Outlook ist kein Projektmanagement-Tool – So machen Sie es zu einem!

Carola Moresche, Donnerstag, 06. November 2025 | Lesedauer: 10 Min.

Wie Sie mit dem InLoox für Outlook Modern Add-in E-Mails, Anhänge und Termine zu Aufgaben, Dokumenten und Zeiteinträgen in Projekten machen.

Als ich kürzlich im Zug auf der Rückreise von einem Projektmanagement-Workshop saß, gab es um mich herum eigentlich nur ein Programm, das auf allen Laptops flackerte: Microsoft Outlook. Egal ob Mensch im Anzug, Kleid, Hoodie oder Northface Funktionsjacke, sie alle waren in E-Mails, Terminkoordination und Ablage von Anhängen vertieft. Wenn man die Nutzerzahlen von Outlook heranzieht – weltweit sind es geschätzte 400 Millionen Menschen¹ – dann lässt sich daraus schließen, dass Outlook als Informationsquelle der Dreh- und Angelpunkt für Projekt- und Arbeitsprozesse bildet.

Dass Outlook aber keine Projektmanagement-Plattform ist, dürfte auch klar sein. Eine E-Mail zu einer Projektaufgabe zu machen, einen Anhang im Projekt abzulegen oder einen Kundentermin als Arbeitszeit zu erfassen ist per Copy/Paste mühsam, zeitraubend und ohne Medienbruch gar nicht machbar. Mit InLoox für Outlook lassen sich genau diese Workflows schnell und einfach innerhalb von Outlook umsetzen.

Inhalt

TL;DR: InLoox für Outlook auf einen Blick
So kommt Projektmanagement in Ihr Outlook
Outlook E-Mails als Aufgabe erfassen
Person zuweisen, Fälligkeit eintragen und Aufwand schätzen
Aufgabe mit Unteraufgaben versehen, Anhänge behalten und einem Projekt zuweisen
Aufgabe verknüpfen, Kostenkalkulation und eigene Felder
Aufgabenstatus ändern und Aufgaben abhaken
So geht’s: E-Mails zu Aufgaben machen mit InLoox
Outlook E-Mails oder Anhänge als Dokument ablegen
E-Mails als PDF-Dokument oder im .eml-Format ablegen
Anhänge aus anderen E-Mails an Aufgaben hängen
E-Mails und Anhänge in Ordner ablegen, bearbeiten oder herunterladen
Synchronisation der Dokumente zwischen InLoox und Microsoft SharePoint
So geht’s: E-Mails und Anhänge zu Projekt-Dokumenten machen
Outlook Termine und E-Mails als Arbeitszeit verbuchen
E-Mails mit Beschreibung als Projektarbeitszeit in Outlook erfassen
Outlook-Termine aus dem eigenen und freigegebenen Kalender erfassen
Kategorie auf E-Mails und Termine setzen
So geht’s: E-Mails und Termine als Arbeitszeit in InLoox verbuchen
Kommunikation im Projektkontext in Outlook mit InLoox
Arbeitszeit über die Stoppuhr in Outlook erfassen
Von Outlook nach InLoox Web App
Projektarbeit ohne Medienbruch direkt in Outlook

TL;DR: InLoox für Outlook auf einen Blick

Funktionen:

E-Mail → Aufgabe: E-Mails samt Anhängen mit einem Klick in Aufgaben umwandeln, mit Fälligkeitsdatum, Aufwand, Checkliste & Verknüpfungen.
E-Mail/Anhang → Dokument: Ablage als PDF oder .eml direkt im Projektordner, inklusive Drag & Drop und SharePoint-Sync.
Termin/E-Mail → Zeit: Zeiterfassung aus Posteingang & Kalendern (auch freigegebenen), inklusive Stoppuhr und Abrechenbarkeitsstatus.
Kommentare & @Team: Aufgaben, Dokumente und Zeiteinträge direkt kommentieren, Teammitglieder markieren, Follower-Benachrichtigungen erhalten.
KI-Assistent: Erstellt automatisch Aufgaben aus E-Mails – inklusive Vorschlägen für Titel, Beschreibung, Aufwand und Fälligkeit.
Zentrale Ablage & Transparenz: Alle Projektdaten – Aufgaben, Dokumente, Zeiten – bleiben im Kontext und jederzeit nachvollziehbar.

Vorteile:

Kein Medienbruch: Arbeiten direkt in Outlook – kein Toolwechsel, keine Copy/Paste-Orgie.
Besserer Überblick: Alle relevanten Projektinfos an einem Ort – nachvollziehbar, übersichtlich, stets aktuell.
Zeitersparnis: Arbeitszeit schneller erfassen, E-Mails aktiv weiterverarbeiten.
Produktiver Alltag: Kommunikation, Aufgaben und Zeiterfassung laufen integriert statt parallel.
Nahtlose Integration: Outlook bleibt Ihr gewohntes Arbeitsumfeld – InLoox ergänzt es um echtes Projektmanagement.

So kommt Projektmanagement in Ihr Outlook

Wenn Sie InLoox in den Cloud Editionen Professional, Enterprise oder Enterprise Plus nutzen und Microsoft Exchange Online einsetzen, dann können Sie über Outlook oder Microsoft App Source das InLoox für Outlook Add-in entweder selbst oder über Ihren Office 365 Administrator bzw. Microsoft Exchange Administrator abrufen.

Wenn Sie InLoox in der On-Prem Edition in Kombination mit Microsoft Exchange Online oder Microsoft Exchange Server nutzen, dann kann nur Ihr Microsoft Office 365 bzw. Microsoft Exchange Administrator InLoox für Outlook abrufen.
Wenn InLoox für Outlook über einen Administrator abgerufen wird, kann das Add-in für jede Person im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Die Bereitstellung auf allen Geräten kann bis zu 24 Stunden dauern.

Lesen Sie in diesem Hilfe-Artikel die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Installation von InLoox für Outlook ».

Outlook E-Mails als Aufgabe erfassen

Ein Kunde schickt das Lastenheft für das Software-Projekt. Die Kollegin fragt nach Videomaterial für die Marketing-Kampagne. Ein Interessent schickt die Unterlagen für die Ausschreibung. Das sind nur einige Beispiele für Tätigkeiten, die per E-Mail initiiert werden. Wenn diese nicht in Aufgaben überführt werden, drohen sie im Posteingang zu versickern.

Deshalb können Sie in InLoox für Outlook mit nur einem Klick aus einer E-Mail eine Aufgabe machen und sie einem bestehenden Projekt zuordnen oder ein neues Projekt dafür anlegen. Betreff, Inhalt und Anhänge werden übernommen und als Name der Aufgabe, Aufgabenbeschreibung und angehängtem Dokument in InLoox abgelegt. Sie können alles noch bearbeiten oder löschen.

Nach getaner Arbeit haken Sie die Aufgaben einfach über InLoox für Outlook ab – dieser Fortschritt wird sofort im Projekt dargestellt und Ihr Team wird dazu benachrichtigt. So bleibt der Status stets aktuell und Sie behalten den Überblick zu Ihren To-Dos.

^{VIDEO: InLoox Session – InLoox für Outlook: So machen Sie aus E-Mails Aufgaben © InLoox GmbH}

Person zuweisen, Fälligkeit eintragen und Aufwand schätzen

Je besser die Planung, desto zuverlässiger können Termine eingehalten werden. Mit Start- und Enddatum grenzen Sie den Zeitraum für die Erledigung ein und mit der Aufwandsschätzung können Sie einen Abgleich mit der tatsächlich anfallenden Arbeitszeit, die über die Zeiterfassung erfolgt, machen. Wenn Sie selbst nicht für die Erledigung der Aufgabe zuständig sind, können Sie eine andere Person für die Aufgabe eintragen. Diese Person wird darüber von InLoox per E-Mail benachrichtigt und kann selbst sofort in InLoox für Outlook die Aufgabe in den Status “In Bearbeitung” setzen.

Aufgabe mit Unteraufgaben versehen, Anhänge behalten und einem Projekt zuweisen

Es gibt E-Mails, die detaillierte Anweisungen beinhalten, die zur korrekten Abarbeitung notwendig sind und keinesfalls übersehen werden dürfen. Diese Details können Sie in der Checkliste der Aufgabe erfassen und so sicherstellen, dass keine Zwischenschritte bis zur vollständigen Erledigung vergessen werden.

Wenn die E-Mail einen oder mehrere Anhänge enthält, übernimmt InLoox diese automatisch als Dokumente in der Aufgabe. Nicht benötigte Anhänge entfernen Sie mit einem Klick.
Und nun weisen Sie die Aufgabe noch einem Projekt zu. Tippen Sie den Namen des Projekts in das Feld und InLoox durchsucht Ihre bestehende Projektliste. Sollte noch kein Projekt bestehen legen Sie es einfach an, indem Sie den Projektnamen eintippen und Enter drücken.

Aufgabe verknüpfen, Kostenkalkulation und eigene Felder

Aufgaben können auch einen Bezug zu einer anderen Aufgabe, einem Zeiterfassungseintrag, oder einem Budgetposten haben. Hierfür ist es sinnvoll, die Verknüpfungsfunktion zu verwenden relevante Verbindungen sofort zu erkennen, wenn die Aufgabe bearbeitet wird. Diese InLoox Verknüpfungen bleiben auch erhalten, wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person zuweisen – so bleibt der Informationsgehalt bestehen und Rückfragen erübrigen sich.

Für die Kostenkalkulation, die InLoox automatisch basierend auf der Aufwandsschätzung und der Kostengruppe macht, tragen sie diese Gruppe noch ein. In den Projektfinanzen wird automatisch eine geplante Ausgabenposition erstellt, der Sie dann über die Zeiterfassung eine ist-Ausgabenposition gegenüberstellen können.

In vielen Organisationen sind eigene Felder zur individuellen Erfassung von Daten oder von Daten aus Drittsystemen angelegt. Auch diese Felder können Sie direkt im InLoox Add-in pflegen, ohne Outlook verlassen zu müssen.

Aufgabenstatus ändern und Aufgaben abhaken

Über den Aufgabenstatus lassen Sie Ihr Projektteam wissen, dass Sie an der Aufgabe dran sind, und nach Erledigung haken Sie die Aufgabe mit einem Klick in InLoox für Outlook ab.
So haben Sie Ihre Aufgabenliste im Griff und können ganz bequem ans Team Ihren Fortschritt rückmelden – alles in Echtzeit und ohne Umwege in andere Programme.

^{Bild: Aufgabe in InLoox für Outlook abhaken und auf den Status „Erledigt“ setzen. © InLoox GmbH}

So geht’s: E-Mails zu Aufgaben machen mit InLoox

In Outlook wählen Sie eine E-Mail aus, zu der eine Aufgabe erstellt werden soll.
Klicken Sie auf das InLoox Symbol, das Sie in der E-Mail oben rechts sehen. InLoox für Outlook öffnet sich rechts neben der E-Mail.
In InLoox erscheint unter „Aktuell gewähltes Element“ diese E-Mail.
Klicken Sie auf den Haken, um die E-Mail als Aufgabe zu erstellen. Es wird eine mit dem Label NEU versehene Aufgabe mit dem Betreff als Aufgabenname angelegt.

Optional: Nutzen Sie den KI-Assistenten (Zauberstab-Symbol) – InLoox analysiert die E-Mail und schlägt Ihnen mehrere Aufgaben mit Aufwand-Schätzung und Fälligkeitsdatum vor. Übernehmen Sie jene Aufgaben, die passen.

Öffnen Sie die neue Aufgabe in InLoox für Outlook und legen Sie Start-/Enddatum, falls notwendig das Intervall für eine wiederkehrende Aufgabe und den Aufwand fest.
Bearbeiten Sie falls notwendig die Beschreibung der Aufgabe. InLoox übernimmt automatisch den Text der E-Mail dafür.
Sollte es für die Erledigung der Aufgabe Unterpunkte geben, können Sie dafür eine Checkliste anlegen.
Falls die E-Mail einen Anhang hat, wird dieser automatisch als Dokument an die Aufgabe angehängt. Sollte das nicht notwendig sein, entfernen Sie das Dokument einfach mit Klick auf das Papierkorb-Symbol.
Wenn die Aufgabe zu keinem Projekt gehört, sie aber beispielsweise mit einer anderen Aufgabe zusammenhängt, nutzen Sie die Verknüpfung. Darüber können Sie die Aufgabe auch mit anderen InLoox Elementen, wie beispielsweise einem Budgetposten oder einem Zeiterfassungseintrag verknüpfen.
Wenn es sich doch um eine Projektaufgabe handelt, wählen Sie das Projekt aus. Sollte es noch kein Projekt für die Aufgabe geben, tippen Sie den Projektnamen in das entsprechende Feld ein und InLoox legt das neue Projekt mit der Aufgabe an. Sie werden automatisch für die Rolle der Projektleitung eingetragen.
Wenn das Projekt über eine Gantt-Planung verfügt, können Sie die Aufgabe auch sofort einem Vorgang zuweisen. InLoox ersetzt dann das Start- und Enddatum mit jenen Daten des zugewiesenen Vorgangs.
Für die Kostenkalkulation wählen Sie unter Abrechnung noch die Gruppe für die Aufgabe aus. Setzen Sie einen Haken bei Abrechenbar, wenn die Aufgabe beispielsweise einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann.
Sollte es in Ihrem InLoox Account eigene Felder für Aufgaben geben, können Sie diese ebenfalls sofort pflegen.
Wenn Sie möchten, dass bestimmte Personen über den Bearbeitungsverlauf dieser Aufgabe per Benachrichtigung informiert werden, tragen Sie diese Personen als Follower ein.
Sofern Sie die Synchronisierung von InLoox und Outlook aktiviert haben, wird diese E-Mail auch automatisch mit der Kategorie „InLoox“ als Label in Outlook gekennzeichnet – so erkennen Sie, dass sie bereits verarbeitet wurde.
Nach Erledigung der Aufgabe haken Sie diese in InLoox für Outlook ab. Die Aufgabe erhält den Status „Erledigt“ und einen grünen Haken. Sie wandert nach unten ans Ende der Liste.

Outlook E-Mails oder Anhänge als Dokument ablegen

Von einer sauberen Ablage von Dokumenten profitieren nicht nur Sie selbst, sondern das gesamte Projektteam. Dokumente, die im Posteingang liegen, können nur von Ihnen verwendet werden. Sie liegen dort ohne Aufgaben- oder Projektkontext, sind oft schwer auffindbar und die Suche danach ist zeitraubend. Wenn Anhänge wie Angebote, Vorlagen, Aufträge oder Pflichtenhefte direkt in Projekten abgelegt werden, sind sie zentral für Sie und Ihr Projektteam verfügbar.

Außerdem erfolgt die Ablage in einer einheitlichen Dokumentenordnerstruktur im InLoox Projekt und kann sogar mit Ihrem Microsoft SharePoint oder Ihrem File Share synchronisiert werden. Das bedeutet, dass Sie diese Dokumente direkt öffnen, bearbeiten und auf dem aktuellen Stand halten können, ohne Dubletten anzulegen.

Video: InLoox Session – Outlook-Dokumente richtig im Projekt ablegen © InLoox GmbH

E-Mails als PDF-Dokument oder im .eml-Format ablegen

Sie haben die Wahl und können E-Mails entweder als PDF oder als .eml-Datei in InLoox für Outlook erfassen. Als PDF-Datei kann die E-Mail beispielsweise für die Ablage dienen oder als Dokument an eine andere E-Mail angehängt werden.

Wenn Sie E-Mails im .eml-Format in InLoox für Outlook ablegen, hat das einen großen Vorteil: Sie können aus InLoox die E-Mail in Outlook aufrufen und die Kommunikation direkt fortsetzen. Außerdem können Sie die E-Mail-Adressen der Sender und CC-Empfänger weiter nutzen: klicken Sie darauf und Outlook öffnet eine neue E-Mail an diese Adresse.

Anhänge aus anderen E-Mails an Aufgaben hängen

In laufenden Projekten kommen regelmäßig neue Dokumente per E-Mail, die natürlich auch sauber abgelegt werden sollen. Drag and Drop lautet hierfür das Motto: öffnen Sie die Aufgabe in InLoox für Outlook und ziehen Sie den E-Mail-Anhang einfach rein. InLoox hängt das Dokument an und die Ablage ist erledigt.

Die Drag and Drop Funktion wird von Microsoft nur in Outlook Classic unterstützt.

E-Mails und Anhänge in Ordner ablegen, bearbeiten oder herunterladen

E-Mails und Dokumente sollen im Projekt nicht chaotisch abgelegt werden, sondern idealerweise in sinnvollen Ordnern. InLoox kann eine nach Ihren Wünschen festgelegte Ordnerstruktur erstellen. In den InLoox Einstellungen kann diese Ordnerstruktur als Standard für die gesamte Projektlandschaft festgelegt werden, oder über die SharePoint- bzw. File Share Integration synchronisiert werden.

In der Zusammenarbeit ist es notwendig, dass Dokumente bearbeitet werden können und in Echtzeit aktuell zur Verfügung stehen. Veraltete Dokumente oder Dubletten verursachen unnötigen Abstimmungsaufwand bei Ihnen und im Team. Wenn es sich um Microsoft Office-Dokumente wie Word, Excel, oder PowerPoint handelt, können Sie diese direkt aus InLoox für Outlook am Desktop oder in der jeweiligen Web-Applikation öffnen, bearbeiten und speichern.

Synchronisation der Dokumente zwischen InLoox und Microsoft SharePoint

Sollten Sie InLoox mit SharePoint oder einem File Share integriert haben, können Sie den Ordner, in dem das Dokument abgelegt wurde, öffnen und direkt dort weiterbearbeiten. Natürlich kann das Dokument dort auch in einen anderen Projektordner verschoben werden – Dank der Synchronisierung zwischen SharePoint und File Share mit InLoox wird dies dann auch in InLoox aktualisiert. Und für den Fall, dass Sie ein Dokument lokal herunterladen müssen, reicht ein Klick für den Download.

So geht’s: E-Mails und Anhänge zu Projekt-Dokumenten machen

In Outlook eine Mail, die Sie im Projekt ablegen möchten, markieren.
Im InLoox-Seitenpanel klicken Sie auf den Tab „Dokumente“.
InLoox wählt automatisch die E-Mail und etwaige Anhänge aus, um Sie als Dokumente zu erfassen. Entfernen Sie die Haken bei der E-Mail oder den Anhängen, wenn diese nicht übernommen werden sollen.
Wählen Sie aus, ob die E-Mail als PDF oder als .eml-Datei abgelegt werden soll.
Wählen Sie das Zielprojekt aus. Alternativ: legen Sie ein neues Projekt an, wenn nötig.
Wählen Sie den Zielordner im Projekt (z. B. Vertragsunterlagen, Angebot, Korrespondenz) – Sie können auch per Klick auf das Plus-Symbol einen neuen Unterordner direkt anlegen. Sollte noch keine Ordnerstruktur im Projekt existieren, klicken Sie auf „Initialisieren“. InLoox legt dann automatisch die in den Optionen vorgegebene Ordnerstruktur an.
Klicken Sie „OK“. Die E-Mail und Anhänge werden in InLoox im Projekt-Dokumentenbereich abgelegt. In Outlook wird die E-Mail mit InLoox Label versehen, sodass Sie erkennen, dass die Mail bereits abgelegt wurde.
Klicken Sie auf ein Dokument, um in InLoox für Outlook ggf. weitere Informationen und Daten zu ergänzen, wie z. B. die Dokumentenbeschreibung oder den Dokumentenstatus.
Wenn nötig, verknüpfen Sie das Dokument mit anderen InLoox Elementen, wie z. B. einer Aufgabe oder einem Zeiterfassungseintrag
Wenn Sie eine E-Mail als Dokument im .eml-Format abgelegt haben, können Sie per Klick auf das Symbol „In App öffnen“ die E-Mail wieder in Outlook aufrufen um die Kommunikation fortzusetzen. Außerdem sind die E-Mail-Adressen des Senders und der Person(en) in CC klickbar, um direkt aus InLoox für Outlook eine neue E-Mail an diese Personen zu schreiben.

Outlook Termine und E-Mails als Arbeitszeit verbuchen

Egal ob Kundentermine, Team-Besprechungen, Projekt-Kick-off Meeting oder ein Telefonat mit einem Zulieferer – diese Arbeitsaufwände bleiben häufig dort, wo Sie angelegt werden, nämlich im Outlook Kalender. Sie sollten aber zuverlässig als Projektarbeitszeit erfasst werden.

Auch E-Mails zu bearbeiten kann schon mal mehr als nur ein paar Minuten dauern. Diese unsichtbaren Beiträge zum Projekterfolg sollten transparent erfasst werden, um dem Eisberg-Phänomen entgegenzuwirken und den realen Aufwand in Projekten zu erkennen und dementsprechend eine realistischere Planung ermöglichen. Mit nur ein paar Klicks sind alle diese Aufwände über InLoox für Outlook in Ihren Projekten erfasst, sinnvoll Aufgaben oder Dokumenten zugeordnet und können für die Abrechnung von Projekten herangezogen werden.

^{Video: InLoox Session – Projekt-Arbeitszeit direkt in Outlook erfassen © InLoox GmbH}

E-Mails mit Beschreibung als Projektarbeitszeit in Outlook erfassen

Praktischerweise übernimmt InLoox beim Erfassen einer E-Mail als Projektarbeitszeit bei Bedarf den E-Mail-Text als Beschreibung des Zeiterfassungseintrages. Mit dem Aktivieren der Funktion “E-Mail-Inhalt erfassen” stellen Sie ganz automatisch den Bezug zwischen erfasster Arbeitszeit und Inhalt der Tätigkeit her, was auch für die Abrechnung als Beleg der Aufwände herangezogen werden kann.

Outlook-Termine aus dem eigenen und freigegebenen Kalender erfassen

Am Ende des Tages mit nur wenigen Klicks die ganzen Meetings, Telefonate und Kundengespräche als Arbeitszeit in den Projekten ablegen – machen Sie das zur Gewohnheit und optimieren Sie dadurch nicht nur die Aufwandsschätzung für zukünftige Projekte, sondern machen Sie unsichtbare Aufwände sichtbar.

Praktischerweise erlaubt InLoox nicht nur die Zeiterfassung aus Ihrem eigenen Kalender, sondern auch aus für Sie freigegebenen Kalendern. Das ist praktisch, wenn die Aufgabe der Zeiterfassung für die Abrechnung der Projektassistenz zukommt.

Kategorie auf E-Mails und Termine setzen

Mit dem automatisch gesetzten Label auf erfasste E-Mails und Termine müssen Sie nicht mehr lange nachdenken, ob Sie diese Aufwände bereits erfasst haben. Sie erkennen auf einen Blick in Outlook ob Sie Ihre Arbeitsaufwände in Ihren InLoox Projekten verbucht haben. Sie können außerdem in den InLoox Einstellungen ein individuelles Präfix vorgeben, das für Ihre gesamte Organisation beim Erfassen von E-Mails und Terminen in InLoox automatisch in Outlook gesetzt wird.

Dazu aktivieren Sie über die drei Punkte jeweils neben „Zeit aus E-Mail erfassen“ bzw. „Zeit aus Kalender erfassen“ die Funktion „Kategorie auf E-Mail/Termin ersetzen“, bevor Sie die Aufwände erfassen.

So geht’s: E-Mails und Termine als Arbeitszeit in InLoox verbuchen

In InLoox für Outlook wählen Sie den Tab „Zeit“ und dort das Projekt aus, für das Sie eine E-Mail oder einen Kalendertermin als Arbeitszeit erfassen möchten.
Zusätzliche Einstellungen: Klicken Sie auf die drei Punkte neben “Zeit aus E-Mail erfassen” und legen Sie fest, ob sie den Inhalt der E-Mail als für den Zeiterfassungseintrag übernehmen möchten. Legen Sie auch fest, ob die erfasste E-Mail mit einer Kategorie versehen werden soll. Lesen Sie dazu den Hilfe-Artikel zu den Outlook-Einstellungen >>
Wenn Sie Zeit aus einer E-Mail erfassen möchten, dann wählen Sie diese aus und klicken auf den Haken.
InLoox erstellt den Zeiterfassungseintrag und öffnet ihn im Seitenfenster, wo Sie unter Modus am besten auf „Start und Dauer“ umstellen und das Startdatum und die Bearbeitungsdauer in Minuten, Stunden oder Arbeitstagen eingeben.
Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, z. B. was genau Sie gemacht haben.
Der Zeiterfassungseintrag kann mit anderen InLoox Elementen wie einer Aufgabe oder einem Budgetposten verknüpft werden.
Falls das Projekt, für das diese Arbeitszeit erfasst wurde, eine Gantt-Planung mit Vorgängen enthält, können Sie einen passenden Vorgang auswählen. Genauso können Sie eine Projektaufgabe zuweisen.
Unter Abrechnung können Sie noch die Gruppe für die Berechnung der Kosten auswählen. Der Haken bei Abrechenbar wird von InLoox automatisch gesetzt. Falls diese erfasste Arbeitszeit nicht für die Projektabrechnung herangezogen werden soll, entfernen Sie den Haken.
Eigene Felder für die Zeiterfassung können ebenso gepflegt werden.

Wenn Sie einen Termin aus dem Outlook Kalender in InLoox erfassen möchten, dann wählen Sie zuerst wieder das InLoox Projekt aus.
Dann wählen Sie Ihren Outlook-Kalender aus. Sie können auch andere Kalender, die für Sie freigegeben sind, auswählen.
Zusätzliche Einstellungen: Klicken Sie auf die drei Punkte neben “Zeit aus Kalender erfassen” und wählen Sie aus, ob Sie ignorierte Termine anzeigen, private Termine anzeigen, die Termin-Beschreibung erfassen, den Zeiteintrag nach dem Anlegen öffnen und die Kategorie auf den Termin setzen möchten.
Suchen Sie den betreffenden Termin aus der Auswahl der wöchentlichen Termine im Seitenfenster und klicken Sie auf “Erfassen”. Sie können über “Ignorieren” Termine ausblenden.
Der Zeiterfassungseintrag öffnet sich und Sie können die automatisch übernommene Bezeichnung, Beschreibung, sowie Start, Ende und Dauer ändern.
Fügen Sie dann noch Details wie z. B. Dokumente hinzufügen und pflegen Sie die restlichen Datenfelder, wenn notwendig.
InLoox speichert den Zeiterfassungseintrag automatisch. Sie können ihn per Klick auf das x schließen.

Kommunikation im Projektkontext in Outlook mit InLoox

Sie haben eine E-Mail zu einer Aufgabe gemacht, Ihrer Kollegin zugewiesen und möchten nun auch noch dem gesamten Projektteam eine Nachricht dazu zukommen lassen? Dann nutzen Sie die @-Funktion im Kommentarfeld um @Team zu schreiben.

InLoox benachrichtigt alle Personen, die als Teammitglied im Projekt arbeiten über den Kommentar und stellt so sicher, dass wichtige Infos nicht verstreut in anderen Kanälen liegen, sondern mit Aufgaben- und Projektbezug in InLoox.
Sie können auch Dokumente und Zeiteinträge in InLoox für Outlook kommentieren und sich oder andere Personen als Follower hinzufügen.

Arbeitszeit über die Stoppuhr in Outlook erfassen

Die Stoppuhr kennen Sie vielleicht schon aus InLoox Web App – in InLoox für Outlook gibt es sie auch. Klicken Sie einfach auf das Start-Symbol neben einer Aufgabe und schon läuft die Zeiterfassung. Das sehen Sie ganz unten im Seitenfenster. Dort stoppen Sie die Zeiterfassung, sobald Sie fertig sind und speichern die Arbeitszeit.

Von Outlook nach InLoox Web App

Wenn Sie Ihren Posteingang und Kalender abgearbeitet und alle relevanten Inhalte in InLoox erfasst haben können Sie mit nur einem Klick direkt von Outlook in die große Projektwelt von InLoox Web App springen.

Klicken Sie in der Aufgabenliste einfach auf den blauen Projektnamen einer Aufgabe und InLoox öffnet dieses Projekt entweder in Ihrem Browser (Outlook Classic) oder im Outlook Browser (Outlook App), wo Sie auf alle Projektbereiche wie das Kanban-Board, die Projektdokumente, die Finanzen oder das Projektdashboard zugreifen können.

Wenn Sie eine Aufgabe in InLoox für Outlook öffnen, können Sie von dort auch auf die verknüpften Elemente klicken und werden direkt dorthin in InLoox Web App geleitet.

Projektarbeit ohne Medienbruch direkt in Outlook

Mit dem InLoox für Outlook Modern Add-in machen Sie Outlook zu einer produktiven Arbeitsumgebung, in der Sie nicht nur E-Mails beantworten und Termine im Kalender eintragen, sondern die Informationen von dort mit wenigen Klicks in Ihre Projekte bringen. Als Projektaufgabe, Dokument oder Arbeitszeit. Ohne Medienbruch und in Ihrer gewohnten Umgebung von Outlook haben Sie Ihre Aufgaben im Blick und wissen, welche Maßnahmen zu ergreifen sind und was Sie priorisieren müssen.

Wenn Sie noch keinen InLoox Account haben, dann testen Sie InLoox unverbindlich im Team mit bis zu 5 Personen für 30 Tage völlig kostenlos! Oder lassen Sie sich InLoox von einem Experten live zeigen – hier können Sie eine kostenlose und unverbindliche Demo buchen.

Quellen:

¹: https://financesonline.com/number-of-email-users/ Popular Email Providers: Gmail leads with 1.5 billion users, followed by Outlook (400 million) and Yahoo! Mail (230 million).