PMO 4: Mitarbeiter und Positionen im PMO

Mit dem richtigen Team werden Sie nicht nur das Projekt "Aufbau eines PMO" erfolgreich meistern, sondern auch dessen laufenden Betrieb. Welche Rollen besetzt werden müssen und welche davon auch nach erfolgreicher Etablierung des PMO bleiben, das erfahren Sie in diesem 4. Beitrag unserer PMO-Blogreihe. 

Während der Phase des Aufbaus des PMOs stehen die Konzeption der Art des PMO, die Definition von PM-Standards, die Tool-Auswahl und das Change-Management im Fokus. Dafür wird ein Team mit einem Mix aus Strategie-, Projektmanagement- und Kommunikations-Kompetenzen benötigt.

1. PMO-Leitung (Head of PMO)

Die Qualität des PMO steht und fällt mit der Person, die für die Leitung zuständig ist. Deshalb sollte diese Position mit Bedacht besetzt werden, denn die PMO-Leitung ist idealerweise bereits beim Aufbau-Prozess involviert, um als Anker kontinuierlicher Ansprechperson zu sein. Die Position der PMO-Leitung erfordert umfassende Qualifikationen im Bereich Projektmanagement, Führung und Kommunikation. 

Vor der Ausschreibung (intern oder extern) wird in der Regel zuerst ein ausführliches Anforderungsprofil erstellt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Qualifikationen, die ein PMO-Manager mitbringen sollte:

• Langjährige Erfahrung im Projektmanagement und optimaler Weise in einer Führungsposition
• Kenntnisse zu PM-Standards und Prozessen
• Unter Umständen eine PM-Zertifizierung
• Erfahrung in einer Schnittstellenposition und Vermittlungsfähigkeiten
• Hohe Sozial- und Führungskompetenz
• Ein gewisser Grad an Dienstleistungsorientierung und Durchsetzungsvermögen

Die Aufgaben eines Head of PMO sind weitreichend:

• Aufbau der PMO-Struktur: Definition der Art des PMO basierend auf den Bedürfnissen der Unternehmens und der Ergebnisse aus der Ist-Analyse.
• Definition von PM-Standards und Methoden, sowie Auswahl einer Projektmanagement-Software; hier unterstützt das PMO-Team auch nach der Etablierung des PMO.
• Stakeholder-Management, in größeren Unternehmen in Zusammenarbeit mit der internen Kommunikationsabteilung.
• Koordination der PMO-Aktivitäten nach erfolgreicher Etablierung.

Die PMO-Leitung bleibt auch nach Abschluss der Einführung für den laufenden Betrieb des PMO erhalten. Oft macht es daher Sinn, die Stelle intern auszuschreiben, wenn eine ausführliche Einarbeitung in die unternehmensinternen Abläufe und Strukturen vermieden werden soll. Zusätzlich verfügt ein bestehender Mitarbeiter bereits über Kontakte zu den einzelnen Projektleitern und Projektteams und kann so die Schnittstellenfunktion schneller umsetzen.

2. Projektmanagement-Berater (PM-Consultant)

Diese Position wird als Unterstützung für die PMO-Leitung meist temporär für die Laufzeit des Projekts zum Aufbau des PMO besetzt. Die Person sollte bereits Erfahrung in der Einführung von PMOs haben, sowie ein tiefes Wissen zu Projektmanagement-Methoden und Change Management. Denn darin bestehen die Kernaufgaben:

• Durchführung von Ist-Analysen und Bedarfsanalysen
• Planung, Umsetzung und Überwachung des Projekts "Aufbau PMO"
• Coaching der internen Projektmanager

Unter Umständen kann diese Position auch nach der Etablierungsphase erhalten bleiben, und beispielsweise die unterstützenden Aufgaben wie Schulungen zu PM-Methoden übernehmen. 

3. Change Manager 

Als Change Manager ist die Person ein Kommunikationsexperte, denn die Hauptaufgabe ist es, alle Mitarbeitenden im Unternehmen zum Projekt des Aufbaus eines PMO auf dem Laufenden zu halten. Mit Kommunikationsstärke, Empathie und strategischem Fingerspitzengefühl müssen dabei:

• Kommunikationspläne entworfen und umgesetzt werden;
• Widerstände in Erfahrung gebracht, adressiert und bestenfalls entkräftet werden;
• Stakeholder überzeugt und aktiv eingebunden werden;
• Change-Management Maßnahmen entwerfen und umsetzen;
• Veränderungen hinsichtlich Abläufen, Strukturen und Prozessen aufgezeigt, erklärt und etabliert werden.

Für diese Aufgaben muss diese Person Erfahrung im Change-Management mitbringen. Sie arbeitet eng mit der PMO-Leitung und dem PM-Consultant zusammen. Ähnlich wie der PM-Consultant kann auch die Position des Change-Managers nur temporär sein und nach erfolgreicher Etablierung des PMO an Mitarbeitende des PMO übergeben werden. 

4. Das PMO-Team

Am besten wählt der PMO-Manager seine Mitarbeiter selbst aus, um eine optimale Besetzung und eine gute Zusammenarbeit im Team zu gewährleisten. Alle Mitarbeiter sollten ebenfalls über eine gewisse Dienstleistungsorientierung und Durchsetzungsvermögen verfügen. Andernfalls entwickelt sich das PMO zur zentralen Stelle, an die unliebsame Aufgaben aus den einzelnen Projekten abgewälzt werden. Zusätzlich ist es wichtig, dass die einzelnen Mitarbeiter Organisationstalent und grundlegende PM-Kenntnisse mitbringen. Es kann sinnvoll sein Mitarbeiter, die vorher in unterschiedlichen Projektbereichen tätig waren, einzugliedern, um das PMO interdisziplinär aufzustellen.

Klassische Aufgaben des PMO-Team sind:

• PM-Standards, -Prozesse und Eskalationswege dokumentieren und unternehmensweit zur Verfügung stellen
• Schulungen zu PM-Methoden, Prozessen und Standards konzipieren und ggf. durchführen
• Schulung zum Einsatz Projektmanagement-Software
• Vorlagen zur Projektplanung erstellen und unternehmensweit zur Verfügung stellen
• Projekt-Controlling inkl. Erstellung von Berichten oder Dashboards
• Ressourcenübersichten und Kapazitätspläne erstellen
• Kontinuierlicher Austausch mit der Unternehmensführung, um die strategische Ausrichtung zu erfahren und damit die Steuerung der Projekte zu ermöglichen
• Vernetzung mit den Fachbereichen und Abteilungsleitungen, um den Projektmanagement-Reifegrad kontinuierlich zu steigern und Prozesse über Feedback-Schleifen (PDCA-Zyklus) zu verbessern

Daher sollte das PMO-Team mit Personen besetzt sein die:

• eine Projektmanagement-Qualifikation in Form von langjähriger Erfahrung oder PM-Zertifizierung haben,
• zahlenaffin sind und Projektkennzahlen analysieren und in Berichten und Dashboards zusammenführen können,
• Software-affin sind und sich in PM-Tools einarbeiten und diese schulen können,
• kommunikationsstark sind und schwierige oder komplexe Themen verständlich aufbereiten und mündlich wie schriftlich vermitteln können,
• proaktiv handeln können und unternehmerisch denken.

Daraus leiten sich folgende Positionen im PMO-Team ab:

• Methoden- und Prozess-Architekt
• Tool- und System-Spezialist
• Reporting und Analytics-Spezialist
• PM-Controller
• Governance- & Compliance-Spezialist
• Training- & E-Learning-Spezialist

Übersicht: Mitarbeiter & Positionen im PMO

Die Mitarbeit im PMO-Team ist eine gute Möglichkeit für junge PM-Einsteiger, alle Bereiche im Projektmanagement im Detail kennenzulernen. Jedoch sollten Sie bei Einsteigern vor allem auf deren Belastbarkeit achten. Da ein PMO projekt- und deshalb abteilungsübergeifend agiert, ist die Informationsflut oft enorm und besonders in Zeiten von großen Umbrüchen der Stressfaktor hoch.

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Lesen Sie auch die anderen Beiträge unserer PMO-Reihe oder nutzen Sie unser ausführliches Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

• PMO 1: Definition und Funktionen des PMO
• PMO 2: Die 6 Kernaufgaben eines PMO
• PMO 3: Verschiedene Formen des PMO
• PMO 5: Einführung eines PMO im Unternehmen
• PMO 6: Das PMO als Treiber der agilen Transformation
• Whitepaper: Projektmanagement Office erfolgreich einführen

_{Hinweis: Dieser Blogartikel erschien am 13.02.2017 und wurde am 04.08.2025 zuletzt aktualisiert.}