Projektplan erstellen in 5 einfachen Schritten mit der Software von InLoox [+Video]

Kathrin Jungwirth, Mittwoch, 13. Juli 2022 | Lesedauer: 5 Min.

So erstellen Sie einen Projektplan mit Ihrer Software InLoox in 5 einfachen Schritten: Definieren Sie Projektbeteiligte, Umfang, Qualitätsgrundlage, Ergebnisse, Meilensteine.

Sie brauchen Hilfe beim Anlegen eines Projektplans mit InLoox? Kein Problem – in diesem Artikel mit Video-Tutorial finden Sie drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie ganz einfach in die Projektplanung starten.

Der Projektplan bildet mit Hilfe von Vorgängen, Aufgaben und Meilensteinen den geplanten zeitlichen und inhaltlichen Ablauf eines Projektes ab. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel mit dem dazugehörigen Video-Tutorial Schritt für Schritt, wie Sie einen Projektplan erstellen und wie für Sie die Software InLoox 10 für Outlook dabei unglaublich hilfreich sein kann!

Profi-Tipp: Der einfachste Weg einen Projektplan zu erstellen

Sie können in nur 10 Minuten einen schönen Projektplan erstellen mit der Software von InLoox!

Das Beste daran ist, dass Sie mit einem einzigen Klick zwischen Gantt-, Kalender- und Listenansicht wechseln können.

Erstellen Sie Ihren kostenlosen Projektplan mit InLoox

Video-Tutorial: Projektplan erstellen in InLoox für Outlook

Lieber zusehen als lesen? Sehen Sie sich unser Video-Tutorial an, in dem Sie erfahren, wie Sie einen realistischen Projektplan erstellen.

Im Video-Tutorial stellen wir Ihnen drei verschiedene Herangehensweisen vor:

  1. Von der Mindmap zur Planung
  2. Einfache Planung mit Aufgaben
  3. Agil arbeiten in der Planung 

Von agil bis klassisch – lernen Sie mehr über die Projektplanung mit InLoox:

>> Zum Video-Tutorial <<

Wie Sie einen guten Projektplan erstellen

Eine mangelhafte Planung kann unangenehme Folgen haben - von verpassten Terminen und Budgetüberschreitungen bis hin zu Burnout im Team und Frustration beim Kunden.

Deshalb ist es wichtig, einen soliden Prozess zu entwickeln, den Sie bei der Planung jedes Projekts anwenden können.

Die Planung eines Projekts muss nicht schwierig sein. Diese grundlegenden Schritte der Projektplanung können Ihnen helfen, einen Plan zu erstellen, der sowohl realistisch als auch zielgerichtet ist.

  1. Beginnen Sie mit Recherchen und Vorplanungen
  2. Entwerfen Sie eine grobe Gliederung Ihres Projektplans
  3. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan für Ihr Projekt
  4. Präsentieren und bestätigen Sie Ihren Projektplan
  5. Führen Sie Ihren Plan aus und passen Sie ihn bei Bedarf an.

Schritt 1: Beginnen Sie mit Recherchen und Vorplanungen

Ein Projektplan ist mehr als ein trockenes Dokument mit Terminen. Es ist die Geschichte Ihres Projekts. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Fakten kennen, bevor Sie mit der Erstellung eines Projektplans beginnen.

Verstehen Sie den Projektumfang und -wert

Wenn Sie das Projekt in allen Einzelheiten kennen, können Sie den besten Prozess bestimmen und alle Hindernisse erkennen, die dem Erfolg im Wege stehen könnten. Führen Sie Ihre eigenen Nachforschungen durch, um mehr darüber zu erfahren:

  • Projektziele und -ergebnisse
  • Partnerschaften und übergeordnete Abhängigkeiten
  • Potenzielle Probleme und Risiken

Prüfen Sie alle für das Projekt relevanten Mitteilungen. Prüfen Sie den Arbeitsumfang und damit zusammenhängende Dokumente (z. B. eine Ausschreibung oder Notizen von Verkaufsgesprächen oder Besprechungen mit Ihrem Kundenteam). Recherchieren Sie gründlich, um kritische Projektdetails aufzudecken, und stellen Sie durchdachte Fragen, bevor Sie sich auf etwas festlegen.

Befragen Sie wichtige Stakeholder

Wenn Sie Ihre Stakeholder mit einer erstklassigen Projektabwicklung beeindrucken wollen, müssen Sie wissen, wie sie arbeiten und was sie erwarten. Planen Sie einen Termin mit Ihrem Hauptansprechpartner für das Projekt ein und stellen Sie ihm vor der Erstellung eines Projektplans einige knifflige Fragen zu den Abläufen, der Unternehmenspolitik und den allgemeinen Risiken.

Dies gibt den Projektbeteiligten die Gewissheit, dass Ihr Team über die nötige Erfahrung verfügt, um mit schwierigen Persönlichkeiten oder Situationen umzugehen. Es zeigt auch, dass Ihnen der Erfolg des Projekts von Anfang an am Herzen liegt.

Besprechen Sie diese Dinge unbedingt mit Ihren Stakeholdern:

  • Produktverantwortung und Entscheidungsprozess
  • Interesse/Beteiligung der Stakeholder
  • Wichtige Ausfälle, Meetings, Fristen und treibende Faktoren
  • Verwandte oder ähnliche Projekte, Ziele und Ergebnisse
  • Die beste Art der Kommunikation mit Partnern und Stakeholdern
Lernen Sie Ihr Team kennen

Der letzte Schritt in der Recherchephase besteht darin, sich Zeit zu nehmen, um mehr über die Personen zu erfahren, die für die Arbeit verantwortlich sein werden. Setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und lernen Sie es kennen:

  • Fachwissen
  • Interessen
  • Zusammenarbeit und Kommunikationsstil
  • Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung

Wenn Sie diese grundlegenden Informationen über Ihr Team kennen, können Sie einen durchdachten Plan erstellen, der die Arbeitsweise und die Bandbreite des Teams berücksichtigt. Schließlich liefert ein zufriedenes Team bessere Projekte.

Schritt 2: Entwerfen Sie eine grobe Gliederung Ihres Projektplans

Nachdem Sie nun die grundlegenden Projektdetails zusammengetragen haben, besteht der nächste Schritt darin, einen groben Entwurf Ihres Plans zu entwerfen. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um über die Diskussionen in der Vorplanungsphase und den Ansatz nachzudenken, den Ihr Team zur Erreichung der Projektziele wählen könnte.

Skizzieren Sie die wichtigsten Bestandteile Ihres Projektplans

Setzen Sie sich mit Stift und Papier (oder einem Whiteboard) hin und skizzieren Sie auf hohem Niveau, wie das Projekt ablaufen soll. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Kalender in der Nähe haben, um die Termine zu überprüfen.

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie mit dem Wer, Was, Wann und Wie des Projekts. Jeder solide Projektplan sollte diese Fragen beantworten:

  • Was sind die Hauptergebnisse?
  • Wie werden wir diese Ergebnisse und den Termin erreichen?
  • Wer gehört zum Projektteam, und welche Rolle spielen sie bei der Erreichung dieser Ergebnisse?
  • Wann wird das Team die Meilensteine erreichen?
  • Wann werden andere Teammitglieder einen Beitrag zu diesen Ergebnissen leisten oder Feedback dazu geben?

Eine erste Gliederung kann sehr grob sein und etwa wie ein Projektstrukturplan aussehen, wie in unserem Kapitel über die Projektabschätzung beschrieben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektplan die folgenden Komponenten enthält:

  • Zu erbringende Leistungen und die zu ihrer Erstellung erforderlichen Aufgaben
  • Das Genehmigungsverfahren Ihres Kunden
  • Zeitrahmen für die Aufgaben/Leistungen
  • Ideen zu den für die Aufgaben/Leistungen benötigten Ressourcen
  • Eine Liste der Annahmen, von denen Sie in Ihrem Plan ausgehen
  • Eine Liste mit absoluten Werten, die sich auf das Projektbudget und/oder die Fristen beziehen

Wenn Sie diese Elemente berücksichtigen, können Sie Überraschungen vermeiden - oder zumindest

Die Berücksichtigung dieser Elemente wird Ihnen helfen, Überraschungen zu vermeiden - oder sie zumindest zu minimieren. Und denken Sie daran, dass es sich um einen Entwurf handelt, den Sie als Gesprächsgrundlage für Ihr Team nutzen können. Er ist noch nicht endgültig!

Holen Sie die Meinung Ihres Teams zu Prozess, Aufwand und Zeitplan ein.

Sie wollen sich oder Ihr Team nicht in eine unangenehme Lage bringen, weil Sie sich nicht auf einen Ansatz einigen können, bevor Sie ihn Ihrem Kunden vorstellen. Aus diesem Grund kann ein Projektmanager nicht der einzige sein, der einen Projektplan schreibt.

Sobald Sie einen Grundriss Ihres Plans skizziert haben, sollten Sie diese groben Ideen und Überlegungen Ihrem Team vorstellen. So können Sie zur Diskussion darüber anregen, was funktionieren könnte, anstatt einfach nur einen Prozess vorzuschreiben. Schließlich muss jedes Projekt mit einer klaren Kommunikation über die Projektziele und den zu ihrer Erreichung erforderlichen Aufwand beginnen.

Holen Sie sich von Ihrem Team Anregungen, wie es die anstehenden Aufgaben erledigen kann, ohne das Budget und die Moral des Teams zu gefährden. Als Projektleiter können Sie sich zwischen einem agilen Ansatz und einem Wasserfallmodell entscheiden, aber wenn es darauf ankommt, müssen Sie wissen, dass das Team den Plan realistisch umsetzen kann.

Sie können diese Zeit der Projektplanüberprüfung auch nutzen, um Ihr eigenes Denken zu hinterfragen und das Team zu einem neuen Arbeitsansatz zu bewegen. Wenn Sie zum Beispiel an einem Projektplan für das Design einer Website arbeiten, könnten die Designer dann mit der Erstellung visueller Konzepte beginnen, während die Wireframes entwickelt werden? Oder können Sie zwei Ressourcen gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten lassen?

Wenn Sie Ideen mit dem Team besprechen und einen offenen Dialog über die Vorgehensweise führen, können Sie nicht nur einen genaueren Projektplan erstellen. Es führt auch dazu, dass alle Beteiligten das Projekt mit den gleichen Augen sehen. Diese Art der Beteiligung und Kommunikation schafft Vertrauen und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter mit Begeisterung an der Lösung eines Problems mitarbeiten. Das kann Wunder bewirken, wenn es um das Wohl Ihres Teams und Ihres Projekts geht.

Schritt 3: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan

An diesem Punkt sollten Sie sich sicher genug fühlen, um einen soliden Projektplan mit einem beliebigen Tool zu erstellen. (InLoox hat sich bei vielen zufriedenen Kunden bewährt.)

Erstellen Sie Ihren Projektplan

Jedes gute Online-Projektplanungstool hilft Ihnen dabei, Ihre Gedanken zu formalisieren und sie in einem konsistenten, visuellen Format darzustellen, das sich leicht verfolgen lässt. Stellen Sie sicher, dass Aufgaben, Dauer, Meilensteine und Termine kristallklar sind, und versuchen Sie, Ihren Projektplan einfach zu halten. Je einfacher er zu lesen ist, desto besser!

Seien Sie so flexibel wie möglich, wenn es darum geht, wie Ihr Projektplan präsentiert wird. Es gibt keine absoluten Vorgaben für die Gestaltung Ihres Projektplans, solange Sie und Ihr Team verstehen, worauf es bei einem Projektplan ankommt.

Denken Sie daran, dass jeder Mensch Informationen unterschiedlich aufnimmt. Während Sie vielleicht ein Gantt-Diagramm bevorzugen, sehen andere die Aufgaben lieber in einer Liste, einem Kalender oder sogar einem Kanban-Board. Sie können alle diese Varianten nutzen, wenn Sie einen soliden Plan erstellt haben.

Mit InLoox können Sie schnell und einfach einen Projektplan erstellen und anpassen, indem Sie eine einfache Drag-and-Drop-Funktion verwenden. Außerdem verfügt es über anpassbare Ansichten, die sich dem Arbeitsstil jedes Teammitglieds anpassen. Probieren Sie es aus, und erstellen Sie einen Projektplan - kostenlos!

Schritt 4: Präsentieren und bestätigen Sie Ihren Plan

Sie sind fast fertig! Sie haben recherchiert, Ihren Ansatz skizziert, ihn mit Ihrem Team besprochen und Ihren formellen Projektplan erstellt.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Es ist einfach, etwas in einen Plan zu schreiben, aber Sie müssen sicherstellen, dass Sie es richtig machen.

Lassen Sie Ihren endgültigen Plan von Ihrem internen Team prüfen

Ihr Team muss wissen, wie Ihr Plan aussieht, nachdem Sie ihn in InLoox ausgearbeitet haben. Und Sie wollen sicher sein, dass es sich mit den Details einverstanden erklärt. Wenn das nicht der Fall ist, wird die Sache schnell in die Hose gehen!

Prüfen Sie Ihren endgültigen Plan immer mit Ihrem Team, bevor Sie ihn den Beteiligten vorlegen. Und warum? Weil sich Dinge wie Termine und Aufgaben - und sogar Zuweisungen - ändern werden, wenn Sie die grobe Skizze Ihres Plans formalisieren.

Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie mit Ihrem Team besprechen sollten, wenn Sie den endgültigen Plan gemeinsam durchgehen:

  • Zeiten der Überprüfung
  • Zeiten für die Teamarbeit
  • Abhängigkeiten
  • Freizeit, Besprechungen und Meilensteine
  • Die endgültige Frist
  • Alle Annahmen, die Sie gemacht haben
  • Wichtige Änderungen seit Ihrem letzten Gespräch

Nichts ist peinlicher als ein Plan, der einen Fehler enthält oder ein Versprechen, das Sie nicht einhalten können. Wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um die Zustimmung Ihres Teams einzuholen, kann sich jeder auf Ihren Plan verlassen.

Überprüfen Sie Ihren Projektplan mit den Beteiligten

Sobald Sie den Plan mit Ihrem Team bestätigt haben und die volle Zustimmung haben, können Sie den Projektplan mit den Beteiligten teilen.

Wenn Sie Ihren Projektplan vorlegen, sollten Sie eine Zusammenfassung erstellen. Dies kann in Form eines Projektbriefs oder einer Projektcharta erfolgen. Eine kurze Zusammenfassung der Gesamtmethodik, der Ressourcen, der Annahmen, der Fristen und der damit verbundenen Überprüfungszeitpunkte hilft Ihnen zu vermitteln, was der Plan für das Projekt und alle Beteiligten bedeutet.

Projektpläne können entmutigend sein, daher sollten Sie Zeit einplanen, um Ihren Projektplan den Beteiligten auf hohem Niveau zu präsentieren. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, die Sie bei dieser Überprüfung Ihres Plans hervorheben sollten:

  • Gesamtprozess und Zeitplan
  • Wichtige Ergebnisse und Zeitplan
  • Die Zeit, die sie für die Überprüfung der Ergebnisse haben werden
  • Gesamtzeitplan für Aufgabengruppen oder Phasen
  • Wie weit Sie von der Deadline entfernt sind
  • Spielraum für die endgültige Frist

Wenn ein Beteiligter an den täglichen Details interessiert ist, können Sie ihn Zeile für Zeile durch den Plan führen. Andernfalls beginnen Sie mit der Erläuterung übergeordneter Abschnitte oder Phasen und kommen Sie während des Projekts in regelmäßigen Abständen auf Ihren Plan zurück, um sie an Aufgaben, nächste Schritte und den Gesamtfortschritt zu erinnern.

Schritt 5: Führen Sie Ihren Plan aus und passen Sie ihn bei Bedarf an

Manche Projekte verlaufen reibungslos und sind leicht zu bewältigen, andere wiederum sind ein kompletter Albtraum, der Sie jede zweite Nacht um 3 Uhr morgens aufweckt. Zum Glück ist ein solider Projektplan Ihr bester Schutz gegen das Projektchaos, wenn die Arbeit erst einmal begonnen hat.

Arbeiten Sie an Ihrem Plan

Vergessen Sie nicht, dass Projektpläne lebendige Dokumente sind. Projekte ändern sich ständig, und jemand muss den Überblick über diese Änderungen behalten und sie dokumentieren. Denken Sie daran:

  • Aktualisieren Sie Ihren Plan regelmäßig, wenn die Arbeit voranschreitet und sich Dinge ändern
  • Informieren Sie Ihr Team, Ihre Partner und Stakeholder über Änderungen
  • Überwachen und kommunizieren Sie Risiken, wenn sich Ihr Projekt weiterentwickelt

Planen Sie Ihr nächstes Projekt in wenigen Minuten

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