Die virtuelle Messe: Messestandplanung mit InLoox

Virtuelle Messen im Trend

Im B2B-Bereich sind Messen und Kongresse seit jeher ein wichtiges Instrument zum Image-Aufbau sowie zur Unterstützung des Vertriebs. Dabei zählen selbst wiederkehrende Messebeteiligungen je nach Größe und Dauer zu den größeren Projekten in Unternehmen. Hier gilt oft der Grundsatz: „Vor der Messe ist nach der Messe“. Denn ist die Messe erfolgreich abgeschlossen, geht es direkt mit der Planung und Vorbereitung der nächsten Messebeteiligung weiter. Grund dafür sind sehr lange Vorbereitungsphasen sowie der hohe Organisations- und Bürokratie-Aufwand. Als Alternative oder Ergänzung werden seit einigen Jahren nun auch moderne Formate angeboten und ausgetestet.

Virtuelle Messen liegen im Trend. Jahr für Jahr werden immer mehr virtuelle Ausstellungen zu den unterschiedlichsten Themen kreiert – von Marketing über MICE bis hin zu Digitalisierung. Die digitalen Konferenzen gelten als gute Ergänzung zu klassischen Messeauftritten und zeichnen sich besonders durch den geringeren Kosten- und Organisations-Aufwand aus. Dies liegt besonders daran, dass das Standpersonal hier nicht so stark gebunden ist, wie bei einem „realen“ Messestand. Anreise- und Abreisezeiten entfallen, denn der Stand kann einfach vom Büro aus betreut werden. Auch andere Vorbereitungsarbeiten wie etwa das Verpacken und Verschicken von Messematerialien fallen weg. Dafür kommen natürlich auch andere Aufgaben hinzu, die es andersherum bei einem klassischen Messestand nicht gibt.  

Messestandplanung mit InLoox

Auch wir nehmen in diesem Jahr zum ersten Mal an einer virtuellen Messe teil. Wir freuen uns bereits vom 7. bis zum 9. Oktober auf der DiMitEx, dem Anwenderkongress für Digitalisierung im Mittelstand, vertreten zu sein. Wir nehmen regelmäßig an mehreren Messen und Ausstellungen teil und haben bereits Routine in der Abwicklung unserer Messebeteiligungen. Im Vergleich dazu, war die Organisation unseres Messestands für die DiMitEx einmal etwas ganz Neues. Wir möchten einen kleinen Einblick in diese Erfahrung geben und denjenigen, die vielleicht demnächst auch einen virtuellen Messestand planen werden, eine InLoox Planungsvorlage für die Organisation des virtuellen Messeauftritts mit an die Hand geben.

Projekt anlegen

Als Allererstes benötigen Sie ein entsprechendes Projekt, über das Sie sämtliche Aufgaben koordinieren, Deadlines im Blick behalten und den Projektplan erstellen. In InLoox für Outlook klicken Sie dafür auf die Registerkarte InLoox now! bzw. InLoox PM und anschließend auf den Button Projekte. In der Projektübersicht angekommen klicken Sie in der Start Registerkarte auf Neues Projekt. Ihr neues InLoox Projekt öffnet sich und Sie hinterlegen auf der Betreuungsseite sämtliche relevanten Basisinformationen zur virtuellen Messe: Projektname, Projektleiter, Team, Status, Start und Ende usw.

Organisieren Sie Ihren virtuellen Messeauftritt über ein InLoox Projekt

Projekt für die Organisation des virtuellen Messestands in InLoox für Outlook

Der nächste Schritt ist das Erstellen des Projektplans. Wenn Sie mit InLoox arbeiten, erklären wir nun Schritt für Schritt wie Sie einen passenden Gantt-Plan anlegen können:

Vorgänge definieren

Zuerst gilt es die relevanten Vorgänge zu bestimmen:

  • Messekonzept
  • Messestand Design
  • Marketing-Materialien vorbereiten
  • Messestand Befüllung
  • Vorbereitungen
  • Vortrag auf Konferenzbühne vorbereiten
  • Veranstaltungsdurchführung
  • Nachbereitung

Meilensteine festlegen

Dann werden die Vorgänge um wichtige Meilensteine ergänzt (nachfolgend in Fett eingefügt). Das können z.B. verschiedene Deadlines sein, die Sie sich selbst im Rahmen der Organisation setzen oder die vom Veranstalter vorgegeben werden:

  • Messekonzept
  • MS: Messekonzept ist definiert
  • MS: Stand gebucht & rückbestätigt
  • Messestand Design
  • MS: Messestand Grafik ist finalisiert
  • Marketing-Materialien vorbereiten
  • MS: Marketing-Materialien vollständig
  • Messestand Befüllung
  • MS: Messestand befüllt
  • Vorbereitungen
  • Vortrag auf Konferenzbühne vorbereiten
  • MS: Alle Vorbereitungen abgeschlossen
  • Veranstaltungsdurchführung
  • MS: Messeende
  • Nachbereitung
  • MS: Abschlussmeeting Projektteam

Aufgaben erstellen

Zu den vorhin erstellten Vorgängen legen Sie die entsprechenden Aufgaben an, die hier erledigt werden sollen (nachfolgend kursiv hervorgehoben):

  • Messekonzept
    • Zuständigkeiten & Verantwortlichkeiten
    • Motto/Claim/Hauptaussage definieren
    • Grobkonzept für Messestand erarbeiten
  • MS: Messekonzept ist definiert
  • MS: Stand gebucht & rückbestätigt
  • Messestand Design
    • Template/Hintergrund Grafik auswählen
    • Messestand Grafik erstellen oder Agentur beauftragen
  • MS: Messestand Grafik ist finalisiert
  • Marketing-Materialien vorbereiten
    • Dokumente
    • Bilder
    • Videos
  • MS: Marketing-Materialien vollständig
  • Messestand Befüllung
    • Messetand Beschreibung & Kontakt
    • Messestand Grafik
    • Dokumente
    • Bilder
    • Videos
    • Live-Chat integrieren
  • MS: Messestand befüllt
  • Vorbereitungen
    • Videos für zeitgesteuerte Webinare auswählen/produzieren
    • Zeitplan für Ausspielung Webinare
    • Webinare mit Zeiten einspielen/weitergeben
    • Live-Chat-Betreuung festlegen
  • Vortrag auf Konferenzbühne vorbereiten
    • Konzept & Thema
    • Referenten festlegen
    • Kurzbeschreibung für Programm
    • Präsentationsfolien
    • Technik-Check
    • Generalprobe
  • MS: Alle Vorbereitungen abgeschlossen
  • Veranstaltungsdurchführung
  • MS: Messeende
  • Nachbereitung
    • Pflege der Kontakte im CRM
    • Auswertung der Leads
    • After-Sales Kampagne
  • MS: Abschlussmeeting Projektteam

 

Nicht vergessen

Nachdem Sie die einzelnen Elemente anlegt haben, achten Sie darauf, nicht den letzten und wichtigsten Schritt zu vergessen. Setzen Sie die Vorgänge und Meilensteine miteinander in Beziehung und erstellen Sie so einen zeitlich korrekten Ablaufplan. Terminieren Sie alle Elemente, für die Ihnen bereits Deadlines & Daten vorliegen und legen Sie die Dauer für Vorgänge fest. Bei allen anderen Elementen setzen Sie die Einschränkung auf Start – So früh wie möglich.

Projektplan für die Organisation eines virtuellen Messestands in InLoox für Outlook

Projektplan für virtuellen Messestand in InLoox für Outlook

 

Planungsvorlage „Virtuelle Messe“ zum Download

Unsere kostenlose InLoox Planungsvorlage führt Sie Schritt für Schritt durch alle wichtigen Phasen der „virtuellen Messe“. Laden Sie sich die Vorlage für virtuelle Messebeteiligungen herunter, ergänzen Sie ggf. wichtige Punkte der jeweiligen Messe für die Sie gerade planen und arbeiten Sie sich einfach anhand der Vorgänge, Aufgaben und Meilenstein durch die Messevorbereitung.

Laden Sie hier die InLoox Planungsvorlage für Ihren virtuellen Messestand herunter:

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