Wissen zu dokumentieren ist das eine. Eine Wissenskultur zu schaffen, in der Erfahrungen geteilt, weiterentwickelt und tatsächlich genutzt werden, ist das andere. Warum ausgerechnet die Borg aus Star Trek dabei als Vorbild dienen können und weshalb Sie trotzdem nicht wie sie werden sollten, das erfahren Sie in diesem Blogartikel
Ich oute mich: ich bin ein Trekkie. Yoda und die anderen Gestalten aus Star Wars können da einfach nicht mithalten. Und falls ihr euch fragt, welcher Captain mein Favorit ist: Jean-Luc Picard natürlich. Wobei, wenn ich ehrlich bin, führt am Ende doch kein Weg an Benjamin Sisko vorbei. Beide Captains verbindet ein gemeinsamer Gegner: die Borg. Eine Spezies kybernetisch verbesserter Wesen, die über ein kollektives Bewusstsein miteinander verbunden sind. Ihr Ziel ist ebenso simpel wie kompromisslos: Perfektion. Um sie zu erreichen, assimilieren sie andere Spezies, pflanzen ihnen Nanosonden ein und ersetzen Körperteile durch kybernetische Implantate. Das individuelle Ich verschwindet, übrig bleibt nur das Kollektiv.
Einer der bekanntesten Momente in Star Trek ist die Assimilation von Jean-Luc Picard. Die Borg machen sich sein umfassendes Wissen über die Sternenflotte zunutze und vernichten damit beinahe die gesamte Föderationsflotte. Unter den zerstörten Schiffen befindet sich auch die USS Saratoga, auf der Benjamin Siskos Frau Jennifer ums Leben kommt. Kein Wunder also, dass Sisko Picard diese Ereignisse nie ganz verzeihen kann.
Diese Details müssen Sie sich nicht merken. Eine Erkenntnis daraus ist jedoch für unser Thema entscheidend: Die Borg haben das ultimative Wissensmanagement entwickelt. Sie übernehmen Wissen anderer Spezies, speichern es zentral und stellen es jeder einzelnen Borg-Drone augenblicklich zur Verfügung. Informationen fließen ohne Reibungsverluste durch das gesamte Kollektiv und ermöglichen eine nahezu perfekte Ausführung jeder Mission.
Zum Glück funktioniert menschliches Wissen nicht so. Unsere Gehirne sind nicht miteinander vernetzt und Wissen springt - leider - nicht von selbst von einem Kopf in den nächsten. Deshalb brauchen wir Strategien, um das implizite Wissen einzelner Menschen systematisch sichtbar und für andere nutzbar zu machen. Genau darum geht es beim Wissensmanagement. Zum Glück besitzen wir außerdem etwas, das den Borg vollständig fehlt: freien Willen und die Fähigkeit, kritisch zu denken. Genau diese Eigenschaften verhindern, dass wir blind einem einzigen Ziel hinterherlaufen und dabei alles andere ausblenden.
Wer sich intensiver mit Wissensmanagement beschäftigt, landet schnell bei wissenschaftlichen Modellen, die den idealen Einklang von Technologie, Organisation und Mensch beschreiben, etwa dem TOM-Modell. Man kann sich ebenso stundenlang darüber austauschen, ob Wissen implizit, explizit, intuitiv, kodifiziert oder stillschweigend vorhanden ist.
Das alles hat seine Berechtigung. Für die Praxis ist jedoch etwas anderes entscheidend: Verfallen Sie nicht dem Borg-Denken und streben Sie nicht nach Perfektion. Streben Sie stattdessen nach Lösungen, die funktionieren.
Beginnen Sie damit, eigene Wissenslücken zu identifizieren. Nehmen wir an, Sie möchten Ihre Fähigkeiten in der Gantt-Planung verbessern. Dann suchen Sie sich im Unternehmen jemanden, der dieses Thema wirklich beherrscht, und vereinbaren Sie einen Termin. Nehmt das Gespräch auf und lassen Sie sich Schritt für Schritt zeigen, wie ein belastbarer Gantt-Plan entsteht. Anschließend können Sie mithilfe von KI die Aufzeichnung transkribieren, daraus eine verständliche Anleitung erstellen und diese direkt als Wissensseite in InLoox speichern.
Damit ist es allerdings noch nicht getan. Wissen, das lediglich abgelegt wird, veraltet schnell. Verknüpfen Sie deshalb die Wissensseite mit passenden Projekten oder Aufgaben. So wird das ursprünglich implizite Wissen einer einzelnen Person für alle Kolleginnen und Kollegen zugänglich und damit zu explizitem Wissen.
Abbildung: Wissensseite „Gantt-Plan in InLoox erstellen“ mit Vorgaben, unter welchen Bedingungen ein Gantt-Chart erstellt werden musst und wie man das in InLoox macht, verknüpft mit der Projektaufgabe „Terminplan erstellen“. ©InLoox GmbH
Fachwissen lässt sich vergleichsweise leicht dokumentieren. Schwieriger wird es bei sozialen Kompetenzen. Dabei entscheiden gerade sie häufig darüber, ob ein Projekt reibungslos verläuft oder ständig ins Stocken gerät. Auch hier lohnt sich ein Blick auf die Borg, allerdings eher als Negativbeispiel. Sie kündigen ihre Ankunft bekanntlich mit den Worten an: „Widerstand ist zwecklos.“ Frei nach dem Motto: Friss oder stirb. Im Projektalltag führt diese Haltung selten zum Erfolg.
Haltet stattdessen bewährte Vorgehensweisen im Umgang mit verschiedenen Stakeholdern als Best Practices im InLoox Wissen-Bereich fest. Manche Menschen reagieren kaum auf Anrufe, beantworten E-Mails aber innerhalb weniger Minuten. Andere bevorzugen grundsätzlich ein persönliches Gespräch. Wieder andere möchten lediglich einmal pro Woche einen kurzen und sachlichen Statusbericht erhalten.
Niemand kann sich all diese individuellen Vorlieben dauerhaft merken. Dokumentiert man sie jedoch zentral, profitieren alle Beteiligten davon. Am besten erstellen Sie eine Stakeholderübersicht mit bevorzugten Kommunikationswegen und persönlichen Besonderheiten, die die Zusammenarbeit erleichtern. Das sorgt für deutlich reibungslosere Projektkommunikation und erspart allen Beteiligten unnötige Missverständnisse.
Wie endet die Geschichte der Borg eigentlich? Es ist ein Brain-Drain, also ein Wissensverlust: denn im Laufe etlicher Start Trek Staffeln, werden einige Borg-Dronen aus dem Kollektiv befreit und nehmen ihr Wissen mit. Der bekannteste Fall ist natürlich Jean-Luc Picard. Doch auch Seven of Nine, Hugh oder Icheb verlassen die Borg mit ihrem Wissen und ihren Erinnerungen.
Ausgerechnet dieses Insiderwissen versetzt die Sternenflotte schließlich in die Lage, wirksame Gegenmaßnahmen zu entwickeln, die Borg entscheidend zu schwächen und schlussendlich zu zerstören.
Die Lehre für Unternehmen liegt auf der Hand: Kritisches Wissen darf Projekte nicht einfach verlassen. Noch schlimmer ist es, wenn erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen und ihr Know-how gleich mitnehmen. Deshalb sollte Wissensmanagement kein einmaliges Projekt sein, sondern ein kontinuierlicher Prozess.
Sammeln Sie Erfahrungen bereits während des Projektverlaufs und nicht erst ganz am Ende. Geeignete Zeitpunkte sind beispielsweise Gate Reviews in einem Stage-Gate®-Prozess oder Lessons Learned, sobald ein Projekt abgeschlossen ist.
Hilfreich ist eine kompakte Lessons-Learned-Vorlage, die sich in jedem Projekt wiederverwenden lässt. Sie sollte die wichtigsten Erkenntnisse festhalten, damit künftige Projekte davon profitieren können. Ist die erfahrene Projektleitung einmal nicht verfügbar, muss man nicht bei null anfangen. Die dokumentierten Lessons Learned liefern oft genau die Informationen, die ihr für Planung, Steuerung und Umsetzung benötigt.
Abbildung: Wissensseite „Lessons Learned“ in InLoox als Vorlage, verknüpft mit der Aufgabe „Lessons Learned dokumentieren“. ©InLoox GmbH
Wenn Sie bereits viel Energie in ein gelungenes Onboarding investieren, sollten Sie das Offboarding nicht dem Zufall überlassen. Planen Sie deshalb ein strukturiertes Übergabegespräch zwischen der ausscheidenden Person und denjenigen, die deren Aufgaben übernehmen. Häufig kommen dabei Erfahrungen zur Sprache, die in keinem Projektplan und in keiner Dokumentation zu finden sind.
Auch hierfür lohnt sich eine standardisierte Vorlage als Wissensseite in InLoox. So wird aus einem einmal entwickelten Ablauf ein wiederverwendbarer Bestandteil des Wissensmanagements.
Abbildung: Vorlage für ein Exit-Gespräch als Wissensseite in InLoox, verknüpft mit der Aufgabe „Exit-Gespräch durchführen und Wissen dokumentieren“ im Projekt „Offboarding Herr Mustermann“. ©InLoox GmbH
Eine Wissensdatenbank ist immer nur so wertvoll wie ihre Aktualität. Nehmen Sie deshalb regelmäßig Zeit, bestehende Wissensseiten zu überprüfen, neue Erkenntnisse zu ergänzen und veraltete Inhalte zu überarbeiten. Genauso wichtig ist es, den Überblick zu behalten. Wenn jede und jeder nach Belieben neue Wissensseiten anlegt und bestehende Inhalte verändert, entsteht schnell ein unübersichtliches Sammelsurium. Sichern Sie die Wissensbereich in InLoox deshalb mit Schreibrechten nur für bestimmte Personen oder Personengruppen, beispielsweise das Wissensmanagement-Team ab. Alle anderen bekommen Leserechte.
Abbildung: Schreibrecht für den Bereich Wissen für die Gruppe Wissensmanagement-Team. ©InLoox GmbH
Bewährt hat es sich, die Pflege der Wissensbasis in die Hände einer klar definierten Personengruppe zu legen. Das können spezialisierte Wissensmanagerinnen und Wissensmanager sein, deren Aufgabe darin besteht, relevantes Wissen zu identifizieren, aufzubereiten und für die gesamte Organisation verfügbar zu machen. In vielen Unternehmen ist diese Rolle im PMO angesiedelt.
Alternativ kann diese Verantwortung auch direkt im Projektteam verankert werden. Eine Person übernimmt dabei die Rolle des Knowledge Managers und achtet darauf, dass wertvolle Erfahrungen nicht verloren gehen.
Unabhängig davon, wie ihr die Verantwortung organisiert, gilt: Wissensmanagement braucht jemanden, der sich verantwortlich fühlt. Nur dann wird aus einer Sammlung einzelner Dokumente ein echter Wissensschatz, der den langfristigen Erfolg von Projekten und der gesamten Organisation unterstützt.
Geteiltes Wissen ist eine gute Sache. Kollektivismus dagegen weniger. Kritisches Denken, offene Diskussionen und das Hinterfragen der Ideen anderer gehören zum Kern unseres Menschseins. Genau diese Fähigkeiten sollten wir auch im Wissensmanagement nutzen.
Wissen darf ebenso wenig in den Händen weniger Auserwählter liegen. Wer Wissen für sich behält, schafft Abhängigkeiten, Frust und schlechte Entscheidungen. Auch die Borg erleben das. Ein Teil ihrer Drohnen lehnt sich gegen die Borg-Königin auf, nachdem sie Individualität kennengelernt haben. Eine andere Gruppe spaltet sich vom Kollektiv ab und entscheidet sich bewusst für Zusammenarbeit auf Grundlage von Freiwilligkeit und gegenseitigem Respekt.
Eine positive Unternehmenskultur, in der Fehler nicht bestraft, sondern als Chance zum Lernen verstanden werden, ist das beste Gegenmittel gegen Gruppendenken, Wissenssilos und Gatekeeping. Eine Spaltung, wie bei den Borg kann in einem positiven Umfeld verhindert werden. Dafür sollten alle Mitarbeitenden verstehen, warum Wissensmanagement eingeführt wird, wie es im Unternehmen gelebt wird und welche Werkzeuge ihnen dafür zur Verfügung stehen.
Behalten Sie dabei eines im Hinterkopf: Wissensmanagement soll keine zusätzliche Verwaltungsebene schaffen. Es soll den Projektalltag vereinfachen und zu besseren Projektergebnissen beitragen. Deshalb ist es entscheidend, die Ziele des Wissensmanagements klar zu kommunizieren und seinen konkreten Nutzen sichtbar zu machen.
Es gibt zahlreiche menschenzentrierte Methoden und digitale Werkzeuge, die helfen, Brücken zwischen Wissenssilos zu bauen. Sie fördern Zusammenarbeit, den offenen Austausch von Ideen und eine konstruktive Diskussionskultur. Richtig umgesetzt sorgt Wissensmanagement nicht nur dafür, dass Teams ihre Projekte erfolgreich abschließen. Es stellt auch sicher, dass jede Projekterfahrung das Wissen der gesamten Organisation erweitert.
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