Berechtigungen

Die Lese- und Bearbeitungsrechte legen Sie in InLoox Web App in den InLoox Einstellungen fest.

Die Lese- und Bearbeitungsrechte, die eine Person im InLoox Account hat, sind kumulativ und damit ergänzend. Das heißt, jede Person erhält zusätzlich zu den Benutzerrechten weitere Rechte über die Abteilungs- und Rollenberechtigungen.

WICHTIG Die Abteilungsrechte sind nur in den Editionen InLoox Enterprise und InLoox On-Prem enthalten!

Inhalt

InLoox Berechtigungen - Ein Beispiel

Benutzerrechte - Global

Benutzerrechte - Abteilungen

Rollenberechtigungen

Liste der Benutzerberechtigungen - Global

Liste der Benutzerberechtigungen - Abteilungen

Liste der Rollenberechtigungen

Berechtigung zum Einladen zum InLoox Account aktivieren

InLoox Berechtigungen – ein Beispiel

Rita Meyer ist Leiterin der Marketing-Abteilung. Sie trägt Verantwortung für alle Projekte in der Marketing-Abteilung. Außerdem gibt es häufig Themen, die sie in Zusammenarbeit mit der Vertriebsabteilung bearbeitet. Zusätzlich soll Rita Meyer auch zur Produktentwicklung in der IT-Abteilung auf dem Laufenden gehalten werden.
Rita Meyers Arbeitgeber untersagt grundsätzlich das Löschen von Projekten und Projektkommentaren. Daher sind die Rechte Projektkommentare löschen, Eigene Projektkommentare löschen und Projekte löschen als globales Benutzerrecht, als Abteilungsrecht und als Rollenrecht deaktiviert.

Folgende Einstellungen gelten für Rita Meyer:

1. Benutzerrechte Global: Im InLoox Account hat sie sehr eingeschränkte globale Benutzerrechte. Sie kann nur Projekte erstellen, Bestehende Berichte bearbeiten und Berichte bearbeiten.
2. Benutzerrechte Abteilungen: Da Rita Meyer die Marketing-Abteilung leitet, erhält sie vollumfängliche Lese- und Bearbeitungsrechte, sobald Projekte die Abteilungszuweisung Marketing haben. Das bedeutet, dass Sie alle Projekte, die diese Abteilungszuweisung haben lesen und bearbeiten kann. Egal ob sie in diesen Rechten eine Rolle innehat oder nicht.
   • Außerdem erhält sie für Projekte der Abteilung Vertrieb Leserechte für Projektkommentare, Listen, Mindmaps, Aufgaben, Planung und Dokumente.
   • Für Projekte in der Abteilung IT erhält Sie ebenfalls Leserechte, allerdings nur für die Planung.
3. Rollenberechtigungen:

• Wenn Rita Meyer in einem Projekt die Rolle „Projektleitung“ einnimmt, erhält Sie für dieses Projekt zusätzliche Berechtigungen, abhängig von den Einstellungen der Rollenberechtigung für Projektleiter:
  • Rita Meyer kann das Projektbudget in diesem Projekt lesen und bearbeiten.
  • Sie kann die Projektbetreuung bearbeiten, d.h. sie kann Personen in Projektrollen zum Projekt hinzufügen, das Start- und Enddatum des Projektes festlegen, die Abteilung, den Projektstatus und die Projektkategorie auswählen, sowie die eigenen Felder bearbeiten. Sie kann Projektkommentare hinzufügen, eigene Projektkommentare löschen und das gesamte Projekt für die Bearbeitung sperren.
  • Sie hat volle Bearbeitungsrechte für die Listen, Mindmaps, Projektaufgaben, die Gantt-Planung, Zeiterfassungseinträge und Dokumente.

• Wenn Rita Meyer in einem Projekt die Rolle "Teammitglied" einnimmt, erhält Sie für dieses Projekt zusätzliche Berechtigungen, abhängig von den Einstellungen der Rollenberechtigung für Teammitglieder:
  • Rita Meyer kann bestehende Projektaufgaben lesen, bearbeiten und erstellen.
  • Sie kann die Planung lesen.
  • Sie kann Dokumente lesen. 

Die globalen Rechte eines Benutzers geben der Person Lese- und Bearbeitungsrechte für alle Bereiche und Projekte im InLoox Account. Da die InLoox Berechtigungen addiert werden, sollten Sie auf Benutzer-Ebene so wenige Bearbeitungsrechte wie nötig erteilen, jedoch mindestens:

• Projekte erstellen

und/oder

• Projektanträge erstellen

Projekte erstellen: Damit kann die Person Projekte erstellen. Die Person erhält automatisch die Rolle der Projektleitung. Damit kann sie dieses Projekt auch bearbeiten, sofern sie weitere Bearbeitungsrechte über die Rollenrechte erhält. Die Person kann Projekte anderer InLoox Nutzer nicht lesen und auch nicht bearbeiten. Das kann diese Person erst, wenn sie in diesen Projekten eine Rolle (Leitung, Team, Partner, Kunde oder Weitere) innehat.

Projektanträge erstellen: Damit kann die Person nicht nur Projekte erstellen, sondern auch einen Projektantrag erstellen. Der Projektantrag muss erst freigeben werden, bevor alle Projektmitglieder auf das Projekt zugreifen können.

WICHTIG Damit der Projektantrags-Workflow funktioniert, muss es mindestens eine weitere Person geben, die Projektanträge bearbeiten und damit freigeben darf.

Globale Benutzerrechte vergeben

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild. 
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen. 
3. Klicken Sie links auf Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf das Tab Benutzer.
5. Wählen Sie eine Person aus. Sie können per Multi-Select auch mehrere Personen auswählen.
6. Unter dem Tab Global können Sie nun Lese- und Bearbeitungsrechte für die ausgewählte(n) Person(ein) aktivieren.

Eine Liste der Benutzerberechtigungen finden Sie hier.

Ab InLoox 11.0 können Personen zusätzliche Lese- und Bearbeitungsrechte je nach Abteilung erhalten. So können abteilungsfremde Personen Leserechte in Projekten erhalten, ohne extra eine Rolle im Projekt einzunehmen.

Damit Abteilungsrechte greifen, müssen den Projekten Abteilungen zugewiesen werden. D.h. Sie müssen:

1. Abteilungen in den InLoox Einstellungen anlegen.
2. Das Projekt einer Abteilung zuweisen, indem Sie auf der Projekt Betreuungsseite eine Abteilung auswählen.
3. Den Anwendern in den Berechtigungen in einzelnen Abteilungen zuweisen (s. Folgender Abschnitt Benutzerrechte – Abteilungen vergeben)

WICHTIG Es ist irrelevant, ob eine Person einer Abteilung angehört. Die Abteilungsrechte basieren auf der Zuweisung der Projekte, nicht auf der Abteilungszugehörigkeit der Person.

Ein Projekt kann immer nur einer einzelnen Abteilung zugeordnet sein.

Benutzerrechte für Abteilungen vergeben

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild. 
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen. 
3. Klicken Sie links auf Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf das Tab Benutzer.
5. Wählen Sie eine Person aus. Sie können per Multi-Select auch mehrere Personen auswählen.
6. Unter dem Tab Abteilungen wählen Sie zuerst aus dem Drop-down Menü eine Abteilung aus. Sie können mehrere Abteilungen auswählen, wenn die ausgewählte Person in allen dieselben Berechtigungen erhalten soll.
7. Unter Rechte aktivieren Sie die Berechtigungen, welche die ausgewählte(n) Person(en) in der ausgewählten Abteilung erhalten sollen.
8. Entfernen sie die Abteilung aus dem Feld Abteilungen per Klick auf x und wählen Sie eine andere Abteilung aus, in der die ausgewählte Person Rechte erhalten soll.
9. Fahren Sie so fort, bis die Person in allen relevanten Abteilungen Rechte erhalten hat.

Eine Liste der Abteilungsberechtigungen finden Sie hier.

Jede Person erhält über die Rollenzuweisung in Projekte weitere Lese- und Bearbeitungsrechte. Sie können die Rechte der Projektrollen nach Ihren Bedürfnissen festlegen. Untenstehend finden Sie InLoox Best Practice Tipps zur Rolleneinstellung.

WICHTIG Diese Rollenberechtigungen gelten für alle Projekte in Ihrem InLoox Account.

Projektleitung: Sollte vollumfängliche Lese- und Bearbeitungsrechte haben. Sinnvolle Einschränkungen können sein:

• Projektkommentare löschen – wir empfehlen für die Qualitätssicherung, diese Berechtigung grundsätzlich zu deaktivieren. Damit stellen Sie die Integrität Ihrer Projektkommentare (Projekttagebuch) im Falle eines Audits sicher.
• Rückdatierung in Zeiten zulassen – wir empfehlen, diese Berechtigung für Projektrollen grundsätzlich zu deaktivieren. Es kann sinnvoll sein, einer Person diese Berechtigung als Benutzerrecht zu geben, wenn diese Person z. B. für die Abrechnung basierend auf Zeitaufwänden zuständig ist und ggf. Korrekturen vornehmen darf.
• Budgets bearbeiten – deaktivieren Sie diese Berechtigung auf Rollen-Ebene wenn Projektbudgets von einer zentralen Stelle oder einer bestimmten Person bearbeitet und verwaltet werden.
• Projekte löschen – wir empfehlen, Projekte zu archivieren. Löschen Sie Projekte nur in Abstimmung mit Ihrem Qualitätsmanagement. Diese Berechtigung kann als Benutzerrecht einer Person zugewiesen werden.

Team: Sinnvolle Lese- und Bearbeitungsrechte für Projektmitarbeitende sind:

• Projekte lesen (muss aktiviert sein, damit die nachgereihten Leserechte greifen)
• Projektkommentare lesen
• Listen lesen
• Mind Maps lesen
• Aufgaben lesen
• Projekte bearbeiten (muss aktiviert sein, damit die nachgereihten Bearbeitungsrechte greifen)
• Projektkommentare hinzufügen
• Eigene Projektkommentare löschen (deaktivieren für ein auditsicheres Qualitätsmanagement)
• Listen bearbeiten
• Mind Maps bearbeiten
• Aufgaben bearbeiten
• Eigene Zeit bearbeiten
• Dokumente bearbeiten

Kunde: Wir empfehlen, Kunden, sowohl internen als auch externen, nur Leserechte zu geben. Kunden können in den Einstellungen unter Organisation – Allgemein – Kunden angelegt werden.

WICHTIG damit auch externe Kunden Leserechte erhalten können, müssen diese mit einer User-Lizenz zu Ihrem InLoox Account ausgestattet werden.

Sinnvolle Leserechte für Kunden können sein:

• Projekte lesen (muss aktiviert sein, damit die nachgereihten Leserechte greifen)
• Aufgaben lesen
• Planung lesen
• Budgets lesen

Partner: Für Partner kann es sinnvoll, eingeschränkte Bearbeitungsrechte zu vergeben, da diese z. B. ihnen zugewiesene Aufgaben als erledigt rückmelden müssen oder Aufgaben kommentieren sollen.

Sinnvolle Lese- und Bearbeitungsreche können sein:

• Projekte lesen
• Projektkommentare lesen
• Aufgaben lesen
• Projekte bearbeiten (muss aktiviert sein, damit die nachgereihten Bearbeitungsrechte greifen)
• Projektkommentare hinzufügen
• Eigene Projektkommentare löschen (deaktivieren für ein auditsicheres Qualitätsmanagement)
• Aufgaben bearbeiten

Weitere: Nutzen Sie diese Rolle z. B. für Abteilungsleiter oder das mittlere/höhere Management.

Rollenrechte vergeben

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild. 
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen. 
3. Klicken Sie links auf Berechtigungen.
4. Klicken Sie auf das Tab Rollen.
5. Wählen im Reiter z. B. die Rolle Projektleiter aus.
6. Aktivieren Sie jene Rechte, die Personen über diese Rollenzuweisung in Projekten erhalten sollen.

Eine Liste der Rollenberechtigungen finden Sie hier.

Diese Berechtigungen greifen erst, wenn ein User in einem Projekt einer Rolle (z.B. Team) zugewiesen wird.  

Die Rollenberechtigungen werden mit den globalen Benutzerberechtigungen und den Abteilungsberechtigungen kombiniert. 

Wenn Sie möchten, dass jeder User des InLoox Accounts Personen einladen darf, dann müssen Sie diese Berechtigung aktivieren.

1. Klicken Sie in InLoox Web App unten links auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Organisation.
4. Unter dem Reiter Allgemein gehen Sie zu Datenschutzeinstellungen.
5. Aktivieren Sie den Regler bei Benutzer dürfen Personen zu diesem Account einladen.

Damit können alle User dieses InLoox Accounts über Klick auf Profilbild >> Feld: Zum Einladen E-Mail-Adresse eingeben weitere Personen hinzufügen. 

Für das automatische oder manuelle Verteilen von User-Lizenzen, lesen Sie diesen Hilfe-Artikel.