Aufgaben­management
Definition, Methoden und Tools

Prozesse, Zusammenarbeit & Organisation

Autorin: Kathrin Jungwirth | Letzte Aktualisierung: Mittwoch, 07. Juli 2021 | Lesedauer: 10 min.


Professionelles Aufgabenmanagement gewinnt in Unternehmen auf Grund der rapiden Geschwindigkeit unseres Berufslebens immer mehr an Bedeutung. Es gilt kleinteilige To-Do's in kürzester Zeit zu erledigen und gleichzeitig den Überblick über Aufgaben und Deadlines zu behalten. Hier kommen Aufgabenmanagement und Aufgabenmanagement-Software ins Spiel: Aufgabenmanagement Tools können Teams bei diesem Balanceakt unterstützen und entwickeln sich zunehmend zum Erfolgsfaktor für die Strukturierung von Arbeitsprozessen. Professionelles Aufgabenmanagement und intelligente Tools helfen Teams den Überblick über anstehende Tätigkeiten zu erlangen und die Zusammenarbeit sowie Termintreue zu verbessern. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Grundlagen, Definitionen und Methoden rund um die Strukturierung und Durchführung von Aufgaben (= Aufgaben- bzw. Task-Management) zusammengefasst. Außerdem erfahren Sie wie sich die Organisation von Aufgaben mit Hilfe von Aufgabenmanagement-Software professionalisieren lässt. 

Inhalt

  1. Definition für Aufgabenmanagement
  2. Unterschied zwischen Aufgaben- und Projektmanagement 
  3. Vorteile von erfolgreichem Task Management
  4. Die drei beliebtesten Methoden zur Aufgabenorganisation
  5. Work Automation: Workflows automatisieren
  6. Aufgabenmanagement Tool: Ein Überblick
  7. Weiterführende Lesetipps 

1. Definition für Aufgabenmanagement

1.1 Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe bezeichnet die kleinstmögliche Arbeitseinheit in Organisationen und kann auch Aktivität, Handlung oder Tätigkeit genannt werden. Diese Arbeitseinheit wird meist zum Erreichen eines bestimmten Zieles durchgeführt.

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Definition Aufgabe: Eine Aufgabe ist die kleinstmögliche Arbeitseinheit in Organisationen.

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Aufgaben werden mit Hilfe von mehreren Parametern, die auch Bestandteile der Aufgabe genannt werden, festgelegt. Zu den wichtigsten Bestandteilen von Aufgaben gehören zum Beispiel:

  • Name
  • Beschreibung
  • Aufwand
  • Ressource
  • Start und Ende

Prinzipiell kann zwischen zwei Aufgabenarten unterschieden werden:

Die Projektaufgabe

Werden mehrere Aufgaben aufeinander abgestimmt und so koordiniert, dass nur die Erfüllung aller Aufgaben dazu beiträgt ein Ziel zu erreichen, dann handelt es sich um Projektaufgaben. Als kleinste Einheit im Projekt trägt jede einzelne Aufgabe zum Projektabschluss bei. Dabei können die Aufgaben auf voneinander abhängig sein und werden deshalb mit Hilfe von Vorgängen und/oder Sammelvorgängen in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Verantwortlich für die Durchführung der Projektaufgabe ist der dafür eingeteilte Projektmitarbeiter. Die Überwachung der Aufgabendurchführung liegt in der Verantwortlichkeit des Projektleiters

Die persönliche Aufgabe

Eine persönliche Aufgabe ist nicht Teil eines Projektes – zielt also nicht auf ein größeres Ziel ab. Persönliche Aufgaben können regelmäßig, wiederkehrende Alltagsarbeiten sein, die außerhalb von Projekten anfallen und erledigt werden müssen. Sie können jedoch auch einmalig und komplett aus der Reihe anfallen. 

1.2 Was ist Aufgabenmanagement?

Die Strukturierung dieser vielen einzelnen Aufgaben wird Aufgabenmanagement beziehungsweise im englischen Task-Management oder Work-Management genannt. Aufgabenmanagement bezeichnet also die Strukturierung und Organisation von Aufgaben sowie deren Durchführung.

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Definition Taskmanagement: Aufgabenmanagement bezeichnet die Strukturierung und Organisation von Tätigkeiten sowie deren Durchführung.

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Task-Management ist in großen wie in kleinen Unternehmen wichtig, da im Arbeits- und Projektalltag grundsätzlich mehrere Aufgaben parallel erledigt werden müssen. Dabei steht meist nicht genügend Zeit für die Erfüllung aller Tätigkeiten zur Verfügung. Deshalb ist es wichtig den Überblick über To-Dos und Deadlines zu behalten und Aufgaben zu priorisieren.

Das übergeordnete Ziel im Aufgabenmanagement ist es, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und Priorisierung durchzuführen, um alle Aufgaben termingerecht erledigen zu können und dabei so effizient wie möglich zu arbeiten.

Dabei umfasst der Prozess von Work-Management die folgenden Phasen:

  1. Planung
  2. Durchführung
  3. Controlling
  4. Abnahme
  5. Freigabe

2. Unterschied zwischen Aufgaben- und Projektmanagement

Die Begriffe Aufgabenmanagement (bzw. Workmanagement/ Taskmanagement) und Projektmanagement werden häufig synonym verwendet. Doch tatsächlich liegt hier ein Unterschied vor: Das Management von Aufgaben ist nicht gleich Projektmanagement, sondern vielmehr eine Teildisziplin des Projektmanagements. Darüber hinaus kann es sich auch um Workmanagement handeln, wenn es – wie oben bereits genannt – um die Organisation von alltäglichen, persönlichen Aufgaben geht, die nicht im Zusammenhang mit einem Projekt stehen.  

Beim Projektmanagement zielen alle Tätigkeiten darauf ab ein übergreifendes Ziel zu erreichen. Dafür werden alle Maßnahmen und Aufgaben aufeinander abgestimmt und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Im Gegensatz dazu geht es beim Aufgabenmanagement nicht darum ein gemeinsames Ziel zu erreichen, sondern viel mehr um die termingerechte Erledigung einzelner Aufgaben, die nicht zwangsläufig miteinander in Verbindung stehen. Das Management von Aufgaben ist also nicht gleich Projektmanagement, sondern vielmehr eine Teildisziplin des Projektmanagements, die jedoch auch unabhängig davon durchgeführt werden kann. 

Taskmanagement kann also für sich stehen, wenn die Prinzipien des Projektmanagements auf alltägliches Arbeiten übertragen werden. Und Taskmanagement kann auch eine Unteraufgabe im Projektmanagement sein, die u.a. die Projektplanung sinnvoll ergänzt.

3. Vorteile von erfolgreichem Task Management

Was spricht für die strukturierte und priorisierte Organisation von Tätigkeiten in Unternehmen? In unserer immer schneller werdenden Welt, werden auch die Anforderungen an Unternehmen immer höher und verändern sich rasend schnell. Das führt zu enormem Druck auf Mitarbeiter, immer mehr Aufgaben und einen zunehmende Kleinteiligkeit aller Aktivitäten. Damit Unternehmen, Teams und jeder Einzelne hier den Überblick behalten und wissen, wer, was und bis wann zu erledigen hat, ist Aufgabenmanagement unverzichtbar.

  • Transparenz
  • Bessere Führung von Teams
  • Entscheidungen beschleunigen
  • Optimierte Ressourcen-Auslastung
  • Nachvollziehbarkeit
  • Alle Aufgaben zentral an einem Ort à mehr Überblick
  • Klare Zuständigkeiten
  • Rückfragen und Abstimmungsaufwand wird verringert à effizienteres Arbeiten
  • Deadlines im Blick
  • Steigerung der Termintreue
  • Einfacheres Priorisieren

4. Die drei beliebtesten Methoden zur Aufgabenorganisation

Die Kanban-Methode

Die wohl bekannteste Methode des agilen AufgabenmanagementsKanban – wurde in den 1950er Jahren vom japanischen Autohersteller Toyota entwickelt. 2007 wurde das Konzept dann von David Anderson auf die IT übertragen und von da an hat sich Kanban rasend schnell als effiziente Methode für Aufgabenmanagement verbreitet. (Quelle: Interview mit David J. Anderson | it-agile & D. Anderson, 2003: Agile Management for Software Engineering, Prentice Hall)

Kanban ist eine sehr visuelle Methode und hilft dabei den Fluss der Arbeit zu veranschaulichen. Im klassischen Modell verfügt ein sogenanntes Kanban-Board über drei Spalten:

  • Nicht begonnen (To Do): In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.
  • In Bearbeitung (In Progress): Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.
  • Erledigt (Done): Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

InLoox Feature: Agile task management with Kanban boards

David Anderson empfiehlt, die Menge an Aufgaben, an denen parallel gearbeitet wird, zu begrenzen. Die Anzahl der Aufgabenkarten, die sich eine „Station“ (meist ein Mitarbeiter, eine Abteilung oder ein Team) ziehen darf, wird also limitiert. Dabei entsteht ein Pull-System, d.h. jede Arbeitsstation zieht sich aktiv eine neue Aufgabe aus dem Aufgabenpool, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Die Kapazität der einzelnen Stationen muss dazu aber vorab festgelegt werden, denn meist liegen mehr Aufgaben an, als das Team zeitgleich bewältigen kann. Das System baut also auf eine konsequente Priorisierung beim Abarbeiten von Aufgaben und soll so schlank und agil bleiben.

Zwangsläufig entstehen Flaschenhälse bzw. Engpassstellen, an denen sich die Arbeit staut (erkennbar an einer größeren Menge von Kanban-Karten bei einer Person oder einem Teilprojektteam). Diese Stellen zeigen Optimierungspotenzial im System auf: Sie erfordern zusätzliche Ressourcen oder aber eine Umschichtung von Aufgaben.

(Quellen: Interview mit David J. Anderson | it-agile & D. Anderson, 2003: Agile Management for Software Engineering, Prentice Hall)

Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode wurde nach dem US-Präsident Dwight D. Eisenhower benannt und setzt den Fokus auf die Priorisierung von Aufgaben anhand der Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben. Sicher kennen Sie folgende Situation aus Ihrem Arbeitsalltag: Sie beginnen Ihren Arbeitsalltag und finden verschiedenste Aufgaben in Ihrem Posteingang, die Ihnen per E-Mail übermittelt wurden. Doch nicht alle der anstehenden Aufgaben fallen in Ihren Kompetenzbereich oder müssen zwingend von Ihnen persönlich erledigt werden. Außerdem entdecken Sie Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen. All diese Aspekte berücksichtigt die Eisenhower-Matrix: Damit können Aufgaben anhand der beiden Achsen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ in vier Kategorien eingeteilt werden:

  • Wichtig und dringend: sofort erledigen
  • Wichtig, aber nicht dringend: terminieren und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
  • Nicht wichtig, aber dringend: delegieren
  • Nicht wichtig und nicht dringend: eliminieren

(Quellen: Stephen R. Covey, 2012: Focus. Achieving your highest priorities. Brilliance Audio & Eisenhower Matrix Definition | t2informatik)

Die Alpen-Methode

Die Alpen-Methode von Lothar J. Seiwert gibt eine Abfolge von Schritten vor, nach denen Sie Ihre Aufgaben über den Arbeitsalltag verteilen sollten, bevor Sie mit der tatsächlichen Arbeit beginnen:

  1. Aufgaben & Termine notieren
  2. Länge abschätzen / Zeitaufwand beurteilen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

Eine detaillierte Anleitung zu dieser Methode finden Sie in diesem Artikel: Besser planen mit der Alpen-Methode

Weitere hilfreiche Task-Management-Methoden:

5. Work Automation: Workflows automatisieren

Digitalisierung, Automatisierung, künstliche Intelligenz und Machine Learning – um diese Buzzwörter kommt man seit einigen Jahre nicht herum. Immer häufiger kommt beim Thema Aufgabenmanagement auch die Rede auf Work-Automation und automatische Workflows. Doch was ist eigentlich Work-Automation?

Für die sogenannte Work-Automation (dt. Arbeitsautomatisierung) werden Maschinen oder Software genutzt, um Routinetätigkeiten, gefährliche Aufgaben oder Aufgaben, die viel körperliche Kraft, Flexibilität und Ausdauer erfordern, zu erledigen. Die Digitalisierung kann als Ergänzung/Erweiterung von Work-Automation gesehen werden. Sie treibt die Arbeitsautomatisierung voran und hilft bestehende Prozesse digital abzuwickeln. Diese digitalisierten Workflows können dann zu automatisierten Workflows transformiert werden.  (Quelle: AI, automation and the future of work | McKinsey Global Institute, 2018

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Ein Workflow ist die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, als Ganzes oder in Teilen, während derer Dokumente oder Aktivitäten von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung nach einem vorgegebenen Regelwerk weitergegeben werden. (Quelle: WfMC-Glossar)

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Potential hat das Thema Work-Automation nicht nur für die Produktion, sondern auch für moderne Büroarbeitsplätze. Denn sie unterstützt Teams dabei gemeinsame Arbeitsabläufe und regelmäßig wiederkehrende Routinetätigkeiten präzise und schnell durchzuführen. Für einfache automatische Workflows sind besonders Routinetätigkeiten oder wiederkehrende Arbeitsschritte, die regelmäßig nach einem einheitlichen Prozess wiederholt werden und sich nicht oft ändern, interessant. Routinetätigkeiten dieser Art bringt wahrscheinlich jede Jobbeschreibung mit sich. Für die meisten Angestellten sind sie eine Pflichtübung: sie fressen extrem viel Arbeitszeit und behindern gleichzeitig die Kreativität.  Ein Beispiel wäre zum Beispiel die Vorbereitung eines Webinars. Im Laufe dieses Prozesses wird jeweils 1 Woche vor dem Termin eine Erinnerungsmail an alle Teilnehmer verschickt. Diese E-Mail enthält immer die gleichen Angaben wie z.B. Thema, Datum, Uhrzeit, Zugangslink und technische Hinweise. Anstatt diese E-Mail jedes Mal händisch an alle Teilnehmer zu schicken, bieten etwa die meisten Webinar-Software-Anbieter bereits ein Feature für eine automatische Erinnerungsmail, die lediglich einmal konfiguriert werden muss, an. Mit Hilfe dieser kleinen Automatisierung kann bereits der Arbeitsprozess vereinfacht, die Effizienz verbessert und die Produktivität erhöht werden. Darüber hinaus können auch durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler minimiert werden. Auch Umfragen wie beispielweise von ServiceNow bestätigen dies: sieben von zehn Mitarbeiter gaben hier an, dass Automatisierung die Arbeitszufriedenheit und gleichzeitig die verfügbare Zeit für Kreativität erhöht.

Dank verschiedener Tools können Mitarbeiter bereits heute ohne oder mit nur sehr wenigen Programmierkenntnissen ihre eigenen standardisierten Routinetätigkeiten mit Hilfe von Workflows automatisieren. Für alle nicht-standardisierten Prozesse bedarf es Machine-Learning sowie künstlicher Intelligenz, um eine funktionierende Automatisierung zu schaffen.

Die wichtigen Elemente eines Workflows

  • hat Auslöser und Abschluss
  • enthält mehrere Arbeitsschritte, die nacheinander oder parallel ablaufen
  • ist standardisiert d.h. läuft immer nach dem selben Schema ab

(Quelle: Workflow | t2informatik)

Einfache Ansätze zur Automatisierung von alltäglichen Aufgaben ohne Programmierkenntnisse

  • Mit nur einem Klick mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mails anwenden: Mit den sogenannten Quick Steps können sie in Microsoft Outlook eigenen Workflows für bestimmte Szenarios erstellen. Beispiele: Nachrichten häufig an einen Kollegen oder Vorgesetzten weiterleiten oder Nachrichten als gelesen markieren und in bestimmte Ordner verschieben.
  • Emails automatisch verschieben, kennzeichnen oder beantworten: Außerdem ermöglicht es Ihnen Outlook mit Hilfe von Regeln automatische Aktionen auszulösen. Wie zum Beispiel E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben.
  • Wiederkehrende Aktionen und Prozesse automatisieren: Anders als mit den Quick Steps und Regeln, lassen sich mit Microsoft Power Automate unterschiedliche Dienste und Applikationen miteinander verbinden. So bietet etwa die Projektmanagement-Software InLoox eine offene Programmierschnittstelle an, die einen Datenaustausch zwischen InLoox und anderen Systemen (z.B. SAP, CRM, ERP) ermöglicht. So können bestimmte InLoox Prozesse wie persönliche Arbeitsabläufe und Projektprozesse mit Hilfe von Power Automate schnell automatisiert werden.
  • Neben Power Automate gibt es zahlreiche weitere Tools, die sich auf die Automatisierung von Workflows spezialisiert haben und auch zahlreiche Kollaboration- und Projektmanagement-Software-Anbieter legen mittlerweile nach und gehen den Schritt in Richtung Automatisierung.  

6. Aufgabenmanagement Tool: Ein Überblick

Für Task-Management-Software gibt es mittlerweile einen sehr großen Markt. Die Tools zur Aufgabenorganisation sind dabei sehr unterschiedlich: die einen ermöglichen simples Aufgabenmanagement z.B. mit Hilfe von Boards, die anderen setzten das Thema in einen größeren Kontext wie z.B. Kollaboration oder Projektmanagement. Hier stehen den Teams dann verschiedene Interaktions- und Austauschmöglichkeiten zur Verfügung oder sie können Aufgaben mit Hilfe von Projekten organisieren und dem Ganzen über eine Projektplanung einen Rahmen geben sowie Abhängigkeiten setzen. Die schier unbegrenzte Auswahl an Aufgabenmanagement-Software macht es schwer, hier einen allumfassenden Überblick zu geben. Deshalb wird im Folgenden der Fokus auf das Tool InLoox gesetzt.

Kurzvorstellung: InLoox als Aufgabenmanagement-Software

Wie oben unter 1.1 beschrieben, gibt es Projektmanagement-Software, die es ermöglicht die Organisation von Aufgaben in einen Projektkontext zu übertragen. InLoox ist eines dieser Tools. Hier haben Teams jedoch beide Möglichkeiten:

  1. Einfaches, intuitives Aufgabenmanagement z.B. in Form von persönlichen Aufgaben
  2. Aufgabenorganisation im Rahmen eines Projektes mit einem strukturierten Zeitplan und Abhängigkeiten

Lassen Sie uns diese beiden Varianten des Aufgabenmanagements mit InLoox genauer betrachten.

Zwei Möglichkeiten für Aufgabenmanagement mit InLoox

1. Einfaches, intuitives Aufgabenmanagement mit persönlichen Aufgaben

Mit InLoox können Sie zwei verschiedene Arten von Aufgaben anlegen:

  • Persönliche Aufgaben: diese sind unabhängig von bestimmten Projekten und können mit Hilfe der globalen Aufgabenliste strukturiert werden. Die Aufgabenliste kann für eine bessere Übersichtlichkeit nach verschiedenen Feldern gefiltert und sortiert werden sowie direkt im Outlook-Posteingang seitlich angeheftet werden, damit man sie jederzeit im Blick hat.
  • Projektaufgaben: diese sind Teil eines Projektes und können sowohl mittels der globalen Aufgabenliste als auch einer Kanban-Tafel im Projekt organisiert werden.

Doch es hat sich gezeigt, dass es sich auch für persönliche Aufgaben empfiehlt, diese in einem Projektcontainer zu organisieren. Auf diese Weise haben Sie alle Aufgaben jederzeit an einem zentralen Ort verfügbar. Da diese Aufgaben meist keinen Bezug zu einem bestimmten Projekt oder gemeinsamen, übergreifenden Thema haben, handelt es sich also um eine Art „Backlog“-Projekt. Hier können Sie alle Aufgaben sammeln, die Sie zu erledigen haben und diese beispielsweise mittels Timeboxing oder der 1-2-3-Technik priorisieren.  

Ein Vorteil dieser Vorgehensweise: Sie können mit der sehr intuitiven und übersichtlichen Kanban-Methode für Ihr Aufgabenmanagement arbeiten. Wie unter Punkt 4 bereits beschrieben, dient ein Kanban-Board dazu den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Dabei wird das klassische Kanban-Board in die Spalten „Nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ untergliedert. Diesen Standard werden Sie auch in InLoox vorfinden, jedoch können Sie die Spalten auch individuell anpassen. Es lassen sich Anzahl, Benennung und Farbe der Spalten so anpassen, wie es Ihre Arbeitsweise am besten unterstützt.

Mittels des Kanban-Boards können Sie Aufgaben also intuitiv per Drag-and-Drop organisieren. In kürzester Zeit erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Aufgaben und behalten so jederzeit den Überblick über Ihre To-Do’s. Darüber hinaus können Sie die Aufgaben mit weiteren hilfreichen Informationen detaillieren, damit Sie nichts Wichtiges vergessen.

Aufgabendetails in InLoox:

  • Name
  • Beschreibung
  • Aufwand in Arbeitstagen, Stunden oder Minuten
  • Ressource
  • Start
  • Ende
  • Dokumente
  • Eigene Felder (selbst definierte Felder, die die Standardfelder ergänzen)
  • Notizen
  • Benachrichtigungen (Mitteilungen zur Aufgabe an Teammitglieder versenden)

InLoox feature: Task management - Manage and edit tasks in the Kanban board view

Taskmanagement in InLoox für Outlook mit Hilfe des Kanban-Boards

 

2. Aufgabenorganisation im Projekt

Projektaufgaben werden auch mit Hilfe eines Projektcontainers organisiert. Projektaufgaben dienen dazu auf ein gemeinsames Ziel, das gleichzeitig der Projektabschluss ist, hinzuarbeiten. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass normalerweise einzelne Aufgaben erst erledigt werden müssen, bevor andere gestartet werden können. Da die Aufgaben einem Thema untergeordnet sind, kommt es hier also zu Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben. Es ist demnach wichtig die einzelnen To-Do‘s in eine zeitliche Reihenfolge zu bringen.

Hier kommt die Projektplanung ins Spiel. Mittels einem übersichtlichem Gantt-Plan können Sie in InLoox einen einfachen Projektplan erstellen, der Ihnen hilft, den Überblick über zeitliche Abhängigkeiten zu behalten. Damit stellen Sie sicher, dass alles rechtzeitig erledigt wird und das Projekt pünktlich abschlossen werden kann. Für eine einfache Aufgabenplanung ist es wichtig, dass Sie folgende Punkte beachten:

  • Aufgaben möglichst genau definieren
  • Aufgaben verschiedenen übergreifenden Projektphasen zu ordnen
  • Projektphasen als Vorgänge und wichtige Deadlines als Meilensteine anlegen
  • Aufgaben den einzelnen Vorgängen zuordnen
  • Abhängigkeiten definieren

InLoox feature: Task management - Assign projects to activities directly from the planning view

 Aufgabenplanung im Gantt-Chart mit Hilfe von Vorgängen & Meilensteinen

Zusätzliche Funktionen, die das Aufgabenmanagement erleichtern

Visualisierung und Brainstorming mit Mindmaps

Mit Hilfe von Mindmaps können Sie wichtige Aufgaben erst einmal sehr visuell und einfach an einer zentralen Stelle sammeln. Dies kann zum Beispiel bei der Strukturierung von Meetings oder Brainstormings sehr hilfreich sein. Wenn Sie zum Beispiel in einem Meeting neue Ideen entwickeln, dann halten Sie diese schnell mittels einer Mindmap in InLoox fest. Dabei können Sie bereits eine erste Struktur festlegen und Sie stellen sicher, dass keine Idee verloren geht. Nach dem Meeting können sie dann die Knoten mit nur einem Klick in Aufgaben umwandeln und diese schnell an die zuständigen Teammitglieder verteilen.

InLoox feature: Mind maps - Brainstorm new ideas and projects with your team and implement your ideas directly in InLoox by copying your mind map into the planning or Kanban.

Mindmap in InLoox für Outlook

 

Feinheiten & Details strukturieren mit Listen

Mittels einfacher Listen, die Sie mit einer Aufgabe verknüpfen, können Sie To-Do‘s noch feiner detaillieren. Die Listen sind individuell konfigurierbar und können aus verschiedenen Feldern (z.B. Text, Datum, Zahl oder Checkbox) zusammengebaut werden. Nachfolgendes Beispiel hilft, um den Vorteil der Listen zu veranschaulichen: Stellen Sie sich vor Sie arbeiten an einem Webseite-Projekt. Dabei haben Sie die Aufgabe auf mehreren Seiten/URLs ein bestimmtes Detail anzupassen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren welche Seiten Sie bereits angepasst haben, halten Sie die einzelnen URLs in einer Liste, die Sie mit der entsprechenden Aufgabe verknüpft haben, fest. Dies ist auch im Nachhinein sehr hilfreich, wenn Sie etwa die vorgenommene Änderung wieder rückgängig machen möchten. Mit Hilfe der Liste können Sie schnell nachvollziehen an welchen Stellen die Änderungen bereits eingespielt wurden.

 

7. Weiterführende Lesetipps zum Thema Aufgabenmanagement

Wenn Sie sich noch tiefer mit der Organisation von Aufgaben beschäftigen wollen, dann haben wir nachfolgend einige ergänzende Lesetipps für Sie zusammengestellt:

Erleben Sie integriertes Projekt­­­­management


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Projekt­­management-Glossar


Erklärungen zu gängigen Projekt­­management-Begriffen

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Für wen ist InLoox geeignet?


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  • Teams mit/ohne Exchange Server®
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  • Projektplaner
  • Projektcontroller
  • Projektmitarbeiter
  • Vertrieb / Marketing
  • Produktion
  • IT / (IT-) Support
  • Controlling
  • Qualitätssicherung
  • Geschäftsführung
  • Geschäftspartner (Freelancer, Externe)

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Zusammenfassung - FAQs

Was ist eine Aufgabe?

Eine Aufgabe ist die kleinstmögliche Arbeitseinheit in Organisation, die mit Hilfe verschiedener Parameter wie Name, Beschreibung, Aufwand, Ressource, Start und Ende beschrieben wird. Weiterlesen »

Was ist Aufgabenmanagement?

Aufgabenmanagement bezeichnet die Strukturierung und Organisation von Tätigkeiten sowie deren Durchführung. Das übergeordnete Ziel im Aufgabenmanagement ist es, Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge und Priorisierung durchzuführen, um alle Aufgaben termingerecht erledigen zu können und dabei so effizient wie möglich zu arbeiten. Weiterlesen »

Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben- und Projektmanagement?

Beim Projektmanagement zielen alle Tätigkeiten darauf ab ein übergreifendes Ziel zu erreichen. Dafür werden alle Maßnahmen und Aufgaben aufeinander abgestimmt und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Im Gegensatz dazu geht es beim Aufgabenmanagement nicht darum ein gemeinsames Ziel zu erreichen, sondern viel mehr um die termingerechte Erledigung einzelner Aufgaben, die nicht zwangsläufig miteinander in Verbindung stehen. Das Management von Aufgaben ist also nicht gleich Projektmanagement, sondern vielmehr eine Teildisziplin des Projektmanagements, die jedoch auch unabhängig davon durchgeführt werden kann. Weiterlesen »

Was sind die Vorteile von Aufgabenmanagement?

Damit Unternehmen, Teams und jeder Einzelne den Überblick behalten und wissen, wer, was und bis wann  zu erledigen hat, ist Aufgabenmanagement unverzichtbar Darüber hinaus sprechen viele weitere Vorteile für die professionelle Organisation von Aufgaben:

  • Transparenz
  • Klare Zuständigkeiten
  • Steigerung der Termintreue
  • Deadlines im Blick
  • Nachvollziehbarkeit
  • Optimierte Ressourcen-Auslastung

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Die drei beliebtesten Methoden für Aufgabenmanagement sind: die Kanban-Methode, die Eisenhower-Matrix und die Alpen-Methode. Es gibt jedoch zahlreiche weitere Methoden zur Organisation von Aufgaben, die anhand den individuellen Anforderungen im Team ausgewählt werden sollten. Weiterlesen »

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Worin unterscheiden sich Aufgabenmanagement-Tools?

Für Task-Management-Software gibt es mittlerweile einen sehr großen Markt. Die Tools zur Aufgabenorganisation sind dabei sehr unterschiedlich: die einen ermöglichen simples Aufgabenmanagement z.B. mit Hilfe von Boards, die anderen setzten das Thema in einen größeren Kontext wie z.B. Kollaboration oder Projektmanagement. Hier stehen den Teams dann verschiedene Interaktions- und Austauschmöglichkeiten zur Verfügung oder sie können Aufgaben mit Hilfe von Projekten organisieren und dem Ganzen über eine Projektplanung einen Rahmen geben sowie Abhängigkeiten setzen. Weiterlesen »

Web-Demo