Wissensmanagement (4): Wie Sie Ihr Wissen richtig nutzen

Annalena Simonis, Donnerstag, 23. April 2020 | Lesedauer: 8 min.

Erfahren Sie was die nächsten Schritte bei der Einführung von Wissensmanagement in Ihr Unternehmen sind. Lesen Sie die nützlichen InLoox-Tipps und laden Sie sich zum Schluss die neue InLoox-Planungsvorlage herunter und starten Sie Ihr WM-Projekt noch heute.

Die Implementierung von Wissensmanagement ist ein vielstufiger Prozess und kann im Unternehmen als eigenes Projekt angesehen werden. Nachdem im vorangegangenen Beitrag bereits die organisatorischen Schritte des Wissens-Kreislaufes bestimmt wurden, erklärt Ihnen dieser Beitrag die nächsten operativen Schritte im Prozess. Zum Schluss können Sie sich eine InLoox Planungsvorlage herunterladen, die Ihnen ermöglicht den Implementierungsprozess als neues InLoox-Projekt direkt zu starten.

Schritt 4: Verteilen Sie Ihr wissen

Wie bringen Sie das Wissen an die richtigen Mitarbeiter? Wer soll was in welchem Umfang wissen? Diese Fragen gilt es unter dem Punkt Wissensverteilung zu klären. Ziel der Wissensverteilung ist es, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu dem Wissen erhält, das er für seine Aufgabenerfüllung im Unternehmen benötigt. Aufgabe der Wissensverteilung ist die Multiplikation von Wissen sowie die Sicherung und Teilung von individuellen Erfahrungen, um daraus neues Wissen entwickeln zu können (siehe letzter Blogbeitrag unter Schritt 3). Schaffen Sie sowohl organisatorisch, aber auch kulturell alle nötigen Voraussetzungen, um die Verteilung von Wissen im Unternehmen zu fördern. Wissenstransfer kann auf zwei Wegen stattfinden: durch soziale Vernetzung oder durch die Dokumentation von Informationen. Bei letzterem können Ihnen technische Hilfsprogramme wie interne E-Mails, Mitarbeiter Chatrooms oder ein Intranet unterstützen. Vermeiden Sie aber auf jeden Fall eine einseitige Verteilungsstrategie - technische Tools dürfen nicht als Lösung verstanden werden. Wichtig ist auch der persönliche Wissensaustausch. Planen Sie feste institutionalisierte Statusmeetings ein, als effiziente Plattform für den Austausch unter Mitarbeitern. Diese können beispielsweise auch dafür genutzt werden, interne Schulungen durchzuführen oder kleine Präsentationen zu laufenden Projekten vorzustellen. Achten Sie trotzdem darauf den Umfang und Aufwand so gering wie möglich zu halten, um die Akzeptanz und Bereitschaft der Mitarbeiter zu erhalten. Eine weitere Möglichkeit ist es Ihr Expertenwissen in einem Verzeichnis zu sammeln. So können Mitarbeiter schnell interne Ansprechpartner zu verschiedenen Themenbereichen finden. Dies kann schon als Exceltabelle funktionieren oder im internen Adressbuch als Notiz zu den jeweiligen Kontakten hinterlegt werden.

InLoox-Tipp: Fertigkeiten bei InLoox definieren und suchen 

Planen Sie bei jedem neuen Projekt feste Meetings für den regelmäßigen Wissensaustausch im Team in der Planung ein. Visualisieren Sie diese beispielsweise als feste Meilensteine im Planungs-Tool. Die Ergebnisse dieser Meetings (z.B. Video-Aufzeichnungen, Protokolle etc.) können anschließend für alle sichtbar und zugänglich als Dokumente an das Projekt oder Ereignis verknüpft werden (Siehe nächster InLoox-Tipp). Die Software bietet außerdem die Interessante Funktion an, Fertigkeiten zu definieren und Personen zuzuweisen. Somit können Sie Ihre Adressliste ganz einfach nach Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter filtern und verschwenden keine Zeit damit vorhandenes Wissen in ihrem Unternehmen lange zu suchen.

Wissensmanagement (4): Wie Sie Ihr Wissen richtig nutzen

Bild: InLoox für Outlook: Ressourcen nach Fertigkeiten durchsuchen

Schritt 5: Wissen richtig nutzen

Eine der größten Herausforderungen im WM ist es Wissen in Nutzen umzuwandeln. Daher stellt sich im fünften Schritt folgende Frage: Wie kann das vorhandene Wissen am besten genutzt werden und welche Tools unterstützen die Umsetzung von Entscheidungen in Produkte und Dienstleitungen? Wissensmanagement soll Ihnen dabei helfen, einen Rahmen zu schaffen indem die Nutzung von Wissen tatsächlich stattfindet und erleichtert wird. Im Vordergrund steht vor allem individuelles Wissen, welches für alle nutzbar gemacht werden soll. Hierzu benötigen Sie eine Systemlösung, die für Sie und Ihre Mitarbeiter sowohl inhaltlich als auch gestalterisch logisch und nachvollziehbar aufgebaut ist. Software oder IT-Plattform müssen sich voll und ganz an den Anforderungen Ihres Unternehmens richten. Ziel ist es eine nutzerfreundliche Aufbereitung Ihres Wissens zu gestalten, um den Umgang mit Wissen zu stärken und weiterzuentwickeln. Vergessen Sie nicht, die Anwender – beziehe Sie ihre Mitarbeiter früh genug ein, um spätere Verweigerung oder Nutzungsprobleme zu verhindern. Eine IT-gestützte Lösung wird nur dann von Ihren Mitarbeitern verwendet, wenn diese sie als nützlich empfinden.

InLoox-Tipp: Verknüpfen Sie relevante Dokumente an Projekte

Eine effiziente Wissensverteilung kann nur funktionieren, wenn die Mitarbeiter die Informationen auch finden. Daher ist es wichtig, dass alle Informationen gesammelt an einem Ort hinterlegt werden. In InLoox können Sie Dokumente wie Handbücher, Übergabeprotokolle, Webinar-Aufzeichnungen und auch Links zu weiteren Wissensquellen direkt im Projekt verknüpfe. So vermeiden Sie Medienbrüche und Versionschaos. In InLoox Web App können Sie sogar Word-, Excel und andere Text-Dokumente direkt im Browser bearbeiten – so können alle Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten und es entstehen keine Dubletten.

Wissensmanagement (4): Wie Sie Ihr Wissen richtig nutzen

Bild: InLoox für Outlook: Dokumente mit Aufgaben verknüpfen

Schritt 6: Wichtiges Wissen bewahren

Wie schütze Sie sich vor Wissensverlusten? Welches Wissen sollte gespeichert werden? Sollten Sie keine strategische Wissensbewahrung für Ihr Unternehmen festgelegt haben, riskieren Sie, dass gewonnenes Wissen wie Anwendungserfahrungen oder Kundenformationen nicht dokumentiert und mit der Zeit wieder verloren geht. Auch Personalabgänge können zum Verlust von kostbaren Unternehmenswissen führen. Daher ist es wichtig Wissen im Unternehmen so zu verankern, dass es personenunabhängig abgerufen werden kann. Achten Sie darauf dabei auch aus Sicherheitsgründen nicht zu transparent zu arbeiten. Es gilt die Faustregel: Mit 20% Aufwand ungefähr 80% des Wissens festhalten. Integrieren Sie feste Standardprozesse, wann welche Daten wo von Ihren Mitarbeitern gespeichert werden sollen. Legen Sie zusammen mit der IT-Abteilung fest, in welcher Form dokumentiertes Wissen übersichtlich und leicht zugänglich gespeichert werden kann. Bieten Sie ihren Mitarbeitern auch hier wieder genügend Anreiz sich mit der strukturierten Ablage und Dokumentation ihres Wissens auseinander zu setzen. Integrieren Sie außerdem für den Fall eines Personalaustrittes einen standardisierten Austrittsprozess im Zuge Ihres Nachfolgemanagements, um zu verhindern, dass mit dem Mitarbeiter auch Wissen das Unternehmen verlässt. Nutzen Sie beispielsweise Übergabeprotokolle oder -gespräche, um einen sicheren Wissenstransfer zu gewährleisten.

InLoox-Tipp: Nutzen Sie die InLoox Off-Boarding Vorlage

Sollte es dazu kommen, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen einige Dinge beachtet werden. Um Ihnen den Austritt eines Mitarbeiters zu erleichtern, stellt Ihnen InLoox eine vorgefertigte Planungsvorlage zur Verfügung, die Ihnen dabei hilft, einen strukturierten Off-Boarding Prozess durchzuführen. Dabei wird sichergestellt, dass ein optimaler Übergabeprozess entstehen kann ohne, dass Wissenslücken für Ihr Unternehmen entstehen.

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Bild: InLoox für Outlook: Planungsvorlage für Off-Boarding Prozess

Schritt 7: Wissen bewerten

Am Ende eines Managementprozesses steht die Kontrolle, ob der erbrachte Aufwand das Unternehmen bereichert hat. So stellt sich auch im WM die Frage: Wurden die strategischen, normativen und operativen Wissensziele erreicht (siehe zweiter Blogbeitrag der Reihe)? Hier zahlt es sich aus, wenn Sie ihre Ziele zu Beginn nach der SMART Methode, also so exakt wie möglich, formuliert haben. Nun kann anhand der Zielsetzung gemessen werden, ob die entsprechenden Leistungen erbracht wurden. Ziel der Wissensbewertung ist es zu erschließen ob der Unternehmenswert durch die Einführung und Nutzung von WM erhöht werden konnte. Beachten Sie hierbei, dass es sich bei Wissensmanagement um einen langfristigen Prozess handelt und greifbare Ergebnisse erst verzögert eintreten können. Was Sie jedoch recht schnell ermitteln können, ist die Akzeptanz und die Nutzung Ihrer Mitarbeiter. Führen Sie dazu ausführliche Feedbackgespräche mit den unterschiedlichen Abteilungen, Führungskräften und Mitarbeitern. Schlussendlich muss Bilanz gezogen, wo Prozessverbesserungen gemacht werden können, externes Wissen noch fehlt und wo das System schon gut funktioniert. Gegeben falls müssen dann neue Ziele formuliert werden, wodurch sich der Wissenskreislauf nach Probst zum Schluss schließt.

InLoox-Tipp: Eigene Felder zur WM-Zielerreichung erstellen

Mit InLoox haben Sie immer die Möglichkeit, eigene Felder zu erstellen, um Projekte zu filtern oder Aufgaben noch übersichtlicher zu organisieren. Um einen Überblick zu behalten welche Aufgaben welche Zielerreichung verfolgt, können Sie beispielsweise ein eigenes Feld erstellen, in dem die Zielart (normativ, strategisch, operativ) bestimmt werden muss. In der globalen Aufgabenübersicht können Sie nach den entsprechenden Aufgaben filtern oder farblich visualisieren, um den Überblick zu behalten.

Wissensmanagement (4): Wie Sie Ihr Wissen richtig nutzen

Bild: InLoox für Outlook: Eigenes Feld 

Starten Sie Ihr Projekt Wissensmanagement noch heute

Sollten Sie zum Ende dieser Blog-Reihe zum Thema Wissensmanagement gemerkt haben, dass Ihr Unternehmen noch Verbesserungspotential im Wissensmanagement hat oder noch kein einheitliches System existiert, haben Sie nun die Möglichkeit das Projekt Wissensmanagement neu anzugehen. Unsere InLoox-Tipps haben Ihnen bereits gezeigt, wie Sie die Software beim Umgang mit Wissen unterstützen kann. Noch besser hilft Ihnen die neue Planungsvorlage. Hier können Sie sich eine vorgefertigte Vorlage für Ihr InLoox Planungs-Tool herunterladen und direkt mit dem Projekt Wissensmanagement starten. Erweitern Sie die einzelnen Arbeitsschritte mit auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Aufgaben und entwickeln Sie sich Schritt für Schritt in ein intelligenteres Unternehmen.

Planungsvorlage herunterladen


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