Virtuelle Teams geschickt motivieren

Virtuelles Projektmanagement

Das Thema virtuelles Projektmanagement wurde im InLoox Blog bereits mehrmals aufgegriffen. Deshalb möchten wir hier nur eine kurze Einführung in das Thema geben. Heutzutage stellen Unternehmen vermehrt virtuelle Projektteams zusammen. Dieser Trend wurde in den letzten Jahren überwiegend von drei Faktoren vorangetrieben:

  1. Digitalisierung ermöglicht den Austausch über weite Distanzen
  2. Wirtschaftliche Entwicklung von neuen Märkten
  3. Der Trend zum Outsourcing

Diese Faktoren und die allgemeinen Herausforderungen der virtuellen Zusammenarbeit haben wir bereits ausführlich in einem anderen Blogbeitrag erklärt. Zusätzlich hatten wir uns Anfang des Monats dem Thema globale Telefonkonferenzen gewidmet. 

Motivation als Herausforderung in virtuellen Teams?

Üblicherweise sind die Teammitglieder eines virtuellen Projektteams über unterschiedliche Länder sowie Zeitzonen verteilt. Die Mitarbeiter arbeiten so gut wie nie oder nur vereinzelt am selben Ort. Vergleichen wir virtuelle Teams mit „konventionellen“ Teams, dann fehlt häufig ein ausschlaggebender Aspekt: der zwischenmenschliche, persönliche Kontakt und damit auch die gegenseitige Motivation. Denn in virtuellen Teams findet der Kontakt mit Kollegen lediglich mittels Technik und weniger häufig statt, als in Teams, die am selben Ort tätig sind. Während nicht-virtuelle Kollegen gemeinsam Mittag machen oder zwischendurch einen kurzen Schwatz an der Kaffeemaschine halten, treffen virtuelle Teams meist nur zu vorab festgesetzten Meetings aufeinander. Aus diesen Gründen sollten Projektleiter von virtuellen Teams dem Thema Mitarbeitermotivation etwas mehr Aufmerksamkeit widmen.

Tipps zur Mitarbeitermotivation

Motivation ist natürlich nicht nur bei virtuellen Teams ein heikles Thema. Jede Führungskraft hat manchmal das Problem, dass Mitarbeiter Termine nicht einhalten, Deadlines absichtlich verzögern oder schlechte Leistungen erbringen. Doch als virtueller Projektleiter müssen Sie diese Probleme aus der Distanz unter Kontrolle bringen. Unsere Tipps helfen Ihnen dabei:

1. Beobachten Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter

Um Motivationsprobleme frühzeitig zu erkennen, sollten Sie das Verhalten Ihrer Mitarbeiter genau beobachten. Denn als virtueller Projektleiter bekommen Sie viel weniger Signale von Ihren Mitarbeitern und sollten in der Lage sein diese zu erkennen. Hier einige Beispiele für mögliche Signale für Motivationsprobleme:

  • Ihr Mitarbeiter hat plötzlich Probleme mit der Einhaltung von Terminen.
  • Der Mitarbeiter erledigt regelmäßige Aufgaben langsamer als zuvor.
  • Bei einer Telefonkonferenz wird das Teammitglied zunehmend schweigsamer und bringt weniger Ideen und Vorschläge ein.
  • Ihr Mitarbeiter schreibt weniger E-Mails als gewöhnlich und sucht keinen Kontakt zum Team.
  • Das Teammitglied macht vermehrt einen bedrückten Eindruck auf Sie.

2. Reagieren Sie aktiv

Sollten Sie eines oder mehrere dieser Signale bei einem Teammitglied beobachten, ist es an der Zeit aktiv zu werden. Gehen Sie auf den Mitarbeiter zu und erkundigen Sie sich nach dessen Befinden. Wenn Ihr Mitarbeiter versucht die Fassade zu wahren und nicht offen sprechen möchte, dann sollten Sie Ihm erst einmal etwas Zeit geben. Anschließend sprechen Sie ihn erneut darauf an. Damit zeigen Sie nicht nur ehrliches Interesse am Befinden der Person, sondern achten auch die Privatsphäre.

3. Entwickeln Sie gemeinsam einen Plan

Nachdem Sie optimalerweise mit dem Mitarbeiter offen über seine Probleme sprechen konnten, entwickeln Sie gemeinsam einen Plan zur Verbesserung. Dieser Plan wird natürlich von Person zu Person unterschiedlich sein, dennoch möchten wir Ihnen ein Beispiel an die Hand geben:

Problem: Dem Mitarbeiter fehlt der Teamzusammenhalt und durch die räumliche Distanz hat er das Gefühl auf sich allein gestellt zu sein. Deshalb fühlt er sich den Herausforderungen des Projektalltags nicht gewappnet und diese Angst führt zu Demotivation.

Lösungsvorschlag: In diesem Fall kann es sein, dass sogar mehrere Mitarbeiter ähnlich fühlen. Hier können Sie ein regelmäßiges, reales Mitarbeitertreffen einführen. Treffen Sie sich ein- oder zweimal im Jahr (wenn nötig auch öfter) und unternehmen Sie verschiedene Aktivitäten, um den Teamzusammenhalt zu stärken. Dadurch entwickeln Sie sich mit der Zeit zu einem guten Team und die Mitarbeiter stellen sich gemeinsam den Herausforderungen des Projektalltags. Wenn alle an einem Strang ziehen und den Teamrückhalt spüren, sind auch die Mitarbeiter motivierter.

Virtuelle Projektteams stehen anderen Herausforderungen gegenüber als Teams, die am selben Ort tätig sind. Doch wenn Sie als Projektleiter sich der kritischen Aspekte bewusst sind und diese aktiv angehen, kann auch die virtuelle Projektarbeit ein spannendes Tätigkeitsfeld sein.

 

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