Online Meetings haben in der Pandemie durch die vermehrte Zusammenarbeit von verteilten Teams an Wichtigkeit gewonnen. Nicht immer funktioniert dabei alles so, wie wir es wollen. In diesem Beitrag teilen wir unsere Erfahrungen und Anekdoten zum Thema Online-Meetings.
Seit nun fast einem Jahr bestimmt die Corona Pandemie unseren Alltag. Die Maßnahmen haben auch unser Arbeitsleben auf den Kopf gestellt. Im letzten Jahr mussten viele Arbeitgeber weltweit ihre Mitarbeiter Hals über Kopf ins Home-Office schicken. Eine der größten Herausforderungen seitdem: Online-Meetings. Wir lassen die vergangenen Monate Revue passieren und fassen unsere wichtigsten und lustigen Erfahrungen, Erkenntnisse und Anekdoten aus einem Jahr Online-Meetings in diesem Beitrag zusammen. Einige Situationen werden Ihnen vielleicht bekannt vorkommen, andere können Sie als Anreiz nutzen, die nächste Videokonferenz etwas aufzulockern.
Schauen Sie beim Online-Meeting in die Kamera oder auf den Bildschirm? Dieses Problem hatten Sie vielleicht auch schon mal. Blickkontakt mit den Kollegen ist im virtuellen Raum nicht möglich. Entweder Sie schauen in die Kamera und geben Ihren Zuhörern zumindest das Gefühl, dass sie direkt angeschaut werden oder Sie schauen auf das Videobild Ihres Gegenübers, der mit Sicherheit gerade aber ganz wo anders hinschaut. So oder so kann es sein, dass durch die fehlende nonverbale Kommunikation wichtige Nuancen des Gesprächs verloren gehen können. Womöglich merken Sie es erst viel zu spät, wie Ihr Vortrag beim virtuellen Publikum wirklich ankommt. Ein zustimmendes Lächeln oder Nicken von einem Kollegen kann in solchen Fällen schon eine willkommene Rettung der Situation sein.
Hier sind wir uns wahrscheinlich alle einig: Nichts lockert die Stimmung mehr auf, als wenn sich die Katze vom Chef heimlich ins Bild schleicht und sich ganz selbstverständlich auf der Tastatur ihres Besitzers niederlässt. Auch bei unseren wöchentlichen Marketing Jour-Fix-Meetings hatten wir den ein oder anderen Überraschungsgast, der unbedingt dabei sein musste. Haustiere wurden in der Pandemie wohl zu den beliebtesten ungebetenen Gästen von zähen Meetings. Hund, Katze oder Vogel – unseren tierischen Mitbewohnern ist es herzlich egal ob wir gerade eine Abschlusspräsentation halten oder der Vorgesetzte wichtige Entscheidungen verkündet. Dies beweisen auch unzählige Youtube Videos, in denen sich beispielsweise Parlamentsabgeordnete während wichtiger Besprechungen für das unabdingbare Drängen ihrer Vierbeiner entschuldigen mussten. Diese kleinen Zwischenfälle und Ablenkungen werden in den meisten Fällen jedoch mit Humor genommen, denn wenn wir ehrlich sind lässt die Zuneigung einer Katze jeden noch so professionellen Chef einfach menschlich wirken und lockert die Stimmung in Meetings auf.
Viele Artikel zum Thema Online-Meetings schlagen kurze Spiele oder gemeinschaftliche Luftgitarrensolos aller Teilnehmer vor, um das Eis zu brechen und dem Meeting mehr Schwung zu verleihen. In der InLoox Entwicklungsabteilung hat sich ein anderer Ice-Breaker durchgesetzt. Schon so manch ein Lacher ist durch den getimten Einsatz von lustigen Soundeffekten entstanden. Wenn es beispielsweise zu Verzögerungen durch technische Probleme kommt, überbrückt ein klassisches Grillenzirpen die ungewollte Stille. Hin und wieder wird auch der unerwartete Beitritt unseres Chefs zu einer Online-Konferenz durch das Abspielen des Star Wars Imperial March begleitet. Selbstverständlich sind solche Späßchen nicht bei allen Besprechungen angemessen, bei internen Daily-Meetings kann man so den Teamzusammenhalt stärken.
In der Schule wurde uns beigebracht, dass man erst sprechen darf, wenn man sich durch ein Handzeichen bemerkbar macht und anschließend von der Lehrer*in aufgerufen wurde. In Online-Meetings erleben wir wieder, wie sinnvoll diese Gesprächsregel sein kann. Ab einer bestimmten Teilnehmerzahl kann es schon kompliziert werden, wer als erster auf die Frage „Was ist eure Meinung dazu?“ antworten soll. Nicht selten verursacht diese Frage ein Durcheinander und Stimmengewirr, bei dem man schnell den Überblick verliert. Das anschließende „Nein, bitte du zuerst“ von mehreren Seiten wird meist gefolgt von einem betretenen Schweigen aller. Wenn ein Teilnehmer dann auch noch aus technischen Gründen immer zeitversetzt antwortet wird diese Pause von einem verspäteten „Fang du gerne an“ gefüllt. Auch für uns war und ist es eines der größten Herausforderungen bei Online-Meetings. Das Handzeichen-Prinzip mag für viele eventuell unangenehme Erinnerungen an die Schulzeit wecken, verhindert aber, dass sich die Teilnehmer regelmäßig unabsichtlich ins Wort fallen. So kann man auch Missverständnisse vermeiden, die entstehen, wenn man das Gefühl hat, dass jemand einem die ganze Zeit ins Wort fällt.
Verschiedene Anbieter von Online Meeting Plattformen ermöglichen es den Teilnehmern eigene Hintergründe für die Videokonferenzen einzustellen. Mit dieser Funktion können sich Mitarbeiter zum einen ein wenig Privatsphäre wahren, wenn der Wäscheständer gerade mal nur im Arbeitszimmer Platz findet. Die austauschbaren Hintergründe können aber auch für viel Spaß im Meeting sorgen. Vom weißen Sandstrand auf Hawaii bis zum Eisernen Thron in Königsmund – die InLooxianer sind sehr kreativ, wenn es darum geht den passenden Hintergrund für Meetings zu finden. Statt dem normalen InLoox Entwickler-Team, hält auch mal die Crew des Raumschiff Enterprises eine Retrospektive. Bei weltbewegenden Ergebnissen meldet sich so manch ein Teammitglied auch mal aus dem Oval Office oder dem Kanzleramt.
Wenn reguläre Online Meetings schon eine Herausforderung sind. Wie schwierig ist dann wohl die Umsetzung eines lockeren internen Events über eine Videokonferenz? Viele Unternehmen haben sich die inoffizielle Feier trotz corona-bedingter Beschränkungen im letzten Dezember nicht nehmen lassen. Das Hauptargument: Es spricht gegen die Unternehmenskultur in so einer schwierigen Zeit auf die gesellige Stimmung der jährlichen Weihnachtfeier zu verzichten. Doch ist es überhaupt möglich über ein Online-Meeting eine gelassene, weihnachtliche Stimmung aufkommen zu lassen, wo am Ende doch jeder nur alleine mit Weihnachtmütze und kaltem Glühwein vor seinem Computer sitzt? Die Gefahr besteht, dass die Mitarbeiter die eigentlich inoffizielle Veranstaltung als ein weiteres verpflichtendes Meeting wahrnehmen. Um dem entgegenzuwirken wurden viele Arbeitgeber im letzten Jahr kreativ. Mit Überraschungspaketen mit weihnachtlichen Snacks und Getränken konnte die fehlende Weihnachtsstimmung zu den Kollegen nach Hause verschickt werden. Auch InLooxianer haben eine schokoladige Überraschung von der Geschäftsführung erhalten – welche bei den meisten nicht bis Weihnachten überlebt hat. Wie gut die einstudierten Gesangseinlagen oder Gedichte einzelner Mitarbeiter ankamen, bleibt wohl jedem selbst überlassen. Fakt ist, dass sich bei den digitalen Weihnachtsfeiern 2020 gezeigt hat, dass es eine besonders enge Unternehmenskultur braucht, um auch unter solchen Umständen eine ehrliche und gesellige Stimmung aufkommen zu lassen. Es ist aber definitiv möglich!
Online-Meetings werden uns noch eine ganze Weile begleiten und werden uns auch nach der Corona-Krise tiefgehender beschäftigen als davor. Durch äußere Umstände wurden viele Unternehmen zu einer bisher aufgeschobenen digitalen Transformation gezwungen. Vielleicht können wir diese neuen Möglichkeiten aber auch als Chance sehen. Es wird spannend zu sehen, wie sich die virtuelle Zusammenarbeit in den kommenden Jahren weiterentwickeln wird und welche Anekdoten und Erfahrungen wir dann erzählen können.
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