Zeitmanagement (2): Besser planen mit der Alpen-Methode

Es gibt viele verschiedene Methoden um seine Woche bzw. seinen Tag einzuteilen. Eine davon ist die Alpen-Methode von Lothar J. Seiwert.

Diese Methode gibt eine Abfolge an Schritte vor, nach denen Sie Ihre Aufgaben über den Arbeitstag verteilen sollten, bevor Sie mit der tatsächlichen Arbeit beginnen.

  1. Aufgaben & Termine notieren
  2. Länge abschätzen / Zeitaufwand beurteilen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen
  5. Nachkontrolle

Aufgaben notieren:

Erstellen Sie eine „To-Do-Liste“. Erfassen Sie alle Aufgaben, Termine, Meetings bis hin zu E-Mails, die Sie gerne bis Ende des Tages bzw. der Woche erledigen oder zumindest bearbeiten möchten, geordnet mit Hilfe einer Software oder auf einem Block.

Eine vereinfachte „To-Do-Liste“ ohne Priorisierung könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  • Telefonate mit Herrn Müller wegen Beschwerde und Frau Kreuscher wegen Vertragslaufzeit
  • Marktübersicht für die Messe zusammenstellen
  • Aufträge sortieren und abheften
  • Posteingang prüfen
  • Teilnahme an Meeting von (11.00h – 12.00h)
  • Projektbericht an den Projektleiter schicken

Dauer beurteilen:

Nun schätzen Sie den Zeitaufwand ein, den Sie für diese Aufgabe benötigen. Hier sollten Sie sich ein realistisches Zeitlimit setzen. Seien Sie nicht zu optimistisch und wägen Sie ab, ob die Wichtigkeit der Aufgabe den Aufwand rechtfertigt.

In unserem Beispiel haben wir folgende Annahmen getroffen:

  • 1 Stunde: 2 Kundentelefonate
  • 1 Stunde: Marktübersicht für die Messe zusammenstellen
  • 1 ½ Stunden: Aufträge sortieren, abheften und Posteingang prüfen
  • 1 ½ Stunden: Teilnahme an Meeting
  • ½  Stunde: Projektbericht an den Projektleiter schicken 

Pufferzeiten einplanen:

Es kann immer vorkommen, dass manche Aufgaben länger dauern, als Sie dafür geplant haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie genügend „Pufferzeiten“ einplanen. Ungefähr 40% Ihrer Arbeitszeit sollten Pufferzeiten sein. Auch kann es häufig sein, dass unerwartete Ereignisse auftreten, beispielsweise ein Telefonat oder ein dringende E-Mail, die Ihren Tagesplan aus dem Ruder werfen.

In dem abgebildeten Beispiel sehen Sie die Pufferzeiten in orange dargestellt.

Zeitmanagement: Alpen Methode

Entscheidungen treffen:

Bevor Sie anfangen die Aufgaben der Reihe nach abzuarbeiten, sollten Sie die einzelnen Aufgaben priorisieren. Das können Sie mit Hilfe der Eisenhower-Methode angehen, in dem Sie die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit aufteilen. Die Aufgaben, welche sowohl dringlich, als auch wichtig sind, erledigen Sie zuerst.

Sie können die verschiedenen Aufgaben in unterschiedlichen Farben markieren. Zum Beispiel können Sie private von beruflichen Aufgaben mit grün und blau unterscheiden. In unserem Beispiel sind die wichtigen Aufgaben rot und die nicht so wichtigen blau markiert. Unter die Aufgaben mit hoher Priorität fallen hier die 3 Kundentelefonate und das Versende des Projektberichts. Die Routinearbeiten umfassen die Überprüfung des Posteingangs und das Abheften der Aufträge.

Nachkontrolle:

Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob Sie alle Ziele erreicht haben und ob die Pufferzeiten ausreichend waren.

Haken Sie die einzelnen Aufgaben ab oder machen Sie sich Notizen, nachdem Sie sie erledigt haben. Falls eine Aufgabe länger als vermutet gedauert hat, notieren Sie sich auch das.

Zeitmanagement: Alpen-Methode

Probieren Sie die Methode über einen längeren Zeitraum aus, um ein Gefühl für die Einschätzung der Aufwände zu bekommen.  Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen der Tagesplan in Ihrer Produktivität und Ihrem Zeitmanagement geholfen hat, versuchen Sie jeden Tag nach diesem Muster vorzugehen.

 

Hier sehen Sie nochmal die Alpen-Methode in einer Infografik zusammengefasst:

Zeitmanagement: Alpen-Methode [Infografik]