Digitalisierung im Mittelstand
Erfolgreicher digitaler Wandeln im KMU mit Projektmanagement-Software

Künstliche Intelligenz, Cloud Computing, Industrie 4.0, eCommerce, RFID, Blockchain, Internet of Things (IoT) – dies ist nur eine kleine Auswahl der Trends, die Unternehmen aller Branchen zunehmend beschäftigen. Und so auch den Mittelstand. Dabei stellt sich häufig die Frage, ob mittelständische Unternehmen (sogenannte KMU) im Vergleich zu großen Konzernen eher im Nachteil oder im Vorteil im Hinblick auf die Digitalisierung sind.

Doch was ist Digitalisierung überhaupt?

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Digitalisierung ist die Veränderung von Geschäftsmodellen durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen auf Basis von Informations- und Kommunikationstechniken. 

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Welche Vorteile und Herausforderungen ergeben sich besonders für Mittelständler durch den digitalen Wandel? Diese und weitere Fragen werden wir in folgendem Beitrag beantworten. 

Inhalt

  1. Einführung: Digitalisierung im Mittelstand
  2. Digitalisierung im deutschen Mittelstand: Studie
  3. Beispiele für die Digitalisierung im Mittelstand
  4. Digitalisierung im KMU mit Projektmanagement-Software

 

1. Einführung: Digitalisierung im Mittelstand

Digitale Technologien gelten mittlerweile als Schlüssel für den wirtschaftlichen Erfolg:

  • neue Geschäftsmodelle werden entwickelt
  • neue Kunden und Zielgruppen gewonnen
  • sowie die Bestandskunden langfristig gebunden.

Neben dem deutschen Mittelstand, das sind Unternehmen kleiner oder mittlerer Größe (KMU), betrifft dies natürlich auch alle anderen Organisationen. Doch besonders für mittelständische Betreibe bietet der digitale Wandel eine große Chance. Kleine und mittelständische Unternehmen schaffen mehr als die Hälfte aller Arbeitsplätze in Deutschland und tragen deutlich zur Wirtschaftskraft bei. Rund 35 Prozent des gesamten Umsatzes der Unternehmen in Deutschland werden vom Mittelstand erwirtschaftet. (Wirtschaftsmotor Mittelstand – Zahlen und Fakten zu den deutschen KMU, Bundesministerium für Wirtschaft und Energie 2018).

1.1. Themen der Digitalisierung

Der digitale Wandel macht prinzipiell vor keinem Unternehmen und vor keiner Branche halt. Dennoch lassen sich die Themen, mit denen sich Organisationen diesbezüglich beschäftigen, in drei Hauptgruppen untergliedern:

  • IT-Sicherheit
  • Digitale Markterschließung: In diesem Feld geht es überwiegend darum neue digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln und etablieren. Darüber hinaus fallen auch Themen wie der Online-Vertrieb oder das Online-Marketing in diesen Bereich.
  • Digitalisierung von Geschäftsprozessen bzw. Digitalisierung des Arbeitsalltags: In diesem Bereich der Digitalisierung werden überwiegend bereits bestehende Geschäftsprozesse digitalisiert. Dies ruft häuft komplette Change-Projekte hervor, da die Prozesse auf diese Weise neu strukturiert und optimiert werden.

1.2 Chancen & Herausforderungen des digitalen Wandels in KMU

Herausforderungen

Der Kunde

Die Digitalisierung verändert nicht nur Geschäftsprozesse und -modelle, sondern auch die Kunden: sie werden zunehmend zu gut informierten und vernetzten Akteuren am Markt, die auf Grund dieser Informationslage eine immer stärkere Position einnehmen. Maßgeschneiderte und individuelle Lösungen sind keine Seltenheit mehr und werden zu immer günstigeren Preisen angeboten. Der digitale Wandel steigert also auch die Ansprüche der Zielgruppe, denn mit digitalen Technologien ist mittlerweile so gut wie alles machbar. Nur Organisationen, die es schaffen den wachsenden Ansprüchen ihrer Zielgruppen dauerhaft zu entsprechen, setzen sich durch und bleiben wettbewerbsfähig.

Der Faktor Mensch

Der digitale Wandel wirkt sich durch die Entwicklung und den Einsatz neuer Technologien nicht nur auf die Prozesse in Organisationen sowie die Zielgruppen aus, sondern logischerweise auch auf die Arbeitswelt der Arbeitnehmer. Digitalisierte und vernetzte Unternehmen verändern sich und auf Grund dessen entfallen manche Aufgaben, während gleichzeitig neue Aufgabengebiete entstehen. Die Herausforderung für Unternehmen ist es hier, sich nicht nur mit den technischen Fragen zu befassen, sondern auch mit dem sehr wichtigen Faktor Mensch! Die Mitarbeiter müssen auf den Wandel vorbereitet werden. Dazu zählen die Vermittlung von Fachwissen und nötigen Kompetenzen sowie die Einbindung in sämtliche Change-Prozesse, die sie betreffen.

Chancen

Egal, ob traditionelle Käserei auf dem Land, international tätige Zulieferer für Industrie-Unternehmen oder kleiner Handwerksbetrieb: Digitalisierung geht jeden etwas an. Digitale Technologien sind für kleine und mittlere Organisationen eine echte Chance. Mit technologischen Innovationen setzen sich Mittelständler von großen Konzernen ab und halten beziehungsweise steigern auf diese Weise ihre Wettbewerbsfähigkeit. Mittlerweile findet man in vielen Branchen sogenannte „Hidden Champions“. – das sind KMUs, die sich auf Grund ihrer Innovationskraft von der Konkurrenz abheben und so oft in ihrem Segment den Weltmarkt dominieren. So ist beispielsweise der Maschinenbauer Mayer & Cie. aus Albstadt Weltmarktführer für Rundstrickmaschinen. 

Wettbewerbsfähigkeit halten & steigern: Sich von großen Konzernen absetzen

Die wichtigste Chance, die der digitale Wandel für, kleine bis mittlere Unternehmen mit sich bringt, ist es sich durch Innovationen von großen Konkurrenten abzusetzen. Der Mittelstand zeichnet sich besonders durch flachere und durchlässigere Hierarchien aus und ist damit wendiger und flexibler als das Schlachtschiff, welches große Konzerne oftmals darstellen. Auf diese Weise bietet die Unternehmensstruktur in KMUs oftmals die Chance schneller und flexibler auf neue Anforderungen und Trends zu reagieren. Sie haben damit die Möglichkeit schneller Innovationen, neue Produkte oder sogar neue Geschäftsmodelle auf den Markt zu bringen und sich so von der Konkurrenz abzuheben. Bereits in der Vergangenheit hat dieses Vorgehen gezeigt, dass durchaus auch kleinere Unternehmen zum Hidden Champion in ihrer Branche werden können.  

Zeit, Kosten & Ressourcen sparen

Laut der Studie „Digital Workplace“ haben sich durch den technologischen Fortschritt bereits heute viele Aufgaben vereinfacht. So hat sich beispielsweise bei administrativen Tätigkeiten der Arbeitsaufwand von 2016 bis 2018 um einen Tag reduziert. Durch die Nutzung digitaler Technologien wie etwa von Dokumentenablage, Signaturen und Kommunikation über Chat- und Collaboration-Plattformen lässt sich also nachweislich Zeit einsparen. Diese Zeit wiederum kann in andere Tätigkeiten und Projekte investiert werden.

Aktive Mitgestaltung und Weiterbildung als Arbeitgebervorteil

Durch die Digitalisierung verändert sich nicht nur der Wettbewerb, sondern auch die Art wie in Unternehmen gearbeitet wird. Dabei hat es die Führungsebene in der Hand, ob diese Veränderung für die Mitarbeiter zum Fluch oder Segen wird. Denn mit der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen werden vor allem wiederkehrende, mechanische Arbeiten von Maschinen oder Algorithmen übernommen. Das hat den Vorteil, dass die körperlich anstrengenden Aufgaben nicht mehr von der Belegschaft geschultert werden müssen und diese ihre Gesundheit schonen und sich auf kreativere Tätigkeiten konzentrieren kann. Auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass unzählige Arbeitsplätze wegfallen. Indem die Führungsebene die Mitarbeiter aktiv in den Prozess der Digitalisierung einbindet und Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung anbietet, können sich die Menschen leichter auf die neuen Umstände einlassen und eine andere Tätigkeit in der Organisation finden. Für kleinere Unternehmen und Mittelständler ist diese aktive Einbindung um ein Vielfaches leichter als für große Konzerne und bietet damit einen echten Mehrwert für bestehende und potenzielle Arbeitnehmer.

 

2. Digitalisierung im deutschen Mittelstand: Studie KMU

Laut der repräsentativen Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand 2019/2020“ von techconsult im Auftrag der Deutschen Telekom ist die Mehrheit mittelständischer Unternehmen mittlerweile überzeugt, dass sie nur mit kontinuierlicher digitaler Transformation langfristig wettbewerbsfähig bleiben und produktiv arbeiten können. Befragt wurden 2095 kleine und mittelständische Unternehmen jeder Größe und das wichtigste Ergebnis: Der Digitalisierungsgrad ist im Vergleich zum letzten Jahr in allen Branchen und über alle Unternehmensgrößen hinweg gestiegen.

Weitere interessante Erkenntnisse dieser Studie:

  • 45 Prozent der befragten Unternehmen hat das Experimentierstadium in Bezug auf die Digitalisierung hinter sich gelassen und damit stuft jedes zweite Unternehmen (51 Prozent) die Digitalisierung mittlerweile als strategisches Projekt ein.
  • 31 Prozent der Organisationen arbeiten an einzelnen digitalen Maßnahmen.
  • Im Fokus der digitalen Anstrengungen liegt die Verbesserung der Kundenbeziehungen sowie Datenschutz und -sicherheit.
  • Für eine erfolgreiche digitale Transformation halten 45 Prozent ein neues Verständnis von Unternehmenskultur und 56 Prozent eine konstruktive Fehlerpolitik für essenziell.
  • Hauptgründe für digitale Projekte: Organisationen erkennen immer mehr, dass sich die Investition lohnt, da sie mehr Umsatz machen, einfacher Kunden gewinnen und über neue und innovative Geschäftsideen ihre Wertschöpfung ankurbeln können.
  • Ökonomische Relevanz und Potential der im Unternehmen vorhandenen Daten wird immer wichtiger: Mittelständler erkennen, dass sie von Big Data profitieren können.
  • 71 Prozent der Befragten sehen in künstlicher Intelligenz eine Chance für ihre Branche.

 

3. Beispiele für die Digitalisierung im Mittelstand

3.1 Praxisbeispiel: Digitalisierung in der Software-Entwicklung

InLoox Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel gibt Einblicke in den Digitalisierungsprozess in der Entwicklungsabteilung von InLoox:

„Auch als Projektmanagement-Software-Hersteller haben wir hier bei InLoox einen längeren Digitalisierungsweg hinter uns. Wenn wir einen Blick zu den Anfängen von InLoox – also vor knapp 20 Jahren – werfen, dann kann man sich die Prozesse von damals gar nicht mehr vorstellen. Fehler und Bugs in der Software wurden zu dieser Zeit noch per Screenshot dokumentiert, ausgedruckt, mit Kommentaren versehen und dem zuständigen Entwickler auf den Schreibtisch gelegt. Natürlich wurde dieser Stapel schnell viel zu hoch und unübersichtlich und die erste Verlagerung ins Digitale erfolgte dann mit der Outlook-Aufgabenliste. Das war ein erster Schritt, um den Prozess zu verbessern und die vorhandenen Informationen zu strukturieren. Jedoch sind wir auch damit schnell an unsere Grenzen gestoßen. Natürlich standen nicht nur wir vor diesem Problem, sondern die ganze Softwareentwicklungs-Industrie. Deshalb haben sich nach und nach erste Lösungsansätze entwickelt bis dann ganze Arbeitsframeworks hinzukamen, die darauf zugeschnitten waren, die Prozessabwicklung mit der Entwicklungsumgebung zu verbinden. Mittlerweile arbeiten wir mit Microsoft Azure DevOps, einem agilen Arbeitsframework, das vielleicht ohne die vorhergehenden Schritte und Herausforderungen überhaupt nicht entstanden wäre.“

3.2 Weitere Beispiele für Digitalisierungsprojekte in KMU

Mit dem digitalen Wandel können eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte in Verbindung gebracht werden, die von Branche zu Branche unterschiedliche Relevanz haben. Damit Sie sich in genauere Vorstellung über mögliche Digitalisierungsprojekte machen können, nachfolgend eine Auswahl von Beispielen ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

  • Digitale Geschäftsmodelle
  • Intelligente Assistenzsystem und Sensoren-Netzwerke
  • Digitalisierung des Auftragsmanagements im Produktionsprozess
  • Digitale Überwachung von Maschinen und Datenerfassung
  • Digitales Marketing
  • 3D-Erfassung und -Druck in der Fertigung
  • Optimierung von Webseiten und Online-Shops
  • Digitales Warenwirtschaftssystem
  • Umstellung von Produktionstechnologien
  • Geschäftsprozesse digitalisieren, wie z.B. Digitalisierung von Abrechnungssystemen, Personaleinsatzplanung, Schichtplanung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung etc.
  • Online-Shop aufbauen
  • Vernetzte Maschinen, die den Produktionsprozess intelligent steuern
  • Elektronische Rechnungen und Unterschriften
  • Digitales Dokumentenmanagement
  • Mobile Zeiterfassung
  • IT-Sicherheitsmaßnahmen im Unternehmen verbessern
  • Einführung von Software-Lösungen, um Prozesse transparenter und effizienter zu gestalten (z.B. ERP-Software, CRM-Software, Projektmanagement-Software)

 

4. Digitalisierung im KMU mit Projektmanagement-Software erfolgreich gestalten

Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird das gesamte Unternehmensumfeld stärker vernetzt als je zuvor. Damit ändern sich nicht nur grundlegende Arbeitsabläufe und Prozesse, sondern es steigen auch die Anforderungen an übergeordnete zentrale Fähigkeiten wie etwa das Projektmanagement. Auch in kleineren und mittleren Unternehmen nimmt das moderne Projektmanagement eine Schlüsselrolle für den Unternehmenserfolg ein und muss sich kontinuierlich entsprechend neuer Anforderungen weiterentwickeln. Nicht nur zur Professionalisierung des Projektmanagements ist eine Projektmanagement-Software unverzichtbar, sondern auch um Digitalisierungsprojekte erfolgreich umzusetzen und den Überblick zu behalten.  

Was Sie bei der Einführung einer neuen Projektmanagement-Software beachten sollten, erklärt InLoox Geschäftsführer Dr. Andreas Tremel in seinen Gastbeiträgen auf dem Blog der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement:

  • Teil 1: Welche Hürden überwunden und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit der digitale Wandel auch in Krisenzeiten gelingt. Ersten Teil jetzt lesen
  • Teil 2: Wie Regeln für Orientierung sorgen und wo es manchmal gut ist, sich von Altbewährtem zu verabschieden. Zweiten Teil jetzt lesen

4.1 Projektmanagement auf einer Plattform 

Die Projektmanagement-Software von InLoox hilft Ihnen Ihre Digitalisierungsprojekte so effektiv und transparent wie möglich zu koordinieren und so Schritt für Schritt den Weg der digitalen Transformation zu gehen. Dabei unterstützt Sie InLoox nicht nur als Online-Projektmanagement-Software mit InLoox Web App, sondern auch über den nahtlos in Outlook integrierten Client sowie eine komfortable Mobile App. Damit haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Projekte und alle relevanten Informationen. Als zentrale Plattform für Ihre Digitalisierungsvorhaben bündelt InLoox Ideengenerierung, Aufgaben-, Dokumenten-, Budget-, Zeit-, Kommunikations- und Ressourcenmanagement in einem. Alle Informationen, die Sie und Ihr Team für die tägliche Arbeit und strategische Projekte benötigen laufen hier zentral zusammen. Die Daten sind in Echtzeit verfügbar und können auch offline genutzt werden.

Intuitives Aufgabenmanagement

Den Überblick über Ihre persönlichen Aufgaben und alle To-Dos mit Projektbezug behalten Sie mit der globalen InLoox Aufgabenliste. Wenn alle Aufgaben diszipliniert eingetragen und gepflegt werden, können zeitaufwändige Doppelarbeiten vermieden werden. So sieht jeder Mitarbeiter auf einen Blick, woran die anderen arbeiten und was bis wann erledigt werden muss. Den eigenen Bearbeitungsfortschritt melden Teammitglieder selbstständig zurück und die Projektleitung spart sich lange Feedback- und Update-Schleifen im Team.

InLoox Feature: Agile task management with Kanban boards

Innerhalb der Projekte koordinieren Sie die Aufgaben komfortabel über das Kanban-Board. Die verschiedenen Status-Spalten sind individuell anpassbar und Sie können sich das Board entsprechend Ihrer Prozesse und Bedürfnisse einrichten. Mit Hilfe der übersichtlichen Kärtchen, die Sie per Drag-and-Drop verschieben, werden Informationen zur Aufgabe wie etwa der aktuelle Stand, die zuständige Person, der geschätzte Aufwand und zugehörige Dokumente und Notizen auf einen Blick erfasst. Dies spart Zeit, die Sie in Ihre Digitalisierungsstrategie stecken können.

Zentrales Dokumentenmanagement & Dokumente online bearbeiten

Um zusätzliche Informationen zu Ihren Projekten oder einzelnen Aufgaben zentral festzuhalten, empfiehlt sich die Dokumentenverwaltung von InLoox. Dokumente können Sie hier entweder als persönliches Dokument (ohne Projektbezug) oder mit direkter Verknüpfung zu einer bestimmten Aufgabe oder einem Projekt ablegen. So werden alle Dokumente im relevanten Kontext verwaltet und alle Teammitglieder finden schnell und einfach die gesuchten Unterlagen. Auch die aktuelle Version ist so für alle hinterlegt, während die Pflege minimalen Aufwand bei der Erfassung und maximalen Nutzen bei der Verwaltung bedeutet. Außerdem können Dokumente mit InLoox Web App auch direkt online im Browser bearbeitet werden und die Änderungen werden in InLoox übernommen.

InLoox Web App - Projektdokumente

Projektplanung mit Gantt-Chart ebnet den Erfolg für Digitalisierungsprojekte

Der Schlüssel zum Projekterfolg ist eine fundierte Projektplanung. In InLoox erstellen Sie diese in Form eines übersichtlichen Gantt-Charts. Auf diese Weise gewinnen Sie einen grafischen Überblick über den zeitlichen Verlauf Ihres Digitalisierungsvorhabens. Durch die permanente Übersicht und Terminierung aller Aktivitäten im Projekt ist ein schnelles Reagieren und damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet. Sie können jedes Projekt in einzelne Phasen untergliedern sowie Aufgaben und Meilensteine in Ihre Planung integrieren. Außerdem können Sie über die Projektgruppen-Funktion mehrere Projekte in einem Projektplan verknüpfen und so eine Multiprojekt-Ansicht erhalten. Mit der Veröffentlichungsfunktion veröffentlichen Sie wichtige Elemente eines Projektplans in den Projektplan eines anderen Projektes und stellen so Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Projekten her. Auf diese Weise lassen sich voneinander abhängige Digitalisierungsprojekte miteinander verzahnen und Sie behalten jederzeit den Überblick.

InLoox feature: Gantt charts - Create complex project plans with summary activities, activities and tasks with dependencies and constraints.

Weitere InLoox-Funktionen für die Digitalisierung im Mittelstand

InLoox ermöglicht die Planung, Steuerung und Koordination von Digitalisierungsprojekten in KMU zentral auf einer Plattform, so dass Anwender nicht mehr parallel mehrere Systeme verwalten müssen, sondern alle Aufgaben auf einer vertrauen Benutzeroberfläche erledigen können. Die folgenden Funktionen stehen Ihnen ergänzend zu den bereits genannten zur Verfügung, um Ihre Digitalisierungsvorhaben zum Erfolg zu führen: 

  • Ressourcenübersicht und Kapazitätsplanung: Erfahren Sie auf einen Blick wie stark Teammitglieder, Räume oder Maschinen ausgelastet und wo Kapazitäten frei sind. Auch Outlook-Kalendertermine lassen sich hier berücksichtigen.
  • Projektzeiterfassung: Dokumentieren Sie ohne zusätzlichen Aufwand alle projektbezogenen Zeitaufwendungen. Auch Eckdaten aus Outlook lassen sich hier übernehmen, z.B. Aufgaben oder Termine.
  • Kommunikation im Projekt: Microsoft Outlook ist in vielen Unternehmen gemeinsam mit Microsoft Teams bereits die Kommunikationszentrale. Mit InLoox werden die beiden Microsoft Tools zusätzlich das Zentrum ihrer Projektkommunikation.
  • Budgetierung: Kalkulieren Sie Ihre Projekte mit InLoox und vergleichen Sie fortlaufend Ausgaben und Einnahmen.
  • Mind-Maps: Erste Projektideen und Konzepte erstellen, visualisieren und organisieren Sie mit Hilfe der Mind-Mapping-Funktion in InLoox. Anschließend können Sie die Inhalte mit nur einem Klick in die Projektplanung übertragen oder zu Aufgaben konvertieren.

Einen umfassenden Überblick über die Funktionen von InLoox finden Sie hier:

Funktionsüberblick

 

4.2 Vielfältige Integrationsmöglichkeiten unterstützen Ihren Projekterfolg

Die Projektmanagement-Software InLoox basiert auf den Technologien von Microsoft und ist daher eng verzahnt mit der Microsoft Landschaft. Basierend auf seiner Microsoft Gold Partnerschaft baut InLoox seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich aus. Auf diese Weise lässt sich InLoox einfach und komfortabel in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren.
Eine Auswahl der Integrationsmöglichkeiten:

  • Microsoft Office und Microsoft 365 (ehemals Office 365)
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft SharePoint
  • MS Project
  • Teams
  • Power BI
  • Exchange Server
  • Azure

Darüber hinaus bietet InLoox eine offene Application Programming Interface (API), die den Datenaustausch zwischen InLoox und anderen Systemen wie SAP, ERP, CRM, Salesforce und anderen ermöglicht.

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