Zeitmanagement (1): Aufgaben zur richtigen Zeit erledigen

Im Februar konzentrieren wir uns auf das Thema „Zeitmanagement“. Im ersten Teil geht es darum, die richtigen Aufgaben zur richtigen Tageszeit zu erledigen. Vielleicht ist morgens wirklich die beste Tageszeit, um Würmer zu fangen – Ornithologen kennen die Antwort wahrscheinlich.

Es ist wichtig die eigene innere Uhr zu kennen und zu wissen zu welcher Tageszeit man die besten Leistungen erbringen kann. Nur so kann man die eigene Produktivität maximieren. Aber auch Tageszeiten, zu denen man normalerweise weniger aufmerksam ist, z.B. nach dem Mittagessen, kann man nutzen. Der Grund dafür ist, dass wir zu Zeiten in denen unser Gehirn nicht arbeiten muss und nicht konstant mit Reizen überflutet wird, auf die besten Ideen kommen. Denken Sie nur an all die guten Ideen, die Ihnen in der Dusche oder nach einer ausgeschlafenen Nacht eingefallen sind.

Im Folgenden haben wir Ihnen ein Beispiel-Tagesplan erstellt. Aber behalten Sie im Hinterkopf, dass jede Person eine eigene innere Uhr hat und selber herausfinden muss, zu welchen Zeiten man zu Höchstleistungen aufläuft. Wenn Sie sich dieser Phasen aktiv bewusst sind, können Sie ganz einfach die richtigen Aufgaben zur richtigen Tageszeit erledigen und Ihre Produktivität steigern.

Vor 9 Uhr:

Frühstücken, Nachrichten lesen, in den sozialen Medien surfen etc.

Lassen Sie sich morgens Zeit um den Körper „hochzufahren“ und starten Sie den Tag mit einem ausgiebigen Frühstück. Jetzt ist die perfekte Zeit um die Nachrichten zu lesen und auf Social Media lustige Katzen-Videos anzuschauen. Kommen Sie nicht in Versuchung in Ihr (geschäftliches) E-Mail-Postfach zu schauen, sobald Sie aufstehen. Nur so können Sie den Tag ohne Arbeitsstress beginnen.

9 bis 11 Uhr:

Aufgaben erledigen, die eine hohe Priorität und Komplexität haben

Das Erste was viele Leute machen, wenn Sie ins Büro kommen und den Computer anmachen, ist E-Mails zu beantworten. Das ist ein komplett falscher Ansatz, denn Sie vergeuden die produktivste Phase Ihres Arbeitstages mit der Erledigung einer Routineaufgabe. Was Sie stattdessen tun sollten ist, Aufgaben mit hoher Priorität und hoher Komplexität in diesem Zeitfenster zu erledigen. Denn zwischen 9 und 11 Uhr ist die Leistungsfähigkeit der meisten Leute am höchsten. Je weiter der Tag fortgeschritten ist, desto mehr lässt die Aufmerksamkeit nach und die Konzentration sinkt. Am besten blocken Sie sich die Zeit im Kalender. So gehen Sie sicher, dass Sie nicht gestört werden und konzentriert arbeiten können.

11 bis 12 Uhr:

E-Mails und Post beantworten

Nach einer Hochphase folgt immer eine Tiefphase, d.h. die Produktivität sinkt. Nutzen Sie diese Tiefphase um Routineaktivitäten zu erledigen. Jetzt ist die perfekte Zeit um E-Mails zu beantworten und den Posteingang abzuarbeiten. Experten empfehlen, dass man nicht ständig in den Posteingang schauen sollte, sondern sich bestimmte Zeiten am Tag für die E-Mail-Bearbeitung reserviert.

12 bis 13 Uhr:

Mittagessen

Sie sollten nach 1 – 1 ½ Stunden Arbeit oder nach der Erledigung einer Aufgabe – je nach dem was zuerst erfolgt – eine kurze Pause einlegen (Stichwort: Pomodoro-Technik). Nach spätestens 2-3 Stunden intensiver Arbeit sollten Sie eine längere Pause einlegen, um Ihrem Kopf und Körper die Chance zu geben sich wieder „aufzuladen“.  

Für Berufstätige gibt es viele schnelle Mittagsmenüs: Fast Food Restaurants, Dönerbuden, Fertiggerichte aus dem Supermarkt etc. Bei diesen Optionen bekommt man meistens Gerichte, die voller Fett und Zucker sind – zwei Stoffe, die hauptsächlich für das gefürchtete „Nachmittagstief“ verantwortlich sind. Wählen Sie stattdessen ein Mittagessen, das viele Proteine und Ballaststoffe hat und machen Sie, wenn möglich, einen kleinen Spaziergang vor oder nach dem Mittagessen. Ein Tapetenwechsel kann die Produktivität nämlich noch mal anregen.

13 bis 14 Uhr:

Ideenentwicklung

Sie können das Nachmittagstief durch das richtige Essen leicht beeinflussen, aber sie können ihm nicht komplett entkommen. Das ist völlig normal und Sie sollten deshalb kein schlechtes Gewissen haben. Vermeiden Sie es aber direkt nach dem Mittagessen wichtige Entscheidungen zu treffen oder komplexe Aufgaben anzugehen. Manche Unternehmen bieten Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit ein kleines Mittagsschläfchen zu halten. Sollte das bei Ihnen nicht der Fall sein, können Sie die Zeit nach dem Mittagessen nutzen um neue Ideen zu entwickeln. Studien belegen, dass man oft auf neue Ideen kommt, wenn man müde ist. Die Erklärung dafür ist, dass unser Gehirn Ablenkungen und „umherschweifende Gedanken“ (also die Quelle neuer Ideen) nicht herausfiltern kann, wenn wir müde sind.

14 bis 15 Uhr:

Meetings

Ab 14 Uhr kommt man langsam aus dem Nachmittagstief, man ist aber immer noch nicht so aufmerksam, wie in einer Hochphase. Jetzt ist die beste Zeit um Meetings abzuhalten. Der Vorteil ist, dass Sie aufmerksam sein müssen, weil Sie anderen Leuten zu hören müssen bzw. aktiv sprechen müssen.

16 bis 17 Uhr:

Routineaktivitäten

Ihre Energie und Aufmerksamkeit wird nach spätestens 8 Stunden Arbeit rapide sinken. Das führt dazu, dass Sie weniger produktiv sind. Genauso wie nach dem Mittagessen, sollten Sie in dieser Phase keine (Last-Minute) Entscheidungen treffen. Verschieben Sie wichtige Entscheidungen und Aufgaben stattdessen auf den nächsten Tag und erledigen Sie diese in Ihrer Hochphase. Kurz vor Feierabend sollten Sie Routine- bzw. weniger komplexe Aufgaben erledigen.