Fokussiert arbeiten mit InLoox (Teil 1): Selbstorganisation

Fokus statt Multitasking

Häufig ist es schwer, einen Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu setzen. Das Telefon klingelt, der Kollege steht mit einer Frage im Zimmer oder neue kleinteilige Aufgaben kommen gefühlt im Minutentakt rein – dabei verliert man schnell den Überblick. Ohne Struktur, springt man so schnell von einer Aufgabe zur nächsten und frägt sich am Ende des Arbeitstages, was man denn nun eigentlich den ganzen Tag gemacht hat. InLoox kann Sie dabei unterstützen, das zu verhindern. Wie Sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren und Ihre To-Do’s nach Priorität abarbeiten, erfahren Sie in diesem ersten Teil unserer Blogreihe zum fokussierten Arbeiten mit InLoox.

Ziel ist es, dass Sie Ihren Arbeitsalltag mit diesem einfachen Ansatz für sich organisieren. Dafür werden die Aufgaben im Tagesgeschäft nach niedriger, mittlerer und hoher Priorität strukturiert. Mit Hilfe einer schnell zusammengestellten Ansicht, können Sie die wichtigsten Aufgaben immer zuerst erledigen. Alle neu reinkommenden Arbeitsaufträge priorisieren Sie dann nach dem gleichen Schema und sehen so auf einen Blick mit was Sie sich zuerst beschäftigen sollten.

Aufgaben einfach priorisieren

Um Aufgaben mit Hilfe von InLoox einfach zu priorisieren, gehen wir wie folgt vor:

  1. Ein eigenes Feld erstellen
  2. Prioritäten-Feld zur Aufgabenliste hinzufügen
  3. Bedingte Formatierung erstellen
  4. Ansicht für hoch priorisierte Aufgaben anlegen & speichern
 

1. Eigenes Feld erstellen

Im ersten Schritt legen wir ein neues eigenes Feld für die Aufgaben-Priorität in den InLoox Optionen an:

1. Klicken Sie auf Datei und öffnen Sie die InLoox Optionen.

2. Öffnen Sie den Bereich Allgemein >> Eigene Felder.

3. Klicken Sie auf Neu, um ein neues Feld zu erstellen.

Neues benutzerdefiniertes Feld anlegen

  • Name: Priorität
  • Platzierung: Aufgaben
  • Typ (Art des Feldes definieren): Liste (= Dropdown-Feld)
  • Standardwerte setzen: Bearbeiten

Standardwerte für das benutzerdefinierte Feld setzen

  • Vorgabewerte: Niedrig + Mittel + Hoch
  • Hinzufügen neuer Einträge erlauben: Eigenes Feld kann nachbearbeitet werden
  • Auswahl darf leer sein: Standardmäßig ist kein Wert hinterlegt

4. Klicken Sie auf OK >> OK.

5. Das neue Feld wurde erstellt. Klicken Sie auf Übernehmen und OK.

 

2. Prioritäten-Feld zur Aufgabenliste hinzufügen

1. Öffnen Sie die globale Aufgabenliste, indem Sie im InLoox Ribbon auf Aufgaben klicken.

2. Öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste und klicken Sie auf Felder auswählen.

3. Es öffnet sich eine Liste mit allen zur Verfügung stehenden Feldern. Diese umfasst sowohl native Felder, die es in InLoox standardmäßig gibt, und Felder, die durch den Nutzer angelegt wurden.

4. Suchen Sie das neue Feld Priorität und ziehen Sie es per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle.

Im nächsten Schritt werden wir eine bedingte Formatierung für das Feld Priorität anlegen. Damit das Ergebnis nachher sofort erkennbar ist, setzen Sie nun bereits die Priorität für einige Aufgaben fest. Doppelklicken Sie auf die jeweilige Aufgabe und setzen Sie im Bereich eigene Felder die Priorität fest. Führen Sie dies für drei bis fünf Aufgaben durch.

Priorität für Aufgaben festlegen

 

3. Bedingte Formatierung erstellen

Mit Hilfe der bedingten Formatierung können Sie sowohl native als auch eigene Felder formatieren.

1. Klicken Sie auf Start und Bedingte Formatierung. Aus der Dropdown-Liste wählen Sie Einfache Formatierung hinzufügen.

2. Hinterlegen Sie die Einstellungen für die Formatierung über das Seitenpanel:

  • Spalte: Priorität
  • Bedingung: Gleich
  • Wert 1: Niedrig
  • BackColor: Farbe auswählen z.B. Gelb
  • Font: Schriftart formatieren

Bedingte Formatierung hinzufügen

3. Wiederholen Sie den zweiten Schritt für mittel und hoch.

4. Nachdem Sie die bedingte Formatierung erstellt und Ihre Aufgaben priorisiert haben, könnte das Endergebnis in der globalen Aufgabenliste folgendermaßen aus:

Ampelansicht in der globalen Aufgabenliste

 

4. Ansicht für hoch priorisierte Aufgaben anlegen & speichern

Um sich einen Überblick über die am höchsten priorisierten Aufgaben zu verschaffen, legen Sie sich am besten eine eigene Ansicht an:

1. Klicken Sie auf das Trichtersymbol in der Spalte Priorität und setzen Sie den Filter auf Hoch.

2. Klicken Sie auf das Feld Fälligkeit, um danach zu sortieren.

3. Nun werden Ihnen nur noch die hoch priorisierten Aufgaben in der richtigen Reihenfolge angezeigt.

Ansicht für hoch priorisierte Aufgaben nach Fälligkeit

4. Um diese Ansicht jederzeit mit nur einem Klick aufzurufen, klicken Sie auf Start >> Speichern >> Aktuelle Ansicht speichern.

5. Benennen Sie die Ansicht „Aufgaben mit hoher Priorität“.  Und entscheiden Sie, ob Sie die Ansicht Ihren Kollegen zur Verfügung stellen möchten oder, ob Sie sie nur für sich selbst nutzen.

6. Die Ansicht taucht nun in der Baumstruktur auf der linken Seite unter Aufgaben auf und kann jederzeit aufgerufen werden.

 

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