Eigene Felder

Eigene Felder sind eine einfache Möglichkeit, Ihr InLoox-Konto zu individualisieren. Sie können eigene Felder für folgende Bereiche anlegen:

Projekte
Aufgaben
Mindmap-Knoten
Planung
Zeit
Dokumente
Risiken
Finanzen und (Budget-)Einzelposten
Personen

Folgende Typen von eigenen Feldern stehen Ihnen zur Verfügung:

Text
Datum
Ganzzahl
Dezimal
Kontrollfeld
Liste
Währung

Wichtige Infos:

Standardmäßig ist ein eigenes Feld immer sichtbar. Wenn Sie das ändern möchten, müssen Sie eine bestimmte Regel für die Anzeige eines eigenen Feldes in einem bestimmten Bereich von InLoox festlegen. Sie können auch einen Standardwert für das eigene Feld festlegen.
Standardmäßig ist ein eigenes Feld für die Bearbeitung freigeschaltet. Wenn Sie es für die Bearbeitung sperren möchten, können Sie einen Schreibschutz für eigene Felder einrichten. Legen Sie entweder fest, dass nur Benutzer mit Bearbeitungsrechten für den Abschnitt ein bestimmtes eigenes Feld bearbeiten können (z. B. Bearbeitungsrechte für Dokumente = Bearbeitungsrechte für eigene Felder in Dokumenten), dass nur Benutzer in einer bestimmten Rolle ein bestimmtes eigenes Feld bearbeiten können oder dass nur eine bestimmte Person ein bestimmtes eigenes Feld bearbeiten kann. Diese Funktion ist seit InLoox 12.4 (September 2025) verfügbar.
Standardmäßig ist ein eigenes Feld optional. Sie können es in ein Pflichtfeld umwandeln. InLoox gibt die Warnung „Wichtige Informationen fehlen“ aus, um Benutzer auf das Pflichtfeld hinzuweisen, das nicht leer gelassen werden darf. Diese Funktion ist seit InLoox 12.4 (September 2025) verfügbar.

WICHTIG Um eigene Felder anlegen zu können, müssen Sie über Admin-Rechte für Ihren InLoox-Account verfügen. Eigene Felder sind nur in den InLoox Enterprise (Plus) und InLoox On-Prem Editionen verfügbar.

So erstellen Sie ein neues eigenes Feld

Video-Tutorial: Eigene Felder anlegen »

Um ein eigenes Feld anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie in InLoox Web App auf Ihr Profilbild in der linken unteren Ecke.
Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
Klicken Sie auf Eigene Felder.
Wählen Sie aus den Registerkarten den InLoox-Bereich aus, in dem das eigene Feld angelegt werden soll, z.B. die Betreuungsseite des Projekts.
Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Neu, um das Bearbeitungsfenster zum Hinzufügen eines eigenen Feldes zu öffnen.
Geben Sie den Namen des eigenen Feldes ein.
Wählen Sie den Typ des eigenen Feldes aus dem Dropdown-Menü.
Klicken Sie auf Speichern. Das eigene Feld ist nun erstellt und ist standardmäßig "immer sichtbar".

Beispiel für die Praxis: Projektampel

Wenn's rot leuchtet, dann brennt's im Projekt - diese einfache Aussage können Sie mit der Projektampel in InLoox treffen. Denn nichts ist praktischer als auf einen Blick zu erkennen, welche Projekte Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern. Im Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit den eigenen Felder einfach und schnell die Projektampel installieren.

So legen Sie eine Anzeigeregel für ein eigenes Feld fest

Nachdem Sie das eigene Feld erstellt haben, können Sie eine bestimmte Regel festlegen, wann es angezeigt werden soll.

Klicken Sie in der Spalte Regel auf "Immer sichtbar" bzw. das Regel-Label um das Bearbeitungsfenster Anzeigeregel festlegen/bearbeiten zu öffnen.
Wählen Sie aus, ob Sie die Regel mit Filterausdrücken oder mit Regulären Ausdrücken festlegen möchten.

Regel mit Filterausdrücken anlegen (Standard)

Wenn Sie mit Filterausdrücken arbeiten, definieren Sie Bedingungen basierend auf Feldwerten, um zu steuern, wann dieses eigene Feld sichtbar ist und wann nicht. Damit können Sie auch komplexe Logiken umsetzen und auch eigene Felder zueinander in Beziehung setzen.

1. Klicken Sie auf Und und wählen Sie aus:
  - Und = es muss zutreffen. Die nach Und hinzugefügte Bedingung greift nur in diesem Fall. Beispiel: Wenn das eigene Feld im Bereich Projekt nur bei Abteilungszuweisung Entwicklung erstellt werden soll, geben Sie nach UND die Bedingung Abteilung ist gleich E-Entwicklung ein.
  - Oder = mindestens eines muss zutreffen. Eine der Bedingungen, die nach Oder hinzugefügt wurden, greift. Beispiel: Wenn das eigene Feld im Bereich Projekt sowohl bei Abteilungszuweisung E-Entwicklung wie auch bei IT-Abteilung erstellt werden soll, geben Sie nach Oder die Bedingung Abteilung ist gleich E-Entwicklung ein und fügen per Klick auf das + neben Oder die zweite Bedingung Abteilung ist gleich IT-Abteilung ein.
  - Nicht Und = wenn die Kombination aus den nachfolgenden Bedingungen zutrifft, wird das eigene Feld nicht erstellt. Wenn eine der Bedingungen zutrifft, dann schon. Beispiel: Wenn das eigene Feld im Bereich Projekt nicht erstellt werden soll, wenn im Projektnamen das Wort Entwicklung und die Kundenzuweisung intern entspricht, geben Sie nach Nicht Und die Bedingung Projektname + enthält + Entwicklung und die zweite Bedingung Kunde + Ist gleich + intern ein. Das eigenen Feld wird nicht erstellt, wenn im Projektnamen "Entwicklung" steht und der Kunde "intern" ausgewählt wird. Nur wenn im Projektnamen "Entwicklung" steht oder der Kunde "intern" ausgewählt wird, wird es erstellt.
  - Nicht Oder = jede der nachfolgenden Bedingungen verhindert das Einblenden dieses eigenen Feldes. Beispiel: Das eigene Feld soll erst erstellt werden, wenn der Projektstatus auf Begonnen gesetzt wird. Dann legen Sie nach Nicht Oder die Bedingung Projektstatus + Ist gleich + Angefragt und die Bedingung Projektstatus + Ist gleich + Abgelehnt und die Bedingung Projektstatus + Ist gleich + Nicht begonnen ein. Damit wird das eigene Feld bei allen anderen Projektstatus angelegt, aber nicht bei diesen drei.
2. Klicken Sie auf das + um auszuwählen, ob Sie eine Bedingung oder eine Gruppe an Bedingungen hinzufügen möchten.
  - Bedingung = eine einzelne Bedingung
  - Gruppe = mehrere Bedingungen kombiniert für komplexere Logiken.
3. Klicken Sie auf Speichern, um alle Bedingungen dieser Regel zu speichern. Sie können Sie jederzeit ändern. Diese Änderung wirkt sich dann nur auf neue Projekte aus, sie greift nicht rückwirkend.

Beispiel den Bezug zwischen eigenen Feldern

Ein Kontrollfeld (boolsches Feld) wird angehakt, damit auf Ja gesetzt und löst das Einblenden eines anderen eigenen Feldes vom Typ Datum aus. In einer Mindmap wird das eigene Feld Idee freigegeben angehakt, woraufhin das eigene Feld Freigegeben am einblendet wir und der Benutzer das Freigabedatum eingeben kann.

Eigene Felder: Das Schweizer Taschenmesser im Projektmanagement - InLoox

Beispiele für Maschinenbau-, Marketing- und Bau-/Infrastrukturprojekte

Damit eigene Felder in Ihrem InLoox Account nicht wie Pilze aus dem Boden schießen und völliges Individualisierungschaos herrscht, hier ein paar Tipps und praktische Anwendungsszenarien zu den eigenen Feldern in InLoox. Dann klappt's mit den Eigenen Feldern als Schweizer Taschenmesser im Projektmanagement.

Regel mit regulären Ausdrücken anlegen

Wenn Sie mit regulären Ausdrücken arbeiten, wählen Sie einen Datensatz für die Bedingung aus, z.B. Kundenname. Sie sollten sich mit regulären Ausdrücken auskennen.

Klicken Sie im Fenster auf den Reiter </>Reguläre Ausdrücke.
Wählen Sie aus dem Menü Anwenden auf den Datensatz aus, der für die Bedingungen herangezogen werden soll.
Geben Sie im Feld Regel einen regulären Ausdruck für die Regel ein, z. B. XYZ Corporation. Um Ihre regulären Ausdrücke zu testen, können Sie das Feld Test verwenden. Um komplexere reguläre Ausdrücke zu testen, verwenden Sie z. B. regex101.com.
Klicken Sie auf Speichern, um die Bedingung dieser Regel zu speichern. Sie können Sie jederzeit ändern. Diese Änderung wirkt sich dann nur auf neue Projekte aus, sie greift nicht rückwirkend.

Tipp Möchten Sie zum Beispiel eigene Felder für persönliche Aufgaben ohne Projektbezug erstellen, so legen Sie das Feld im Reiter Aufgaben an, und erstellen anschließend eine Regel auf das Feld Projektname. Geben Sie dabei folgenden Ausdruck an: ^null$
Das Ergebnis: Das eigene Feld wird automatisch bei all Ihren persönlichen Aufgaben angezeigt, die nicht in einem Projekt liegen.

So bearbeiten oder löschen Sie ein eigenes Feld

Sie können die Felder Name, Standardwert und die Regel eines bestehenden eigenen Feldes bearbeiten. Klicken Sie einfach auf das Feld und bearbeiten Sie es. Sie können den Typ eines bestehenden eigenen Feldes nicht ändern.

Um ein eigenes Feld zu löschen, klicken Sie einfach auf das Mülleimer-Symbol neben dem Feld und dann auf Löschen, um das Löschen des eigenen Feldes zu bestätigen.

Durchsuchen von Eigenen Feldern des Typs Liste

Sie können die Einträge ein bestehendes Eigenes Feld des Typs Liste durchsuchen. Das ist besonders für Accounts mit sehr vielen Listeneinträgen für diesen Typ praktisch.

Klicken Sie in den InLoox Einstellungen auf Eigene Felder und wählen Sie einen InLoox Bereich, z. B. Projekte aus.
Klicken Sie auf das Listen-Symbol, um das Eigene Feld vom Typ Liste zur Bearbeitung aufzurufen.
Rechts oben tippen Sie im Suchen-Feld nun den Namen des gesuchten Listeneintrages ein.

So aktivieren Sie den Schreibschutz für eigene Felder

Eigene Felder können in InLoox für die Bearbeitung gesperrt werden. Sie können den Schreibschutz für jedes eigene Feld einzeln aktivieren und festlegen, ob das eigene Feld:

von jedem Benutzer mit der Berechtigung, den Abschnitt zu bearbeiten, für den das eigene Feld erstellt wurde. Beispielsweise kann eine Person mit Bearbeitungsberechtigung (entweder aufgrund ihrer globalen Benutzerberechtigung, ihrer Projektrollenberechtigung oder ihrer Abteilungsberechtigung) für Dokumente das eigene Feld „Genehmigt”, das für Dokumente erstellt wurde, bearbeitet werden kann.
von jedem Benutzer mit einer bestimmten Rolle. Beispielsweise können nur Personen mit der Rolle „Projektmanager” und der rollenbasierten Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten das eigene Feld „Genehmigt”, das für Dokumente erstellt wurde, bearbeitet werden kann.

oder

von einer bestimmten Person, die einem bestimmten eigenen Feld zugewiesen ist, kann dieses eigene Feld bearbeitet werden.

Gehen Sie zu den Account Einstellungen und klicken Sie auf Eigene Felder.
Klicken Sie dort auf den Abschnitt, für den Sie ein schreibgeschütztes eigenes Feld erstellen möchten, und klicken Sie auf Neu.
Geben Sie den Namen des eigenes Feldes ein und wählen Sie den Typ des eigenes Feldes aus dem Menü aus.
Klicken Sie auf Speichern. InLoox erstellt das eigenes Feld als entsperrtes Feld.
Klicken Sie auf das Schloss-Symbol neben dem eigenes Feld.
Im Fenster „Schreibschutz aktivieren“ legen Sie nun fest, wer dieses eigenes Feld bearbeiten darf: Wählen Sie „Alle Benutzer mit Schreibrechten für X“, um jedem Benutzer mit dieser Berechtigung die Bearbeitung dieses eigenen Feldes zu ermöglichen. Wählen Sie „Bestimmte Rollen und Personen“, wenn Sie die Auswahl weiter einschränken möchten.
Klicken Sie anschließend auf Speichern (Schließen).

Sollten Sie diese Einstellung ändern müssen, klicken Sie einfach erneut auf das Schloss-Symbol und bearbeiten Sie die schreibgeschützte Einstellung für ein eigenes Feld.

So machen Sie eigene Felder zu Pflichtfeldern

Standardmäßig sind eigene Felder optional. Sie können sie zu Pflichtfeldern machen, sodass User die Daten in bestimmten eigenen Feldern eingeben müssen. Andernfalls wird ihnen eine rote Benachrichtigung angezeigt, die sie auf das Pflichtfeld hinweist.

Wenn Sie ein eigenes Feld zu einem Pflichtfeld machen möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen „Warnen wenn leer“.