Pufferzeiten im Projektmanagement: 44% der Projekte dauern zu lange

Armin Bichler, Montag, 04. Juli 2022 | Lesedauer: 7 Min.

Unter Pufferzeiten versteht man im Projektmanagement die zusätzliche Zeit, die zu einer Zeitschätzung hinzugefügt wird, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Der Zweck dieses Spielraums in der Planung ist das Risikomanagement. Pufferzeiten ermöglicht es den Projektmanagern, unvorhergesehene Situationen zu berücksichtigen, ohne die Koordination des Projekts grundlegend ändern zu müssen. Diese Zeit kann offiziell als Puffer ausgewiesen oder in Aufgaben eingebaut werden.

Warum sind Puffer wichtig sind?

Nach mehreren Studien werden nur 44 % der Projekte rechtzeitig abgeschlossen. Bei 70 % der Projekte wird der Umfang der geplanten Arbeit reduziert, 30 % der Projekte werden einfach nicht realisiert. 

Für einen erfolgreichen Verlauf eines Projektes ist der richtige Umgang mit Pufferzeiten wichtig. Zu wenig Puffer sorgt für Stress und gefährdet das Projekt. Zuviel Puffer hemmt die Produktivität und sorgt für Leerlauf. Die folgenden Argumente verdeutlichen, warum Puffer im Projektmanagement (aber auch in anderen Bereichen) wichtig sind.

1. Fristen einhalten

Projektmanager sehen häufig Pufferzeiten im Projektplan vor, um die Projektfrist zu wahren. Viele Projekte werden nicht fristgerecht abgeschlossen.

Nicht eingehaltene Fristen und Terminverzug bedeuten für alle Projektbeteiligten mehr Druck und Stress. Daher wird die Pufferzeit als eine Form des Risikomanagements und zur Verringerung der Wahrscheinlichkeit dieser Ergebnisse hinzugefügt.

Es ist eine ähnliche Logik wie die Philosophie "zu wenig versprechen und zu viel liefern".

Es ist besser einen realistischen Zeitrahmen festzulegen, den man tatsächlich einhalten oder sogar übertreffen kann, als den Auftraggeber bei ehrgeizigen Lieferterminen mit Verzug zu enttäuschen. Umso schlimmer ist eine verpasste Frist, wenn daran der Startpunkt eines neuen Projekts geknüpft ist.

2. Verzögerungen einkalkulieren

Projektmanager nutzen die Pufferzeit, um unvorhergesehene Verzögerungen zu berücksichtigen, die oft außerhalb ihrer Kontrolle liegen.

Zu diesen Verzögerungen gehören z. B. die Tatsache, dass Mitarbeiter eine Aufgabe nicht im vereinbarten Zeitrahmen erledigen. Ebenso kann sich der Zugriff auf externe Ressourcen verzögern.

Menschen sind aus den verschiedensten Gründen manchmal einfach nicht in der Lage in der vorgesehenen Zeit das Ziel zu erreichen. Aus jahrelanger Erfahrung wissen Projektleiter, dass sie für solche Verzögerungen einfach Zeit einplanen müssen, um zu verhindern, dass das gesamte Projekt aus dem Ruder läuft.

3. Zeit für Pausen & zum Nachdenken

Indem man in Projekte und Aufgaben Pufferzeit hinzufügt, reduziert man die Gefahr, dass sich Mitarbeiter selbst zu stark unter Druck setzen. 

Man geht davon aus, dass die Einräumung von Pufferzeit zwischen den Aufgaben die Arbeitsleistung insgesamt steigern kann. Wenn sich Mitarbeiter zwischen der Erledigung einer Aufgabe und dem Beginn einer anderen eine Pause gönnen, können sie über die Qualität nachdenken und diese Erfahrungen besser auf zukünftige Aufgaben anwenden.

Im Umkehrschluss führt mangelnde Zeit und Hektik logischerweise zu schlechterer Leistung oder Qualität.

Es ist für die Produktivität und das geistige Wohlbefinden sehr wenig förderlich, wenn man ständig an verschiedenen Projekten arbeitet. Vor allem, wenn eine Aufgabe oder ein Projekt besonders hohe Anforderungen an die Konzentration und den Fokus stellt, brauchen Menschen Zeit für eine geistige Pause, da sie sonst Gefahr laufen auszubrennen.

Ein Spaziergang, eine Meditation oder auch nur das Verlassen des Schreibtisches zwischen großen Projekten kann eine tiefgreifende Wirkung auf die Einstellung haben, mit der Sie Ihre nächste Aufgabe angehen. Es ist auch erwähnenswert, dass die Pufferzeiten nicht sehr lang sein müssen! Schon ein paar Minuten können einen großen Unterschied machen.

Wir sind der Meinung, dass die Anwendung von Pufferzeiten in der heutigen Zeit, in der viele von uns von zu Hause aus arbeiten, besonders wichtig ist. Diese Arbeitsweise hat zwar viele Vorteile, bedeutet aber auch, dass wir rund um die Uhr arbeiten müssen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass wir unsere Zeitpläne im Griff haben und uns um unsere geistigen Fähigkeiten kümmern.

So kann InLoox dabei helfen Ihre Pufferzeiten zu optimieren

Hoffentlich wissen Sie jetzt, warum Pufferzeiten eine so wertvolle Ressource bei der Verwaltung unserer eigenen Zeitpläne sind.

Was noch besser ist: Wenn Sie die Projektmanagement-Software von InLoox nutzen, können Sie in der Ganttplanung direkt die entsprechende Pufferzeit berücksichtigen. Im Gantt-Chart wird zusätzlich auf einen Blick sichtbar, wie stark die Mitarbeiter ausgelastet sind.

Sie können selbst bestimmen, wieviel Pufferzeiten im Projektzeitplan benötigt werden. Wie Sie das in der Phasenplanung machen, erfahren Sie hier: Zeitabstand zwischen Planungselementen.

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Wieviel Pufferzeiten braucht man im Projektmanagement?

Die Dinge entwickeln sich in der Regel nicht so, wie sie geplant waren. Die Arbeit verzögert sich, Menschen werden krank, und die Bedingungen ändern sich, ohne dass Sie darauf Einfluss nehmen können. Infolgedessen kann der Plan, an dem Sie stundenlang gearbeitet haben, von einem Tag auf den anderen überholt sein.

Eine Möglichkeit, diese Ungewissheit zu berücksichtigen, besteht darin, Pufferzeiten in Ihr Projekt einzuplanen.

Es gibt zwei wichtige Arten von Pufferzeiten:

  1. Projektpuffer
  2. Aufgabenpuffer

Projektpuffer

Die Projektpufferzeit ist die Zeit, die am Ende des Projekts (oder an verschiedenen kritischen Punkten auf dem Weg dorthin) hinzugefügt wird und vom Projektmanager verwaltet wird.

Der Projektpuffer befindet sich zwischen dem Zeitplan der letzten Aufgabe in einem Projekt und dem Projektabschlussdatum. Dieser "sichere" Laufzeitpuffer dient als Reserve für die Projektaktivitäten. Jede Verzögerung im kritischen Pfad wird diesen Puffer aufbrauchen, aber das Projektabschlussdatum bleibt unverändert. Wird eine Projektaktivität vorzeitig abgeschlossen, so wird der Gewinn dem Projektpuffer zugeschlagen.

Die Dauer dieses Puffers beträgt in der Regel 50 % der Unvorhersehbarkeit, die von jeder Aufgabenschätzung abgezogen wurde. Auf diese Weise wird die Unsicherheit von den einzelnen Aufgaben in den Projektpuffer verlagert. Sobald das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, ist diese Puffergröße fest und kann nicht mehr geändert werden.

Aufgabenpuffer

Eine Ressource kann eine Person oder ein Gerät sein. Normalerweise werden Aufgabenpuffer entlang des kritischen Pfads gehalten, um sicherzustellen, dass sie verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Während der Projektpuffer "sichere" Zeit hinzufügen, damit das Projekt innerhalb der geplanten Zeit abgeschlossen wird, stellt der Ressourcenpuffer sicher, dass die kritischen Ressourcen für die Arbeit an den Aktivitäten am kritischen Pfad verfügbar sind.

Manchmal wird diese Form des Puffers dem Projektleiter offiziell mitgeteilt, häufiger jedoch ist sie in die Vorgangszeit eingebettet. Ein Ingenieur geht beispielsweise davon aus, dass die Entwicklung einer neuen Vorrichtung vier Tage in Anspruch nehmen wird, gibt aber fünf Tage an, um sich selbst ein wenig Pufferzeit einzuräumen.

Die Projektmanager (PMs) ziehen es vor, alle Puffer zu konsolidieren. Sie wollen aggressive Schätzungen von den Teammitgliedern. Dann kann die Projektleitung die Zeit dort aufteilen, wo sie benötigt wird. Dadurch wird die Gesamtzeit des Projekts niedrig gehalten.

Die Teammitglieder hingegen möchten ihre eigene Pufferzeit kontrollieren, damit sie nicht den Eindruck erwecken, dass sie mit ihren Lieferungen im Verzug sind.

Der Nachteil dieser Methode ist, dass sich Parkinsons Gesetz einschleicht und dazu führt, dass die Mitarbeiter die Pufferzeit aufbrauchen oder den Projektumfang ausdehnen, wenn ein wenig "zusätzliche" Zeit vorhanden ist.

Beispiel zu Pufferzeiten

Sie leiten ein Projekt zum Bau einer Brücke über einen Fluss. Ein Ingenieur in Ihrem Team arbeitet an den Zeichnungen, die bis Freitag, den 30. Juni, bei den Behörden eingereicht werden müssen.

Theoretisch könnten Sie dem Ingenieur eine Frist bis Donnerstag, den 29. Juni, setzen.

Aber Sie und ich wissen, wie riskant das wäre.

Was wäre, wenn ....

  • der Ingenieur eine Woche vor der Abgabe krank wird
  • der PC des Ingenieurs 3 Tage vor der Abgabe abstürzt
  • Sie 1 Tag vor der Abgabe einen schwerwiegenden Fehler in den Zeichnungen bemerken

Möchten Sie jemals in eine solch schreckliche Situation geraten?

Sicherlich nicht. Deshalb kalkulieren Sie ausreichende Pufferzeiten von, sagen wir, 1 Woche ein.

Die Projektaufgabe Zeichnungen erstellen muss also bis zum 23. Juni abgeschlossen sein. Wenn auf dem Weg dorthin etwas schief geht, haben Sie und Ihr Team immer noch Zeit, die Dinge zu ändern und die Abgabefrist einzuhalten.

Pufferzeiten berechnen

Zunächst einmal werden Ihre um den Puffer bereinigten Fristen nie den Idealfall darstellen. Jeder Projektleiter möchte das Doppelte an Zeit für sein Projekt haben. Aber das wird nicht passieren. Der Projektpuffer ist also das "Beste, was man bekommen kann", da die Zeit begrenzt ist.

Es gibt keine Formel, die den idealen Puffer ausspuckt. Deshalb gebe ich Ihnen ein paar Fragen mit auf den Weg, die Ihnen bei Ihrer Planung helfen werden:

"Wie viel Zeit brauchen wir, um die Dinge zu ändern?"

Nehmen wir unser Beispiel von oben: Eines Ihrer Teammitglieder erstellt technische Zeichnungen, die bis zum 30. Juni eingereicht werden müssen.

Wenn sein Computer kurz vor der Ziellinie abstürzt, wie viele Tage würden Sie und Ihr Team brauchen, um einen neuen Computer einzurichten, die Entwürfe zu laden und die Brückenzeichnungen fertigzustellen? 2 Tage? Vier Tage? Oder gar eine Woche?

"Wie schwerwiegend wären die Auswirkungen einer Nichteinhaltung der Frist?"

Wenn sich die Frist weiter hinausschieben lässt und es niemanden wirklich schadet, können Sie einen kleineren Puffer einkalkulieren. Wenn jedoch im Falle einer Verzögerung größere negative Folgen zu erwarten sind (finanzielle Auswirkungen, Gefährdung des Projekts), sollten Sie einen größeren Puffer einplanen.

"Wie sehr kann ich dieser Person vertrauen, dass sie den Termin einhält und qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert?"

Manche Menschen sind zuverlässiger, wenn es um die Einhaltung von Fristen geht, als andere. Legen Sie den Puffer entsprechend dem Grad des Vertrauens fest, das Sie zu der Person haben, die die Arbeit erledigt.

Wie viel Puffer erforderlich ist, ist auch eine Frage der Erfahrung. Je mehr Projekte Sie geleitet haben, desto mehr schärfen Sie Ihren sechsten Sinn, der darin besteht, Risiken zu erkennen und abzumildern. Sie werden auf natürliche Weise solide Fristen festlegen, die das mit einer Aufgabe verbundene Risiko widerspiegeln.

Warnungen zu Pufferzeiten im Projektmanagement

Verwenden Sie Pufferzeiten mit Vorsicht. Menschen neigen dazu, anders zu arbeiten, wenn sie ein Sicherheitsnetz haben.

Wenn die Pufferzeiten konstant hoch sind, sollten Sie Ihren Projektplanungsprozess überprüfen. Wenn die Pufferzeiten immer wieder aufgebraucht werden, sollten Sie Ihre Projektdurchführung genau unter die Lupe nehmen.

Die Einstellung einer Führungskraft zu Verzögerungen hängt direkt damit zusammen, wie viel zusätzliche Puffer die Mitarbeiter in eine Aufgabe einzubauen versuchen. Wenn jede Verzögerung unverzeihlich ist und die Rückgewinnung von Zeit aus dem Projektpuffer wie Zähneziehen ist, dann werden die Mitarbeiter mehr Zeit in ihre Schätzungen einbauen.

Eine gute kontinuierliche Verbesserung setzt voraus, dass die Teams die Fähigkeit besitzen, Projekte effektiv zu managen. Da viele Aktivitäten auf vorangegangenen Projekten aufbauen, ist eine rechtzeitige Lieferung wichtig. Um die Fähigkeit Ihres Teams zu verbessern, gleichbleibende Ergebnisse zu liefern, sollten Sie Ihre Schätzung und Verwendung der Pufferzeiten aufmerksam verfolgen und optimieren.

Suchen Sie jedes Mal, wenn sie von Ihren Erwartungen abweichen, nach der Ursache. Arbeiten Sie dann systematisch an der Beseitigung der Probleme, die die rechtzeitige Durchführung Ihrer Verbesserungsprojekte erschweren, und Sie werden in der Lage sein, das Tempo der Verbesserungen zu beschleunigen.

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