Projektmanagement Leitsätze (Teil 2) –Kommunikation und Zeit als wichtigste Elemente des Projekts

Annalena Simonis, Donnerstag, 10. Juni 2021 | Lesedauer: 7 min.

In unserem zweiten Beitrag der Blogreihe Projektmanagement Leitsätze stellen wir Ihnen vier weitere Gesetze von schlauen Köpfen aus der Wirtschaft, Wissenschaft und dem Militär vor, die Sie auf viele Situationen in Ihrem Projektalltag anwenden können. Lesen Sie mehr:

Da der Bereich des Projektmanagements immer komplexer und unsere Aufgaben immer anspruchsvoller werden, kann es vorkommen, dass wir die grundlegenden Prinzipien aus den Augen verlieren. Durch die Beachtung dieser 8 einfachen Leitsätze ist es möglich, die Projektleistung zu verbessern, mehr Wert für die Organisation zu liefern und hoffentlich die Arbeit des Projektmanagers ein wenig einfacher zu machen. Nachdem wir Ihnen im letzten Blogbeitrag dieser Reihe die Gesetze von Lakein, Murphy, Constantines und Augustines vorgestellt haben, folgen nun vier weitere Leitsätze für Ihren Projektalltag.

 

5. Fitzgeralds Gesetz: "Es gibt zwei Zustände bei jedem großen Projekt: zu früh, um es zu erkennen, und zu spät, um es zu stoppen."

Ernest Fitzgerald, ein Ingenieur, Manager und ehemaliger Mitarbeiter der U.S. Air Force, ist bekannt für seine Arbeit als Whistleblower und die Aufdeckung von Verschwendung im militärischen Auftragsmanagement. Eine Konsequenz aus seiner Arbeit ist die Erkenntnis, dass Projekte eine Eigendynamik haben. Einmal begonnen, sind sie immer schwerer zu stoppen. Sein Grundsatz lautet daher: Kein Projekt ohne Kontrolle. Eine gängige Methode im Projektcontrolling ist das Earned-Value-Management. Durch die Festlegung einer Projekt-Baseline, die ordentliche Erfassung und Messung von Projektdaten, kann eine Earned-Value-Analyse den Ist-Zustand des Projekts mit dem geplanten Zustand vergleichen. Durch diese Methode können rechtzeitig Korrekturmaßnahmen ergriffen werden, bevor es zu spät ist. Wenn das Projekt einmal aus dem Ruder gelaufen ist, sollte es rechtzeitig erkannt und abgebrochen werden. Oft herrscht noch die Annahme, dass ein abgebrochenes Projekt ein gescheitertes Projekt ist. Tatsächlich kann man mit einem geplanten Projektabbruch eine Menge Kosten einsparen. Anstatt mehr Geld in ein zum Scheitern verurteiltes Projekt zu stecken, um es vermeintlich zu retten, sollte ein guter Projektmanager die Situation frühzeitig erkennen und entsprechend handeln. Ein Projekt, das schlecht läuft, sollte nie als "zu spät zum Abbrechen" betrachtet werden.

 

6. Parkinsons Gesetz: "Die Arbeit dehnt sich aus, um die verfügbare Zeit zu füllen."

C. Northcote Parkinson war ein Lehrer und Schriftsteller, der Mitte der 1950er Jahre mit seinen satirischen Schriften über Regierung und Wirtschaft die Aufmerksamkeit der Öffentlichkeit erregte. Sein Gesetz, das ursprünglich lautete: "Arbeit dehnt sich aus, um die verfügbare Zeit für ihre Fertigstellung zu füllen", hat auch heute noch weitreichende Auswirkungen auf Projekte. Parkinson glaubte, dass eine Person, der man eine Stunde Zeit für eine Aufgabe gibt, eine Stunde braucht; gibt man ihr einen Tag, braucht sie einen Tag. Dieselbe Person wird theoretisch in der kürzesten Zeit liefern, wenn sie die wenigste Zeit hat. Für unser Projektmanagement bedeutet dies, dass wir nur dann hoffen können, diesen Aspekt der menschlichen Natur zu überwinden, wenn wir jedem Element des Projekts enge, aber realistische Fristen auferlegen. In vielen Projekten wird mit Hilfe von Software ein Gantt-Diagramm erstellt, und das Projekt beginnt mit einer schlechten Vorstellung von der tatsächlichen Reihenfolge der Aktivitäten. Da uns jedoch zu Beginn einige Informationen fehlen, muss jede Aktivität so behandelt werden, als ob sie kritisch wäre, was zu einem hohen Maß an verschwendetem Aufwand führt. Gemäß dem Parkinson-Gesetz werden die meisten Leute jede zugewiesene Aktivität an ihrem spätesten Startdatum beginnen, wodurch der gesamte Spielraum verbraucht wird und alle Pfade kritisch werden. In unserem Blogbeitrag "Parkinsons Gesetz: Warum wir so viel Zeit verschwenden" lesen Sie drei nützliche InLoox-Tipps, wie Sie mit unserer PM-Software die Zeit nach Parkinson besser managen können.

 

7. Das Kinser Gesetz: "Ungefähr zu dem Zeitpunkt, an dem man mit etwas fertig ist, weiß man genug, um damit anzufangen."

James C. Kinser war ein Ingenieur, Effizienzexperte und Allrounder. Aufgewachsen in der Tradition des Geschichtenerzählens in den südlichen Appalachen, wusste er, dass der beste Weg, etwas zu lehren, darin besteht, eine Geschichte zu erzählen. Als logische Konsequenz pflegte er zu sagen: "Wenn du es nicht aufschreibst, wirst du dich nicht daran erinnern, wenn du es brauchst." Mit seinem Leitsatz benennt er die Bedeutung des "Prototyping" und argumentiert, dass man, egal was man anfängt, es nicht beim ersten Mal richtig machen kann. Stellen Sie sich vor, Sie wollen drei Holzregale selbst bauen. Anstatt gleich das ganze Material zuzuschneiden und alle Regale gleichzeitig fertigzustellen, bauen Sie zuerst eines der Regale und finden dann heraus, was Sie falsch gemacht haben, damit Sie es bei den anderen besser machen können. Mit dieser Methode brauchen Sie weniger Zeit und haben am Ende ein besseres Ergebnis. Kinser glaubt, dass man ein Projekt nicht als abgeschlossen betrachten kann, wenn man nicht daraus gelernt hat. Aus diesem Grund sollten Sie sich nach jedem Projektabschluss die Zeit für ein Lessons Learned Meeting nehmen. Der Projektleiter kann dann alle gelernten Lektionen in einem Projektabschlussbericht zusammenfassen, der als Planungscheckliste für das nächste Projekt verwendet werden kann.

 

8. Grahams Gesetz: "Wenn sie nichts darüber wissen, was du tust, vermuten sie, dass du nichts tust."

Robert J. Graham ist Professor, Berater und Autor vieler Bücher auf dem Gebiet des Projektmanagements mit dem Schwerpunkt Menschen und effektive Kommunikation. Es ist allgemein bekannt, dass etwa 90 % der Zeit eines Projektmanagers für die Kommunikation aufgewendet wird, und doch ist dies einer der einfachsten und zugleich am meisten unterschätzten Punkte in einem üblichen Projektplan. In den meisten Fällen sollte der Kommunikationsmanagementplan das erste Projektmanagement-Element sein, das nach der Projektcharta erstellt wird, da er die Interaktion mit allen Projektbeteiligten für die Planung und den gesamten Projektlebenszyklus regelt. Ein weiterer Schwachpunkt im Projekt, können zu hohe Erwartungen der Stakeholder sein. Diese führen oft zu der Annahme, dass die Projektleistung unzureichend ist oder das Projekt scheitert. In den meisten Fällen liegt das Problem jedoch nicht beim Projekt, sondern bei den unrealistischen Erwartungen der Stakeholder selbst. Auch hier ist eine offene Kommunikationsstrategie erforderlich, um die Ansprüche anzupassen. Eine weitere Konsequenz von Grahams Gesetz lautet: "Wenn jemand zu viel darüber erzählt, was er tut, kann es sein, dass er tatsächlich nichts tut." Achten Sie also darauf, wie viel Sie wann und was Sie kommunizieren. Weniger ist manchmal mehr, wenn die Informationen gezielt vermittelt werden.

 


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