projektteam die Liste durch. Die Aufgaben werden dann an die jeweils zuständige Stelle verteilt – durch Verschieben des Kärtchens in die jeweilige Spalte. Eine wichtige Regel, die Intermed für das Arbeiten mit InLoox aufgestellt hat, ist: Die Kommentarfunktion muss genutzt werden. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit bei Änderungen im Projekt. Wenn eine Aufgabe delegiert oder zurückgestellt wird, muss der Bearbeiter z.B. einen Kommentar hinterlassen, warum diese Aktion erfolgt ist. Dadurch, dass das Team von Anfang an mit eingebunden wurde, war die Akzeptanz der Software sehr hoch.

Erfolgreiches Aufgabenmanagement mit InLoox Web App (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Erfolgreiches Aufgabenmanagement mit InLoox Web App (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Herr Hoffmeister hat beim InLoox Insider Tag den Teilnehmern einen interessanten und innovativen Ansatz gezeigt, wie man das Kanban-Board noch nutzen kann und auch gezeigt, wie man InLoox zu „mein InLoox“ machen kann.

 

InLoox Implementieren & Ausrollen, aber richtig!

Sie haben sich für InLoox als Projektmanagement-Software entschieden und was nun? Mit dem Kauf allein ist es nicht getan. Wie eine erfolgreiche Software-Implementierung gelingt und welche vorbereitenden Schritte es vor dem tatsächlichen „Ausrollen“ zu beachten gibt, erklärt Carola Moresche von InLoox.

Carola Moresche erklärt die wichtigsten Schritte für die Software-Implementierung (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Carola Moresche erklärt die wichtigsten Schritte für die Software-Implementierung (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz  - www.jungundwild-design.de)

Anhand der kostenlosen Planungsvorlage für die InLoox Einführungsphase beschreibt sie anschaulich, welche Stolpersteine auf dem steinigen Pfad der Implementierung umschifft werden sollten, und macht dabei deutlich: Das wichtigste sind auch hier die Mitarbeiter. Die Implementierung einer neuen Software ähnelt einem Change-Projekt und es gilt immerzu die Mitarbeiter mitzunehmen und einzubinden. Denn was hilft einem die tollste und beste Software, wenn die Mitarbeiter am Ende nicht damit arbeiten?

 

Software-gestütztes Projektmanagement: Fragen über Fragen

Im diesjährigen Workshop konnten sich die Teilnehmer über wichtige Fragen zum Thema Software-gestütztes Projektmanagement austauschen. Dabei wurde beispielsweise diskutiert, welche Prozesse es überhaupt intern in den Unternehmen gibt und, ob diese an die Software angepasst werden sollen oder die Software zum Teil an die Prozesse angepasst werden muss. Während die einen noch ganz am Anfang mit der Implementierung von InLoox standen, konnten die anderen bereits von Ihrer Erfahrung berichten und wertvolle Tipps geben. Auch die Themen Regelwerk, Rolle der Key-User und Project Management Office (PMO) werden in den meisten Organisationen unterschiedlich gehandhabt und gaben Anlass für regen Austausch.

Offener Austausch im Workshop (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Offener Austausch im Workshop (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

 

Anwender- und Techniker-Stream im Überblick

Wie auch schon im letzten Jahr ging es für die Anwender- und Techniker-Vorträge in zwei parallele Streams. So konnten gleichzeitig Anwenderbezogene und Technikbezogene Fragestellungen gelöst werden, denn Anwender-Themen interessieren den Administrator häufig weniger und umgekehrt gilt meist das gleiche.

Referent im Anwender-Stream: Marco Grano (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Referent im Anwender-Stream: Marco Grano (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Der Anwender-Stream setzte sich dieses Mal aus zwei Vorträgen zusammen. Im ersten Teil stellte Marco Grano, Account Manager bei InLoox, den Teilnehmern verschiedene Möglichkeiten zum fokussierten Arbeiten mit InLoox vor. Dabei gab er zum einen Tipps für die Arbeitsorganisation auf persönlicher Ebenen und zum anderen für das Aufgabenmanagement auf Teamebene.

Referent im Anwender-Stream: Markus Hegewald (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Referent im Anwender-Stream: Markus Hegewald (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Im zweiten Teil warf Markus Hegewald, Account Manager bei InLoox, mit den Anwendern einen Blick hinter die Kulissen der InLoox Optionen. Denn die meisten Anwender sind keine InLoox Administratoren und können nur einen kleinen Teil der InLoox Optionen einsehen. Sie erfuhren, welche Anpassungen in den Optionen möglich sind, und können nun mit Ihrem neu gewonnen Know-How zu Ihrem InLoox Administrator gehen und diesen um wichtige Änderungen der Einstellungen bitten.

Automatisierung von Workflows im Techniker-Stream mit Martin Grünert und Andreas Buchner  (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz)

Automatisierung von Workflows im Techniker-Stream mit Martin Grünert und Andreas Buchner  (Foto: ©InLoox GmbH; Fotografin: Mica Zeitz - www.jungundwild-design.de)

Parallel stellten die InLoox-Entwickler Martin Grünert und Andreas Buchner im Techniker-Stream die Automatisierung von Workflows mit InLoox vor. So können InLoox Nutzer in Kombination mit Microsoft Flow automatisierte Prozesse anlegen, um beispielsweise beim Markieren einer E-Mail im Posteingang automatisch eine InLoox Aufgabe zu erstellen. Ein weiteres Szenario war, E-Mails mit dem Wort „Projektantrag“ im Betreff direkt in einen InLoox Projektantrag umzuwandeln. Die beiden Entwickler begeisterten mit den zahlreichen Möglichkeiten zur Automatisierung und gaben den Teilnehmern neue Impulse für die Organisation Ihres Arbeitsalltages mit auf den Weg.

Natürlich möchten wir uns noch einmal herzlich bei allen Teilnehmern bedanken. Vielen Dank, dass Sie mit dabei waren und die Veranstaltung wieder zu einem Erfolg gemacht haben. Wir haben uns wirklich sehr gefreut, Sie in Berlin zu treffen, und hoffen Sie am 7. November in München wiederzusehen! Ein ganz besonderer Dank gilt natürlich unserem Referenten Herrn Hoffmeister. Danke, dass Sie uns und allen Teilnehmern einen spannenden Einblick in Ihren Arbeitsalltag mit InLoox gegeben haben.

 

Weitere Impressionen vom Event

 

InLoox Insider Tag 2019 in Berlin (04.04.2019)