Der Mythos von der Zeitreserve in Projekten – Teil 1

Doch wie kann das passieren, obwohl doch meist eine großzügige Zeitreserve für unvorhergesehene Ereignisse im Projektverlauf vorgesehen war? Nicht selten macht der Zeitpuffer die Hälfte der Projektlaufzeit aus. Und warum sind gerade in Projekten Terminschätzungen oft so eine heikle Angelegenheit?

Meist sind mehrere psychologische Faktoren dafür verantwortlich, dass es zu groben Fehlplanungen kommt.

Mehr Zeit als genug

Ausgangspunkt ist dabei häufig ein großzügig bemessener Zeitrahmen. Dieser kommt zustande, weil viele Schätzwerte von vorneherein einen Puffer enthalten. Jede zusätzliche beteiligte Fachabteilung bringt noch einmal eine eigene Zeitreserve ins Projekt ein. Das ist nur menschlich, weil der oder die Verantwortliche am Ende auch dafür geradestehen muss, wenn es beim eigenen Teilprojekt zu Verzögerungen kommt. Tendenziell fallen die Schätzungen von Projektmanagern eher zu pessimistisch als zu optimistisch aus. Zeit und Aufwand für einzelne Vorgänge werden auch gerne bewusst überschätzt, weil man befürchtet, dass übergeordnete Hierarchieebenen ohnehin einen Gutteil des Budgets und Zeitpuffers zusammenstreichen.

Studentensyndrom

Doch gerade dieser großzügige Zeitrahmen führt in Projektteams zu einem Phänomen, das als Studentensyndrom oder als Prokrastination bekannt geworden ist. Die Zeit, die zur Verfügung steht, wird komplett aufgezehrt. Gerade zu Projektbeginn wird dabei getrödelt – es ist ja noch genügend Zeit, um alle Arbeitspakete rechtzeitig zu erledigen. Entscheidungen werden hinausgezögert, etliche alternative Lösungswege werden erörtert, Aufgaben nicht ganz abgeschlossen, externe Projektpartner bleiben in Wartestellung.

Die Gründe dafür sind vielfach: Manchmal ist es einfach nur Faulheit – warum zügig arbeiten, wenn man die Aufgabe auch gemütlich angehen kann?

Zum Teil handelt es sich auch um Perfektionismus, der zu einer Erledigungsblockade führt. Das Pareto-Prinzip besagt, dass in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Ergebnisse erreicht werden. In die letzten 20 Prozent der Zielerreichung fließen jedoch 80 Prozent des zeitlichen Aufwands. Hier ist es wichtig, dass Ziele und Prioritäten richtig gesetzt werden und man immer wieder kritisch hinterfragt, ob sich weitere Verbesserungen tatsächlich lohnen.

Hinzu kommt dann bisweilen noch ein Planungsfehlschluss:

Menschen und Organisationen schätzen die Zeit oftmals falsch ein, die sie für die Erledigung einer Aufgabe benötigen. Studien zeigen, dass gerade Manager ihre eigene Leistungsfähigkeit oft überschätzen. Erst wenn sie angeben sollen, wie lange andere Menschen für die Erledigung einer Aufgabe benötigen, kommen sie zu realistischeren Zeitschätzungen. Gerade bei umfangreichen Projekten werden außerdem die Ziele im Projektverlauf schleichend ausgeweitet („mission creep“), was zu weiteren Verzögerungen führt.

Und siehe da: Der anfänglich noch großzügige Zeitpuffer hat sich in Luft aufgelöst, es kommt zur Überschreitung des geplanten Zeitrahmens und dadurch zur Kostenexplosion.

Wird dann noch versucht, ein Projekt, das in Terminverzug geraten ist, mit erhöhtem Personaleinsatz zurück in die Spur zu bringen, verzögert man das Projekt dadurch oft noch zusätzlich (sog. Brooks’sches Gesetz nach Frederick P. Brooks).

Nächste Woche Teil 2: Die Lösung des Problems – Wie schafft man es, dass Projekte rechtzeitig fertig werden?