Produktiv arbeiten mit Timeboxing

Zeitmanagement-Methoden stehen derzeit hoch im Kurs. Kein Wunder, denn wer möchte denn nicht konzentrierter und fokussierter arbeiten, um so mehr Aufgaben zu erledigen? In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen das sogenannte Timeboxing vor.

Timeboxing kurz erklärt

Timeboxing ist eine Technik die ursprünglich aus der Projektplanung stammt. Statt auf eine Aufgabe so viel Zeit zu verwenden wie nötig wäre, werden vorab feste Zeitfenster (Timeboxes) inklusive Endergebnis festgesetzt. Dies sorgt für Fokussierung und verhindert Multitasking. Die wichtigste Regel hierbei: Die Zeitfenster werden konsequent eingehalten und nicht überzogen! Je nach Aufgabenumfang wird eine Zeiteinheit anhand von Minuten, Stunden oder Tagen definiert.

Das Ganze noch einmal kurz zusammengefasst:

• Technik aus der Projektplanung
• Feste Zeitfenster
• Vorab definiertes Endergebnis
• Fokussierung statt Multitasking
• Zeiteinheiten in Minuten, Stunden oder Tagen

Dem einen oder anderen kommt dieser Ansatz bestimmt schon aus agilen Projektmanagement-Methoden bekannt vor. Timeboxing wird zum Beispiel im Scrum eingesetzt. Hier werden Events wie der Daily Scrum oder ein Sprint als fest definierte Timebox geplant. Interessant ist auch, dass Scrum-Teams ihr Daily Scrum Meeting häufig im Stehen durchführen. So hält sich jeder kurz und der festgesetzte Zeitrahmen wird nicht überschritten. Auch andere Zeitmanagement-Methoden arbeiten mit dem Prinzip des Timeboxings, wie beispielsweise die Pomodoro-Technik.

Vorteile von Timeboxing

Timeboxing hat dann Vorteile, wenn es konsequent durchgezogen wird. Denn dann schafft die Methode Fokussierung und dies ist zu Zeiten von unzähligen E-Mails, Telefonanrufen und zahlreichen parallellaufenden Aufgaben enorm wichtig.

Timeboxing sorgt also für:

• Fokus statt Multitasking
• Steigerung der Effektivität
• Weniger Prokrastination
• Motivation

Nachteile von Timeboxing

Timeboxing an sich ist kein Wundermittel und macht nicht automatisch produktiver. Außerdem ist der Ansatz auch nicht für alle Arten von Aufgaben oder auch Meetings geeignet. Wenn es zum Beispiel um Kreativität oder Ideenfindung geht, brauchen viele Freiraum und Zeit. Zeitdruck ist dabei eher hinderlich. Wichtig ist es noch dazu, immer auf die Qualität der Ergebnisse zu achten. Egal, ob mit oder ohne Timeboxing, das Ziel sollte immer ein qualitativ hochwertiges Arbeitsergebnis sein.

Timeboxing mit InLoox

Mit InLoox ist Timeboxing kinderleicht, denn der Grundgedanke einer Projektmanagement-Software basiert bereits auf der Terminierung und Planung von Projekten, Vorgängen und Aufgaben. Wie können Sie InLoox also ganz einfach zur Selbstorganisation nutzen?

Wir werfen zuerst einmal einen Blick auf Ihre persönlichen Aufgaben – heißt alle projektunabhängigen Aufgaben. Diese organisieren Sie am besten über ein Backlog-Projekt. Wie funktioniert das?

1. Setzen Sie ein neues InLoox Projekt auf z.B. „Mein Backlog“ oder „Backlog Rita“. In diesem Projekt arbeiten Sie agil über das Kanban-Board und organisieren dort Ihre persönlichen Aufgaben.

2. Passen Sie die Status des Kanban-Boards an Ihre individuellen Bedürfnisse an. Für unser Backlog-Projekt sind etwa die folgenden Status hilfreich:

• Backlog
• Backlog Woche
• Backlog Tag
• Erledigt

^{So bearbeiten Sie den Kanban-Status in InLoox Web App}

3. In der Spalte Backlog sammeln Sie zunächst einmal alle anstehenden Aufgaben. Hier tragen Sie einfach alles ein was ansteht. Auch alle To-Do’s mit niedriger Priorität. So stellen Sie sicher, dass Sie nichts aus den Augen verlieren, und, wenn Sie einmal „Luft haben“ werfen Sie einfach einen Blick auf Ihren Backlog und schnappen sich eine dieser Aufgaben.

4. Am Anfang jeder Woche ziehen Sie die für diese Woche wichtigen Aufgaben in die Spalte Backlog Woche und zu Beginn jedes Tages ziehen Sie die heute zu erledigenden Aufgaben in die Spalte Backlog Tag.

^{Organisation des Backlog Projektes erfolgt über das Kanban Board}

5. Nun geht es ans Timeboxing! Legen Sie feste Zeitfenster für die heute anstehenden Aufgaben in der Spalte Backlog Tag fest. Definieren Sie über Start- und Ende inklusive Uhrzeit die Timebox für jede Aufgabe.

^{Timeboxing einer Aufgabe mit}

6. In der Beschreibung oder im Notizfeld hinterlegen Sie dann noch das angestrebte Endergebnis. 

7. Wer mag, kann die Tagesaufgaben dann auch noch mit seinem Outlook-Kalender synchronisieren, um sich die Zeitfenster fix zu blocken.   

8. In den InLoox Optionen unter Benutzereinstellungen >> Weitere Optionen können Sie außerdem noch einstellen, ob und wann Sie an den Start und das Ende von InLoox Aufgaben erinnert werden möchten. 

Wichtig: Planen Sie nicht zu viele Aufgaben für einen Tag ein, denn es kommen ja auch noch das Tagesgeschäft sowie Ihre jeweiligen Projektaufgaben hinzu. Die Projektaufgaben können Sie übrigens ähnlich „Timeboxen“. Hier werden Sie zwar mit einem anderen Kanban-Board arbeiten, können trotzdem die Vorgehensweise mit der Definition des Aufwands und des Endergebnisses beibehalten.