Wie kann Wissen effizient genutzt werden? Um diese Frage zu beantworten wurde in den vorangegangen Blogbeiträgen bereits die theoretische Grundlage geschaffen. Hier lernen Sie Schritt für Schritt wie Sie Wissensmanagement in Ihr Unternehmen implementieren.
Nachdem in den letzten beiden Artikeln das Thema Wissensmanagement (WM) sehr theoretisch betrachtet wurde, zeigt Ihnen dieser Beitrag, wie Sie Schritt für Schritt Ihr Wissen besser strukturieren und nutzen können. Dazu erhalten Sie auch wieder einige InLoox-Praxistipps, wie die Software Sie auf diesem Weg unterstützen kann.
Als Grundvoraussetzung gilt es zuallererst eine Atmosphäre zu schaffen, in der Ihre Mitarbeiter ihr impliziertes Wissen gerne teilen wollen. Es soll eine Unternehmens- und Mitarbeiterkultur entstehen, die einen transparenten Wissenstransfer voraussetzt. Dabei können schon einfache Maßnahmen helfen, wie die Gestaltung einer gemütlichen Kaffeeecke, um Ihren Mitarbeitern ein Umfeld zu schaffen welches den Austausch fördert. Gerade von Vorgesetzten aber auch unter den Kollegen sollte Wertschätzung und Lob für Arbeit und vermitteltes Wissen offen kommuniziert werden, um Hemmschwellen zu beseitigen. Vorbilder, die mit gutem Beispiel vorangehen und den Umgang mit Wissen im Unternehmen veranschaulichen, motivieren auch den Rest der Kollegen. Letztendlich müssen Sie es schaffen den Nutzen für den erhöhten Aufwand aufzuzeigen, um Akzeptanz für Wissensmanagement zu etablieren.
Schritt für Schritt können Sie nun die Einführung eines erfolgreichen Wissensmanagements angehen. Im Folgenden wird Ihnen ein Ablauf angelehnt an das Baustein-Modell von Probst gezeigt, welches sich mit den wichtigsten Kernprozessen des WM beschäftigt. Die einzelnen Bausteine stehen für mögliche Wissensmanagementmaßnahmen im Unternehmen. Sie bilden einen Kreislauf, sind untereinander aber auch vernetzt und beeinflussen sich in manchen Situationen gegenseitig. Wie so oft steht zu Beginn die Zielformulierung:
Zu Beginn eines jeden neuen Managementprozesses steht die Frage: „Was soll erreicht werden?“. So muss auch im Projekt Wissensmanagement geklärt werden, in welchen Unternehmensbereichen Wissen und Fähigkeiten gezielt ausgebaut werden sollen. Diese Zielsetzungen dienen sowohl der Planung als auch als Grundlage für Kontrolle und Umsetzung. Im letzten Artikel dieser Serie wurde bereits die drei verschiedenen Arten der Zielsetzung erläutert. Um das Projekt von Beginn an in die richtige Richtung zu lenken, sollten die richtigen Personen daran arbeiten. Dabei ist es wichtig mehrere Unternehmensbereiche wie die Geschäftsführung, IT-Abteilung, Abteilungsleiter und eventuell Betriebsrat in die Planung mit einzubeziehen. Als Einstieg in die Informationsbedarfsanalyse hilft ein gemeinsames Brainstorming aller Beteiligten, wobei wichtige Wissensziele ermittelt werden. Um die Ergebnisse zu strukturieren, bietet sich die ABC-Analyse an, bei der die Wissensziele unterschiedlich priorisiert werden können. Achten Sie bei der Formulierung darauf die Ziele so konkret wie möglich nach der SMART-Methode zu benennen.
Je früher Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung miteinbeziehen, desto weniger Probleme und Missverständnisse entstehen in der späteren Anwendung. Über die Projekt-Notizen können Sie die ermittelten Wissensziele für alle sichtbar dokumentieren. So können sich alle Beteiligten immer wieder darauf zurückbesinnen, wenn sie das Gefühl haben, die Ziele aus den Augen verloren zu haben
Bild: Notiz-Funktion in InLoox now
Welches Wissen und welche Fähigkeiten sind im Unternehmen überhaupt vorhanden? Oft kennen zwar vereinzelte Führungskräfte die Antwort jedoch hat der Rest der Organisation keinen Überblick über die Wissensressourcen. Bei der Wissensidentifikation soll also eine Transparenz über vorhandenes Wissen sowohl intern als auch extern geschaffen werden. Wichtig ist aber auch, herauszufinden wo noch Wissenslücken sind, die gefüllt werden müssen. Eine gute Methode ist hier das Wissens-Mapping. Dabei werden verschiedene Wissensfelder in Form von Mindmaps visualisiert. Diese können im Projektteam oder einzeln erstellt werden. Holen Sie sich in dieser Phase auch Schlüsselpersonen aus verschiedenen Abteilungen ins Team oder ermitteln Sie Ihr vorhandenes Wissen über Kundenbefragungen, Marktforschung, bestehende Prozessanweisungen oder andere interne Daten. Sie müssen hier nicht zwingend das gesamte Unternehmenswissen ermitteln, sondern es reicht, wenn Sie sich auf die Wissensfelder beschränken, die Sie in Ihren Zielen berücksichtigt haben.
Die Software bietet Ihnen die Möglichkeit, wenn nötig auch mehrere Mindmaps zu erstellen. So können Sie zum Beispiel pro Abteilung eine Wissens-Map erstellen oder Sie arbeiten als Team gemeinsam an einer zusammen.
Bild: Mindmap in InLoox now
Nachdem Sie bei der Identifikation auch herausfinden konnten was Ihr Unternehmen nicht weiß, gilt es nun diese Wissenslücken zu schließen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie holen sich das fehlende Wissen von außen oder entwickeln es im eigenen Unternehmen selbst. Externes Know-How kann über Berater, Neueinstellungen, Kooperationen oder durch Weiterbildungen entstehen. Im Internet finden Sie außerdem viele Fachartikel oder Literatur zu zahlreichen Themen von angesehenen Experten. Bevor Sie sich aber dazu entscheiden, neues Wissen extern zu erwerben und womöglich Geld dafür ausgeben, sollten Sie noch einen Blick auf ihr internes Potential werfen. Wie geht das Unternehmen mit der Kreativität der MitarbeiterInnen um? Wie wird die Entstehung neuen Wissens gefördert? Neues Wissen entsteht grundsätzlich im Dialog, weshalb Sie alles dran setzten müssen den Wissensaustausch innerhalb des Unternehmens anzuregen. Auch formell sollten Sie durch interne Kreativmethoden wie Lessons Learned oder Feedbackgespräche genug Möglichkeiten schaffen Erfahrungen und Wissen systematisch zu erfassen und dokumentieren. Bedenken Sie auch, dass das Initiieren von neuen Projekten immer neues Wissen schafft. Gerade bei neuen Mitarbeitern, bei denen das Unternehmenswissen erst gänzlich neu entwickelt werden muss, haben sich formale Einarbeitungspläne oder Mentoren als gute Methode erwiesen fehlendes Wissen zu ergänzen.
InLoox bietet Ihnen eine Reihe an Ressourcen an, mit denen Sie Ihr Wissen rund um InLoox, Projektmanagement und Produktivität ausbauen können. Bauen Sie InLoox Know-how mit unseren Vor-Ort- und Online-Schulungen aus, bei denen Sie zusammen mit Ihren KollegInnen lernen InLoox optimal einzusetzen. Oder erweitern Sie Ihr Outlook- und Projektmanagement-Wissen mit unseren kostenlosen Webinaren und Whitepaper. Mit den Online-Angeboten können Sie Ihr Wissen überall und jederzeit erweitern – ob im Büro oder im Home-Office.
Im nächsten Blogbeitrag erfahren Sie mehr zur richtigen Anwendung von Wissen. Dazu werden die Bausteine Wissensverteilung und -nutzung, die Wissensbewahrung und schlussendlich die Bewertung genauer betrachtet.