Der Projektleiter spielt in jedem Projekt eine entscheidende Rolle. Um in seiner Position erfolgreich zu sein, muss er eine Vielzahl von Kompetenzen mitbringen.
Die 6 zentralen Rollen des Projektleiters
Timo Gerhardt, Dienstag, 16. August 2022 | Lesedauer: 8 min.Inhalt
Die Bedeutung der Leitung eines Projekts
Der Projektleiter nimmt im gesamten Projektablauf eine sehr zentrale Rolle ein. Ihm obliegt die Planung, die Koordination und die Überwachung des Projekts. Sein Verhalten ist maßgeblich dafür, ob das Projekt ein voller Erfolg wird oder am Ende des Tages scheitert.
Dem Begriff des Projektmanagers wird oftmals die gleiche Bedeutung zugeschrieben. Und trotz der Begrifflichkeiten werden Management und Leitung den tatsächlich zu bewältigenden Aufgaben nicht in ihrer Gesamtheit gerecht. Neben Management-Skills werden auch weitere Kompetenzen benötigt, um als Projektleiter erfolgreich zu sein und in seinem Team wertgeschätzt zu werden.
Um welche 6 essentiellen Kompetenzen es sich hierbei handelt und welche Rollen innerhalb des Projektteams Sie einnehmen sollten, um Projekte erfolgreicher zu managen, erfahren Sie im Folgenden.
Der Initiator
Führungsverhalten hat sich in den letzten Jahren stark verändert und auch Projekte blieben davon nicht unberührt. Autoritäre Führung wurde zunehmend durch partizipativere Stile abgelöst und sowohl Verantwortung, als auch Befugnisse wurden zunehmend an Mitarbeitende übertragen. Somit können auch Angestellte zunehmend zum Erfolg beitragen und den Vorgesetzten entlasten.
Übertragen auf die Leitung eines Projekts bedeutet dies, dass der Projektleiter dem Team nicht anordnet, was es zu tun hat. Viel mehr sollte darauf aufmerksam gemacht werden, welche Aufgaben zu erledigen sind, um das gemeinsame Ziel zu erreichen. Somit initiiert der Leiter einen offenen Austausch und Teammitglieder übernehmen selbstständig Aufgaben, die ihren Kompetenzen entsprechen. Dieses Vorgehen motiviert Mitarbeiter zusätzlich.
Das Vorbild
Ein Vorbild zu haben ist nicht nur im Projekt- oder Arbeitskontext von großer Bedeutung für Menschen. Auch im alltäglichen Leben benötigen wir stets Personen, die mit einem guten Beispiel vorangehen, damit wir selbst unser gesamtes Potenzial ausschöpfen können. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Welt, die von anonymen Interaktionen und großer Distanz geprägt ist, ist es enorm wichtig, eine reale und inspirierende Bezugsperson zu haben. Im Projektkontext sollte diese sowohl auf fachlicher, als auch auf sozialer Ebene überzeugen. Der Projektleiter verfolgt hierbei das Ziel, bei den Mitarbeitenden eine intrinsische Motivation auszulösen. Entwickelt das Projektteam eine gewisse Leidenschaft und will von sich heraus lernen und ein bestmögliches Projektergebnis erzielen, so kann dies ein ausschlaggebender Faktor für den Projekterfolg sein.
Einerseits kann der Projektmanager bei sehr simplen Angelegenheiten mit gutem Beispiel vorangehen. Werden Meetings immer pünktlich gestartet und Aufgaben rechtzeitig abgearbeitet, so können derartige Verhaltensweisen auch von Mitarbeitern erwartet werden. Andererseits kann der Projektleiter in seiner Vorbildfunktion auch als Inspiration dienen. Wenn dieser große Begeisterung für das Projekt zeigt, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass dieser Funke auch auf sein Team überspringt.
Der Coach
Entwickelt sich ein Vorbild zu einem Mentor und Coach, so gestaltet sich diese Beziehung für den Mitarbeitenden noch wertvoller. Während man von seinem Vorbild nur durch Beobachtung lernt und versucht, diesen zielorientiert nachzuahmen, lernt man von seinem Coach ebenso durch Interaktion. Infolgedessen geht der Projektleiter im besten Fall auf die individuellen Bedürfnisse der Mitglieder seines Projektteams ein. Ein Mehrwert wird hierbei für beide Seiten erbracht. Während der Mitarbeitende sein Know-How erweitern kann, kann der Projektleiter das Team individuell nach seinen Vorstellungen gestalten. Er coacht seine Teammitglieder im Hinblick auf verschiedene Skills und erhält somit ein heterogenes Team mit einem breiten Reservoir an verschiedenen Fähigkeiten. So kann der Projektleiter das maximale Potenzial seines Teams ausschöpfen.
Der Verhandler
Damit die Mitarbeitenden im Projekt dazu bereit sind, ihre Ressourcen zur Verfügung zu stellen, muss für sie ein Mehrwert geschaffen werden. Auf der anderen Seite steht wiederum der Auftraggeber, welcher für eine relativ klar definierte Projektleistung bezahlt. Die dritte betroffene Partei ist wiederum das Unternehmen selbst, das an einer ganzheitlich rentablen Umsetzung des Projekts interessiert ist. In dieser Konstellation tritt der Projektleiter als Vermittler auf. Es gilt, die Umsetzung so zu gestalten, dass jede der betroffenen Parteien vom Projekt profitiert. Zusätzlich muss dies dementsprechend kommuniziert werden, damit die Anspruchsgruppen allesamt zufriedengestellt werden können.
Der Zuhörer
Der Projektleiter sollte sich seiner Umwelt stets bewusst sein. Um den weiteren Projektablauf einschätzen zu können, muss er stets über jegliche Entwicklungen in diesem Zusammenhang informiert sein. Diese werden dem Leiter im Normalfall nicht allesamt automatisch zugetragen. Gerade wenn es um informelle Faktoren geht, wie beispielsweise die Zufriedenheit im Team, so muss der Projektleiter diese Informationen durch aktives Zuhören generieren. Somit kann er in Folge einschreiten, falls eine Entwicklung nicht wie geplant läuft.
Zudem sollte er als vertrauenswürdiger Ansprechpartner auftreten, sodass sich die Mitarbeitenden bei einem Auftreten von Ungereimtheiten an ihn wenden. Auch so erhält er wertvolle Einsichten in weitere projektrelevante Faktoren.
Die Aufgabe des Zuhörens geht jedoch auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Gibt es politische, rechtliche oder technologische Entwicklungen, die das Projekt betreffen, so ist es die Pflicht des Projektleiters, diese zu kennen. Nur so kann das Projekt dementsprechend angepasst werden, um trotz der sich verändernden Umweltbedingungen erfolgreich abgeschlossen werden zu können.
Das arbeitende Mitglied
Letztendlich ist auch der Projektleiter ein Mitglied des Projektteams. Somit übernimmt er in den meisten Fällen nicht nur Führungs- und Koordinationsaufgaben, sondern hat auch im Bereich seiner eigenen Expertise gewisse Aufgaben abzuwickeln. Hier hat er das zu leisten, was er selbst von seinen Teammitgliedern erwartet und somit die Gelegenheit, mit gutem Beispiel voranzugehen. Umso bedeutender ist es als Projektleiter, seine Aufgaben gewissenhaft und zeitig zu erledigen. Wird dies nicht gemacht, signalisiert dies dem Projektteam, dass das Projekt vom Leiter scheinbar nicht ernstgenommen wird und somit wohl irrelevant ist.
Im besten Fall übernimmt der Projektleiter sogar ein bis zwei Aufgaben, die kein anderes Mitglied übernehmen will. So zeigt dieser seinen guten Willen und schafft es, das Team hinter sich zu vereinen.
Führungskompetenzen alleine reichen nicht aus, um ein erfolgreicher Projektleiter zu werden. Auch andere Rollen müssen eingenommen werden, um ein Projekt erfolgreich ins Ziel zu bringen: Der Projektleiter muss fachliche Kompetenzen miteinbringen, indem er selbst als arbeitendes Mitglied auftritt, sein Team in gewissen Bereichen coacht und die sich verändernden Umweltbedingungen für das Projekt antizipiert. Ebenfalls muss er über soziale Kompetenzen verfügen, um als Vorbild vorangehen und als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für sein Team auftreten zu können.
Um dem Projektleiter den Arbeitsalltag trotz einer Vielzahl diverser Aufgabenbereiche zu erleichtern, sollte für die Projektdurchführung eine exakt für Sie passende Projektmanagementsoftware genutzt werden. Lernen auch Sie die Vorteile der Projektmanagement-Lösung von InLoox kennen.