Projekt Dashboard: So behalten Projektmanager die Projektgesundheit im Blick

Wer umfangreiche oder komplexe Projekte steuert, kennt das Gefühl, ständig zwischen Aufgabenlisten, Gantt-Charts, E-Mails und Meetings hin- und herzuspringen. Informationen liegen oft verteilt, Entscheidungen müssen schnell getroffen werden – und dabei fehlt manchmal der klare Blick aufs Ganze.

Genau hier setzt das neue InLoox Projekt-Dashboard an. Es bündelt wichtige Kennzahlen zur Projektgesundheit und zum Projektstatus übersichtlich an einem Ort und schafft damit eine fundierte Basis für das tägliche Projektmanagement.

^{Bild: Das InLoox Projektdashboard. © InLoox GmbH}

Inhalt

• Welche Widgets sind Standard im Projektdashboard?
• Kennzahlen für höhere Transparenz im Aufgabenmanagement
• Projektstatus in Echtzeit: Zeit, Aufwand und Burndown Chart
• Budget und Wirtschaftlichkeit immer im Griff
• Risikomanagement mit der Risiko-Matrix
• Warum ist ein Projektdashboard unverzichtbar?
• Welche Rechte benötigen die InLoox User für das Projektdashboard?
• Funktionen und Individualisierung im Projektdashboard

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Welche Widgets sind Standard im Projektdashboard?

Folgende Widgets sind standardmäßig im Projekt-Dashboard enthalten:

• Aufgaben nach Status
• Aufgaben nach Verantwortlichen (Ressourcenzuweisung)
• Anzahl aller Aufgaben
• Anzahl der offenen Aufgaben
• Summe des verbleibenden Aufwands in Stunden
• Burndown Chart mit offenen Aufgaben und Scope-Linie
• Tatsächliche vs. Geplante Kosten
• Tatsächliche vs. Geplante Einnahmen
• Risikomatrix

Kennzahlen für höhere Transparenz im Aufgabenmanagement

Ein gut strukturiertes Aufgabenmanagement ist das Fundament jedes erfolgreichen Projekts. Das InLoox Dashboard zeigt übersichtlich, wo das Projekt gerade steht. Ein Blick auf die Aufgaben nach Status zeigt, wie weit das Team vorangekommen ist und ob sich Aufgaben möglicherweise stauen. Die Verteilung der Aufgaben pro Person hilft, sowohl unausgewogene Workloads frühzeitig zu erkennen, als auch festzustellen, ob Aufgaben ohne Personenzuweisung und somit ohne Verantwortlichkeit herumliegen. So kann der Projektmanager Aufgaben gezielt zuweisen, das Team fair auslasten und gegebenenfalls Aufgaben umverteilen bevor Engpässe entstehen.

Ergänzt wird das Ganze durch die Gesamtzahl der Aufgaben und die Zahl der noch offenen Aufgaben.  Diese Kennzahlen sind einfache, aber aussagekräftige Indikatoren für den aktuellen Projektfortschritt und sind perfekt für tägliche Stand-ups oder Status-Meetings.

^{Bild: Die Widgets Aufgaben nach Status, Aufgaben nach Person, Gesamtanzahl der Aufgaben, Anzahl der offenen Aufgaben im InLoox Projektdashboard. © InLoox GmbH}

Projektstatus in Echtzeit: Zeit, Aufwand und Burndown Chart

Zeitverzögerungen gehören zu den häufigsten Risiken im Projektmanagement. Umso wichtiger ist eine transparente, aktuelle Übersicht über den verbleibenden Aufwand. Das Projekt-Dashboard zeigt, wie viele geplante Stunden noch nötig sind, um das Projektziel zu erreichen. Ähnlich wie bei der fehlenden Zuweisung von Aufgaben, sollte eine niedrige Stundenanzahl an offenem Aufwand, jedoch einer hohen Anzahl an offenen Aufgaben die Alarmglocken schrillen lassen. Denn das bedeutet, dass bei einigen Aufgaben die Aufwandsschätzung fehlt und somit die Projektplanung nicht realistisch ist.

Besonders hilfreich ist auch das Burndown Chart, das die offenen Aufgaben im Verhältnis zum geplanten Projektumfang visualisiert. Projektmanager erkennen damit sofort, ob das Team im Plan ist und die Aufgaben kontinuierlich abarbeiten kann, oder etwas ins Stocken geraten ist. Im schlimmsten Fall lässt sich hier ein sogenannter Scope Creep, also ein steigender Projektumfang, erkennen, wenn aus dem Burndown ein Burnup wird. Solche Echtzeitdaten machen das Dashboard zu einem unverzichtbaren Instrument, um den Projektfortschritt kontinuierlich zu überwachen.

^{Bild: Die Widgets Verbleibender Aufwand in Stunden und Burndown Chart im InLoox Projektdashboard.  © InLoox GmbH}

Budget und Wirtschaftlichkeit immer im Griff

Projektcontrolling bedeutet auch Budgets im Blick behalten. Die Tachometer-Diagramme (Gauge Charts) im InLoox Projekt-Dashboard vergleichen tatsächliche vs. geplante Kosten und tatsächliche vs. Geplante Einnahmen in einem klaren Ampelsystem. Grün steht für „alles im Rahmen“, Rot signalisiert Handlungsbedarf, da die tatsächlichen Projektkosten die geplanten übersteigen, weil die verbuchten Arbeitszeiten über den geplanten Aufwänden liegen und das Projekt so in die roten Zahlen rutscht.

Diese Daten nimmt InLoox aus den Projektfinanzen, wo basierend auf den geplanten Aufwänden aus den Aufgaben die Plan-Kosten und den tatsächlich erfassten Aufwänden aus der Zeiterfassung die Gesamtkosten des Projekts automatisch errechnet werden.

^{Bild: Die Widgets Tatsächliche vs. Geplante Kosten und Tatsächliche vs. Geplante Einnahmen im InLoox Projektdashboard. © InLoox GmbH}

Sie erkennen auch auf einen Blick, ob die geplanten Einnahmen erreicht werden können. Das Tachometer-Diagramm zu den Einnahmen kann auch Aufschluss darüber geben, ob Rechnungen für bereits geleistete Arbeit nicht gestellt oder vom Kunden nicht beglichen wurden.

Mit dieser kompakten Darstellung können Projektmanager finanzielle Abweichungen schnell erkennen und rechtzeitig Maßnahmen einleiten. Das reduziert Budgetrisiken und verbessert die Planungsgenauigkeit besonders in Projekten, die gegenüber Kunden abgerechnet werden sollen. Die Aktualisierung in Echtzeit ist dabei ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischem Reporting in Excel oder separaten Tools.

Risikomanagement mit der Risiko-Matrix

Kein Projekt ist frei von Risiken. Entscheidend ist, Risiken frühzeitig zu erkennen, einzuschätzen und transparent zu kommunizieren. Die Risikomatrix des Dashboards ordnet potenzielle Risiken nach Einfluss (X-Achse) und Wahrscheinlichkeit (Y-Achse). Sie zeigt damit, dass Risiken identifiziert wurden und visualisiert sie von grün - Risiken mit minimalem Einfluss und geringer Wahrscheinlichkeit – bis rot – Risiken mit sehr hohem Einfluss und hoher Wahrscheinlichkeit.

Das schafft eine klare Priorisierung und erleichtert es, mit Stakeholdern über mögliche Maßnahmen im Projekt zu sprechen, ohne sich in Details zu verlieren.

^{Bild: Das Widget Risikomatrix im InLoox Projektdashboard.  © InLoox GmbH}

Warum ist ein Projektdashboard unverzichtbar?

Ein modernes Projekt Dashboard ist mehr als nur ein hübsches Reporting-Tool. Es ist ein zentrales Steuerungsinstrument, das Daten zusammenführt, die sonst mühsam aus verschiedenen Quellen gesammelt und im schlimmsten Fall händisch gepflegt werden müssen. InLoox übernimmt jede Änderung von Projektdaten sofort, was die Aktualität sicherstellt, ohne dass manueller Aufwand im Dashboard entsteht.

Projektmanager profitieren von:

• Echtzeit-Überblick über Aufgaben, Ressourcen, Zeit und Budget
• Fundierten Entscheidungsgrundlagen für ein effektives Projektcontrolling
• Bessere Kommunikation mit Stakeholdern durch visuelle Klarheit
• Höherer Effizienz im Projektalltag, da Informationen zentral verfügbar sind

Ob für operative Steuerung, Projektberichte oder strategische Entscheidungen – das Dashboard liefert die nötige Transparenz, um Projekte erfolgreich zu steuern.

Welche Rechte benötigen InLoox User für das Projektdashboard?

InLoox sichert den Zugriff auf Ihre Projektdaten über Berechtigungen ab. Sie können selbst festlegen, wer welche Projektdaten lesen oder bearbeiten kann und ob Personen diese Rechte global im InLoox Account besitzen, oder über Projektrollen oder Abteilungszuordnung.

Für das Projektdashboard ist mindestens “Projektdashboard lesen” entweder als globales Benutzerrecht, als Rollenrecht oder als Abteilungsrecht notwendig.

Sie benötigen zusätzlich noch mindestens folgende Rechte, um Daten in den einzelnen Widgets zu sehen:

• Projekte lesen
• Aufgaben lesen
• Zeit lesen
• Finanzen lesen

Wenn Sie keine Zahlen in einem der Widgets sehen, bedeutet das, dass Sie kein Leserecht für diesen Bereich haben. Sollte z.B. das Widget zu den tatsächlichen/geplanten Kosten leer sein, fehlt Ihnen das Recht “Finanzen lesen”.

Wenn das gesamte Projektdashboard keine Zahlen anzeigt, haben Sie die Berechtigung “Projektdashboard lesen” nicht.

Wenn Sie das Projektdashboard bearbeiten möchten, müssen Sie die Berechtigung “Projektdashboard bearbeiten” haben.

» Lesen Sie den Hilfe-Artikel zu den InLoox Berechtigungseinstellungen.

Funktionen und Individualisierung im Projektdashboard

Sofern Sie über das Recht “Projektdashboard bearbeiten” verfügen, können Sie nicht nur die Standard-Widgets anpassen, sondern auch weitere Widgets hinzufügen, die Anordnung ändern oder Widgets entfernen. Diese Änderungen betreffen zuerst nur dieses von Ihnen bearbeitete Projektdashboard und können ganz einfach wieder rückgängig gemacht werden.

Sie können Ihr bearbeitetes Projektdashboard zum neuen Organisationsstandard für alle Projekte in Ihrem InLoox Account machen und bei Bedarf auch wieder auf das Standard-Projektdashboard zurücksetzen.

Einzelne Widgets können Sie nach Excel exportieren, oder als Bild-Datei oder PDF-Datei herunterladen. Außerdem können Sie das gesamte Projekt-Dashboard als .json-Datei herunterladen bzw. Hochladen und so mit anderen teilen.

» Lesen Sie den Hilfe-Artikel zu den Funktionen in den InLoox Dashboards.

Fazit: Projektgesundheit messen war noch nie so einfach

Mit dem InLoox Projekt-Dashboard behalten Projektmanager Projektstatus, Budget, Risiken und Fortschritt in Echtzeit im Blick. Es vereinfacht das Projekt-Controlling, stärkt die Steuerungsfähigkeit und macht Projektmanagement messbar und transparent.