Daily Standup im Home-Office: Das Wichtigste für den Tag in 15 Minuten

Annalena Simonis, Donnerstag, 07. Mai 2020 | Lesedauer: 6 min.

Daily Scrum, 15-Minuten-Besprechung, Daily Check-In oder einfach nur Daily. Gerade im Home-Office ist kurze, präzise Kommunikation besonders wichtig. Wie 15 Minuten am Morgen schon reichen, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern, lesen Sie hier.

Aufgrund der aktuellen Situation arbeiten viele Projektteams hauptsächlich digital zusammen. Um täglich einen kurzen Überblick zu erhalten wer was zu tun hat und welche Aufgaben noch anstehen gibt es eine einfache Methode: das Daily Standup. Das kurze Meeting stammt ursprünglich aus Scrum. Dort ist das Daily Scrum ein zentrales Event, bei dem sich das Team täglich über anstehende Aufgaben abstimmt. Aber auch Teams, die nicht mit Scrum arbeiten nutzen dieses Meeting als festes Kommunikationsmittel, da es im Arbeitsalltag recht einfach umzusetzen ist und das gesamte Team davon profitieren kann. Auch im Home-Office kann diese Methode etwas abgewandelt gut eingesetzt werden.

 

Warum noch ein Meeting?

Neben den Herausforderungen, die das Arbeiten von zuhause mit sich bringt, soll der Arbeitsalltag noch mit einem zusätzlichen Meeting gefüllt werden? - Ja, denn gerade aufgrund der erschwerten Koordination in digitalen Teams ist es umso wichtiger den Überblick und die Kommunikation aufrecht zu halten. Das Daily fördert zielgerichtet den regelmäßigen Austausch im Team. Durch das Daily erhalten alle einen Überblick über die eigenen Aufgaben und die der anderen Teammitglieder. Außerdem wird die Motivation des ganzen Teams erhöht, da man den täglichen Fortschritt des Projekts mitverfolgen kann. Durch den täglichen Austausch behalten alle stets den Blick für das Große und Ganze und das Gefühl zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten wird gestärkt.

 

Wie funktioniert das Daily?

Im Daily Standup nach Scrum stimmt sich ein Team täglich zur selben Uhrzeit in einem festgelegten Zeitraum (Time-Box) ab und bespricht das anstehende Aufgabenpensum des Teams. Im Mittelpunkt des Meetings stehen drei zentrale Fragen, die jedes Teammitglied beantworten soll:

  1. Welche Aufgaben konnte ich gestern erledigen?
  2. Welche Aufgaben stehen heute an?
  3. Welche Hindernisse können die heutigen Aufgaben erschweren?

Die Besonderheit des Daily Standups besteht eigentlich darin, dass - wie der Name schon sagt - alle Teammitglieder das Meeting stehend abhalten. Das Stehen soll die Dynamik und Kürze dieses Meetings unterstreichen und den Teammitgliedern dabei helfen schneller auf den Punkt zu kommen. Viele bauen auch eine kurze körperliche Aktivität ein, um das Team in Bewegung zu bringen und dem Meeting noch mehr Schwung zu geben.

Hier eine Vorlage für eine mögliche Agenda für Ihr Standup Meeting:

  1. Startzeit
  2. Kurze körperliche Aktivität (optional)
  3. Beantwortung der drei Fragen der Reihe nach
  4. Abschluss des Meetings mit positivem Impuls

Beim Arbeiten von zuhause lassen sich einige Punkte nur schwer umsetzten, was das Meeting jedoch nicht weniger nützlich macht.

 

Darauf müssen Sie achten:

Beginnen Sie das Meeting immer pünktlich und am selben Ort um nicht schon vor dem eigentlichen Start das gesetzte Zeitlimit auszureizen und um schnell eine Routine zu entwickeln. Versuchen Sie das Daily innerhalb des Zeitfensters einzuhalten und verhindern Sie mögliche Verzögerungen oder Ablenkungen. Nutzen Sie gegebenenfalls ein Zeiterfassungstool oder eine Stoppuhr. Passen Sie Zeitpunkt und Dauer des Meetings an den Bedürfnissen und der Größe Ihres Projektteams an, zu empfehlen ist aber ein Termin am Morgen und eine maximale Dauer von 15 Minuten. Das Daily wird weder für Brainstorming, Statusupdates oder direkten Austausch mit bestimmten Kollegen genutzt. Bringen Sie nur Informationen ein, die für das gesamte Team relevant sind und verzichten sie auf unnötige Details wie Termine. Tiefgehendere Gespräche können anschließend in Einzel- oder Gruppengesprächen geführt werden.

 

So funktioniert das Daily auch im Home-Office

Um denselben Effekt des Daily Meetings auch unter erschwerten Bedingungen vom Home-Office zu erzielen, sollten Sie sich zusätzlich an diese drei Punkte halten.

  • Sorgen Sie für eine solide Verbindung per Video oder Telefon, um keine Verzögerungen durch technische Störungen zu erzeugen, die die Effizienz des Meeting deutlich mindern.
  • Ermöglichen Sie einen einfachen Zugriff, richten Sie beispielsweise eine tägliche Kalendereinladung mit Konferenzlink für alle beteiligten Teammitglieder ein.
  • Halten Sie stets Feedback mit allen Remote-Mitarbeitern und erarbeiten Sie gemeinsam Verbesserungsvorschläge, damit das zusätzliche Meeting nicht zur Last, sondern zum Erfolg wird.

 

Nach dem Daily ist vor dem Daily

Damit das tägliche Meeting seinen Ansprüchen gerecht wird und nicht den Rahmen sprengt, benötigt es einen gewissen Grad an Vorbereitung von jedem einzelnen Teammitglied. Mit dem Kanban Board in InLoox ist es leicht sich einen Überblick über die eigenen Aufgaben zu erstellen. Legen Sie sich auf InLoox einfach ein eigenes Backlog Projekt für Ihre Aufgaben an und bestimmen welche Aufgaben noch anstehen und welche Sie heute erledigen.

Organisation des Backlog Projektes erfolgt über das Kanban Board (hier InLoox Web App)

Bild: InLoox Web App: Darstellung der eigenen Aufgaben im Kanban Board

Mit dieser Übersicht sind Sie gut vorbereitet für das tägliche Daily Standup und können präzise Angaben zu Ihrer Aufgabenplanung angeben.

Wie Sie sich Ihr persönliches Backlog Projekt auf InLoox Schritt für Schritt einrichten und wie Sie sich zusätzlich persönliche Zeitziele setzen können lesen Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Timeboxing.

 

Jedes Team geht das Daily anders an. Zeitpunkt, Länge und Regelmäßigkeit kann je nach eigenen Ansprüchen und Prioritäten variieren. Probieren Sie zu Beginn etwas herum und finden Sie eine Möglichkeit wie das Daily für alle im Team den größten Nutzen und die höchste Effizienz bringt.

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