Parkinsons Gesetz: Warum wir so viel Zeit verschwenden

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„Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“ ~ (C. Northcote Parkinson, 1955)

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Sie kennen aus Ihrem Arbeitsalltag bestimmt Fälle, in denen wir dieses Zitat auch ohne Probleme auf Projekte übertragen könnten. Zu Projektbeginn werden meist großzügig Puffer für die einzelnen Projektphasen eingeplant, um auf außerplanmäßige Änderungen reagieren zu können und am Ende nicht in Verzug zu geraten. Dennoch bricht zum Projektende Stress und Hektik aus und der pünktliche Projektabschluss wird immer fraglicher.

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Der Grund warum es kurz vor Deadlines so stressig wird, ist häufig genau dieser großzügige Puffer. Besonders zu Projektbeginn wird deshalb getrödelt – es ist ja noch genügend Zeit um alle Aufgaben pünktlich zu erledigen. Und so werden Entscheidungen hinausgezögert und externe Partner bleiben in Wartestellung.

Dieses Phänomen wird sehr gut durch das Parkinsonsche Gesetz (Parkinson Gesetz / Parkinson’sche Gesetz) beschrieben: Demnach wird die Zeit, die zur Erledigung einer Aufgabe zur Verfügung steht, komplett aufgezehrt. Eine Aufgabe die eigentlich in einem halben Tag abzuarbeiten wäre, kann so auch über den ganzen Tag ausgedehnt werden, wenn dies dem vorgegebenen Zeitrahmen entspricht. Dazu sagte der Begründer der Theorie Cyril Northcote Parkinson:

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„Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“.

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Nach dieser Ansicht würden eine Aufgabe oder ein Projekt niemals mit geringerem Aufwand als vorgesehen abgeschlossen werden.

Wie funktioniert besseres Zeitmanagement nach Parkinsons Gesetz?

Wie also die Zeit besser nutzen? Wir haben drei verschiedene Tipps für Sie:

1. Tipp: Mit Etappenzielen arbeiten

Damit dem Projektteam bei langfristigen Projekten nicht die Puste ausgeht, ist es wichtig Etappenziele zu feiern – also mit mehreren Meilensteinen zu arbeiten. So verlieren Projektmitarbeiter in komplexen Projekten mit zahlreichen Sammelvorgängen, Vorgängen und Aufgaben wichtige Teilschritte nicht aus den Augen.

Planen Sie beispielsweise in Ihrer Marketing-Abteilung einen Messeauftritt, dann könnten folgende Meilensteine als Etappenziele relevant sein:

  • Messekonzept ist definiert
  • Standfläche gebucht & rückbestätigt
  • Bestellungen sind rückbestätigt
  • Marketing-Materialien vollständig
  • Vorarbeiten sind beendet
  • Messeende
  • Abschlussmeeting der Mitarbeiter

Mit InLoox, der Projektmanagement-Software für Outlook, Web und Smartphone, haben sowohl Sie, als auch Ihr Team alle Etappenziele immer im Blick. Dafür erstellen Sie in der Projektplanung ein übersichtliches Gantt-Chart mit Vorgängen, Aufgaben und wichtigen Meilensteinen.

Meilensteine werden im Gantt-Chart farbig hervorgehoben und strukturieren den Projektplan in mehrere Etappen

 

2. Tipp: Effiziente Ressourcenplanung

Planen Sie nur so viele Mitarbeiter wie tatsächlich notwendig für ein Projekt ein und entscheiden Sie sich für die richtigen Leute. Das heißt, ausschließlich jene mit den für das Projekt relevanten Fertigkeiten.

Mit InLoox hinterlegen Sie für jedes Teammitglied die wichtigsten Fertigkeiten. Auf diese Weise lokalisieren Sie die Mitarbeiter mit dem gesuchten Know-How schnell im Unternehmen und setzen Sie entsprechend ihrer Fertigkeiten gezielt an der richtigen Stelle im Projekt ein.

In den InLoox Optionen werden Fertigkeiten angelegt und den Ressourcen zugeordnet

 

Beim Zusammenstellen des Projektteams auf der Betreuungsseite Ihres Projektes suchen Sie schnell und einfach über das Adressbuch nach Personen mit den benötigten Fertigkeiten.  

Stellen Sie das Projektteam in InLoox anhand bestimmter Fertigkeiten zusammen

 

3. Tipp: Puffer reduzieren oder eliminieren

Planen Sie prinzipiell weniger Zeit für Meetings ein. Denn knapp bemessene Zeit motiviert nicht nur Sie, sondern auch Ihr Team. So werden die wichtigsten Punkte effizient abgearbeitet und unnötiges Abschweifen zu irrelevanten Themen verringert.  

Streichen Sie Pufferzeiten für einzelne Aufgaben und vermeiden Sie Multitasking. Puffer sind hilfreiche Spielräume für außerplanmäßige Änderungen, haben jedoch wie gerade beschrieben auch ihre Schattenseiten. Nach Parkinsons Gesetz bleibt letztendlich kein Puffer übrig und es werden nur Verspätungen im Projekt weitergegeben, Verfrühungen aber nicht. Deshalb gibt es zum Beispiel bei der Critical Chain Methode keine Einzelpuffer. Stattdessen gibt es einen Gesamtpuffer für das Projekt, während die einzelnen Aufgaben und Vorgänge straff getaktet sind und so Prokrastination vermeiden. In diesem Blogbeitrag erhalten Sie einen kompakten Einblick zur Critical Chain Methode: Der Unterschied zwischen Critical Chain & Critical Path

 

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