Das Pareto-Prinzip im Projektmanagement

Der Ursprung des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzip geht auf den Italiener Vilfredo Pareto zurück. Dieser Wissenschaftler und Soziologe fand heraus, dass 80% des italienischen Volksvermögens im Besitz von ca. 20% der italienischen Familien ist. Nun fragen Sie sich bestimmt was die Verteilung des italienischen Volksvermögens mit Projektmanagement zu tun hat.

Der Amerikaner Joseph M. Muran, der zu den Wegbereitern des Qualitätsmanagements zählt, griff das oben beschrieben Prinzip in den 30er Jahren auf, formuliertes es allgemeiner und benannte es nach Vilfredo Pareto. Das Pareto-Prinzip wird auch 80-20-Prinzip genannt, da es besagt, dass 20% aller Ursachen 80 % der gesamten Wirkung ausmachen. Es lässt sich somit ein lineares Ungleichgewicht zwischen Input und Output erkennen.

Das 80-20-Prinzip

Der Grundgedanke des Pareto-Prinzips lässt sich auf die meisten Situationen übertragen. Die genauen Anteile betragen natürlich nicht immer fix 80% Output und 20% Input, sondern sollen nur den Grundgedanken dieses Prinzips im Modell darstellen. Wichtig ist nur, dass ein Ungleichgewicht besteht und ein Großteil des Endergebnisses mit relativ geringem Input erreicht werden kann.

Beispiele für die Übertragung des Pareto-Prinzips auf unterschiedliche Situationen:

• 20% der Fischer fangen 80% der Fische
• 80% der Zeit tragen wir 20% unserer Kleidung im Kleiderschrank
• 80% des Umsatzes eines Unternehmens wird mit 20% der Produkte erzielt.
• 80% eines Projektes können bereits mit 20% Aufwand abgeschlossen werden, während für die restlichen 20% des Projektes 80% Aufwand nötig sind

Nun wissen Sie bereits über die Entstehung des Pareto-Prinzips und den Zusammenhang zur Verteilung des italienischen Volksvermögens Bescheid. Im Folgenden möchten wir Ihnen erklären, wie sich dieses allgemein formulierte Prinzip im Projektmanagement einsetzen lässt.

Das Pareto-Prinzip im Projektmanagement

Steigerung der Effizienz

Besonders in kritischen Situationen mit Termindruck und knappen Ressourcen kann das Pareto-Prinzip zum Priorisieren der anstehenden Aufgaben beitragen. Damit verringern Sie nicht nur den Druck, sondern tragen auch zur Erhöhung Ihrer Arbeitseffizienz und -Effektivität bei.

Als Zielsetzung gilt hierbei:

• Konzentrieren Sie sich auf alle wichtigen Aufgaben, die einen hohen Output liefern.
• Identifizieren Sie alle aufwändigen Kleinstaufgaben, die kaum einen positiven Effekt zum Projekterfolg liefern.

Dieses Prinzip ist besonders hilfreich, wenn Sie wieder einmal das Gefühl haben, dass viel zu viele Aufgaben gleichzeitig anstehen. In diesem Moment liefert die Erkenntnis, dass durch die Erledigung der wichtigen Aufgaben, also mit 20% Einsatz, bereits eine Menge (80%) erreicht werden kann, eine große Erleichterung. Zur Priorisierung Ihrer Aufgaben nach dem Pareto-Prinzip sollten Sie die Aufgaben anhand folgender Leitfragen durchleuchten:

• Welchem Ziel bringt Sie die Erledigung dieser Aufgabe näher?
• Output: Zu wie viel Prozent bringt Sie die Erledigung der Aufgabe diesem Ziel näher?
• Zeitaufwand (Input): Wie viel Zeit kostet Sie die Erledigung der Aufgabe?

Nachdem Sie die anstehenden Aufgaben anhand dieser Leitfragen betrachtet haben, können Sie sich nach der 80-20-Regel den wichtigsten Aufgaben zuwenden. Dies sind jene Aufgaben, die Ihnen den größten Output liefern und gleichzeitig den geringsten Zeitaufwand erfordern.

Risikominimierung

Auch im Bereich der Projektrisiken und damit letztendlich in Bezug auf den Projekterfolg kann das Pareto-Prinzip eingesetzt werden. Hier nehmen wir an, dass 20% der Projektrisiken 80% aller Probleme verursachen werden. Zur Risikominimierung sollten Sie alle Projektrisiken analysieren, um die kritischen 20% zu identifizieren. Anschließend gilt es die kritischen 20% auszumerzen oder Vorbeugungsstrategien zu entwickeln.

Verbesserung der Kommunikation

Ein weiterer Bereich im Projektmanagement, in dem die Anwendung des Pareto-Prinzips hilfreich ist, ist die Kommunikation. Den meisten von Ihnen wird es bestimmt ähnlich gehen: Zu Beginn jedes Arbeitstages stehen Sie einer Flut von E-Mails gegenüber, die es zu bewältigen gilt. Nach dem Pareto-Prinzip sind nur 20% aller Informationen, die Sie täglich erreichen, wirklich wichtig. Um produktiv zu kommunizieren, sollten Sie für die 20% der E-Mails, die tatsächlich wichtig sind, einen Großteil Ihrer Zeit investieren. Die restlichen E-Mails bearbeiten oder löschen Sie später.

Vorsicht! Das Pareto-Prinzip stellt keine Ausrede für Schlampereien und mangelnde Gewissenhaftigkeit dar. Damit aus 20% Ihrer Arbeit wirklich 80% Leistung entstehen können, müssen Sie die 20% äußerst planvoll und konzentriert angehen. Die 80-20-Regel gibt eine gute Hilfestellung in stressigen Situationen und lässt sich beliebig auf weitere Bereiche im Projektmanagement anwenden.