Herausforderung: Virtuelles Projektmanagement

Es gibt drei Hauptgründe, die den Trend zur virtuellen Zusammenarbeit in den letzten Jahren vorangetrieben haben:

1. Digitalisierung ermöglicht Austausch über weite Distanzen

Zum einen wurde im Zuge der Digitalisierung ein Austausch über weite Distanzen möglich. Damit haben Unternehmen heutzutage die Möglichkeit, sämtliches, auf der Welt vorhandenes Know-How zu nutzen. Lebt der Experte für Onlinemarketing, der eine Bereicherung für das neue Projekt wäre, in Australien, dann stellt diese Tatsache für moderne Unternehmen zwar eine Herausforderung dar, jedoch kein Hindernis. Der Experte kann dennoch mit Hilfe von technischen Mitteln als vollwertiges Teammitglied integriert werden und damit das Projekt mit seinem Know-How bereichern.

2. Wirtschaftliche Entwicklung von neuen Märkten

Des Weiteren entwickeln sich aktuell einige neue Märkte, die wirtschaftlich mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Beispiele hierfür sind China oder Indien. Für Unternehmen ist es von hoher Bedeutung, auf diesen Märkten präsent und vor Ort zu sein, um weiter zu wachsen. Vor allem, da in einigen Fällen die Gesetzgebung der Länder eine Zusammenarbeit mit einheimischen Firmen verlangt, um in diesen Märkten tätig sein zu dürfen. Dies führt zu weit verteilten Projektteams, die ebenso auf eine virtuelle Zusammenarbeit angewiesen sind.

3. Outsourcing liegt im Trend

Unter Outsourcing wird die Auslagerung von Wertschöpfungsaktivitäten eines Unternehmens auf einen externen Zulieferer verstanden. Die Inanspruchnahme von qualifizierten oder spezialisierten Vorlieferanten reduziert meist die Produktions-, Entwicklungs- oder Dienstleistungsgemeinkosten eines Betriebes. Outsourcing liegt im Trend, da Unternehmen ihre Fixkosten verstärkt kritisch betrachten. Im Gegensatz zu spezialisierte Abteilungen im Unternehmen können Zulieferer über die Vertragsgestaltung viel kurzfristiger auf- und abgebaut werden. In Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern werden Teams ebenfalls häufig zu virtuellen Teams.

Herausforderungen

Im Rahmen dieser drei Hauptgründe wurden bereits einige Vorteile von virtuellen Teams, wie Kosteneinsparungen oder ein hoher Grad an Spezialisierung und Know-How der einzelnen Teammitglieder, angesprochen. Doch natürlich bringt die virtuelle Zusammenarbeit auch einige Herausforderungen mit sich. Virtuelle Projektarbeit führt unter anderem zu einem zerteilten Prozess. Grund hierfür sind kommunikative, geografische und kulturelle Barrieren, die Teammitglieder und Projektleiter in allen Schritten überwinden müssen. Dies wird vor allem zu Beginn eine große Herausforderung darstellen und sich möglicherweise im Laufe der Zusammenarbeit minimieren, wenn sich die Mitglieder aufeinander eingestellt haben. Zusätzlich können kulturelle und auch fachliche Unterschiede zu Missverständnissen führen. Schon allein Sprachbarrieren erschweren eine Zusammenarbeit, doch kulturelle Unterschiede sind kritischer, da nicht alle Projektmitarbeiter über interkulturelle Kompetenz verfügen. Ist das virtuelle Team zudem etwas größer, lässt sich eine weitere Herausforderung erkennen: Die Mitglieder treffen sich eher selten alle persönlich. Dadurch gestaltet sich die Entwicklung eines „Wir-Gefühls“ und eines Teamzusammenhalts als sehr kompliziert.

Fazit

Virtuelle Zusammenarbeit ist bereits heute sehr gefragt und wird auch in Zukunft im Rahmen der Technologisierung und Digitalisierung zunehmen. Auf Grund ihrer Neuartigkeit scheint virtuelle Projektarbeit eine große Herausforderung für Teams darzustellen. Doch auch die klassische Zusammenarbeit im Projektteam hat ihre kritischen Punkte, nur wissen erfahrene Projektmitarbeiter bereits damit umzugehen. Sobald virtuelle Teams zur Routine geworden sind, werden auch die oben genannten Herausforderungen sehr gut auf Grund von Erfahrungen bewältigt werden können. Virtuelle Projektteams stellen eine Form der Zusammenarbeit dar, die letztendlich viel Spezialisierungs- und Entwicklungspotential für Unternehmen birgt.

Gut zu wissen: Mit InLoox 9 Web App und InLoox 9 für Outlook können Projektmitarbeiter unabhängig von ihrem geografischen Ort gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Je nach Berechtigung kann jedes Teammitglied beispielsweise zu erledigende Aufgaben für das Team erstellen oder den Zeitplan anpassen.